借文檔一體化“東風(fēng)”?探秘電子公文檔案管理系統(tǒng)

馬鳴堃

電子公文檔案管理系統(tǒng)是集中接收、統(tǒng)一管理電子公文檔案的數(shù)據(jù)整合工具，也是各部門數(shù)據(jù)信息管理的資源系統(tǒng)。隨著文檔一體化的進(jìn)一步發(fā)展，各檔案部門都針對目前電子公文檔案管理的具體要求，積極轉(zhuǎn)變檔案管理模式，推動文檔一體化建設(shè)，并取得了矚目的成就。但是，在瞬息萬變的信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，電子公文檔案文檔一體化管理也面臨著許多困難和挑戰(zhàn)。這就要求相關(guān)管理人員進(jìn)一步整合檔案管理業(yè)務(wù)，優(yōu)化信息分類數(shù)據(jù)庫檢索、數(shù)據(jù)存儲等基本流程，同時提高自身專業(yè)素養(yǎng)，提升電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全性?，F(xiàn)首先從文檔一體化背景著手，分析電子公文檔案系統(tǒng)建設(shè)的重要意義；其次，根據(jù)目前系統(tǒng)建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)，探究文檔一體化電子公文檔案系統(tǒng)建設(shè)管理的優(yōu)化策略，以期為相關(guān)研究提供借鑒。

在文檔一體化的發(fā)展背景下，電子公文檔案管理可以借助各種信息技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云存儲等，實現(xiàn)對電子公文檔案的實時分享和跨區(qū)域傳輸，尤其是智能數(shù)據(jù)處理，可以通過關(guān)鍵詞篩選，在較短的時間內(nèi)找到需要的全部信息。因此，文檔一體化管理有助于實現(xiàn)電子公文檔案高效化、科學(xué)化管理。當(dāng)前，越來越多的專家、學(xué)者和檔案部門管理者將大數(shù)據(jù)和電子公文檔案文檔一體化相結(jié)合，致力于凸顯信息化時代一體化管理的技術(shù)優(yōu)勢，同時充分挖掘電子公文檔案所需要的數(shù)據(jù)信息價值，實現(xiàn)了文檔一體化背景下大數(shù)據(jù)文檔管理系統(tǒng)建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)。

文檔一體化背景下電子公文檔案管理系統(tǒng)的主要功能

信息管理功能

文檔一體化背景下，電子公文檔案管理涵蓋文檔審批、報表統(tǒng)計分析、電子公文檔案收發(fā)等基本內(nèi)容。在文檔一體化管理系統(tǒng)中，檔案管理是管理者與檔案轉(zhuǎn)移部門之間普遍進(jìn)行的工作項目，兩者在轉(zhuǎn)移公文檔案時還應(yīng)當(dāng)對相關(guān)檔案的入庫時間、入庫格式的規(guī)范性以及入庫數(shù)據(jù)的安全性進(jìn)行檢驗。一般來說，在檔案管理中，檔案的密級決定了入庫的限制，這要求檔案管理者根據(jù)信息使用者的權(quán)限劃分等級，以便為其信息獲取提供更多便利。以婦幼保健類機構(gòu)為例，其日常管理部門需要開展后勤管理、主營業(yè)務(wù)管理、緊急公關(guān)、醫(yī)療輔助、外部口碑管理等業(yè)務(wù)，因此其檔案管理工作也需要針對以上管理工作進(jìn)行公文檔案的優(yōu)化管理，以滿足各部門獲取信息的需求。

業(yè)務(wù)流程管理和檔案存儲功能

在文檔一體化管理過程中，業(yè)務(wù)流程與技術(shù)數(shù)據(jù)存儲是核心模塊。它要求相關(guān)管理者收集業(yè)務(wù)開展過程中產(chǎn)生的各種關(guān)鍵信息，并對其進(jìn)行加工和處理，例如在電子公文檔案管理過程中進(jìn)行文件歸檔、電子公文接收、歸檔文件的接收、電子文件的獲取和檢索以及檔案實體單位業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)備份等。其中，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)存儲主要指對各種類型的用戶管理報表進(jìn)行存儲，內(nèi)容涵蓋各種歸檔文件的元數(shù)據(jù)以及電子文檔的元數(shù)據(jù)。基本信息存儲則指對文件材料的目錄內(nèi)容、主題序號進(jìn)行分類統(tǒng)計和管理。在保存電子文檔信息時還需要進(jìn)行歸檔記錄，并保存電子檔案數(shù)據(jù)庫的中文信息。此外，電子公文檔案管理系統(tǒng)還具有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)的功能，它主要包括將已歸檔的重要資料或文檔資料備份至光盤或硬盤等存儲器中；還可以將用戶在使用過程中所產(chǎn)生的新電子業(yè)務(wù)項目信息保存到系統(tǒng)中，以實現(xiàn)電子公文大數(shù)據(jù)的安全存儲。

