數(shù)字校園背景下高校立卷歸檔工作探究

文/山東農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館 劉亞娟

黨的十八大以來，以習(xí)近平同志為核心的黨中央高度重視信息化發(fā)展，加強(qiáng)頂層設(shè)計、總體布局，做出建設(shè)數(shù)字中國的戰(zhàn)略決策。隨著數(shù)字中國建設(shè)的深入推進(jìn)，越來越多的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于高校治理之中，數(shù)字校園建設(shè)顯得越發(fā)重要。在教育信息化的驅(qū)動下，高校檔案面臨著電子檔案激增、“單套制”試點(diǎn)和區(qū)域信息共享的多重挑戰(zhàn)。高校檔案館作為社會信息系統(tǒng)的重要組成部分，是學(xué)校和社會信息化的重要基地。部門立卷歸檔是高校檔案工作中的重要制度，在“互聯(lián)網(wǎng)+”和“數(shù)字校園”背景下，出現(xiàn)了一些新的問題亟待解決。本文結(jié)合工作實(shí)際，對高校檔案立卷歸檔中存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的對策。

一、數(shù)字校園建設(shè)對高校檔案工作的影響

（一）“檔案實(shí)體思維”向“檔案數(shù)據(jù)思維”的轉(zhuǎn)變。根據(jù)《高校檔案管理辦法》第十五條的規(guī)定，“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔?！逼渲兄赋龈咝n案實(shí)行“雙套制”管理。在國家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)的背景下，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用勢在必行。隨著數(shù)字校園建設(shè)的推進(jìn)，高校檔案館作為學(xué)校信息資源基地，要解決各部門系統(tǒng)之間的“信息孤島”現(xiàn)象，就不能再局限于“檔案實(shí)體”的“收、管、用”，而是擴(kuò)展為“檔案數(shù)據(jù)”的全生命周期管理。對于原生電子文件的歸檔，要解決“歸什么”“在哪里歸”“歸哪里”“怎么歸”“怎么用”和“歸得好”六個問題。

（二）“傳統(tǒng)檔案服務(wù)”向“現(xiàn)代檔案服務(wù)”的轉(zhuǎn)變。高校檔案館作為學(xué)校檔案工作的職能管理部門，是永久存放和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。隨著公眾對信息公開化的呼聲越來越高，高校檔案館的職能定位不僅是為本校服務(wù)，還承擔(dān)著服務(wù)社會的職責(zé)與功能。隨著高校檔案信息化建設(shè)逐漸提上日程，各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生了大量電子文件。在校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這些信息不再被固定于紙質(zhì)載體，而是產(chǎn)生了很多數(shù)據(jù)化信息，可以是文本、圖像和音視頻。各部門可通過學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的對接，達(dá)到數(shù)據(jù)共享、遠(yuǎn)程利用的目的。充分運(yùn)用線上資源和現(xiàn)代信息技術(shù)，高校檔案館實(shí)現(xiàn)了“傳統(tǒng)服務(wù)”向“現(xiàn)代服務(wù)”的轉(zhuǎn)變，為校內(nèi)外檔案利用者提供了方便、快捷的服務(wù)。

二、數(shù)字校園背景下高校立卷歸檔工作面臨的問題

（一）高校檔案收集環(huán)節(jié)面臨的問題?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第十六條規(guī)定：“高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度?！痹趯?shí)際的檔案收集環(huán)節(jié)中，各立卷部門存在歸檔材料不完整的問題，只注重收發(fā)文件，不注重其他材料的收集；只注重結(jié)果，不注重過程材料的收集；只注重紙質(zhì)檔案的收集，不注重其他載體檔案的收集。隨著數(shù)字校園建設(shè)的推進(jìn)，國內(nèi)許多高校都已采用OA系統(tǒng)進(jìn)行公文信息的收集與處理，基本實(shí)現(xiàn)了與檔案管理系統(tǒng)的對接，電子公文在線歸檔已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)。立卷部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子文件成為收集的重點(diǎn)，不同于紙質(zhì)載體文件的收集過程，應(yīng)歸檔電子文件元數(shù)據(jù)與電子文件一并收集。而這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)里的電子文件在收集環(huán)節(jié)面臨著諸多風(fēng)險，可能會出現(xiàn)背景信息不準(zhǔn)確、系統(tǒng)之間不兼容、信息整合技術(shù)落后等情況。

