科研檔案保管期限判定標(biāo)準(zhǔn)淺思

谷玉華

一、引言

科研檔案是指在進(jìn)行科研活動(dòng)時(shí)形成的具有保存價(jià)值的文字資料、數(shù)據(jù)、圖像、音視頻、標(biāo)本、實(shí)物等真實(shí)載體記錄，凝結(jié)了科研人員的經(jīng)驗(yàn)思路，記錄了科學(xué)研究發(fā)展的歷史，是進(jìn)行科技創(chuàng)新的重要基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源，是高質(zhì)量科技供給的重要支撐?？蒲袡n案工作，是做好科研管理的重要環(huán)節(jié)。隨著我國(guó)近幾年建設(shè)科技強(qiáng)國(guó)步伐的加快，科研項(xiàng)目檔案總量不斷增多，優(yōu)化館藏，準(zhǔn)確鑒定科研檔案的價(jià)值、合理判定其保管期限，是科研檔案管理的源頭，也是貫徹始終的一項(xiàng)非常重要的工作。

根據(jù)《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》中所列科研項(xiàng)目檔案的歸檔范圍，可以看出科研項(xiàng)目檔案文件組成復(fù)雜，內(nèi)容多樣、形式不一，文件材料產(chǎn)生于項(xiàng)目立項(xiàng)論證、組織實(shí)施、過(guò)程監(jiān)督、結(jié)題驗(yàn)收、績(jī)效評(píng)價(jià)、成果應(yīng)用等各階段，既有項(xiàng)目管理性文件，也有凝結(jié)新方法、新思路的成果報(bào)告。同一項(xiàng)目所產(chǎn)生的所有文件材料是否都具有相同的價(jià)值，是否統(tǒng)一保管期限進(jìn)行保管等問(wèn)題隨著卷件融合管理的逐漸滲入，科研檔案保管期限的鑒定爭(zhēng)議愈大。

然而，現(xiàn)行行政法規(guī)及政策標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)科研檔案保管期限的規(guī)定不甚明確。《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》中要求科研檔案的鑒定方法是“直接鑒定檔案的內(nèi)容”?！犊茖W(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T 2-92）中提出“科研課題整體價(jià)值的鑒定是以整套科研課題文件為單元，按照課題來(lái)源、學(xué)術(shù)意義、技術(shù)水平、獲獎(jiǎng)及效益情況分為重大、重要和一般科研課題。重大科研課題為永久；重要科研課題為永久或長(zhǎng)期；一般科研課題為長(zhǎng)期或短期?！薄犊茖W(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》則是根據(jù)科研項(xiàng)目的性質(zhì)、規(guī)模、創(chuàng)新性等確定保管期限。以上規(guī)定均太過(guò)寬泛，難以指導(dǎo)實(shí)際工作。

二、科研項(xiàng)目檔案的價(jià)值鑒定

檔案價(jià)值鑒定究其本質(zhì)是一項(xiàng)預(yù)見(jiàn)性極強(qiáng)的工作，以過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)、依據(jù)檔案的現(xiàn)實(shí)內(nèi)容和形式，對(duì)其未來(lái)價(jià)值作出評(píng)估和預(yù)測(cè)。如果沒(méi)有科學(xué)統(tǒng)一的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，這一工作將極大依賴于鑒定人的檔案及專業(yè)素養(yǎng)，難以保障鑒定的合理性，造成不可挽回的重要記錄憑證與科研資源損失。

檔案的價(jià)值，針對(duì)不同的參照物（不同的時(shí)間、地點(diǎn)、人物）有著不同的結(jié)果。正如商品價(jià)值與價(jià)格的關(guān)系，價(jià)值決定價(jià)格，價(jià)格是價(jià)值的表現(xiàn)。在其他條件不變的情況下，價(jià)值越高價(jià)格越高，然而受供求、政策、消費(fèi)者偏好、時(shí)間、地域等各方面條件影響，有時(shí)候價(jià)值與價(jià)格并不完全表現(xiàn)為正相關(guān)關(guān)系。檔案也有其自身的確定價(jià)值，檔案人員鑒定價(jià)值、判斷保管期限的過(guò)程就是再為其標(biāo)價(jià)。不同時(shí)期，隨著檔案記錄內(nèi)容創(chuàng)新性的下降，檔案貶值，亦有可能其歷史文化價(jià)值的引申，使得檔案增值。因此，檔案價(jià)值鑒定的首要任務(wù)就是研判檔案現(xiàn)有的確定性要素，如來(lái)源活動(dòng)的重要性、檔案本身的真實(shí)性和完整性等，結(jié)合檔案長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史作用，綜合研判對(duì)檔案進(jìn)行“定價(jià)”。但是，人的認(rèn)識(shí)是具有局限性的，而檔案的價(jià)值在不同的時(shí)空條件下，對(duì)不同的社會(huì)主體又具有不同的“價(jià)格”表現(xiàn)。所以，檔案人員站在現(xiàn)存維度，想要準(zhǔn)確客觀的對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行鑒定的可能性幾乎為零，一定會(huì)產(chǎn)生由于個(gè)人主觀和認(rèn)知局限產(chǎn)生的“價(jià)值誤差”。