數(shù)據(jù)檢索功能

在文檔一體化管理過程中，電子公文檔案管理系統(tǒng)的檢索功能要覆蓋電子文件的搜索、瀏覽，檔案全文檢索，實體檔案檢索等。它要求檔案管理部門能在短時間內(nèi)快速調(diào)取相關(guān)人員的檔案信息，滿足不同用戶分類檢索信息的具體需求，進(jìn)而為電子公文檔案的高效使用提供便利。以婦幼保健院相關(guān)機構(gòu)為例，檔案管理部門在對患者的數(shù)據(jù)文檔信息進(jìn)行存儲和管理時，往往會產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)，尤其是婦幼的生產(chǎn)與護理方面，需要對各種用藥、參保內(nèi)容進(jìn)行存儲，同時，在為患者進(jìn)行醫(yī)療服務(wù)時還需要及時調(diào)取病人醫(yī)療等方面的信息，以便進(jìn)一步提高醫(yī)療服務(wù)的效率。電子公文檔案的一體化管理能夠提高部門之間的數(shù)據(jù)協(xié)同性和共享性，滿足急救門診等數(shù)據(jù)調(diào)取的需求。另外，電子公文檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)檢索功能還能為相關(guān)單位的財務(wù)管理、績效管理、人力資源管理等提供信息技術(shù)支持。

文檔一體化背景下電子公文檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

電子公文檔案的文檔資源整合難度增加

文檔一體化管理要求相關(guān)人員必須結(jié)合電子公文檔案管理所具有的非結(jié)構(gòu)化特點，對檔案資源進(jìn)行整合。因此，管理者面對的電子公文信息內(nèi)容往往較為復(fù)雜，且數(shù)據(jù)量十分龐大，如果相關(guān)管理者并未構(gòu)建有關(guān)大量一體化信息的分類系統(tǒng)，也未更換數(shù)據(jù)庫，很可能無法對電子供應(yīng)檔案做到條理清晰、科學(xué)系統(tǒng)的管理。在文檔一體化管理中，管理者面臨的數(shù)據(jù)量也會進(jìn)一步擴大。以上因素同樣影響了電子公文檔案管理系統(tǒng)的底層計算，它要求進(jìn)一步提升系統(tǒng)軟件技術(shù)的水平，要求檔案一體化技術(shù)實現(xiàn)跨越式發(fā)展。另外，為了更好地實現(xiàn)文檔一體化管理的目標(biāo)，電子公文檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)對紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)內(nèi)容做好存儲工作，同時構(gòu)建安全管理的數(shù)據(jù)庫，滿足人們通過關(guān)鍵詞篩選獲取數(shù)據(jù)信息的實際需求，還要利用數(shù)據(jù)庫管理的層次機制，進(jìn)一步提升管理系統(tǒng)的檢索速度和檢索能力。

檔案管理從業(yè)者缺乏文檔一體化意識和信息化管理專業(yè)素養(yǎng)

從文檔一體化技術(shù)發(fā)展以及平臺構(gòu)建的要求來看，相關(guān)管理人員的技術(shù)必須過關(guān)，并具備數(shù)據(jù)安全管理一體化的意識。但是，目前許多在崗人員并不具備文檔一體化的綜合素養(yǎng)，在信息化管理方面，檔案管理者的專業(yè)知識儲備不過關(guān)，無法達(dá)到系統(tǒng)化管理的標(biāo)準(zhǔn)。在具體的文檔管理過程中，管理者文檔一體化意識的缺失很容易導(dǎo)致電子公文檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞。一般來說，文檔一體化管理需要相關(guān)人員根據(jù)用戶的檢索需求進(jìn)行分類管理，以及構(gòu)建不同用戶群體的相應(yīng)使用權(quán)限，以便其能通過高級檢索對特定的信息進(jìn)行批改、刪除，這就要求管理人員要根據(jù)自身權(quán)限及時對用戶信息內(nèi)容進(jìn)行查看。當(dāng)系統(tǒng)內(nèi)部出現(xiàn)信息漏洞或管理安全問題時，相關(guān)人員要及時予以解決，以保證用戶使用體驗，同時防止用戶發(fā)生意外。但是，目前許多部門的文檔一體化建設(shè)進(jìn)程緩慢，專業(yè)技術(shù)人員水平較低，缺少信息化管理的操作意識和操作技術(shù)，對檔案管理平臺的操作和使用不夠?qū)I(yè)，權(quán)限管理也不夠嚴(yán)謹(jǐn)。

