人事檔案信息化管理發(fā)展之路

馬勤

隨著當代社會信息化的迅猛發(fā)展，信息技術在各行各業(yè)得到廣泛運用。人事檔案管理也不例外，同樣需要引進信息技術，進行信息化管理。人事檔案信息化管理既能提升人事檔案管理的效率，還能保證人事檔案的安全性。現(xiàn)通過對人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)進行深度探究，提出相關策略，以期為人事檔案信息化管理工作提供有效參考。

人事檔案管理工作主要體現(xiàn)在人事管理活動中，包括個體的學歷、工作表現(xiàn)以及工作經(jīng)歷等。隨著信息技術的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足社會日益增長的需求，這對人事檔案管理的精細化提出了越來越高的要求，也為人事檔案管理工作帶來了巨大挑戰(zhàn)。人事檔案信息化管理是時代發(fā)展的必然趨勢，但在發(fā)展過程中，其難免會遇到各種問題。針對發(fā)展中各個階段遇到的問題，本文提出了合理有效的對策，旨在實現(xiàn)人事檔案管理信息化。

人事檔案信息化管理的重要意義

隨著信息技術的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展需求，因此，信息化管理模式得到廣泛應用。目前，人們高度重視人事檔案工作，但如果只利用人力進行檔案管理，將無法達到高質量與高效率的管理效果；而如果將信息技術融入其中，則可以從根本上提升人事檔案管理水平。

人事檔案信息化管理與傳統(tǒng)檔案管理相比更加便捷。例如，人事檔案錄入、保存、查詢以及利用等都無需人工操作。另外，信息化平臺還能對人事檔案進行個性化管理，如對相關人員的年齡、民族以及興趣愛好進行查詢，基于此，管理人員便可以進行信息分類，對人事檔案的相關數(shù)據(jù)進行深度探究，并根據(jù)相關人員的需求為其提供所需要的信息資源。綜上所述，人事檔案信息化管理的重要意義可以歸納為以下幾點。

提高人事檔案信息的時效性

以往的人事檔案管理主要以紙質檔案為主，管理人員收集、整理和管理檔案需要進行大量的重復操作，無法保證人事檔案信息的時效性?，F(xiàn)階段，信息化技術給人事檔案管理工作帶來了便利，管理人員只需要將相關數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，就可以順利完成工作。這從根本上提升了人事檔案管理工作的效率與質量。

改革與創(chuàng)新人事制度

在信息時代，互聯(lián)網(wǎng)技術已經(jīng)普遍運用到人們的生活和工作中。從人事角度出發(fā)，相關工作人員只需要使用信息技術就可以開展招聘工作，選拔優(yōu)秀人才。信息技術在人力資源管理中能夠有效記錄入職員工的不同表現(xiàn)，并隨時更新人事檔案信息，進而加大監(jiān)督工作力度，增強監(jiān)督工作實效。綜上所述，人事檔案信息化管理能夠更好地促進人事制度的改革與創(chuàng)新。

提升紙質檔案的保護水平

在單位管理工作中，人事檔案具備較高的利用率，其中主要包含工作人員的考核與人事調動工作。由于紙質檔案經(jīng)常需要拆卸和裝訂，久而久之，就會出現(xiàn)破損的情況。對人事檔案進行信息化管理，可以實現(xiàn)對檔案信息的規(guī)范化整理，不僅能方便查閱，還能提升對紙質檔案的保護水平。

保證檔案信息的完整性與真實性

在人事檔案信息化管理過程中，計算機防御技術可以在一定程度上防止檔案信息丟失，充分保證檔案信息的完整性與真實性。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，對人事檔案進行信息化管理，不僅有利于管理人員快速查找到所需要的信息，還能保證信息的安全，防止資料丟失。

提升人事檔案的利用率

人事檔案信息化管理不僅為管理工作提供了便利，還提升了檔案信息的利用率。以往在進行檔案信息的錄入、查詢以及增加的工作上，經(jīng)常需要花費管理人員大量的時間與精力，且很難保證信息的完整性與有效性，但是對人事檔案進行信息化管理后，管理人員只需要在適當?shù)臅r候手動錄入即可，這從根本上提升了人事檔案的利用率。

