為企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作“添磚加瓦”

李敏

當(dāng)前，我國(guó)很多企業(yè)都意識(shí)到了加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的重要性，并制定了許多有效的措施，以更好地加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作?；诖?，現(xiàn)以企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作為主要研究對(duì)象，從固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的基本概念、加強(qiáng)企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的重要作用、企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作存在的問題以及加強(qiáng)企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的具體辦法四個(gè)方面進(jìn)行詳細(xì)分析，希望可以為同行提供參考。

近幾年，在國(guó)家投資以及撥款力度不斷加大的背景下，企業(yè)新建以及改建的項(xiàng)目越來越多，進(jìn)而出現(xiàn)了很多固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案，企業(yè)對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的重視程度也隨之不斷提高。怎樣合理制定有效的措施來確保固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和合理化管理，做好固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作，是當(dāng)前每個(gè)檔案管理人員都必須認(rèn)真思考的問題。

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的基本概念

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目主要是指通過爭(zhēng)取政府資金、銀行貸款以及自籌資金等方式，以加強(qiáng)科研生產(chǎn)能力為根本目的而開展的改建、改造以及新建、新購(gòu)等建設(shè)項(xiàng)目。在建設(shè)項(xiàng)目發(fā)展的過程中，會(huì)用到很多文件材料，比如項(xiàng)目立項(xiàng)過程文件、招投標(biāo)選購(gòu)文件、實(shí)施驗(yàn)收文件等。在對(duì)其進(jìn)行全面的歸檔、收集以及整理后，就形成了固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案。因此，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案是指在項(xiàng)目論證、批復(fù)、實(shí)施、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等各個(gè)階段形成的具有保存價(jià)值的聲像、文字等不同形式的各種文件材料。

加強(qiáng)企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的重要作用

企業(yè)固定資產(chǎn)投資屬于投資活動(dòng)之一，此活動(dòng)開展的根本目的是保證企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。因此，在固定資產(chǎn)投資活動(dòng)中，必須將固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作落實(shí)到位，明確固定資產(chǎn)投資的相關(guān)要求。特別是部分固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目不僅規(guī)模很大，而且投資金額相當(dāng)高。許多企業(yè)的固定資產(chǎn)投資活動(dòng)往往由專門的職能部門完成，而且針對(duì)一些重大投資項(xiàng)目，也會(huì)成立專門的項(xiàng)目管理辦公室，然而許多企業(yè)的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理能力較差，無法滿足項(xiàng)目的建成要求，導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)效果一般，無法達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。一般來說，之所以出現(xiàn)這樣的情況，是因?yàn)橐恍┢髽I(yè)沒有全面認(rèn)識(shí)到固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致企業(yè)不能多層次、嚴(yán)格地把控固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目，在項(xiàng)目?jī)?nèi)容規(guī)劃論證上也很難確保其經(jīng)濟(jì)性，這很有可能使固定資產(chǎn)投資面臨更大的風(fēng)險(xiǎn)，給企業(yè)造成嚴(yán)重?fù)p失，甚至?xí)?dǎo)致企業(yè)面臨破產(chǎn)。因此，企業(yè)必須不斷加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作。

企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作存在的問題

管理層容易忽視固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作

對(duì)于企業(yè)來說，不管是什么工作，領(lǐng)導(dǎo)都必須高度重視，否則該項(xiàng)工作就不能正常進(jìn)行。所以對(duì)于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作來說，領(lǐng)導(dǎo)的重視發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。當(dāng)前依舊存在對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足的現(xiàn)象，在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)未將項(xiàng)目檔案管理工作作為項(xiàng)目建設(shè)管理規(guī)劃以及工作程序中的一部分，也未將項(xiàng)目檔案管理列入項(xiàng)目管理的整個(gè)過程中；在項(xiàng)目建設(shè)過程中，檔案部門沒有真正參與到項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，包括籌劃以及組織等，沒有嚴(yán)格監(jiān)督和及時(shí)指導(dǎo)項(xiàng)目檔案的形成以及管理。

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理程序不合理

企業(yè)存在重視立項(xiàng)而忽視管理的情況，項(xiàng)目檔案管理程序不合理，檔案部門不能迅速根據(jù)程序?qū)?xiàng)目規(guī)劃、建設(shè)的整個(gè)過程進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)控，增加了檔案管理工作的難度。在這種情況下，檔案管理人員只能在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前對(duì)檔案進(jìn)行整理以及補(bǔ)充，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理工作存在脫節(jié)的情況，不能確保檔案的質(zhì)量。

缺乏健全的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理制度

部分企業(yè)尚未制定完善的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理制度，也沒有制定相應(yīng)的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案收集以及歸檔等制度，還存在部分有章不循的情況，導(dǎo)致檔案收集整理過程中人為因素干預(yù)過多，過于隨意，不夠嚴(yán)謹(jǐn)。

