管理制度信息化研究與實現

張阿哲 陳雨瀟 程益聯

一、引言

管理制度是政府、企業(yè)、學校、協會等各類現代社會組織的運行秩序和組織成員的行為規(guī)范，其信息化程度與管理成本和績效高度相關，甚至在銀行、物流等行業(yè)，管理制度信息化是組織設立和運行的最基本要求?，F有研究從思想認識、體系架構、專業(yè)人才、制度建設等方面提出現代社會組織信息化建設存在的問題，但對管理制度尤其是內部管理制度信息化實現的方法，即如何將自然語言表述的管理制度轉化為計算機可執(zhí)行的操作指令這一過程研究甚少。因此，提出管理制度信息化實施具體步驟與方法有極強的必要性。

二、面臨形勢

當今世界，新一輪科技革命和產業(yè)變革蓬勃興起，信息技術飛速發(fā)展，現代社會組織作為社會重要構成要素和社會關系的重要主體，應當先行一步帶動行業(yè)和產業(yè)數字化轉型，其運行管理更應由內而外推動組織變革和管理體制扁平化、信息化、網絡化改造，增強組織的靈活性和適應性。顯然，作為管理最重要的手段，管理制度“匯編”“上墻”已經不能適應新階段發(fā)展要求，加之新冠疫情催生線上辦公、遠程辦公新需求，管理制度信息化成為現代社會組織數字化轉型乃至數字中國建設的必然前提和當務之急。

三、主要問題及難點

（一）主客體不完整

自然語言表述管理制度經常在不影響句意的前提下省略語句中某些成分，然而計算機可執(zhí)行的操作指令需要明確執(zhí)行人、從哪個地址、獲取什么數據、進行什么操作、送到什么地址、滿足何種條件等，即每一條指令至少應包括三要素，一是管理主體及明確的主體權限（由何人進行操作/數據獲取地址），二是業(yè)務流程（進行什么操作/送到什么地址），三是管理客體及明確的客體規(guī)范（傳輸的數據應滿足什么條件）。以公文擬制制度為例，“經審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回起草部門并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草部門修改后重新報送?！北硪獠浑y理解，但若梳理業(yè)務流程并轉化為計算機操作指令，則該條文缺乏明確的管理主體以及每個業(yè)務流程節(jié)點對應的業(yè)務權限。

（二）對象概念不一致

現代社會組織主要管理對象是人、財、物、事，由此建立的管理制度體系包含多個方面，可能出現同一對象在不同管理制度中表述不一致，或表述相同的概念實際并非同一管理對象的情況。例如現代社會組織某一成員可能是某項工作的管理者即管理主體，也可能是另一項工作的管理客體；因其承擔不同工作，在不同管理制度中可能被表述為公文起草人、檔案借閱人、辦公用品保管人、公務車輛使用申請人等。又如建設工程管理制度和財務管理制度可能均涉及資產管理，但因工程在建階段形成的資產尚不能劃定為固定資產，因此在建工程管理制度和固定資產管理制度中“資產”等名詞內涵顯然不同，實際指向的管理對象也不同。

（三）業(yè)務流程不協調

信息化是一個漸進過程，如果在管理制度信息化之初缺乏全局觀念和整體規(guī)劃，未進行業(yè)務流程梳理并對數據資源架構進行統(tǒng)一規(guī)劃設計，率先完成信息化的部分與其余部分可能因缺少數據調用接口、前序后序業(yè)務流程脫鉤等情況導致業(yè)務流程不協調，出現數據采集不完整、重復錄入、數據流轉效率低、流程卡頓等問題，使內部管理信息化發(fā)展不平衡，不能產生整體效益，反而增加管理主體的工作量和工作難度。以差旅費報銷為例，如因公請假制度先于財務報銷制度實現信息化，但兩個流程之間沒有設計數據對接，則因公請假結束后無法直接進入報銷流程，報銷時需要再次提供因公請假及其審批結果等信息。