人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

基礎設備不完善

人事檔案信息化管理工作的順利開展不僅需要高水平的網(wǎng)絡技術，更需要完善的儀器設備，如計算機、掃描儀等?，F(xiàn)階段，很多單位的基礎設備還不夠完善，其功能無法達到行業(yè)標準，導致人事檔案信息化管理工作無法順利開展。

相應監(jiān)管力度不夠

目前，由于大部分企業(yè)并不重視人事檔案管理工作，故而嚴重影響了人事檔案信息化管理工作的開展。此外，大部分檔案管理人員沒有認清自身的崗位職責，監(jiān)督力度不夠，導致在進行檔案信息化管理工作中遇到了很多困難，給檔案管理帶來了巨大挑戰(zhàn)。

信息數(shù)據(jù)庫建設落后

信息數(shù)據(jù)庫在人事檔案信息化管理工作中具有至關重要的作用，主要體現(xiàn)在檔案信息的收集、整理、存檔、維護以及更新等方面。大多數(shù)單位沒有建設人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，在這方面還存在很多不足。比如，沒有較完善的數(shù)據(jù)信息以及后期維護工作不到位等。

檔案管理人員能力偏低

要想提升人事檔案信息化管理水平，就要提高管理人員的工作能力。在人事檔案信息化管理工作中，很多工作內容都需要依靠計算機來完成。但是，大部分檔案管理人員年齡偏大，嚴重影響了人事檔案信息化管理工作的開展。大部分檔案管理人員不重視人事檔案信息化管理，對信息技術缺乏足夠的認識與理解，網(wǎng)絡安全意識也較為薄弱，這導致人事檔案信息安全性較低，存在一定的安全隱患。

提高人事檔案信息化管理水平的對策

完善基礎設施

要想順利開展人事檔案信息化管理工作，就必須具備完善的基礎設施，如果沒有完善的基礎設施，人事檔案的信息化管理就無法實現(xiàn)。因此，管理人員需要高度重視人事檔案管理工作，了解完善基礎設施對工作開展的關鍵作用，同時還要加強基礎設施建設。在人事檔案管理工作中，基礎設施是信息數(shù)據(jù)的重要載體，不僅可以及時傳輸信息數(shù)據(jù)，還能對其進行合理有效的保存。由此可見，在人事檔案管理工作中，只有具備完善的基礎設施，才能保證人事檔案信息化管理工作順利開展，從根本上提升人事檔案管理工作的效率和水平，為人事檔案信息化管理打下良好的基礎。

建設人事檔案信息化管理系統(tǒng)

在信息時代背景下，信息技術被廣泛運用于各個行業(yè)。它的特點是高效、快捷以及無地域、時間的限制。檔案管理人員根據(jù)信息技術的特點，建設科學合理的人事檔案管理系統(tǒng)，應用網(wǎng)絡技術保證人事檔案信息的時效性，保證檔案信息的安全性。建設科學合理的人事檔案管理系統(tǒng)可以解決各部門之間信息不暢通的問題，從而更好地開展檔案管理工作。此外，使用計算機將紙質檔案錄入系統(tǒng)中并生成電子檔案，有利于檔案管理人員及時對電子檔案信息進行分類，如崗位、年齡、學歷等，從根本上提升人事檔案管理的效率。

構建完善的動態(tài)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

為了順利開展人事檔案信息化管理工作，需要及時構建完善動態(tài)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。利用檔案信息分級，可以使擁有不同權限的用戶獲取相應的信息。首先，應高度重視檔案材料的相關工作，檔案管理工作人員在平時的工作中，應對數(shù)據(jù)進行管理以及備份。其次，為了保證信息數(shù)據(jù)庫儀器設備的安全性以及穩(wěn)定性，相關管理人員需要定期對設備進行檢查以及維護，加強信息數(shù)據(jù)庫建設。最后，在構建信息數(shù)據(jù)庫的同時，還應建立完善的人事檔案網(wǎng)絡服務系統(tǒng)，為檔案管理人員提供良好的服務，從而充分展示出人事檔案信息化管理的重要價值。

