檔案管理員做好文書檔案管理工作策略探究

摘要：新時期，檔案管理員在開展文書檔案管理工作時，所面對的信息資料越來越多，采用的傳統(tǒng)工作理念已經(jīng)無法適應(yīng)時代的發(fā)展需求。因此，檔案管理員要堅持與時俱進，運用最新檔案管理技術(shù)方法，不斷提高自身專業(yè)素質(zhì)與工作能力，從而提升文書檔案管理工作水平與質(zhì)量。本文主要介紹文書檔案管理工作開展的重要性，仔細分析當前文書檔案管理工作存在的問題，并從積極轉(zhuǎn)變思想觀念、引進先進技術(shù)手段、完善檔案管理制度、促進檔案開發(fā)利用、提升專業(yè)素質(zhì)等方面入手，提出有效開展文書檔案管理的策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案文書；檔案管理；策略

檔案管理員做好文書檔案管理工作，可以推動工作優(yōu)化創(chuàng)新，并為文書檔案資料開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。從實際來看，文書檔案工作還存在諸多問題，如沿用傳統(tǒng)理念開展文書檔案管理工作、文書檔案管理工作信息化水平偏低、檔案管理制度無法為檔案管理員提供科學性的指導、檔案管理員自身素質(zhì)能力無法滿足現(xiàn)代文書檔案管理工作要求等，非常不利于文書檔案管理工作水平與質(zhì)量提升，需要對這些問題展開深入剖析，并根據(jù)新時期提出的文書檔案管理要求，采用有針對性的措施優(yōu)化文書檔案管理工作，推動該項工作科學、高效開展。

一、文書檔案管理工作開展的重要性

（一）推動文書檔案管理創(chuàng)新升級

文書檔案管理工作開展，涉及的工作內(nèi)容很多，如檔案資料分類整理、歸檔保管、開發(fā)利用等。深化落實好這些工作，可以及時發(fā)現(xiàn)文書檔案管理存在的不足之處，并在加強研究與分析中，有效把握這些問題引發(fā)的真正原因，然后在開展文書檔案管理工作時，采用必要的措施優(yōu)化改進工作。在推動文書檔案管理創(chuàng)新升級的同時，各項檔案管理工作也能更加科學高效地開展。

（二）促進檔案資料高效開發(fā)利用

檔案館開展文書檔案工作，其主要目的是促進這些檔案資料得到高效的開發(fā)利用。在實際操作中，檔案管理員會根據(jù)檔案資料來源的不同，科學合理分類與整理，并根據(jù)不同用途完成檔案歸檔保管工作，后續(xù)不同單位及人員檢索和使用用這些檔案資料更方便、更快捷，使文書檔案資料利用效率得到明顯的提高。

（三）促使檔案館獲得穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展

隨著社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，檔案館收集保管的文書檔案資料呈現(xiàn)出持續(xù)增長的態(tài)勢。檔案管理員積極做好文書檔案管理工作，可以有效整理與保管海量的文書檔案資料，滿足不同單位及人員的檔案資料利用需求，在保持檔案館高效運轉(zhuǎn)的同時，能促使其獲得可持續(xù)發(fā)展。

二、文書檔案管理工作現(xiàn)存問題

（一）思想觀念較為傳統(tǒng)

新時期，為適應(yīng)社會的發(fā)展需求，檔案館對文書檔案管理工作有了新的要求，但是檔案管理員在開展文書檔案管理工作時，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)工作理念開展文書檔案資料搜集、整理、分類等工作。由于社會經(jīng)濟快速發(fā)展使得各單位開展工作產(chǎn)生文書檔案資料呈現(xiàn)出不斷上漲的趨勢，檔案館極容易出現(xiàn)工作任務(wù)量大、工作效率低下、質(zhì)量無法保障等的問題，檔案管理員需要緊跟時代發(fā)展及時更新文書檔案管理理念，促使文書檔案管理效率與水平得到進一步的提升。

