信息化環(huán)境下水利工程檔案規(guī)范化管理的難點與對策研究

摘 要：現(xiàn)代社會是高度信息化的社會，檔案新載體、新技術(shù)不斷涌現(xiàn)，也讓水利工程檔案管理進入全新時代。隨著新規(guī)定的實施，水利檔案歸檔要求更加嚴(yán)格；電子檔案數(shù)量劇增、“雙軌制”運行需要、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)成為共識等讓檔案規(guī)范化管理面臨著新形勢，也出現(xiàn)了一些亟待解決的問題，破除紙質(zhì)檔案歷史遺留問題、樹立檔案工作新思維，成為規(guī)范化管理的主要難點和對策。

關(guān)鍵詞：信息化；規(guī)范化；資源體系建設(shè)

水利工程項目的建設(shè)方式方法是可以相互借鑒、融會貫通的。承建一個新項目前，將之前的設(shè)計、施工、工程管理等檔案資料拿來，可以讓工作事半功倍。因此，對水利工程檔案進行規(guī)范化管理，對提升水利工程項目管理水平具有重要意義。2021年6月新修訂的《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》對檔案工作者提出了更高、更明確要求，特別是在信息化時代，更應(yīng)該不斷完善水利工程檔案資源體系建設(shè)，為水利工程檔案插上數(shù)字化的翅膀，為水利部門做好基礎(chǔ)檔案服務(wù)工作，推動標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化檔案管理提供支持，不斷推動檔案工作轉(zhuǎn)型升級。

1 水利工程項目特點及歸檔要求

1.1 水利工程項目特點

1.1.1項目時間跨度長。水利工程項目本身專業(yè)性強、涉及范圍廣泛、工程建設(shè)難度大，建設(shè)工期長，再加之其間可能受突發(fā)狀況、水文條件、施工的季節(jié)性等影響，不得不調(diào)整施工方案，工程各階段、各施工方間銜接具有復(fù)雜性，可能導(dǎo)致從準(zhǔn)備到竣工戰(zhàn)線較長，對歸檔工作不利影響因素較大。

1.1.2項目涉及范圍廣。區(qū)域內(nèi)引水調(diào)水工程及其配套工程、水庫、灌區(qū)相關(guān)事務(wù)性和技術(shù)性工作；水廠以上配套工程的建設(shè)與運行；水資源配置調(diào)度、水庫樞紐工程、灌區(qū)工程設(shè)施運行管護及安全監(jiān)測；防洪、供水、灌溉、應(yīng)急水量調(diào)度指令；水庫管理范圍內(nèi)水土保持和水土流失監(jiān)測點運行管護等都是水利工程建設(shè)項目范圍。

1.1.3項目數(shù)量增長迅速。水利工程作為關(guān)乎人民福祉的重要民生工程，新中國成立后特別是黨的十八大以來，我國在水利方面投入極大人力物力，水利工程數(shù)量規(guī)模顯著提升。十年來，我國先后實施了172項、150項重大水利工程。全國完成水利建設(shè)投資達到6.66萬億元，是之前十年的5倍，水利工程檔案管理也愈發(fā)重要。

1.2 水利工程檔案歸檔要求

1.2.1歸檔材料的完整性。水利工程檔案需涵蓋建設(shè)項目全過程，包括設(shè)計準(zhǔn)備、施工建設(shè)、竣工驗收等各個環(huán)節(jié)；還需整理完善相關(guān)材料，包括圖片、影音資料、紙質(zhì)文件、數(shù)字化文件等有實際價值的檔案[1]。歸檔文件必須各部分、各要素之間邏輯具有完整性，這也是保證檔案材料真實記錄當(dāng)時水利工程建設(shè)實際的重要方法。

1.2.2歸檔材料的體系性。水利工程項目具有其完整體系，實施建設(shè)各階段環(huán)環(huán)緊扣，形成的檔案資料在整理過程中也應(yīng)注意時間順序和邏輯順序，一套完整成體系的項目檔案才能反映工程建設(shè)成果，才能在后續(xù)利用時提供準(zhǔn)確無誤的參考。特別是在檔案信息化面前，檔案資料脫離紙質(zhì)載體束縛，變得更加多變和不可控，歸檔過程中一定要注意檔案材料之間的銜接，特別是進行組件、分類、編目等操作時，要與檔案形成單位逐項確認，確保檔案邏輯自洽。

1.2.3歸檔材料的有用性。水利工程項目檔案屬于檔案大類中利用率較高的檔案之一。如果說一般檔案或許幾年甚至幾十年才利用一次甚至就此塵封，那么水利項目檔案幾年內(nèi)被多次利用用于輔助水利工程的維修、改擴建等也是常有的事。因此，檔案管理務(wù)必要保證其有用性，包括保證歸檔檔案本身有用性和數(shù)字化過程中不喪失有用性，數(shù)字化過程中的有用性要求檔案電子管理信息系統(tǒng)的安全性也必須有保障。