綜合科研項(xiàng)目檔案組成及衡量?jī)r(jià)值尺度的復(fù)雜度，逐件鑒定檔案價(jià)值的難度極大。

三、宏觀鑒定法鑒定科研項(xiàng)目檔案

1989年，加拿大檔案學(xué)者特里·庫(kù)克首次提出宏觀鑒定法。宏觀鑒定法是一種著眼現(xiàn)實(shí)，以檔案當(dāng)下的形成來(lái)源背景及目前可知的而非未來(lái)預(yù)測(cè)的檔案研究利用需求為依據(jù)，從整體上鑒定檔案價(jià)值的方法。

進(jìn)行宏觀鑒定時(shí)，需系統(tǒng)考慮文件來(lái)源背景、時(shí)效及輻射范圍。文件來(lái)源背景主要體現(xiàn)為文件產(chǎn)生的年代和社會(huì)背景、檔案制發(fā)/形成者所屬組織的職能作用和社會(huì)地位、文件制發(fā)的目的和性質(zhì)、文件所反映活動(dòng)的社會(huì)影響和效益價(jià)值等。鑒定角度強(qiáng)調(diào)整體和宏觀，跳脫了文件自身所記載內(nèi)容“信息孤島”的限制，抓大放小，注重文件的有機(jī)聯(lián)系，拓展了檔案價(jià)值鑒定的思路。宏觀鑒定法不僅標(biāo)準(zhǔn)框架更加簡(jiǎn)單，可操作性也更高，便于檔案人員客觀合理分析檔案價(jià)值，從而全面鑒定。

科研項(xiàng)目具有一次性項(xiàng)目活動(dòng)性質(zhì)，其過(guò)程相互依存，文件材料互相支撐。根據(jù)科研檔案管理辦法中關(guān)于保管期限鑒定相關(guān)要求，鑒定科研檔案保存價(jià)值的角度依據(jù)主要是科研項(xiàng)目自身的性質(zhì)、規(guī)模、創(chuàng)新性以及產(chǎn)生的效益等，單個(gè)文件材料僅為以上內(nèi)容的記錄載體和體現(xiàn)形式。因此，科研檔案的保管期限判定更適用于宏觀鑒定法，根據(jù)項(xiàng)目情況整體鑒定檔案的保管期限，同一項(xiàng)目的所有文件統(tǒng)一保管期限?！秶?guó)家科技重大專項(xiàng)（民口）檔案管理規(guī)定》中將專項(xiàng)檔案保管期限劃分為永久，沒(méi)有對(duì)不同文件材料分別劃分永久和定期，就是綜合考慮項(xiàng)目整體性及重要性、運(yùn)用宏觀鑒定法的結(jié)果。

四、科研項(xiàng)目檔案的分級(jí)分類

在實(shí)際工作中，為方便科研項(xiàng)目管理，一般將科研項(xiàng)目按經(jīng)費(fèi)來(lái)源和渠道分為以下幾類：第一類為財(cái)政類項(xiàng)目，下分為中央財(cái)政科技計(jì)劃和地方財(cái)政科技計(jì)劃，一般由主管部門編制項(xiàng)目指南，鼓勵(lì)符合條件的科研人員申報(bào)項(xiàng)目，其研究目的和研究?jī)?nèi)容在申報(bào)前是不確定的，這類項(xiàng)目一般項(xiàng)目規(guī)模大，創(chuàng)新性強(qiáng)。第二類為委托類項(xiàng)目，下分為縱向委托和橫向委托，一般項(xiàng)目委托方對(duì)委托內(nèi)容（包括技術(shù)開(kāi)發(fā)、技術(shù)服務(wù)、技術(shù)咨詢、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等）、過(guò)程管理及驗(yàn)收方式有明確要求，這類項(xiàng)目主要來(lái)源廣泛，項(xiàng)目規(guī)模及創(chuàng)新性較一類次之。第三類為自選類項(xiàng)目，這類項(xiàng)目由科研單位自行制定相關(guān)管理辦法，支持科研工作者進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)研活動(dòng)或自由科研探索，一般規(guī)模較小、創(chuàng)新性較強(qiáng)。