（二）先進技術(shù)應(yīng)用欠缺

在現(xiàn)代科技快速發(fā)展背景下，計算機、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)在文書檔案管理領(lǐng)域中也得到十分廣泛的應(yīng)用，在加快文書檔案管理信息化發(fā)展步伐的同時，工作效率也得到了極大的提高。不過，從實際情況來看，文書檔案管理工作開展的信息化水平還較低，究其原因在于沒有堅持與時俱進，沒有建立文書檔案管理信息平臺，在開展工作中也沒有圍繞具體業(yè)務(wù)內(nèi)容優(yōu)化完善相關(guān)的制度，也無法取得理想的工作效果。

（三）管理制度有待健全

檔案管理員在開展文書檔案工作時，有了健全完善的規(guī)章制度提供指導，也促進各項工作更加科學規(guī)范開展，進而有效保障實際工作質(zhì)量。但是在實踐中各項文書檔案管理制度還有待進一步健全完善，尤其是在圍繞文書檔案管理資料收集、分類整理、利用服務(wù)等方面，沒有結(jié)合實際優(yōu)化完善相應(yīng)的管理制度和實施細則，不僅無法為文書檔案信息化管理提供有力的支持，還無法指導檔案管理員嚴格按照規(guī)章制度操作。

（四）檔案開發(fā)利用不足

檔案管理員開展文書檔案工作，要高度重視檔案開發(fā)利用及服務(wù)，但是在實際工作中將更多的注意力放在檔案資料收集管理方面，從而忽視了對文書檔案的開發(fā)利用。即便有意向開展檔案開發(fā)工作，也會受到管理服務(wù)平臺、檔案數(shù)據(jù)庫等架構(gòu)不健全的影響，導致這方面工作無法高效高質(zhì)開展，檔案館穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展也會受到極大的影響。要將檔案開發(fā)利用作為一項重要業(yè)務(wù)開發(fā)完善，在為各使用單位及人員提供優(yōu)質(zhì)文書檔案服務(wù)中，促進檔案館健康可持續(xù)發(fā)展。

（五）檔案管理人員素質(zhì)亟須提升

新時期，文書檔案管理工作對檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力提出了更高的要求。然而，在實際工作中，檔案管理員綜合素質(zhì)水平還有待進一步提升，尤其是在信息技術(shù)應(yīng)用能力方面。由于缺乏教育培訓、業(yè)務(wù)操作技術(shù)指導等，檔案管理員無法適應(yīng)文書檔案工作開展的新要求。檔案館從引進新的人才和加強培訓入手，優(yōu)化更新現(xiàn)有檔案管理工作隊伍，使員工綜合能力得到提升，并支持文書檔案管理工作更為高效地開展。

三、檔案管理員做好文書檔案管理工作的策略分析

（一）積極轉(zhuǎn)變思想觀念

1.開展宣傳教育活動

一方面，檔案館可以根據(jù)文書檔案管理工作開展的要求，組織開展相關(guān)會議活動，讓檔案管理員積極主動參與到其中，并在會議上詳盡闡述文書檔案管理工作開展的重要意義。在強化參會檔案管理員認知后，可以圍繞新時期如何高效高質(zhì)地開展文書檔案管理工作，讓參會人員提出更多的建設(shè)性建議，為后續(xù)開展的文書檔案管理工作提供參考與借鑒。另一方面，依托現(xiàn)代多媒體手段，如微博、微信等，廣泛宣傳最新文書檔案管理工作理念、方法等，執(zhí)行時要結(jié)合文書檔案管理工作開展實際情況，采用圖文并茂的方式展現(xiàn)新理念、新方法等運用以后取得的效果。這樣不僅可以吸引更多的人關(guān)注與討論，還能為新時期文書檔案管理工作創(chuàng)新性開展奠定良好的基礎(chǔ)。

2.加強頂層設(shè)計工作

檔案管理員對文書檔案管理工作開展的重要性有了深刻的認知后，促進文書檔案管理工作有效開展，還要對頂層設(shè)計工作引起高度重視，在具體操作中可以從整體的角度入手，系統(tǒng)分析與考慮文書檔案管理工作開展需要注意的內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上優(yōu)化完善相應(yīng)的管理制度、加強檔案管理信息化建設(shè)、促進檔案高效開發(fā)利用、組建專業(yè)化檔案工作隊伍等工作，在開展提供科學性指導的同時，促進文書檔案管理工作持續(xù)良性運轉(zhuǎn)。