提升人事檔案管理服務水平

建立完善的人事檔案信息化管理服務體系，不僅可以增強管理人員的服務意識，還能增加相關服務內容，讓檔案信息資源得到利用，同時可以促進人事檔案信息的共享。優(yōu)化人事檔案信息的服務功能，對文字、圖像以及視頻進行分類，同時保存檔案信息，連接網(wǎng)絡，就能夠實現(xiàn)資源共享。由此，檔案管理人員可以不受時間和空間的限制，隨時隨地查詢相關信息，進而為每個個體提供不同的服務。人事檔案信息化管理對檔案管理人員的技術水平要求較高，要想提升檔案管理服務水平，就需要管理人員有足夠的信息化知識儲備。由此可見，人事檔案信息化管理服務需要依靠信息技術，因此應該重點培養(yǎng)相關檔案管理人才，打造一支高素質、高水平的檔案管理隊伍。首先，企業(yè)需要定期為相關管理人員組織相關培訓工作，主要包括計算機技術等內容，通過培訓從根本上提升管理人員的管理服務水平。其次，企業(yè)要引導管理人員高度重視檔案管理工作，使其形成良好的安全意識和保密意識，同時制定相應的規(guī)章制度。只有做好各個環(huán)節(jié)的工作，才能從根本上提高檔案管理人員的綜合素質，提升人事檔案管理服務水平，為人事檔案信息化管理工作順利開展奠定堅實的基礎。

開發(fā)專門的數(shù)字化工具

為了保證人事檔案信息的安全，不僅要嚴格遵守國家的法律法規(guī)，還應構建完善的信息資源保障體系，運用數(shù)字化工具對其進行有效管理。開發(fā)數(shù)字化工具需要利用科學有效的手段，對數(shù)字化檔案進行管理與維護，并利用身份認證、安全審計以及權限設置等技術，保證信息資源的安全，進而保證網(wǎng)絡系統(tǒng)的正常運行。

組建復合型管理團隊

為了實現(xiàn)檔案信息化管理，必須打造一支高素質、高水平的管理團隊，這對檔案信息化管理工作的開展具有重要作用。在此過程中，不僅需要提升檔案管理人員的信息化水平，還應該提升其計算機應用能力，以便器更好地進行信息自動登記、輔助立卷、歸檔以及傳遞利用等工作。管理人員應具備豐富的管理經(jīng)驗，在檔案管理工作中，保證檔案信息安全完整。檔案管理人員應該根據(jù)自身的工作，增強學習意識，定期參加相關培訓，提高自身的業(yè)務能力。為了加快改變傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案管理部門應完善工作計劃，對相關檔案管理人員進行信息化培訓，要求其學習計算機、網(wǎng)絡以及信息知識內容等，組建一支高素質、高水平的復合型管理團隊。

加強檔案工作制度建設

在人事檔案信息化管理工作中，為了使檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展，檔案管理人員需要認真落實相關工作方針、政策和相關制度。管理人員應該明確檔案工作崗位責任制度、管理制度以及保密等制度，嚴格遵守檔案管理相關制度，為做好檔案管理工作提供堅實的保障。只有建立嚴格的檔案管理制度和明確的責任制，才能促進檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

加強法治建設，更新信息技術

為了加強人事檔案信息的安全性和穩(wěn)定性，應加強法治建設。例如，建立完善的監(jiān)管體系，并利用法律規(guī)范對計算機技術進行有效管控，實時分享相關信息。

在對檔案管理進行法治建設的同時，還需要明確網(wǎng)絡協(xié)議與數(shù)據(jù)權限，如果發(fā)現(xiàn)人事檔案管理人員對信息內容存在破壞行為，應該立即對其進行處罰。此外，要對人事檔案信息化管理的各個步驟進行明確的規(guī)定和及時的監(jiān)督，要對信息技術各個層面進行優(yōu)化與更新。

綜上所述，隨著信息技術不斷發(fā)展，檔案信息化管理已成為必然趨勢。人事檔案管理部門應高度重視檔案管理工作的安全性及穩(wěn)定性。現(xiàn)階段，我國人事檔案信息化管理還面臨著很多挑戰(zhàn)，相關管理人員要重視檔案信息化管理工作，并探究出合理有效的策略，從而進一步加強人事檔案信息化管理建設。

（作者單位：山東建筑大學法學院）