電子公文檔案的一體化管理易受到數(shù)據(jù)安全性的挑戰(zhàn)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人類社會已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，電子公文檔案管理空間的開放性、互動性與交流性日益增加。尤其是在一體化數(shù)據(jù)管理過程中，更容易產(chǎn)生信息安全隱患。這要求相關(guān)管理者要構(gòu)建更加嚴(yán)格的電子公文檔案管理權(quán)限等級和文檔一體化系統(tǒng)，以免檔案信息被濫用。同時，區(qū)分普通用戶和特殊用戶，著重保護保密性文件，這些都對一體化管理的技術(shù)人員提出了更高要求。目前，文檔一體化管理過程中還存在一些用戶操作的規(guī)范性問題，如某些用戶對電子公文檔案信息的隨意獲取、下載和使用會導(dǎo)致文檔信息內(nèi)容被泄漏。在某些電子檔案一體化管理平臺建設(shè)中，相關(guān)管理者設(shè)置的信息安全防火墻不夠牢固，制定的使用規(guī)范不夠嚴(yán)謹(jǐn)，或者某些機構(gòu)為了更好地提高數(shù)據(jù)信息內(nèi)容的使用效率，降低了文檔信息的使用門檻，這容易使一體化管理系統(tǒng)內(nèi)部面臨更多信息泄露的風(fēng)險。

文檔一體化背景下電子公文檔案管理系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展的具體策略

發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，提升文檔一體化管理效率

在文檔一體化發(fā)展過程中，信息技術(shù)的迭代升級有助于在技術(shù)層面實現(xiàn)電子公文檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。因此，未來電子公文檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化發(fā)展應(yīng)做到以下幾點。一要借助信息技術(shù)管理優(yōu)勢，突破文書系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、單位內(nèi)部管理系統(tǒng)之間的信息壁壘，提高信息共享效率、數(shù)據(jù)同步效率、信息傳輸效率和數(shù)據(jù)一站式服務(wù)效率，進(jìn)而提高檔案管理的整體效率。二要實現(xiàn)云共享和“互聯(lián)網(wǎng)+”有機融合。例如，有關(guān)部門可以與百度云、阿里云等科技云端供應(yīng)商合作，充分發(fā)揮電子公文檔案等信息的共享價值，提高文檔信息的利用率。三是可以構(gòu)建基于單位機構(gòu)的智能平臺和信息技術(shù)文檔處理平臺，實現(xiàn)文檔的一體化管理。總之，為了更好地避免人員錄入的失誤或其他原因?qū)е碌男畔⒉杉e誤，要發(fā)揮文檔大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)優(yōu)勢，利用智能平臺收集、整理、錄入文檔信息，以確保電子部門檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，同時要減少工作人員開展文檔管理工作的時間，提高一體化管理的整體效率。

明確公文檔案管理人員責(zé)任，提高其專業(yè)素養(yǎng)

電子公文檔案管理系統(tǒng)的一體化管理效率還與從事文檔管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)及工作態(tài)度有很大關(guān)系。因此，為了更好地實現(xiàn)文檔一體化管理，必須進(jìn)一步引進(jìn)先進(jìn)的文檔管理理念，提高相關(guān)責(zé)任人和工作人員對文檔管理工作的科學(xué)認(rèn)識，促使相關(guān)人員熟練掌握文檔管理的工作內(nèi)容和具體職責(zé)，更好地適應(yīng)信息化時代文檔一體化管理的新趨勢和新變化。首先，要培養(yǎng)相關(guān)人員的文檔管理理念，通過專業(yè)學(xué)習(xí)和定向培養(yǎng)，將安全管理的理念滲透到工作人員的檔案管理業(yè)務(wù)中。同時，要提高管理者與其他部門的協(xié)作意識，以減少一體化管理的漏洞。其次，要加強文檔管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與能力。為了更好地培養(yǎng)管理者延伸管理和超前控制的意識與能力，促使工作人員在熟知各類文件檔案的歸檔規(guī)范和專業(yè)知識內(nèi)容的基礎(chǔ)上，提高電子部門檔案管理的整體性和統(tǒng)一性，一方面，要通過單位的內(nèi)部培訓(xùn)提升員工的信息化素養(yǎng)以及對電子公文檔案管理系統(tǒng)的操作能力；另一方面，要通過外部招聘，吸引更多有活力、有知識、有技術(shù)的人參與到單位內(nèi)部的電子公文檔案管理工作中來。最后，通過部門協(xié)作構(gòu)建更加高效的檔案一體化管理機制。比如，可以由兩個或多個部門領(lǐng)導(dǎo)牽頭，共同組成文檔管理專家隊伍，共同探討符合本單位電子文檔信息管理實際的基本模式。

