上市公司“三會”運作的三重境界

黃謙

依據(jù)謹慎性原則還是堅持效率優(yōu)先導向，會導致同一項交易適用不同的條款最終履行不同的決策程序。因此，公司在具體規(guī)則的適用中應在合法合規(guī)的前提下善用“自由裁量權”

“三會”運作是現(xiàn)代企業(yè)制度的表現(xiàn)形式，也是公司法人治理結構有效運轉的重要載體，主要包括股東（大）會、董事會和監(jiān)事會?！叭龝北砻嫔祥_的是會議，實際上是公司各法人治理主體規(guī)范行使自身權力并達成合法決議的過程，對公司規(guī)范治理具有重要作用。

現(xiàn)實問題

很多董事會辦公室的同志認為“三會”運作就是會議的安排、協(xié)調(diào)和記錄，沒有技術含量，因而不太重視，往往容易造成公司治理弱化、虛化、淡化等問題。具體表現(xiàn)在：

一是會議組織不規(guī)范。比如，股東大會、董事會通知發(fā)放不及時不到位、表決時授權委托文件不齊全、關聯(lián)交易中關聯(lián)人不回避等，這些都會導致公司決策程序有瑕疵或決策文件效力受質疑。

二是會議決策書面化普遍。許多外部董事由于工作繁忙，難有時間全面深入了解審議議案的基本情況和決策動機，會議經(jīng)辦人員為提高效率更是盡量簡化程序，導致與會人員行權履職不充分，會議決策容易“走過場”“擺樣子”。

三是監(jiān)事會監(jiān)督作用邊緣化。監(jiān)事多為公司內(nèi)部職工兼任，受自身利益影響，對于大股東侵占上市公司利益或內(nèi)部人控制等問題的監(jiān)督作用極其有限。

基本要素

“天下難事，必作于易；天下大事，必作于細。”對董事會辦公室的經(jīng)辦人員而言，真理往往就隱藏在不經(jīng)意的組會細節(jié)當中，“三會”運作不僅是每個董辦人應掌握的基本功，更是通往認識公司治理普遍規(guī)律的必經(jīng)之路。要全面客觀認識“三會”運作，就要從“技術、制度和規(guī)律”三個層面理解好“三會”運作的基本要素。

全面掌握會議籌備組織中的“術”?！叭龝笔枪局袇墑e最高、審議事項最重要、利益博弈最激烈的地方，特別是審議股東、獨立董事等外部人士有不同意見或有重大利益沖突的議題時，會議就必須按照一定的規(guī)程有序開展，以體現(xiàn)會議的嚴肅性和權威性。會議的組織既要充分尊重和保障好中小股東、外部董事的知情權和質疑權，又得確保會議秩序井然、會議程序合規(guī)，特別是在上市公司眾多投資者雪亮的眼中挑不出理來，最終形成合法有效的決策結果。否則，一個小小的技術失誤，不僅能導致會議決議無效，甚至可能對上市公司股價乃至資本市場形象造成重大負面影響。

積極維護公司規(guī)章制度中的“法”?！盁o規(guī)矩不以成方圓?！苯⒁惶缀w公司章程及各類議事規(guī)則在內(nèi)的基本管理制度，是“三會”規(guī)范運作有章可循、有據(jù)可依的前提。而公司基本管理制度的核心在于明確各法人治理主體間權力義務并準確界定決策權限的邊界。比如，股東的表決權、董事的決策權、經(jīng)理的經(jīng)營權、監(jiān)事的監(jiān)督權和獨立董事代表中小股東發(fā)聲等職權的行使條件，抑或是一項重大交易或重要事項應由哪一級權力機構決策通過？在此項決策中各權力機構應扮演何種角色，又起到如擬定、審定或決定之類的何種作用？都應在公司基本管理制度中進行明確。組會人員只要嚴格按照法律法規(guī)及公司制度“按部就班”履行流程，就能最大限度減少違規(guī)情形。

深刻理解法人治理結構中的“道”。這里的“道”，主要指“三會”運作背后各權力機構間決策權的分配邏輯，是隱藏在制度條文之下的事物本來的運行原理。例如，各法人治理主體的權力邊界源于制度規(guī)定，而根源則是由各法人治理主體間不同性質所決定的。如股東是出資人，理應享有公司所有重大事項的決策權；但因股東法人身份或精力受限等原因，實踐中需要委派信任的代表管理公司，這就是董事作為代理人的權力來源，而董事受托于經(jīng)營公司又衍生出公司決策層的身份，由此董事之權既來源于股東授權，又源于公司法規(guī)定的法定職權，需要在二者之間做好平衡；經(jīng)理層作為受聘于董事會的執(zhí)行人，一般情況下負責做好日常經(jīng)營管理事務，其對公司重大決策的參與源于公司（董事會）的授權。若清楚掌握了股東、董事和經(jīng)理層間的關系，即使在沒有明確規(guī)定的情形下，也能更準確地判斷某項交易事項的決策主體。

