數(shù)字氣象檔案館建設(shè)研究初探

蔡云 王楚欽 劉雯

氣象檔案館是專業(yè)檔案館，全國氣象部門共建有1個(gè)國家級氣象檔案館和31個(gè)省級氣象檔案館，存儲并管理著19世紀(jì)中期以來的各類氣象檔案。經(jīng)過幾代氣象工作者的耕耘，氣象檔案種類和載體形式越來越多。這些檔案見證了我國氣象事業(yè)的發(fā)展歷程，是研究我國近代氣候變化及環(huán)境演變不可替代的基礎(chǔ)性資料，不僅是氣象部門的財(cái)富，也是國家重要的科技信息資源，在國防、經(jīng)濟(jì)和實(shí)施可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略中具有非常重要的應(yīng)用價(jià)值。

隨著檔案數(shù)量的不斷增加，特別是信息化歸檔文件的爆炸式增長，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為載體的管理手段和服務(wù)方式已不能滿足氣象業(yè)務(wù)及防災(zāi)減災(zāi)需求，物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等新技術(shù)在檔案管理部門的運(yùn)用方興未艾，數(shù)字檔案館已成為未來氣象檔案館的主要組織形式和發(fā)展趨勢。為了提升氣象檔案的數(shù)字化、智能化程度，規(guī)范結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化氣象檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、保存和利用，建設(shè)數(shù)字氣象檔案館必將是氣象檔案管理部門提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。

2018年中國氣象局預(yù)報(bào)司組建全國氣象業(yè)務(wù)檔案工作組和數(shù)字氣象檔案館建設(shè)技術(shù)小組，正式啟動(dòng)數(shù)字氣象檔案館試點(diǎn)建設(shè)研發(fā)工作，2019年氣象檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)（V1.0）發(fā)布并在10個(gè)試點(diǎn)單位試運(yùn)行，2022年10月完成2.0版本升級改造，在全國國家級和省級氣象檔案館部署并投入業(yè)務(wù)運(yùn)行，數(shù)字氣象檔案館已成為新一代氣象檔案工作的業(yè)務(wù)支撐平臺。

一、氣象檔案館現(xiàn)狀分析

（一）館藏資源豐富，但管理手段較為落后

氣象檔案館館藏資源豐富，保存有黨務(wù)、氣象事業(yè)管理、氣象記錄、氣象業(yè)務(wù)技術(shù)、氣象科學(xué)研究、氣象基本建設(shè)、氣象儀器設(shè)備、氣象標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量等八大類檔案，但仍有大量檔案散落在各形成單位，未能實(shí)現(xiàn)檔案資源應(yīng)歸盡歸；全國氣象檔案部門缺乏統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)管理平臺；已歸檔的的歷史紙質(zhì)檔案未進(jìn)行系統(tǒng)、規(guī)范的案卷級和文件級元數(shù)據(jù)整理與錄入，科研、基建、科學(xué)考察及珍貴檔案等利用率較高的檔案還未進(jìn)行數(shù)字化，嚴(yán)重影響氣象檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)投入業(yè)務(wù)運(yùn)行。

（二）檔案利用初顯成效，但深層次加工與編研產(chǎn)品不足

檔案的開發(fā)利用一直是氣象檔案工作的短板，長期以來重保管、輕利用局面沒有發(fā)生根本改變。如何實(shí)現(xiàn)服務(wù)從“被動(dòng)提供”向 “主動(dòng)利用”轉(zhuǎn)化，依托豐富的館藏資源，開展檔案資源深層次加工，提升服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)對氣象業(yè)務(wù)高質(zhì)量發(fā)展和氣象文化建設(shè)的有力支撐。

（三）紙質(zhì)檔案管理較為規(guī)范，但電子檔案管理較為薄弱

紙質(zhì)檔案經(jīng)過多年的建設(shè)，管理較為規(guī)范。隨著氣象信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，電子檔案已成為氣象檔案的主體。目前電子檔案管理手段落后，工作效率低下，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，嚴(yán)重制約氣象檔案業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。

（四）檔案人才隊(duì)伍建設(shè)有一定的基礎(chǔ)，但保證檔案業(yè)務(wù)持續(xù)健康發(fā)展的人才隊(duì)伍培養(yǎng)不足

