完善檔案管理 賦能金融經(jīng)濟(jì)工作

杜峰輝

金融檔案主要是金融企業(yè)在展開各項金融活動時產(chǎn)生的一種具有參考利用、保存價值的歷史記錄。因為金融企業(yè)的不同，所以檔案的數(shù)量和種類較多，并且其中體現(xiàn)的內(nèi)容比較豐富，比如，開展各種建設(shè)活動時形成的建設(shè)檔案和金融服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)時出現(xiàn)的會計檔案等。檔案在每個企業(yè)和機(jī)構(gòu)中都屬于必不可少的歷史資料，它全面地記載了企業(yè)經(jīng)營管理的全流程，對企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展具有至關(guān)重要的意義。

完善檔案管理工作的重要意義

企業(yè)等機(jī)構(gòu)在進(jìn)行日常經(jīng)營和管理時，所有開展的活動都要記錄在檔案中，所以在企業(yè)等機(jī)構(gòu)中，檔案是重要的無形資產(chǎn)，可以體現(xiàn)出整個單位的發(fā)展進(jìn)程。企業(yè)開展的經(jīng)營或管理工作，和檔案管理之間存在密切關(guān)聯(lián)，兩者相輔相成，在共同作用下，能讓內(nèi)部管理得到更加科學(xué)和可靠的支撐。

檔案具有憑證價值。和其他資料相比，檔案最大的價值就是憑證價值，特別是在很多金融公司和經(jīng)濟(jì)服務(wù)機(jī)構(gòu)中，檔案是最具權(quán)威性的原始證據(jù)，記錄了所有相關(guān)活動的數(shù)據(jù)。其中部分內(nèi)容可作為研究、審查、處理問題以及法律權(quán)利確定的憑證。

在開發(fā)客戶時也有一定價值。在挖掘客戶群體價值的過程中，檔案就可以很好地發(fā)揮作用。比如，在分析證券公司、開發(fā)潛在客戶時，合理運(yùn)用檔案可及時了解客戶的相關(guān)信息，加強(qiáng)和客戶之間的溝通，促進(jìn)新客戶的開發(fā)與客戶關(guān)系的維護(hù)。

可切實改善企業(yè)形象。在金融市場中，卓越的業(yè)績和良好的信譽(yù)對樹立企業(yè)形象具有重要價值，而且還可讓企業(yè)等機(jī)構(gòu)自身力量不斷增強(qiáng)。開展檔案管理時，通過歸納、收集相應(yīng)的照片、視音頻及實物等，可以展現(xiàn)出更加生動、真實和全面的企業(yè)形象。

檔案管理中存在的問題

缺乏對檔案管理工作的認(rèn)知，且不具備較強(qiáng)的管理意識。檔案記載著各類重要信息，是開展工作的重要依據(jù)，在解決糾紛時，也是必不可少的憑證。很多金融企業(yè)相關(guān)人員在工作時，一般會非常重視會計報表、會計憑證登記等，但卻忽視了檔案文件的整理、歸檔、保存等工作。部分領(lǐng)導(dǎo)因沒有正確認(rèn)識檔案管理工作的重要性，最后使檔案管理與日常工作之間無法密切結(jié)合。還有部分機(jī)構(gòu)管理人員片面地認(rèn)為檔案管理意義不大，或個別人認(rèn)為檔案屬于機(jī)密文件，必須通過繁雜的保密措施進(jìn)行管理。此外，在個別金融機(jī)構(gòu)展開檔案管理工作時，還會面臨檔案管理范圍不清、分類設(shè)置不合理等問題，不相信堅持檔案管理能對企業(yè)產(chǎn)生積極影響。在這種觀念影響下，相關(guān)人員在具體工作中也不會投入更多設(shè)備、資金和人力進(jìn)行支持，最后也就無法提升檔案管理成效、無法對金融經(jīng)濟(jì)工作進(jìn)行服務(wù)。個別企業(yè)、機(jī)構(gòu)雖然對數(shù)據(jù)化有一定認(rèn)識，但了解程度不深，也會導(dǎo)致很多不切實際、不合理的事件出現(xiàn)在檔案管理中。