三重境界

如何高效規(guī)范開好“三會”會議？其實就在于能否把握好“三會”運作中“術、法、道”三要素的辯證關系，不斷由淺而深提升“三會”運作的三重境界。

第一重境界：以術御法?！胺彩骂A則立，不預則廢?！薄叭龝睍h的組織應當從長計議、依法循規(guī)。從會前的方案設計、責任分工、流程申報、材料起草、溝通聯(lián)絡和通知發(fā)放，到會議中的現(xiàn)場布置、會務協(xié)調(diào)、引導控場、會議記錄和形成決議，再到會后的決議落實、文件歸集和存檔整理等，每個環(huán)節(jié)都應精心琢磨，每個細節(jié)都要反復推敲，每個隱患都需仔細排查，同時對通訊設備要提前調(diào)試，對重要的環(huán)節(jié)要親自彩排，對風險預判要制定應急預案，才能在會議中做到胸有成竹、舉重若輕、處變不驚。會議的平穩(wěn)進行是基礎，若能在關鍵時刻挺身而出，運用專業(yè)能力扭轉乾坤，起到“四兩撥千斤”的作用，定會是履職生涯中的一抹亮色。比如，萬科董秘在公司董事會會議審議萬科與深圳地鐵資產(chǎn)重組方案時，其以一句“那您是利益關聯(lián)人，屬于回避表決”，使得獨立董事的“棄權票”悄然變成了“回避票”而不計入統(tǒng)計分母，最終該議案以微弱的優(yōu)勢獲得了全體董事三分之二以上同意票而通過。正是因為董秘提前注意到了“棄權”與“回避”法律效力不同這一細節(jié)，才能最大限度規(guī)避法律糾紛、節(jié)省了管理成本，也保證了公司戰(zhàn)略意圖得以貫徹落實，為后續(xù)公司的轉型發(fā)展奠定了堅實基礎。

第二重境界：以法明道。規(guī)章制度是公司治理原理的規(guī)范化總結，也是會議組織的指導性依據(jù)。作為連接“應知”到“應會”的橋梁紐帶，制度層面是“三會”有效運作的關鍵，必須在制度的制定、執(zhí)行和完善方面不斷對照、持續(xù)優(yōu)化。

一是提升制度科學性和可操作性。公司基本管理制度既要對歷史經(jīng)常性行為歸納梳理，又要對未來可能性事項推理預判，從而形成符合公司經(jīng)營特色和管理實際的規(guī)范性文件，為指導“三會”運作起到定分止爭之效。

二是強化制度剛性。會議經(jīng)辦人員應盡可能熟悉制度規(guī)定，對標制度形成清單臺賬或備忘錄，并指導各業(yè)務部門嚴格執(zhí)行，確保會議間銜接有序，做到不缺項、不漏會。此外，外部董事、監(jiān)事等主體的獨立性也是制度剛性的重要影響因素，試想若與會主體在行使自身職權時因利益制約而畏手畏腳，那制度的執(zhí)行剛性就無從談起了。

三是確保制度與時俱進。制度不是一成不變的，只有根據(jù)現(xiàn)實情況的變化及時修訂完善，才能持續(xù)在“三會”運作中發(fā)揮“定盤星”作用。比如，隨著中國特色現(xiàn)代企業(yè)制度建設的深入推進，國有控股上市公司要堅持“兩個一以貫之”，即堅持黨對國有企業(yè)的領導是重大政治原則，必須一以貫之；建立現(xiàn)代企業(yè)制度是國有企業(yè)改革的方向，也必須一以貫之。這就要求國有控股上市公司在基本管理制度的設計中，應將黨組織和黨的領導融入公司治理各環(huán)節(jié)，使黨委會、股東（大）會、董事會、經(jīng)理層之間的職責權限做到權責法定、權責透明、協(xié)調(diào)運轉、有效制衡，符合國有控股上市公司新時代治理要求。

第三重境界：以道之不變應世之萬變。由于市場經(jīng)濟的日新月異和交易形式的千差萬變，沒有任何制度能囊括所有類型的交易或事項，那么對于那些公司從未涉足過的非常規(guī)類交易或事項，就應當審慎考慮交易背后的商業(yè)實質、利益大小和風險程度，并根據(jù)法理具體問題具體分析。比如，某公司擬出資5億元收購某資產(chǎn)項目，但因交易對手方要求需采取收購資產(chǎn)所在公司股權的方式進行。根據(jù)該公司制度的規(guī)定，此項目從交易形式上看屬于對外股權投資的范疇，應提交股東大會審議；但按照“實質重于形式”原則又屬于資產(chǎn)收購類，由董事會審議即可。此時，公司是依據(jù)謹慎性原則還是堅持效率優(yōu)先導向，會導致同一項交易適用不同的條款最終履行不同的決策程序。因此，公司在具體規(guī)則的適用中應在合法合規(guī)的前提下善用“自由裁量權”，在規(guī)則尚未涉及情形的適用中，要運用規(guī)律性認識加以指導，做到舉一反三、合乎理法，從而確保公司各權力機關按照公司現(xiàn)有制度的“內(nèi)在邏輯”一以貫之地行使自身權力，在維護好各法人治理主體的權威和權力邊界的同時，平衡好各方利益。

規(guī)范的“三會”運作既是公司高效高質決策的中樞，也是廣大投資者參與公司治理的窗口，更是董事和監(jiān)事勤勉盡責的平臺。董事會辦公室作為公司董事會的日常辦事機構、董秘作為公司治理的“守護神”，應當切實肩負起規(guī)范“三會”運作的責任，在“術、法、道”這三重境界上不斷修煉，以更加規(guī)范的流程、嚴謹?shù)闹贫群蜏蚀_的判斷服務好公司“三會”運作，為公司高質量發(fā)展提供有力支撐。

作者供職于北京金隅集團股份有限公司