近幾年氣象信息化飛速發(fā)展，氣象檔案工作發(fā)生巨大變革，但檔案人才隊(duì)伍不穩(wěn)定，年齡出現(xiàn)斷層，現(xiàn)有隊(duì)伍無論從年齡、數(shù)量、專業(yè)知識結(jié)構(gòu)等方面都無法支撐新型數(shù)字氣象檔案館的建設(shè)需求。

二、數(shù)字氣象檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容

（一）標(biāo)準(zhǔn)治理體系建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)治理體系建設(shè)貫穿數(shù)字檔案館建設(shè)的全過程。深入結(jié)合氣象業(yè)務(wù)發(fā)展需求，開展標(biāo)準(zhǔn)治理體系的設(shè)計(jì)和建設(shè)工作，建設(shè)內(nèi)容包括管理性規(guī)范、業(yè)務(wù)性規(guī)范、技術(shù)性規(guī)范，面向新型氣象業(yè)務(wù)、在氣象檔案資源收集、整理、安全保管、開發(fā)利用等方面逐步搭建標(biāo)準(zhǔn)框架體系，重新制修訂一系列新的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)章制度，提升氣象檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，提高全國氣象檔案工作標(biāo)準(zhǔn)治理能力。

（二）檔案資源體系建設(shè)

數(shù)字氣象檔案館的建設(shè)，離不開豐富的氣象檔案資源作為支撐，落實(shí)“資源為王”理念，堅(jiān)持“增量電子化、存量數(shù)字化”的發(fā)展策略，全面推進(jìn)氣象檔案資源體系建設(shè)，形成門類齊全、內(nèi)容豐富、形式多樣的數(shù)字氣象檔案資源體系，建立各類型檔案專題資源庫，以滿足不同用戶對檔案資源的利用需求。

1. 存量檔案的數(shù)字化

對館藏傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)整理，建立結(jié)構(gòu)合理且層次清晰的案卷、文件及機(jī)讀載體元數(shù)據(jù)庫。持續(xù)開展數(shù)字化圖像掃描，構(gòu)建數(shù)字檔案資源庫群。對百年氣象站、珍貴氣象檔案、氣象災(zāi)害等開展專題資源庫建設(shè)，形成一套符合檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的氣象檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)存量檔案的數(shù)字化。

2. 增量檔案的電子化

隨著氣象領(lǐng)域信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，電子檔案已成為氣象檔案的主體。依托氣象大數(shù)據(jù)云平臺，建設(shè)集歸檔、利用、長期保存為一體的電子檔案管理系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)電子檔案的高效管理和智慧服務(wù)。

①在氣象業(yè)務(wù)流程中著力嵌入電子文件歸檔要求，通過氣象通信系統(tǒng)同步設(shè)計(jì)歸檔功能，實(shí)現(xiàn)氣象觀測記錄電子文件及元數(shù)據(jù)自動(dòng)采集、整理、打包、提元、備份與利用的單套制管理流程，確保氣象記錄電子檔案來源可靠、收集齊全、流程規(guī)范、要素完整。

②通過氣象政務(wù)信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文書電子文件及其元數(shù)據(jù)的自動(dòng)歸檔與管理。

氣象政務(wù)管理信息系統(tǒng)將分散、獨(dú)立的管理應(yīng)用系統(tǒng)及模塊整合為數(shù)據(jù)貫通、橫向聯(lián)動(dòng)、深度應(yīng)用的協(xié)同治理大系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)歸檔數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集生成與共享共用?；跉庀笳?wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，研發(fā)文書電子文件及元數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集與歸檔功能，解決長期以來氣象部門文書檔案與科技檔案分散管理的局面，為氣象檔案館實(shí)現(xiàn)綜合氣象數(shù)據(jù)資源的集中統(tǒng)一管理奠定基礎(chǔ)。

（三）氣象檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)

1. 應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，建設(shè)集中統(tǒng)一的氣象檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)

①遵循集約化原則，氣象檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)基于現(xiàn)有的氣象基礎(chǔ)設(shè)施資源池開展建設(shè)，與氣象大數(shù)據(jù)云平臺和氣象綜合業(yè)務(wù)實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對接。檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化存儲資源都基于氣象大數(shù)據(jù)云平臺實(shí)現(xiàn)，結(jié)構(gòu)化存儲主要實(shí)現(xiàn)目錄、元數(shù)據(jù)、系統(tǒng)管理等信息的存儲，非結(jié)構(gòu)化存儲主要實(shí)現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化檔案文件的存儲和在線利用，檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程圖見圖1。