缺乏檔案管理專業(yè)人才，且相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)不高。金融機(jī)構(gòu)屬于社會組織的重要組成部分，為了實現(xiàn)規(guī)范化管理，在開展相關(guān)工作時，必須有相應(yīng)的人才給予支持。但現(xiàn)階段很多金融機(jī)構(gòu)工作人員，并不具備較強(qiáng)的專業(yè)水平，導(dǎo)致檔案管理無法更好地服務(wù)金融工作，也無法將此項工作應(yīng)有的價值發(fā)揮出來。金融機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案管理時，相關(guān)人員自身必須有綜合知識作基礎(chǔ)，除此之外還要掌握金融、法律、計算機(jī)等方面的知識，并將其熟練應(yīng)用到檔案管理中，只有這樣才能更好地服務(wù)金融經(jīng)濟(jì)工作本身。比如，很多金融機(jī)構(gòu)受編制限制等因素，沒有及時設(shè)立檔案管理部門，相關(guān)工作由兼職人員擔(dān)任，具體的崗位職責(zé)很難通過這些人落實。在檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理的過程中，相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)較低，影響了金融檔案價值發(fā)揮。金融行業(yè)的檔案和其他檔案相比，數(shù)據(jù)量更大且更加復(fù)雜，對處理這些數(shù)據(jù)內(nèi)容的檔案管理人員也提出了更高要求，在面對海量數(shù)據(jù)信息時，要做到足夠耐心。但很多人在進(jìn)行檔案管理工作時，整日面對復(fù)雜、海量的數(shù)據(jù)，難免會出現(xiàn)消極心理，這種情緒如果無法得到有效管控，很可能會使整個數(shù)據(jù)化管理出現(xiàn)各種問題，影響檔案管理質(zhì)量。

相關(guān)崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制不完善。很多企業(yè)、機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案管理時，依然有部分人員沒有進(jìn)行專業(yè)的崗前培訓(xùn)。這些人沒有經(jīng)過相關(guān)培訓(xùn)就上崗工作，導(dǎo)致無法厘清報表、賬簿、分錄和會計科目之間的勾稽關(guān)系和對應(yīng)關(guān)系，最后導(dǎo)致相關(guān)信息嚴(yán)重失真。另外，部分檔案管理人員雖然自身具備檔案管理、財務(wù)會計等相關(guān)知識，但關(guān)于金融法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究被嚴(yán)重忽略，導(dǎo)致自身專業(yè)水平無法進(jìn)一步提高。

數(shù)據(jù)驅(qū)動沒有得到金融行業(yè)的重視。針對檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理時，為了將管理質(zhì)量提高，必須要建立相應(yīng)的部門，同時通過專業(yè)人員全面負(fù)責(zé)此工作，為了有效實現(xiàn)目標(biāo)，必須投入相應(yīng)的資金成本。但對于相關(guān)金融企業(yè)、機(jī)構(gòu)來說，在內(nèi)部開支較大的情況下，一般會將數(shù)據(jù)化管理金融檔案的成本節(jié)省下來。這種情況勢必會導(dǎo)致難以發(fā)揮數(shù)據(jù)化技術(shù)的效用，致使整個行業(yè)都不能更好地重視檔案數(shù)據(jù)化管理。

金融信息的安全性欠缺。在數(shù)據(jù)驅(qū)動下，金融行業(yè)的檔案管理得到了許多便利。在實際開展檔案管理工作時，合理使用數(shù)據(jù)驅(qū)動技術(shù)，可讓整體工作變得更加高效，也可以更加全面地實現(xiàn)信息共享。發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)讓信息搜索變得更加簡單、準(zhǔn)確，通過網(wǎng)絡(luò)還可以高效完成檔案的數(shù)據(jù)化處理，結(jié)合各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可高效展開金融行業(yè)檔案管理工作。但因為互聯(lián)網(wǎng)本身存在共享、開放的特征，且一般都通過網(wǎng)絡(luò)形式將金融檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，所以此過程中會面臨不同的安全問題。比如，在進(jìn)行檔案管理時，相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容可能會被惡意篡改或丟失，還可能面臨系統(tǒng)被非法入侵等問題，此外，很多管理人員在日常工作中為了提高自身利益，還可能捏造不實信息，這些問題都會造成檔案數(shù)據(jù)失真或丟失。

加強(qiáng)檔案管理為金融經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)的相關(guān)對策

全面提高管理人員從業(yè)素質(zhì)。社會發(fā)展進(jìn)程中，信息化管理會逐漸成為主流，金融行業(yè)在開展檔案管理工作時，要合理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)手段。金融企業(yè)要不斷強(qiáng)化工作人員在檔案管理、計算機(jī)應(yīng)用、財務(wù)、金融等方面的技能，只有這樣才能切實滿足企業(yè)發(fā)展需要。首先，為解決檔案管理人員專業(yè)程度低的問題，金融企業(yè)需要提升招聘條件，通過篩選優(yōu)秀人才充實檔案管理工作隊伍。其次，要讓檔案管理人員接受關(guān)于法律知識、檔案管理知識、財務(wù)知識的培訓(xùn)，提高檔案管理的專業(yè)技能。最后，作為金融企業(yè)機(jī)構(gòu)要明確檔案管理的價值和意義，并在此基礎(chǔ)上將專職管理部門設(shè)立起來，充分凸顯金融檔案管理的重要地位，讓全體工作人員都了解此工作的重要性。