（二）高校檔案整理環(huán)節(jié)面臨的問題。隨著高校信息化建設(shè)步伐的加快，檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用十分普遍，已經(jīng)成為高校檔案管理的必要手段。目前諸多高校在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置待歸庫，根據(jù)部門職能劃分權(quán)限，各立卷部門可實(shí)現(xiàn)隨時在線歸檔。在實(shí)際工作中，兼職檔案員對檔案整理工作生疏，導(dǎo)致分類不科學(xué)，劃分期限不準(zhǔn)確；為了使用方便，把重要文件或材料的原件留存在本部門，不及時歸檔。伴隨著高校建設(shè)力度的加大，規(guī)模不斷擴(kuò)大，組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置逐漸發(fā)生變化，檔案數(shù)量不斷激增，業(yè)務(wù)量急劇上升。特別是新《檔案法》中新增了“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，出現(xiàn)了很多新問題亟待解決。比如《檔案法》明確提出了“電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)?！睂τ诟咝Ｐ畔⒒^程中產(chǎn)生的電子文件，涉及多個門類，立卷部門如何來整理這些電子文件，按照哪種規(guī)則進(jìn)行分類，電子文件產(chǎn)生的背景信息應(yīng)該以什么形式存在，這些問題都是檔案部門和立卷歸檔部門需要思考的。

（三）高校檔案移交歸檔環(huán)節(jié)面臨的問題。高校檔案館作為全校的信息資源基地，校園文化基地，掌握著全校的核心數(shù)據(jù)和重要數(shù)據(jù)。檔案移交手續(xù)是否完備直接影響到檔案庫存的盤點(diǎn)，體現(xiàn)了檔案工作的專業(yè)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。立卷部門在歸檔移交過程中常見的問題有：注重紙質(zhì)載體檔案的移交手續(xù)，忽視其他載體檔案的移交手續(xù)；特殊載體檔案的移交清單上只有移交雙方的簽字，沒有具體移交明細(xì)；歸檔材料和移交清單目錄不對應(yīng)等等。檔案館應(yīng)當(dāng)對接收的電子檔案進(jìn)行檢測，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。目前，很多高校尚未建立全校的電子簽章系統(tǒng)，沒有加蓋電子簽章的電子文件，其真實(shí)性、完整性無法判斷；對于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件，與紙質(zhì)檔案無法互為鏡像，如何實(shí)現(xiàn)規(guī)范、完整地歸檔；通過“爬蟲”技術(shù)抓取來的數(shù)據(jù)怎么歸，歸到哪一類，這些都是傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)無法解決的問題。