（二）引進先進技術(shù)手段

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，各類信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域得到十分廣泛的應(yīng)用，可以推動傳統(tǒng)檔案管理工作模式改革創(chuàng)新，促使實際工作效率得到極大的提升，具體舉措包括：

1.建立文書檔案信息化管理平臺

新時期，檔案館要緊跟時代發(fā)展步伐，有效利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立文書檔案信息化管理平臺，并通過該項平臺開展檔案收集、分類整理、歸檔保管、開發(fā)利用等工作。在實際工作時，要將工作重點放在硬軟件設(shè)施采購、配置和完善層面，在保證各項硬軟件高效穩(wěn)定運行的同時，可以支撐文書檔案各項管理工作有效開展。

2.優(yōu)化完善相應(yīng)管理職能

在完成文書檔案信息化管理平臺建好后圍繞檔案館文書檔案主要工作業(yè)務(wù)及內(nèi)容，開發(fā)與完善功能模塊，涉及的功能模塊有檔案資料收集、科學合理分類、快速完成歸檔、后續(xù)開發(fā)利用等。在實際開發(fā)過程時，要注意保持系統(tǒng)有較好的伸展性，為后續(xù)功能開發(fā)奠定良好的基礎(chǔ)。對于已經(jīng)開發(fā)的文書檔案管理功能，根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)實際開展情況，梳理與優(yōu)化具體操作流程及步驟，使平臺開展對應(yīng)的業(yè)務(wù)工作更加簡便、高效。

3.打通各項工作聯(lián)系壁壘

文書檔案管理工作涉及資料收集、整理分析、歸檔保管等業(yè)務(wù)內(nèi)容，它們之間存在十分緊密的聯(lián)系。因此，在依托檔案信息化管理平臺開展業(yè)務(wù)時，要有效利用現(xiàn)代通信技術(shù)打通各項工作之間的溝通聯(lián)系壁壘，促進信息高效流通與共享，促進各項業(yè)務(wù)工作高效完成。

（三）完善檔案管理制度

為促進文書檔案管理工作更為科學規(guī)范開展，檔案館就要健全完善文書檔案管理制度，使檔案管理員開展各項文書檔案工作有章可循，最終使工作開展質(zhì)量也能得到有力保障。具體舉措包括：

1.健全檔案管理體系

在現(xiàn)有的文書檔案管理工作制度基礎(chǔ)上，圍繞開展的文書檔案管理業(yè)務(wù)，建立和完善檔案資料收集、歸類整理、立檔保管等管理制度，使之形成完整的文書檔案管理體系，為檔案管理員開展各項文書檔案工作提供科學的指導。與此同時，全面細致梳理文書檔案管理工作內(nèi)容、操作流程和工作要求，并運用規(guī)章制度的方式將這些內(nèi)容有效展現(xiàn)出來，也能指導檔案管理員嚴格按照規(guī)章制度要求進行作業(yè)，從而降低錯誤發(fā)生率，保證業(yè)務(wù)開展質(zhì)量。

2.落實工作責任制度

在文書檔案管理工作制度建立后，檔案館要圍繞不同工作內(nèi)容將責任制度融入其中，使檔案管理員能夠認清楚自身負責工作內(nèi)容及肩負的重要責任，在實際開展業(yè)務(wù)工作中能夠以更加認真謹慎的態(tài)度對待工作。這項制度的實施也能有效避免職責履行不清、工作落實不到位等問題發(fā)生。

3.融入考核監(jiān)督機制

對于各項文書檔案管理工作，要確保實際工作質(zhì)量，就要對整個工作過程實施嚴格的監(jiān)督與管理，深化落實好考核監(jiān)督機制工作，全面管理文書檔案管理工作，并將開展業(yè)務(wù)工作質(zhì)量與考核獎懲機制結(jié)合起來，可以進一步增強檔案管理員工作責任心，促使文書檔案管理工作任務(wù)有效實現(xiàn)。