提升對金融檔案管理的重視程度。對于金融行業(yè)來說，如果無法認(rèn)識到檔案管理的重要價值，就無法提高工作效率。金融行業(yè)要將各類數(shù)據(jù)驅(qū)動技術(shù)的價值和優(yōu)勢充分體現(xiàn)，不僅是要掌握數(shù)據(jù)驅(qū)動技術(shù)，更是要將其進(jìn)行實際應(yīng)用。同時，在檔案數(shù)據(jù)化管理中，還要不斷加強(qiáng)對數(shù)據(jù)化管理經(jīng)驗的交流，這樣可以讓檔案管理質(zhì)量有效提高，促進(jìn)金融經(jīng)濟(jì)工作的發(fā)展。

明確具體部門職責(zé)，建立管理網(wǎng)絡(luò)。通過科學(xué)創(chuàng)建管理網(wǎng)絡(luò)，可以實現(xiàn)檔案管理全覆蓋。例如，金融機(jī)構(gòu)可以組建檔案管理小組，小組中每個人員都要合理安排，比如小組的組長由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，同時在小組中配備數(shù)名專業(yè)的檔案管理員，由這些人員全面負(fù)責(zé)檔案的整理、收集等工作。金融項目要配備專職檔案員，當(dāng)檔案員確定后，應(yīng)避免頻繁更換，保證內(nèi)部人員的穩(wěn)定性，這樣可以確保整體管理效果。

金融企業(yè)機(jī)構(gòu)對檔案進(jìn)行管理時，應(yīng)將檔案管理部門做為直接管理者。重點關(guān)注檔案管理部門展開檔案整理、收集、歸檔等工作，為日后工作提供更加全面、準(zhǔn)確的依據(jù)。檔案內(nèi)容如果僅通過管理部門單獨管理，則很難實現(xiàn)預(yù)期效果，所以各部門管理者都要對此工作給予足夠關(guān)注。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要將此工作放在重要位置上，不斷加強(qiáng)督促各部門，使其與檔案管理部門之間形成有效配合，并主動參與到檔案管理中。有關(guān)管理內(nèi)容要以正式文件或會議紀(jì)要等形式下發(fā)至各部門，這樣可以讓每個部門都對檔案管理引起足夠重視，顯著提升整體管理效果。

將責(zé)任落實到個人。在提交各類檔案時，要詳細(xì)登記檔案的制作人、移交人、整理人等信息。金融企業(yè)機(jī)構(gòu)展開的活動都會留下痕跡，經(jīng)整理后最終會匯集成文件資料。針對各類實踐活動、文件資料同步實施管理，保證資料中記錄的內(nèi)容具體、詳細(xì)，才可以提升檔案的準(zhǔn)確性。金融機(jī)構(gòu)在進(jìn)行開展、管理各類業(yè)務(wù)時，一般會產(chǎn)生大量的資料和文件，而在不同活動中，檔案管理的相關(guān)負(fù)責(zé)人及其自身態(tài)度，也會直接影響檔案的完整性，其工作能力和專業(yè)技術(shù)水平則會影響最終工作質(zhì)量。檔案管理部門要詳細(xì)制定檔案管理人員的工作職責(zé)，督促其積極參與金融活動，保證最終產(chǎn)出的檔案更加真實可靠，避免隨意編造內(nèi)容。部門負(fù)責(zé)人和企業(yè)管理者，也要針對員工履責(zé)情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，同時在績效考核中，還可將此作為依據(jù)并與最終工資待遇掛鉤，這樣可以從根本上改善管理人員的工作態(tài)度、提升責(zé)任心。

集中管理各類檔案資料。以往金融企業(yè)機(jī)構(gòu)在對檔案資料進(jìn)行管理時，通常都由某個部門獨立完成，面對各種不同類型的數(shù)據(jù)資料，并沒有將其集中起來進(jìn)行統(tǒng)一管理。如果業(yè)務(wù)檔案由業(yè)務(wù)部門直接進(jìn)行管理，很可能會出現(xiàn)部分人員違規(guī)辦理業(yè)務(wù)的狀況。另外，在金融企業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理時，有很多潛在的安全隱患，如果無法進(jìn)行統(tǒng)一管理，可能會導(dǎo)致人力、物力不同程度上的浪費(fèi)。機(jī)構(gòu)中相關(guān)部門要結(jié)合具體管理要求，展開檔案的歸檔、整理工作，已經(jīng)完成整理的檔案要定期向管理部門進(jìn)行移交。

隨著時代與科技的快速發(fā)展，金融業(yè)也邁入了高速發(fā)展期，金融企業(yè)和機(jī)構(gòu)的檔案管理工作也會面臨更多挑戰(zhàn)。由于檔案在行業(yè)發(fā)展中具有重要價值，所以通過各種途徑、方法提高檔案管理質(zhì)量。具體工作中要結(jié)合金融企業(yè)及相關(guān)機(jī)構(gòu)具體情況，將檔案管理制度建立起來，加大對檔案管理時效性和準(zhǔn)確性的重視，合理科學(xué)地制定檔案管理程序，保證檔案管理的安全性及工作效率，為全面推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。