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目文件材料收集不夠全面

要想做好固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作，首先必須要做好檔案材料的收集工作，這是首個(gè)環(huán)節(jié)，也是最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。然而由于有很多建設(shè)單位以及參建單位參與到項(xiàng)目建設(shè)中，再加上投資項(xiàng)目建設(shè)周期較長(zhǎng)，時(shí)間跨度及人員流動(dòng)較大，因此各方的文件材料在對(duì)接過程中容易丟失，很難對(duì)文件材料進(jìn)行全面收集和及時(shí)歸檔。

人才培養(yǎng)力度不足

隨著企業(yè)結(jié)構(gòu)逐漸精簡(jiǎn)化，企業(yè)檔案管理人員數(shù)量越來越少，而且許多企業(yè)沒有設(shè)置專門的檔案部門。由于檔案管理人員數(shù)量不足，兼職人員較多，不論是綜合素質(zhì)還是專業(yè)水平都無法滿足固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理崗位的要求。檔案管理專業(yè)人員的缺乏必定會(huì)導(dǎo)致固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作效率降低。

加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的具體辦法

加大宣傳力度，奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

在信息化時(shí)代，從某個(gè)角度來看，宣傳就是信息傳遞，其是檔案管理的重要主題。對(duì)于檔案部門來說，其應(yīng)該盡可能地利用所有形式以及所有條件，對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的重要性進(jìn)行積極宣傳，比如可以組織培訓(xùn)，開展評(píng)先活動(dòng)等；通過多種多樣的形式充分體現(xiàn)檔案價(jià)值，比如檔案知識(shí)推送、檔案編研等，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及企業(yè)所有工作人員都能充分了解固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的重要性。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理并非獨(dú)立的管理系統(tǒng)，要想將項(xiàng)目檔案管理工作落實(shí)到位，各方必須積極參與，企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及所有工作人員都要對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作有全面的了解，對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作給予大力支持以及充分理解，重視項(xiàng)目檔案管理工作。此外，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作必須嚴(yán)格遵循“三納入、四參加、四同步”的管理要求。只有將固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作納入企業(yè)工作計(jì)劃以及領(lǐng)導(dǎo)議事日程中，保證各方朝著共同的目標(biāo)一起努力，才可以真正落實(shí)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作。

成立機(jī)構(gòu)，提供有力保障

不論是什么工作，要想保證其正常開展，必須要重視組織管理。在國(guó)家經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展以及行業(yè)形勢(shì)日益變化的背景下，企業(yè)的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目越來越多，這給固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。因此，針對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作，必須要保證做到有效管理和全面統(tǒng)籌規(guī)劃。第一，科學(xué)構(gòu)建完善的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案組織管理體系，安排企業(yè)負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員妥善組織協(xié)調(diào)和嚴(yán)格管理項(xiàng)目檔案管理的整個(gè)過程。第二，建立和健全相應(yīng)的檔案管理責(zé)任制度，確定項(xiàng)目檔案管理責(zé)任單位以及責(zé)任人在每個(gè)環(huán)節(jié)需要承擔(dān)的責(zé)任，使其各自擔(dān)負(fù)起自己的責(zé)任，促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理工作的科學(xué)化以及規(guī)范化發(fā)展。

完善制度，落實(shí)保障

為了加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作，必須合理制定完善的檔案管理制度。而要想保證檔案文件材料的完整性，就必須對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行合理規(guī)劃，制定科學(xué)的規(guī)章制度，確定每個(gè)相關(guān)單位在項(xiàng)目檔案管理工作中必須承擔(dān)的責(zé)任，根據(jù)單位本身的實(shí)際情況，合理制定有效的辦法以及具體的實(shí)施細(xì)則。針對(duì)負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)的設(shè)備管理部門和項(xiàng)目部門，以及參建的監(jiān)理單位和施工單位等，制定包括文件材料歸檔范圍以及基本歸檔要求等在內(nèi)的具體標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也要將責(zé)任落實(shí)到人，任務(wù)落實(shí)到位。

重視收集，提高質(zhì)量

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的載體相當(dāng)復(fù)雜，種類較多，數(shù)量龐大，通常需要監(jiān)理單位以及建設(shè)單位等共同做好收集工作。監(jiān)理單位以及建設(shè)單位既是項(xiàng)目檔案形成的重要主體，也是主要責(zé)任者。在項(xiàng)目檔案收集工作中，要先檢查歸檔文件材料的內(nèi)容是否有丟失，竣工圖是否如實(shí)將項(xiàng)目竣工的整個(gè)過程完整地反映出來，在盡可能確保圖片以及數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，完成簽字以及蓋章等各項(xiàng)手續(xù)。同時(shí)，項(xiàng)目建設(shè)過程中往往要購(gòu)買很多儀器設(shè)備，在收集文件材料時(shí)也要收集設(shè)備安裝調(diào)試過程中形成的文件資料，這些文件材料實(shí)用價(jià)值較大，而且如果不能全面收集，容易影響項(xiàng)目設(shè)計(jì)以及施工等后續(xù)工作的開展。同時(shí)，收集聲像檔案時(shí)，必須仔細(xì)檢查其載體的物理性質(zhì)，還要檢查其載體有無病毒，將其放在單獨(dú)的防磁柜中，定期認(rèn)真檢查。因?yàn)殡娮游募畔⑤d體可分離性很強(qiáng)，所以必須認(rèn)真收集和妥善保存所有的電子文件，確保電子文件的準(zhǔn)確性。