四、實施步驟與方法

（一）業(yè)務流程梳理

業(yè)務流程梳理是管理制度信息化最基礎工作。業(yè)務流程是為達成特定工作目標而設定的一系列標準化步驟，體現一件工作先做什么、后做什么、由誰來做。每個管理制度有多個條文、包含多個業(yè)務流程，應對每個條文進行拆解，將自然語言表述轉化為類似數學形式的規(guī)范性表述，同時將條文中可能省略的管理主體、客體補充完整，形成包含流程主體（管理主體）、流程客體（管理客體）、流程節(jié)點、流程順序、業(yè)務輸入、業(yè)務輸出的業(yè)務流程。例如，梳理請假管理和財務報銷制度，得到因公請假業(yè)務流程包含申請人申請、部門負責人審批、請假辦結三個環(huán)節(jié)，后序流程為差旅費報銷，可以對接該次因公請假申請人報銷單據上傳、財務部門審批、財務部門打款、辦結流程，繼續(xù)梳理公文流轉和檔案管理制度，則可能發(fā)現公文流轉流程是因公請假業(yè)務流程的前序流程（公文中表明因公請假原因），歸檔流程是差旅費報銷的后續(xù)流程（財務憑證及差旅過程中形成的各種資料歸檔）。通過業(yè)務流程梳理，可以重新審視各業(yè)務流程之間的關聯關系，明確每個業(yè)務流程的前序和后序流程，發(fā)現業(yè)務流程可能存在的缺失、冗余、重復、目的不明確等問題，對業(yè)務流程進行增加、刪減、合并，或將連續(xù)式流程改為同步式流程以提升管理效率。

（二）對象概念統(tǒng)一

對象概念統(tǒng)一是管理制度信息化最重要的環(huán)節(jié)。管理目標往往通過對人、財、物、事等管理對象進行全流程管理而實現，然而管理對象在組織中可能“順業(yè)務流程”存續(xù)，例如固定資產從形成到處置一般順前后銜接的固定資產管理業(yè)務流程流轉，也可能“跨業(yè)務流程”存續(xù)，例如組織成員從調入到調出可能涉及若干相互沒有關聯關系的業(yè)務流程。因此，為在各業(yè)務流程中嚴格區(qū)分和準確識別管理對象，以便于全面收集管理對象信息，需要統(tǒng)一管理對象概念，通過不同指標對管理對象進行判別。應針對不同類別管理對象設置不同指標集合，每個集合中包含一組用以描述對象固有性質的指標。

對于完全由組織產生的管理對象，可以將組織賦予的指定編號作為描述固有性質的指標之一。例如對于公文擬制而言，確定某一擬制公文的指標集合可以包括文號（指定編號）、公文標題和發(fā)文單位，擬稿人、發(fā)布范圍、公開屬性等指標可根據管理需要選擇性收集。對于非由組織產生的管理對象，指標集合仍應包含指定或既定編號，同時還應包括其他描述對象固有性質的指標。例如，對于人員管理而言，確定某個組織成員的指標合集可以包括居民身份證號碼、姓名、性別、籍貫等，政治面貌、工作部門、家庭成員等指標可根據管理需要選擇性收集；對于資產管理而言，確定某項資產的指標合集可以包括資產編號、品牌型號、顏色等，購置時間、購置金額、管理人、使用人等指標可根據管理需要選擇性收集。管理對象應包括業(yè)務流程梳理涉及的所有主體和客體，管理對象指標應遵循“一數一源、一源多用”原則在固定的數據入口錄入一次。

（三）業(yè)務流程數字化實現

在完成業(yè)務流程梳理和對象概念統(tǒng)一的基礎上，可以進行業(yè)務流程和對象的數字化。對象的數字化是指通過管理對象全量全要素數據采集，在數字世界建立其數字映射，要求圍繞管理對象設定盡可能多的指標以便于全面描述該對象。仍以人員管理為例，圍繞組織成員采集的信息越全面，對組織成員的行為、效率等方面評價和預測也就越準確，人員管理的科學性和針對性也就越強。業(yè)務流程的數字化是指將業(yè)務流程蘊含的業(yè)務節(jié)點和業(yè)務規(guī)則轉換為計算機可識別的算法，確保管理對象數據在多個節(jié)點間有序、連續(xù)地流轉。其中，管理對象在業(yè)務流程中每次主要指標變化可設為一個節(jié)點，業(yè)務規(guī)則可表示為兩個節(jié)點間的數據流轉方向或對某一節(jié)點輸入指標的邏輯判斷，輸出指標內容為判斷和計算結果。這一過程可以通過規(guī)則引擎實現。