三、數(shù)字校園背景下高校檔案立卷歸檔工作的對策

（一）健全檔案管理制度，提高檔案質(zhì)量。高校檔案館應(yīng)當(dāng)積極響應(yīng)數(shù)字校園建設(shè)帶來的新變化，結(jié)合2020年修訂的新《檔案法》，規(guī)范本校檔案管理辦法，完善部門立卷制度，健全立卷歸檔流程，科學(xué)建立兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)，切實(shí)提高檔案質(zhì)量。1.完善各部門歸檔范圍。新《檔案法》第十三條規(guī)定：“直接形成的對國家和社會具有保存價值的下列材料，應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍……”，為各單位歸檔范圍的制訂指明了方向。高校檔案工作人員應(yīng)深刻貫徹和領(lǐng)會新《檔案法》所蘊(yùn)含的指導(dǎo)意義和思路，在檔案工作實(shí)踐的基礎(chǔ)上，結(jié)合各立卷部門的職能，將涉及這些方面的原始記錄列入歸檔范圍和保管期限表。在實(shí)際工作中，由于專業(yè)知識的缺乏，各立卷部門兼職檔案員只注重紙質(zhì)載體檔案的收集，忽視了其他載體檔案的收集。因此高校檔案工作要重視前端控制，從源頭入手，及時將各單位業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的照片、音視頻等文件納入各部門的歸檔范圍和保管期限表中。新《檔案法》第三十七條規(guī)定：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用?！痹跀?shù)字校園環(huán)境下，高校業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生了大量的電子文件。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足業(yè)務(wù)需求，電子文件管理系統(tǒng)的建設(shè)迫在眉睫。與此同時，高校檔案館要根據(jù)電子文件的類型，制訂不同的檔案數(shù)據(jù)采集方案，并列入各部門的歸檔范圍，實(shí)現(xiàn)電子文件及其元數(shù)據(jù)同時歸檔。2.提高各部門歸檔率。由于各部門職能的變更以及部門協(xié)同工作的增多，各高校制訂的歸檔范圍表無法完全涵蓋部門應(yīng)歸檔材料的范圍，兼職檔案員在收集過程中也無從下手。在實(shí)際工作中，各部門兼職檔案員可以借助《各部門應(yīng)歸檔文件匯總表》（見表1）來梳理本部門全年的工作脈絡(luò)。其中，“事項(xiàng)”一欄填寫部門年終總結(jié)提取出來的具體事件；“應(yīng)歸檔文件”一欄填寫歸檔文件的題名；“應(yīng)歸檔時間”一欄填寫各部門歸檔完成時間；“備注”一欄填寫特殊情況的說明。通過梳理《各部門應(yīng)歸檔文件匯總表》，并結(jié)合部門歸檔范圍，立卷部門能清晰地列出本單位的全年工作事項(xiàng)，并有針對地進(jìn)行材料收集，從而實(shí)現(xiàn)“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”，大大提高了歸檔率。

表1 各部門應(yīng)歸檔文件匯總表（ 年度）

（二）強(qiáng)化“數(shù)據(jù)思維”，做好培訓(xùn)指導(dǎo)和檔案宣傳工作。大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)成為我們生活和工作中不可或缺的一部分，存在于人類活動的各個方面。加強(qiáng)高校檔案隊(duì)伍的培訓(xùn)指導(dǎo)，做好檔案宣傳教育勢在必行，因?yàn)橛^念的轉(zhuǎn)變并非“一日之功”。樹立“所有數(shù)據(jù)都是檔案”的思維，高校檔案工作要改變只注重“實(shí)體檔案”的管理模式，加強(qiáng)“電子檔案”的收集管理。規(guī)范兼職檔案員隊(duì)伍，對兼職檔案員開展線上、線下的培訓(xùn)。深刻體會數(shù)字校園建設(shè)對檔案工作帶來的影響，結(jié)合高校的實(shí)際情況，將“所有數(shù)據(jù)都是檔案”的思維納入培訓(xùn)內(nèi)容，增強(qiáng)各立卷部門的檔案意識，提高文件的歸檔質(zhì)量。疫情期間，為保證立卷歸檔工作的順利開展，部分高校將立卷歸檔的培訓(xùn)內(nèi)容錄制成視頻進(jìn)行線上培訓(xùn)，取得了不錯的成效。開展檔案宣傳教育，提高全員檔案意識。數(shù)字校園建設(shè)需要所有部門的全力配合，檔案館作為學(xué)校的信息資源基地、重要數(shù)據(jù)中心，應(yīng)成為全校信息化建設(shè)的重要參與部門，堅(jiān)持“有為”才能“有位”。從開發(fā)檔案資源服務(wù)校園文化的角度入手，積極宣傳檔案在為國守史、資政育人、科研創(chuàng)新等方面的重要作用。檔案館可以依托學(xué)校網(wǎng)站、利用微信公眾號推送校史知識、檔案科普等內(nèi)容，通過不停“刷存在感”的方式持續(xù)進(jìn)行檔案宣傳。