1.2.4歸檔工作的創(chuàng)新性。檔案工作各個領(lǐng)域都離不開創(chuàng)新思維。信息化環(huán)境下水利工程檔案規(guī)范化管理更要守正創(chuàng)新，在嚴(yán)格按照水利部新修訂的建設(shè)項目檔案管理規(guī)定所制定的標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，關(guān)注新檔案載體，如多維圖紙、施工設(shè)備上顯示的記錄等；數(shù)字化過程中，積極運用新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，服務(wù)于日常檔案管理工作。

2 檔案規(guī)范化管理新形勢新需要

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，將檔案帶入了信息化時代。這個時代，任何數(shù)據(jù)都不是無用的，電子檔案無需“選擇性管理”，而需“全部性管理”[2] 。

2.1 檔案信息化讓查詢利用更加便捷

目前，電子檔案數(shù)量已經(jīng)超過了紙質(zhì)檔案，信息載體不停迭代升級，讓電子檔案即便成倍增加也可以方便被存儲利用。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工、智慧化開發(fā)也增加了電子檔案的數(shù)量。電子傳輸不受載體限制，儲存?zhèn)鬏斝矢撸痈咝П憬?，?shù)字化的水利工程建設(shè)項目檔案，不僅便于存儲、查詢和調(diào)用，異地查檔時，可通過在線檔案查詢利用平臺、館際傳輸?shù)仁侄危瑢崿F(xiàn)線上傳輸，不必等紙質(zhì)檔案郵寄時間，更能提高檔案利用效率。

2.2 數(shù)字檔案館建設(shè)勢頭良好

紙質(zhì)檔案數(shù)字化勢頭不可阻擋，新形成的檔案又多數(shù)以電子形式展現(xiàn)，電子檔案已經(jīng)成為水利工程檔案的主體。電子檔案體積小、便于查詢，作為大數(shù)據(jù)的一部分對將來進行智慧型開發(fā)具有重要意義?！笆濉逼陂g，全國共建成44家全國示范數(shù)字檔案館和107家國家級數(shù)字檔案館，“十四五”期間，各級各地檔案館均在推進完成數(shù)字檔案館建設(shè)，爭取實現(xiàn)兩個100%目標(biāo)，進一步提升全國數(shù)字檔案館整體水平，加速數(shù)字檔案館建設(shè)。

2.3 紙質(zhì)數(shù)字文件收集同步開展

信息化時代，對水利工程原始歸檔文件檔案的收集不能延續(xù)傳統(tǒng)收集習(xí)慣，出現(xiàn)重紙質(zhì)而輕數(shù)字的誤區(qū)。水利工程項目資料收集時，不僅原始地形地貌、工程進度、工程驗收等需要嚴(yán)格形成聲像、圖片文件，其他如重要活動、事件，關(guān)鍵節(jié)點、工序、 設(shè)備重要部位和重要芯樣、相關(guān)移民遷占補貼方案等相關(guān)資料也要收集，做到“應(yīng)收盡收”。數(shù)字文檔歸檔工作也應(yīng)在項目預(yù)備期便著手開展，避免有價值檔案流失、歸檔文件不符合要求和數(shù)字檔案收集頻頻走“回頭路”。因此，要在收集一手資料時就要紙質(zhì)文件和數(shù)字文件同步，實現(xiàn)“雙軌制”。

2.4 資源共享成為可能

過去，受累于紙質(zhì)檔案載體限制，水利工程文件的異地利用困難重重。信息化背景下，數(shù)字化之后的水利工程檔案可以通過“數(shù)據(jù)多跑腿”來減少查詢者跑來跑去的次數(shù)，簽訂跨館利用協(xié)議的檔案館之間還可以實現(xiàn)資源共享，構(gòu)建起一個龐大的專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范程序、循序漸進，提升檔案資源利用率，不斷推動位檔案工作提檔升級。

2.5 標(biāo)準(zhǔn)化認定成為共識

新技術(shù)條件下，各檔案館（室）對自己也有了新的要求，不僅滿足于日?？剖医ㄔO(shè)，而是爭先創(chuàng)優(yōu)，提升標(biāo)準(zhǔn)化水平，打造符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的館（室）成為行業(yè)共識，各地紛紛出臺本地的“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，立足頂層設(shè)計，科學(xué)謀劃方向，推動數(shù)字化新館建設(shè)等，這也為檔案更好保管利用打下堅實基礎(chǔ)。同時，省級單位要在抓好本級單位標(biāo)準(zhǔn)化認定的基礎(chǔ)上，將認定工作與監(jiān)督指導(dǎo)相結(jié)合，充分發(fā)揮各級檔案主管部門和行業(yè)主管部門作用。