（四）決策支持應用研發(fā)

決策支持是管理制度信息化乃至管理信息化的最終目的，決策支持應用可以對收集積累的數據進行匯總、統(tǒng)計、分析，輔助管理者更好地解決管理過程中遇到的半結構化和非結構化問題，應當包含數據底板、模型平臺、知識平臺等。數據底板主要匯聚業(yè)務流程和對象數字化產生的海量管理對象和管理過程數據及決策相關外部信息，為模型平臺和知識平臺提供數據服務；模型平臺主要包括管理學模型、經濟學模型、心理學模型等，為決策支持應用提供專業(yè)模型計算服務；知識平臺主要包括專家知識庫和管理知識引擎，為決策支持應用提供知識組織和推理服務。

（五）實例簡介

綜合辦公應用作為一種將辦公需求與信息技術相結合的信息處理應用，是現代社會組織日常管理的重要技術支撐，其架構設計遵循的正是由管理制度拆解得到的業(yè)務流程。從會議室預定、日程錄入到人員管理、項目管理，各功能模塊權限、審批流程、展示內容等都是管理制度信息化的具體體現?？梢哉f，綜合辦公應用的本質就是按照管理制度規(guī)范數據的生產權限、流轉方向、格式標準、收集應用等，完成辦公所需信息的數字化創(chuàng)建、收集、存儲、傳播、處理和分析。

以業(yè)務招待（公務接待）管理制度為例。在企業(yè)等現代社會組織中，業(yè)務招待一般指為了業(yè)務拓展、協調及維護社會關系等進行必要的社會活動；在政府組織中，依據《黨政機關國內公務接待管理規(guī)定》，公務接待指出席會議、考察調研、執(zhí)行任務、學習交流、檢查指導、請示匯報工作等公務活動中的接待行為。無論業(yè)務招待或是公務接待，其管理制度均涉及業(yè)務招待（公務接待）經辦人提出申請、管理者審批、執(zhí)行三個環(huán)節(jié)，據此梳理業(yè)務流程如圖1所示。業(yè)務招待（公務接待）可能產生費用并需要進行費用報銷，因此其前序業(yè)務流程為財務管理，后續(xù)業(yè)務流程為財務報銷，分別對應相應管理制度。

業(yè)務招待（公務接待）的業(yè)務對象主要包括經辦人、審批人、執(zhí)行部門和來訪人。其中，經辦人指標應包括姓名、居民身份證號碼、固定號碼、手機號碼、職務，審批人指標應包括姓名、居民身份證號碼、固定號碼、手機號碼、職務，執(zhí)行部門指標應包括部門代碼和部門名稱，來訪人指標應包括來訪人姓名、來訪人單位、來訪事由、陪同人姓名、陪同人部門、接待時間、接待場所、接待標準、接待費用。各指標及業(yè)務流程環(huán)節(jié)數據審核由相關管理者按照對應內部管理制度進行審核，數據更新要求為實時更新。用戶管理、安全管理、性能需求及業(yè)務范圍等按照具體管理要求制定。

業(yè)務招待（公務接待）可按來訪時間、來訪單位、執(zhí)行部門、用餐情況進行數據匯總，定性或定量分析年度集中產生業(yè)務招待（公務接待）的時間、關系密切單位、承擔業(yè)務招待（公務接待）任務較多的部門、用餐情況及費用情況等。

六、結語

限于篇幅原因，本文僅對事務性日常管理制度信息化進行了研究，提出了實施步驟與實現路徑，其余管理制度會否隨著科學技術發(fā)展實現信息化、在線化，以及更深層次的決策支持系統(tǒng)建設尚待進一步研究。在實際操作中，現代社會組織可以根據管理需要將對業(yè)務工作有重大影響、跨越多個應用程序或流程、對組織監(jiān)管要求至關重要的管理制度作為信息化的切入點”，適時選擇合理先進技術實施管理制度信息化建設。

作者單位：水利部信息中心