認(rèn)真整理和立卷，方便利用

檔案的鑒定、整理和立卷直接決定檔案是否完整，也關(guān)乎其利用的便捷程度等。因此，要認(rèn)真鑒定收集的所有文件材料，對(duì)于沒有保存價(jià)值，或保存價(jià)值很小的文件，可以直接清除；對(duì)于具有保存價(jià)值的文件材料，要予以保留。一般來說，立卷工作不能違背文件材料的形成規(guī)律，要確保不同文件材料之間存在聯(lián)系，可以將工程建設(shè)成果以及建設(shè)概況全面反映出來。比如將立項(xiàng)申請(qǐng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、環(huán)保以及消防等單項(xiàng)驗(yàn)收意見進(jìn)行組卷，構(gòu)成完整的項(xiàng)目管理類文件材料。就設(shè)備儀器類文件材料來講，必須確保歸檔文件的成套性，根據(jù)設(shè)備儀器的安裝選購(gòu)計(jì)劃、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試等順序來認(rèn)真組卷。項(xiàng)目建設(shè)文件材料在歸檔組卷時(shí)，必須根據(jù)項(xiàng)目單獨(dú)進(jìn)行立卷整理，否則很難將固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的全面性以及完整性充分體現(xiàn)出來，不利于之后的竣工驗(yàn)收以及查詢利用。

優(yōu)化管理，做好檔案管理工作

在信息化技術(shù)高速發(fā)展的今天，如何利用新手段、新技術(shù)提升管理效率是每個(gè)管理者必須思考的問題，檔案管理工作也不例外。通過對(duì)檔案收集范圍、歸檔時(shí)間、責(zé)任單位進(jìn)行固化，同步考慮檔案收集工作策劃與項(xiàng)目立項(xiàng)，與項(xiàng)目管理部門協(xié)調(diào)項(xiàng)目的執(zhí)行節(jié)點(diǎn)，確保項(xiàng)目檔案的完整性及準(zhǔn)確性。以檔案管理軟件的二次開發(fā)為著手點(diǎn)，對(duì)檔案收集工作進(jìn)行可視化管理，實(shí)時(shí)掌握檔案歸檔率及完整率，對(duì)歸檔責(zé)任單位進(jìn)行監(jiān)督考核。優(yōu)化整合檔案信息，將信息及時(shí)錄入檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)中，將現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)與公司的相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)相融合，實(shí)現(xiàn)檔案的在線歸檔，為檔案資源的充分利用提供便利。

不斷完善自我，提升素質(zhì)

第一，加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容不僅要包括固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，還要包括檔案業(yè)務(wù)知識(shí)等。培訓(xùn)不能流于形式，要對(duì)管理人員對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的了解程度進(jìn)行摸底，確保參與培訓(xùn)的人都能充分認(rèn)識(shí)到文件材料收集歸檔的重要性，并且知道怎樣收集和整理文件材料，加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。

第二，檔案管理信息化建設(shè)要求檔案管理人員在掌握檔案專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，以滿足檔案信息化管理的需求。此外，檔案管理工作環(huán)境較為封閉，工作程序重復(fù)枯燥，對(duì)檔案管理人員的責(zé)任心、耐心等素質(zhì)提出了很高的要求，所以項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)該具備較高的專業(yè)素質(zhì)，否則很難開展檔案管理工作，優(yōu)秀的人才隊(duì)伍在檔案管理工作中發(fā)揮著關(guān)鍵的作用。

第三，項(xiàng)目檔案管理工作內(nèi)容包括多個(gè)方面，如對(duì)檔案的收集、鑒定以及保管等，檔案管理工作的效率取決于檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。因此，項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)該具有很強(qiáng)的使命感及責(zé)任感，還要有很強(qiáng)的交流協(xié)調(diào)能力以及文字表達(dá)能力，具備豐富的專業(yè)知識(shí)，特別是在面對(duì)很多原始文件材料時(shí)，要能將一些無序且復(fù)雜的信息進(jìn)行系統(tǒng)化以及條理化梳理，對(duì)其進(jìn)行深入挖掘，如此，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案才可以充分發(fā)揮其價(jià)值，為企業(yè)創(chuàng)造無形的財(cái)富。

總而言之，對(duì)企業(yè)來說，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作是企業(yè)日常工作的重要組成部分，但是許多企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的現(xiàn)狀不容樂觀，依然存在許多問題。針對(duì)這些問題，必須及時(shí)采取有效的措施來解決，否則會(huì)影響固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的效率，影響項(xiàng)目的完工驗(yàn)收，甚至?xí)绊懫髽I(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

（作者單位：貴陽航發(fā)精密鑄造有限公司）