3 規(guī)范化管理主要難點

3.1 紙質(zhì)檔案歷史遺留問題規(guī)范度不高

水利工程項目普遍建設(shè)時間久、流動性強，各環(huán)節(jié)分屬于不同施工方，各部門對檔案重視程度又各不相同，多數(shù)施工方只重視工程建設(shè)進度，對期間產(chǎn)生的檔案材料不甚重視，檔案形成過程中接手人數(shù)多，各部門對檔案整理保管責(zé)任劃分不清，缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，存在檔案不完整、整理不規(guī)范等現(xiàn)象，檔案資料不成體系。信息采集缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，匯總整合難度大，管理利用也不方便。檔案管理人員流動性強，檔案管理水平不能達到數(shù)字化信息化檔案管理工作要求，特別是在專業(yè)性極強的竣工圖編制問題突出，使歸檔文件質(zhì)量不高，信息化過程中也受阻礙。

3.2 重要性認識不足阻礙檔案高質(zhì)量發(fā)展

對檔案工作的認識停留在室存檔案接收保管階段，對信息化背景下的檔案規(guī)范化管理不了解、對新時代檔案工作的職責(zé)使命不重視，各水利工程項目方日常不注重檔案管理，臨近竣工時只能突擊整理，許多臨時抽調(diào)人員對項目建設(shè)過程不熟悉，導(dǎo)致歸檔文件標(biāo)準(zhǔn)不高，特別是一些隱蔽工程、地質(zhì)和施工及設(shè)備缺陷處理等需要即時影像記錄的材料，卻常常被忽視，給日后維修養(yǎng)護工作帶來不便，工程檔案提供方案參考的效果沒能發(fā)揮出來。

3.3 思維定勢阻礙創(chuàng)新性發(fā)展

固化思維主要是存在于檔案工作者腦中的思維誤區(qū)，是水利檔案高素質(zhì)、專業(yè)化人才隊伍建設(shè)的一大阻礙。創(chuàng)新思維不足，信息化時代的檔案工作面臨的場景和情況與之前幾乎是兩個行當(dāng)，不加強學(xué)習(xí)，就不清楚現(xiàn)在的檔案是怎么回事，該往哪里發(fā)展。如今的檔案信息化，多數(shù)還是對現(xiàn)存紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，即將紙質(zhì)文件掃描成電子版，智慧化程度不高，大多數(shù)數(shù)字化成果甚至連全文關(guān)鍵字檢索都無法做到，大大降低水利工程檔案利用效率。

3.4 “活起來”主動性不足

如今的檔案工作與信息化時代到來前的檔案工作相比已經(jīng)大有不同了，檔案不再是塵封的記憶，而是可以用來開發(fā)利用、資政借鑒的資源。但是目前水利工程檔案歸檔進館之后，多數(shù)被塵封，開發(fā)利用不足。檔案保管部門缺乏主動走出去的積極性，局限于接待到館人員查閱利用，讓承載著時代記憶和經(jīng)驗做法的水利工程檔案沉寂檔案館中，發(fā)揮不出自身價值。

3.5 資金不足、職能受限

檔案館數(shù)字化建設(shè)、新建符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案館、培養(yǎng)檔案人才、落實基層檔案員待遇等，都離不開資金支持。尤其是牽頭部門，想將信息化在社會層面推廣開來，需要巨大財力支持。而檔案館多為公益一類事業(yè)單位，全部收入來自財政補貼，機構(gòu)改革后，局館分離，原有的行政職能也被轉(zhuǎn)移，想要大展拳腳卻容易受資金不足、行政職能受限等條件限制。

4 信息化環(huán)境下推動規(guī)范化管理的幾點建議

雖然信息化對水利工程檔案規(guī)范化管理提出了新挑戰(zhàn)，但總體來講，相關(guān)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)的制定實施還是為其高質(zhì)量發(fā)展提供了良好的外部環(huán)境。

4.1 主動對接，業(yè)務(wù)指導(dǎo)進部門

強化檔案部門對水利工程項目檔案管理的前端控制，提前介入，將檔案管理貫穿項目建設(shè)的全過程。水利工程檔案應(yīng)對立檔單位全覆蓋，檔案管理部門要主動靠前服務(wù)，將相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作照顧到水利工程項目建設(shè)全體人員，持續(xù)規(guī)范元數(shù)據(jù)、檔案數(shù)字副本和各門類電子檔案標(biāo)準(zhǔn)，保障進館電子檔案質(zhì)量。通過深入一線，發(fā)現(xiàn)立檔單位在檔案整理過程中存在的問題，精準(zhǔn)提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，增強檔案管理主人翁意識，共同推進水利檔案的收集、管理和利用。