在科研檔案管理中，為方便檔案保管期限判定，檔案人員一般以不同的價(jià)值影響因素為維度對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行分級(jí)分類。一直以來(lái)，人們都試圖建立不同的模型指標(biāo)，企圖以更加客觀的角度度量科技檔案的價(jià)值，降低“價(jià)值誤差”。張瑜提出了技術(shù)、時(shí)間、典型、作者四要素，潘穎等認(rèn)為評(píng)價(jià)科技檔案價(jià)值應(yīng)從項(xiàng)目評(píng)價(jià)、科技水平、投入產(chǎn)出、綜合狀況等方向出發(fā)，于鯤認(rèn)為科技檔案價(jià)值是由其所記錄信息的技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)情況、代表性、作者來(lái)源以及檔案載體壽命等多種因素決定的，周彩英等將科技檔案價(jià)值分解為現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值兩個(gè)一級(jí)指標(biāo)和科學(xué)研究、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、科技決策、科技人員考核、科技成果甄別、文物收藏和編史七個(gè)二級(jí)指標(biāo)。

綜合來(lái)看，以上評(píng)判指標(biāo)多為定性描述，在實(shí)際保管期限判定過(guò)程中，受鑒定人員主觀影響較大，標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一，且越復(fù)雜的指標(biāo)體系實(shí)操性越差。在實(shí)際工作中，各單位均會(huì)結(jié)合項(xiàng)目管理及預(yù)算編制要求，制定項(xiàng)目編碼規(guī)則，編碼體現(xiàn)了項(xiàng)目的分類方法與性質(zhì)特征，結(jié)合科研項(xiàng)目檔案保管期限判定標(biāo)準(zhǔn)“科研項(xiàng)目的性質(zhì)、規(guī)模、創(chuàng)新性等”，在原項(xiàng)目管理編碼基礎(chǔ)上以可明確量化的檔案價(jià)值鑒定指標(biāo)對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行分級(jí)分類，對(duì)不同級(jí)別類型的項(xiàng)目劃分不同的保管期限，對(duì)于實(shí)際科研檔案管理工作更具指導(dǎo)意義。

不同來(lái)源、規(guī)模、創(chuàng)新性和效益的科研項(xiàng)目在保管期限上應(yīng)體現(xiàn)梯度差別。一是按項(xiàng)目來(lái)源的重要程度依次為：國(guó)家級(jí)>省部級(jí)>地方及以下；二是按科研項(xiàng)目規(guī)模，經(jīng)費(fèi)更多的項(xiàng)目其規(guī)模一般大于經(jīng)費(fèi)更少的，保管期限也應(yīng)該從長(zhǎng)；三是按科研項(xiàng)目的創(chuàng)新性，獲得獎(jiǎng)勵(lì)層級(jí)更高、獲取專利更多的科研項(xiàng)目檔案應(yīng)從長(zhǎng)保管；四是按科研項(xiàng)目產(chǎn)生的效益，一方面為社會(huì)效益，多為軟科學(xué)研究為解決某個(gè)社會(huì)問(wèn)題或?yàn)槟稠?xiàng)政策規(guī)劃、體制改革等作出重大支撐決策，另一方面是經(jīng)濟(jì)效益，可看轉(zhuǎn)化及應(yīng)用情況等加以界定。

以交通運(yùn)輸部公路科學(xué)研究院（以下簡(jiǎn)稱“公路院”）為例，公路院成立于1956年，是交通運(yùn)輸部的正局級(jí)事業(yè)單位，類別為公益二類，主要從事公路交通運(yùn)輸領(lǐng)域的科學(xué)研究、技術(shù)研發(fā)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制修訂和科技服務(wù)、技術(shù)支撐等工作。公路院承擔(dān)的各類項(xiàng)目編碼由14位數(shù)字和字母組成，以2+2+4+2+4的形式排列，項(xiàng)目預(yù)算類型（2位）+年份（2位）+項(xiàng)目類型（4位）+款源（2位）+流水號(hào)（4位）。其中項(xiàng)目類型按兩級(jí)進(jìn)行分類，一級(jí)分類為科研項(xiàng)目（縱向）、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范項(xiàng)目、科技服務(wù)項(xiàng)目等。

以上分類僅為結(jié)合項(xiàng)目自身類別來(lái)源信息和判定標(biāo)準(zhǔn)的基本分級(jí)分類。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合具體的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)大小、獲獎(jiǎng)情況等對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行相應(yīng)的提級(jí)或降級(jí)，例如，一類地方項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)超過(guò)100萬(wàn)元，應(yīng)算大規(guī)模項(xiàng)目，其相應(yīng)保管期限應(yīng)延長(zhǎng)至30年，一類省部級(jí)項(xiàng)目獲得國(guó)家科技進(jìn)步獎(jiǎng)，其相應(yīng)保管期限應(yīng)延長(zhǎng)至永久。

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作者單位：交通運(yùn)輸部公路科學(xué)研究院