（三）堅(jiān)定專業(yè)自信，穩(wěn)步推進(jìn)高校檔案信息化工作。堅(jiān)定專業(yè)自信，不斷提升高校檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)。高校檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)的工作。無論是在收集、整理和歸檔階段，檔案工作人員都要堅(jiān)持專業(yè)、耐心指導(dǎo)，對部門立卷進(jìn)行全過程管理，嚴(yán)格把控立卷歸檔的質(zhì)量。檔案部門手中有“數(shù)據(jù)”，才能更有自信地將工作順利開展下去。樹立全校信息化建設(shè)“一盤棋”的思想，高校檔案館要積極推進(jìn)“電子簽章”的應(yīng)用，推進(jìn)校園網(wǎng)相關(guān)事項(xiàng)的電子化進(jìn)程。轉(zhuǎn)變“實(shí)體”檔案的管理模式，樹立“數(shù)據(jù)”思維，結(jié)合本校實(shí)際建立符合館情的電子檔案管理系統(tǒng)。積極促成立卷部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接，保證電子文件“安全”送達(dá)，并借助人工智能進(jìn)行“四性”檢測，為實(shí)現(xiàn)電子文件“單套制”管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。高校檔案工作在推進(jìn)“增量電子化”的同時，應(yīng)積極實(shí)現(xiàn)“存量數(shù)字化”。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，將“檔案數(shù)字化”加工逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤皺n案數(shù)據(jù)化”工作。把檔案形成單位移交的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娔X可任意處理數(shù)據(jù)的過程，成為高校檔案信息化進(jìn)程中不可或缺的階段。“檔案數(shù)據(jù)化”工作讓館藏檔案“活”起來，“喚”起學(xué)校各個時期的記憶，為檔案利用者提供精準(zhǔn)服務(wù)，從而更好地助力學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展，提高學(xué)校的社會影響力和美譽(yù)度。在網(wǎng)絡(luò)新媒體時代，高校檔案館通過制訂相應(yīng)的社交媒體信息采集方案，界定本校的社交媒體檔案收集范圍、信息篩選原則和存儲方式。利用成熟的“網(wǎng)絡(luò)爬蟲技術(shù)”進(jìn)行信息抓取，建立好關(guān)鍵詞數(shù)據(jù)庫與檔案主題詞庫的對應(yīng)關(guān)系，做好信息分析，根據(jù)分類方案確定系統(tǒng)的存儲方式。

（三）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，做好檔案數(shù)據(jù)異地備份。網(wǎng)絡(luò)安全既關(guān)乎國家安全，也與我們的日常生活息息相關(guān)。網(wǎng)絡(luò)作為一個開放性的互動平臺，給社會發(fā)展及人們生活帶來了極大的便利，同時也衍生出許多風(fēng)險。頻繁發(fā)生的信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊事件，為高校網(wǎng)絡(luò)安全敲響了警鐘。高校檔案館要做好門戶網(wǎng)站和各類檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)，通過訪問控制技術(shù)，甄別訪問者的目的，并授予不同的訪問權(quán)限，嚴(yán)格做到涉密檔案信息不上網(wǎng)，非涉密檔案信息要在規(guī)定的范圍內(nèi)傳播。檔案館館藏異地備份作為一種高校普遍的備份方式，可應(yīng)對天災(zāi)、人禍帶來的風(fēng)險。高校檔案館應(yīng)科學(xué)制訂本館的檔案數(shù)據(jù)異地備份方案，對數(shù)據(jù)備份的時間、方式和存儲介質(zhì)作出明確規(guī)定，要將動態(tài)數(shù)據(jù)實(shí)時備份和靜態(tài)數(shù)據(jù)定期備份相結(jié)合，在線備份與脫機(jī)備份相結(jié)合，定期進(jìn)行異地增量備份，切實(shí)保證檔案數(shù)據(jù)的安全、可靠和完整。通過調(diào)研了解到，很多高校與其他兄弟高?；蛘弑臼n案容災(zāi)備份中心簽訂了異地備份協(xié)議。

隨著高校數(shù)字校園建設(shè)進(jìn)程的加快，高校檔案館要轉(zhuǎn)變發(fā)展思路，深刻領(lǐng)會國家對“數(shù)字中國建設(shè)”的重視。以此為機(jī)遇，為立卷歸檔工作注入新理念，實(shí)行新舉措，將檔案基礎(chǔ)性工作做出“新高度”，在學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展中“謀”得一席之地，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。