4.2 樹立檔案工作新思維

檔案信息化和水利工程檔案規(guī)范化既需要專業(yè)技能，又需要進行連續(xù)的專業(yè)化培訓(xùn)，如此才能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代和未來可能到來的人工智能時代。檔案工作者要主動作為、領(lǐng)先行動，在各項工作中發(fā)揮更大作用。創(chuàng)新檔案工作制度，對不合時宜的制度適時修改，重新梳理工作流程，工程建設(shè)與紙質(zhì)、數(shù)字化檔案收集工作同步，以適應(yīng)信息化時代需求。加強水利工程檔案專業(yè)化人才隊伍建設(shè)，強化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將信息化管理的原則與標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的使用納入培訓(xùn)內(nèi)容，拓寬人才選拔渠道，將有才能的檔案人才及時吸納到隊伍中。

4.3 加強外部聯(lián)系，進行成果展示

加強與新聞媒體、民間水利專家、收藏家聯(lián)系，通過檔案工作宣傳、舉辦水利相關(guān)主題展覽、出版水利工程相關(guān)編研書籍等，發(fā)揮水利工程檔案價值。如河北人民出版社出版的《中國大運河（滄州段）文化志》，其中便有水務(wù)管理及重要工程文化的珍貴檔案和圖片資料，不僅能為人們在探索、研究，開發(fā)、利用過程中提供一些原始資料，為有關(guān)部門科學(xué)決策提供依據(jù)，更是時代記憶的傳承。

4.4 聯(lián)合建立工作協(xié)同與資源共享機制

加強與其他部門的合作，推動實現(xiàn)檔案資源共享；加強與信息技術(shù)服務(wù)企業(yè)合作，借助企業(yè)科研力量、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如人工智能、數(shù)據(jù)挖掘的運用，推動數(shù)字檔案館、智慧檔案館的建設(shè)。比如山東黃河檔案資源庫，就是山東省檔案局、檔案館、發(fā)展改革委、水利廳聯(lián)合，組織沿黃檔案管理單位（部門），合力建設(shè)的“黃河故事”山東篇章專題檔案資源目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)“一庫查詢，共建共享”目標(biāo)，是共建共享的有益嘗試。

4.5 強化標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)

嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)符合規(guī)范的檔案庫房；在采用新的信息技術(shù)服務(wù)時，要嚴(yán)格把控安全底線，技術(shù)服務(wù)公司承擔(dān)安全責(zé)任明確寫入合同，對服務(wù)提供方進行約束；進行檔案備份，主動防災(zāi)；積極探索使用可保障檔案安全的區(qū)塊鏈技術(shù)，保障電子檔案的安全；網(wǎng)上查詢利用時，嚴(yán)格審核把關(guān)，避免失泄密事故。加強電子檔案接收力度與規(guī)范化管理，通過深入水利工程項目一線開展調(diào)研，了解項目管理需求與缺陷；強化業(yè)務(wù)建設(shè)評價工作，提升照片、實物檔案數(shù)字化率，建設(shè)全流程數(shù)字化規(guī)范體系。

4.6 學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗，提升社會檔案意識

他山之石，可以攻玉。吸收借鑒先進經(jīng)驗有助于將水利工程檔案管理工作做到更好。以近期編研案例——《山東黃河映像》為例，用近900張照片檔案，展示黃河新生、防洪防凌、工程建設(shè)等方面水利檔案資料，收到良好反響。作為工程原始記錄的水利工程檔案，開發(fā)利用得當(dāng)可以發(fā)揮最大價值，這也是檔案部門得天獨厚的條件，做好宣傳、開發(fā)利用工作，不僅會取得亮眼成績，也會得到各方認可，提升全社會的檔案意識，日常工作也會得到更多配合，形成正向的馬太效應(yīng)。

信息化背景下，檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化要尊重新的規(guī)律和特點。水利檔案管理工作有其專業(yè)性，更需要檔案管理人員不斷錘煉業(yè)務(wù)能力。做好水利工程檔案規(guī)范化管理，不僅要監(jiān)督立檔單位建立檔案，更要保障全部檔案有歸宿、能查詢、可利用，主動融入推動檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的潮流中。

參考文獻

［1］屈建春，臧志美，馬玉彪，等。水利工程檔案管理工作面臨的問題與對策[J].山東檔案，2019（04） ： 49－50+55．

［2］楊冬權(quán)，從“選時代”到“全時代”—智慧社會檔案工作的歷史性轉(zhuǎn)折[J].中國檔案，2021（01） ： 76－80+5．

作者簡介：任萌萌，山東省調(diào)水工程運行維護中心副研究館員，研究方向：水利工程建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理。