②氣象檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)按照國省兩級部署，由1個(gè)國家級氣象檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)和31個(gè)?。ㄊ校┘墯庀髾n案業(yè)務(wù)系統(tǒng)組成。該系統(tǒng)提供國省市縣四級應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)全國氣象檔案資源全網(wǎng)匯聚、信息共享，為氣象部門檔案資源利用和管理等提供智能、高效的服務(wù)。

③氣象檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)由檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案利用、綜合評估5個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成。歸檔文件由檔案移交人員整理后通過檔案收集子系統(tǒng)移交到氣象檔案館。檔案管理員通過檔案整理子系統(tǒng)進(jìn)行案卷級及文件級元數(shù)據(jù)的整理，生成射頻識別（RFID）標(biāo)簽，寫入檔案元數(shù)據(jù)庫。檔案歸檔后，檔案保管子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案鑒定、修復(fù)、損壞、銷毀、遺失、信息發(fā)布、檔案館消毒、自動(dòng)盤點(diǎn)等日常管理。檔案利用子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)服務(wù)功能，系統(tǒng)面向用戶提供Web交互的氣象檔案信息的檢索、訂閱、定制處理和通知下載等資源獲取，以權(quán)限管理為基礎(chǔ)，支持多途徑、多角度且易用的檢索和利用。綜合評估子系統(tǒng)則實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程中各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的記錄、統(tǒng)計(jì)、分析功能，形成多維統(tǒng)計(jì)信息，為氣象檔案管理、利用提供真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)。

2. 加強(qiáng)電子檔案管理研究，建設(shè)電子檔案自動(dòng)歸檔與長期保存系統(tǒng)，確保檔案工作重心由紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)移

采用藍(lán)光光盤庫作為存儲設(shè)備，對接氣象檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)，研制氣象數(shù)據(jù)的自動(dòng)歸檔、提元、打包、存儲及長期保存策略，按照“異質(zhì)備份、自主可控”原則，開展基于藍(lán)光技術(shù)的海量數(shù)據(jù)光磁融合存儲研究。結(jié)合部門實(shí)際，對氣象檔案資源在線數(shù)據(jù)庫、近線和離線等存儲系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)開發(fā)及建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的自動(dòng)歸檔、近線存儲及長期保存，支撐電子檔案的全生命周期自動(dòng)處置以及信息化管理。

（四）檔案安全體系建設(shè)

1. 實(shí)現(xiàn)檔案館庫的智能物聯(lián)系統(tǒng)建設(shè)，全面提升檔案安全防護(hù)能力

采用智能物聯(lián)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案庫房溫度、濕度、煙霧、漏水、空氣質(zhì)量、燈光等環(huán)境信息的自動(dòng)監(jiān)測，在環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)中設(shè)置閾值范圍，與空調(diào)、除濕機(jī)、空氣凈化機(jī)等設(shè)備聯(lián)動(dòng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)調(diào)節(jié)與控制，大大提高檔案管理員對檔案環(huán)境的感知和管控能力，消除檔案安全隱患，確保檔案庫房達(dá)到防火、防潮、防光、防盜、防水和防高溫等的要求，智能物聯(lián)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)見圖2。

2. 基于射頻識別（RFID）技術(shù)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)及電子檔案的全生命周期的動(dòng)態(tài)管理

射頻識別（RFID）技術(shù)是一種無線通信技術(shù)，通過無線電訊號識別特定目標(biāo)并讀寫相關(guān)數(shù)據(jù)。通過檔案案卷元數(shù)據(jù)整理，生成案卷射頻識別標(biāo)簽（簡稱RFID標(biāo)簽），檔案密集架每層架位布設(shè) RFID 架位標(biāo)簽，定位技術(shù)與射頻識別技術(shù)聯(lián)合使用。檔案管理員在借閱和歸還檔案的過程中， 通過系統(tǒng)提示或者掃描 RFID標(biāo)簽，獲取檔案位置，實(shí)現(xiàn)安全出入庫管理與告警、借閱歸還、自動(dòng)盤點(diǎn)與定位、快速查詢與精確檢索等功能。改變傳統(tǒng)手工登記、低效查詢和盤點(diǎn)困難等工作難點(diǎn)，填補(bǔ)管理的安全漏洞。