增強電子公文檔案管理的系統(tǒng)安全性

大數(shù)據(jù)時代的文檔一體化建設(shè)使電子公文檔案管理系統(tǒng)面臨著許多安全隱患。為此，首先要進(jìn)一步培養(yǎng)相關(guān)人員的安全管理意識，對管理人員進(jìn)行安全管理教育，同時保證管理系統(tǒng)的有效運行。在遇到具體的安全問題時，可以通過合理分工或相互協(xié)助，在第一時間找到并解決問題。其次，構(gòu)建更加完善的安全管理體系，通過加強部分聯(lián)系，形成安全管理網(wǎng)絡(luò)。將所有涉及電子公文檔案管理系統(tǒng)的部門或人員納入安全管理體系建設(shè)中，提高部門的協(xié)同性，發(fā)揮安全管理人員、安全管理技術(shù)、安全管理制度的有效性，彌補安全管理漏洞。最后，提高電子公文檔案的物理安全性。盡管電子公文檔案在存儲、檢索、使用方面有著超越紙質(zhì)檔案的諸多優(yōu)勢，但電子公文檔案的保存也面臨著許多安全管理問題。為此，要構(gòu)建更加有效的物理保護設(shè)施和保護機制。例如，在保存相關(guān)磁盤、光盤等設(shè)備時，要避免其受到電磁波或外界環(huán)境的影響；要針對不同的存儲介質(zhì)構(gòu)建相應(yīng)的物理存儲安全措施，盡可能減少人為因素的影響，提高電子公文檔案的安全性。

重新設(shè)計和優(yōu)化電子公文檔案管理系統(tǒng)的檢索流程

電子公文檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)檢索需要建立在用戶角色分析、接檔、審批權(quán)限管理等基礎(chǔ)性工作之上。當(dāng)用戶進(jìn)行信息檢索時，需要通過角色分析授予使用者部分權(quán)限，并在用戶驗證登錄之后為其提供加密數(shù)據(jù)。因此，為了減少電子公文檔案管理數(shù)據(jù)傳輸過程中可能存在的數(shù)據(jù)泄露問題，相關(guān)人員需要增強加密設(shè)計，并結(jié)合密鑰的使用規(guī)范，杜絕數(shù)據(jù)盜取、數(shù)據(jù)更換和數(shù)據(jù)竊聽等問題的產(chǎn)生。以天水婦幼保健院為例，單位管理部門可以根據(jù)關(guān)鍵詞檢索的具體需要設(shè)置常規(guī)搜索詞匯，還可以引進(jìn)反監(jiān)聽監(jiān)控技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)，規(guī)避電子公文檔案管理中可能出現(xiàn)的信息盜取、修改、刪減問題。此外，優(yōu)化電子公文檔案一體化管理設(shè)計還可以通過多層次聯(lián)合的方式進(jìn)行。

綜上所述，文檔一體化管理平臺可以從管理功能、業(yè)務(wù)流程功能、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)存儲和檢索功能、信息資源共享平臺等方面進(jìn)行優(yōu)化，完成對平臺工作內(nèi)容的補充。該平臺對檔案管理人員的日常管理工作至關(guān)重要，其不僅可以高效完成檔案的分類工作，還可以獲取檔案的來源以及檢驗其中是否存在不可入庫的因素。本文主要針對當(dāng)前公文檔案一體化的管理工作展開研究，致力于提升其檔案管理質(zhì)量，以便為其之后的經(jīng)營管理提供便利。從文檔一體化管理系統(tǒng)建設(shè)中存在的具體問題出發(fā)，如其在硬件、系統(tǒng)、管理人員等方面存在的問題，并在信息技術(shù)引用、檔案管理人員優(yōu)化、系統(tǒng)安全性提升、電子工程檔案的優(yōu)化和檢索等基礎(chǔ)上制定相應(yīng)的優(yōu)化策略，以期為之后的公文檔案管理工作提供相關(guān)建議。

（作者單位：天水市婦幼保健院）