（五）檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

在數(shù)字檔案館的建設(shè)中，采取新進(jìn)、聘用、引進(jìn)等方式擴(kuò)大檔案信息化人才隊(duì)伍，通過組建國省聯(lián)動(dòng)、省際聯(lián)合的項(xiàng)目開發(fā)團(tuán)隊(duì)，組織全國氣象系統(tǒng)優(yōu)秀技術(shù)力量，共創(chuàng)共建數(shù)字氣象檔案館。與高科技信息化公司建立聯(lián)系，聘請高技術(shù)人才對數(shù)字檔案館人員進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)，協(xié)助解決專業(yè)難題。通過以上途徑全面提升檔案人員的業(yè)務(wù)水平。

三、數(shù)字氣象檔案館建設(shè)取得的成效

（一）因地制宜，實(shí)現(xiàn)檔案館庫標(biāo)準(zhǔn)化改造，有力支撐檔案工作業(yè)務(wù)流程

根據(jù)國家檔案局《數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)，檔案館布局按照功能要求和工作流程合理規(guī)劃功能區(qū)，建成“認(rèn)證-查詢-借閱-保管-利用”五個(gè)功能分區(qū)。各類檔案用房在平面布局中做到功能分區(qū)明顯，凸顯實(shí)體保管、技術(shù)處理、閱覽接待、開放利用等功能，館區(qū)結(jié)構(gòu)更加科學(xué)合理，與后續(xù)的業(yè)務(wù)流程更加契合。

（二）全面集約，建立統(tǒng)管共用業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了全流程一體化管理

通過數(shù)字氣象檔案館的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了 “四個(gè)統(tǒng)一”：統(tǒng)一了館區(qū)硬件、檔案、用戶一體化管理，統(tǒng)一了氣象檔案查詢、接收、借閱歸還等業(yè)務(wù)流程，統(tǒng)一了國省市縣氣象檔案管理和資源利用平臺，統(tǒng)一了檔案元數(shù)據(jù)集收集和整理標(biāo)準(zhǔn)。檔案業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、集約化和信息化水平大幅提高。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案查找與庫房環(huán)境信息的可視化展示

利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、虛擬現(xiàn)實(shí)等技術(shù)，基于實(shí)體檔案館的構(gòu)造實(shí)現(xiàn)檔案館區(qū)的數(shù)字孿生，在“檔案元宇宙”中映射出虛擬檔案管理空間。實(shí)現(xiàn)檔案存放位置的全景化及庫房環(huán)境的智能化展示，切實(shí)提升檔案管理水平與效率。

（四）產(chǎn)品為王，深入開展檔案資源梳理工作，為檔案資源利用奠定基礎(chǔ)。

對國家級和省級氣象檔案館館藏檔案資源進(jìn)行梳理，形成案卷、文件及介質(zhì)元數(shù)據(jù)目錄及標(biāo)簽元數(shù)據(jù)集，建立了符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的高質(zhì)量的氣象檔案元數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)國省、省際間檔案元數(shù)據(jù)互聯(lián)互通和檔案資源共建共享，為氣象檔案業(yè)務(wù)的良性循環(huán)提供了保障。

（五）氣象檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)起得明顯成效。

圍繞數(shù)字氣象檔案館關(guān)鍵技術(shù)，完成了《氣象檔案元數(shù)據(jù)》《數(shù)字氣象檔案館射頻識別標(biāo)簽接口規(guī)范》等氣象行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的編制和發(fā)布?！稊?shù)字氣象檔案業(yè)務(wù)流程》擬形成系列標(biāo)準(zhǔn)，包括總則、檔案收集、檔案整理、檔案管理、檔案利用和珍貴檔案鑒定與管理。其中《數(shù)字氣象檔案業(yè)務(wù)流程 總則》和《數(shù)字氣象檔案館業(yè)務(wù)流程規(guī)范 檔案整理》兩項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)已于2021年同步正式立項(xiàng)。

四、結(jié)論

信息技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入全面滲透、跨界融合、加速創(chuàng)新、引領(lǐng)發(fā)展的新階段，必然成為氣象檔案業(yè)務(wù)創(chuàng)新發(fā)展的先導(dǎo)力量，也將促使氣象檔案發(fā)生新的變革。數(shù)字檔案館的建設(shè)，是社會(huì)發(fā)展的要求，也是氣象高質(zhì)量發(fā)展的必然趨勢。氣象檔案館要為氣象業(yè)務(wù)、科研提供卓有成效的服務(wù)，數(shù)字檔案館的建設(shè)是提高工作效率的重要手段，也是提升服務(wù)質(zhì)量，使氣象檔案信息資源更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的重要途徑。