（四）促進檔案開發(fā)利用

1.構(gòu)建檔案資料數(shù)據(jù)庫

檔案管理員在開展文書檔案工作時，需要根據(jù)檔案資料來源、用途等的不同，科學合理的分類，為后續(xù)快速查詢和開發(fā)利用提供有力的支持。在實踐中，檔案管理員可以有效利用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，對收集起來的文書檔案資料采用數(shù)據(jù)庫形式保管，執(zhí)行時要注意科學分類不同的檔案資料，并支持通過計算機快速搜尋想要的文書檔案資料，也為后續(xù)挖掘與利用有價值信息打下良好的基礎(chǔ)。

2.加強檔案資料分析

文書檔案管理涉及的資料內(nèi)容非常多，并且這些資料具有來源廣泛的特點，深入挖掘其隱藏有價值信息，能為行業(yè)開展改革創(chuàng)新工作提供強有力的支持。檔案管理員可以依托大數(shù)據(jù)分析、云計算等技術(shù)，深度挖掘與分析處理大量文書檔案資料存在的價值信息，使之變成人們所需要的信息內(nèi)容，并通過后續(xù)開展文書檔案服務(wù)工作，切實滿足不同的使用需求。

3.建立綜合服務(wù)平臺

將這些有用信息資料傳遞給社會大眾，就要創(chuàng)新升級檔案員服務(wù)工作模式。在實踐中，可以依托現(xiàn)代先進科學技術(shù)有效打造文書檔案綜合服務(wù)平臺，并支持各單位和人員直接通過該平臺搜尋和獲取想要的文書檔案資料信息。執(zhí)行時，可以借助現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)，深度模擬分析不同人搜尋習慣及需求，然后在此基礎(chǔ)上為其提供智能化和個性化的服務(wù)，整個過程可以實現(xiàn)對文書檔案資料的最大化開發(fā)利用，也使檔案館社會服務(wù)能力與水平也能得到提升。

（五）提升人員專業(yè)素質(zhì)

（1）引進更多的優(yōu)秀人才?？梢圆捎脤ν庹衅浮?nèi)競聘的方式，引進更多貼合現(xiàn)代文書檔案管理工作要求的人才加入工作隊伍中。

（2）開展教育培訓活動提升人員工作能力。新時期，檔案管理員開展文書檔案工作，更多的是依靠檔案信息化管理平臺展開，對于新引進的檔案人才，也要及時組織開展教育培訓活動，讓其在參與學習和培訓過程中，對文書檔案管理工作有更為系統(tǒng)全面的了解。

（3）加強檔案工作隊伍管理。增強檔案管理員開展文書檔案工作的積極主動性，并保證安排的各項文書檔案管理工作任務(wù)圓滿完成，就要采用現(xiàn)代化管理制度對檔案管理員實施嚴格的管理。在執(zhí)行時，一方面，可以融入競爭考核制度，對現(xiàn)有檔案工作隊伍進行優(yōu)化配置，針對安排的檔案工作任務(wù)，也要將完成情況與績效考核相聯(lián)系起來，可以進一步增強檔案管理員工作主動性；另一方面，要融入獎懲機制，通過對圓滿或超額完成安排任務(wù)的檔案管理員實施獎勵，獎勵方式包括職位晉升、外出學習等。對沒有完整任務(wù)的檔案管理員則要給予一定的懲罰，如減少績效獎勵、不考慮外派進修等，通過這種方式也能增強檔案管理員文書檔案工作責任心和主動性。

四、結(jié)語

新時期，檔案管理員開展文書檔案工作更多是依靠現(xiàn)代信息技術(shù)，這對文書檔案工作模式和檔案管理員素質(zhì)能力也提出更高的要求，需要高度重視文書檔案開發(fā)利用和檔案管理工作隊伍建設(shè)工作。依托大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、云計算等技術(shù)，建立檔案資料數(shù)據(jù)庫和綜合服務(wù)平臺，為社會大眾提供高效高質(zhì)的檔案利用服務(wù)，采用招聘、培訓等方式，構(gòu)建專業(yè)化檔案工作隊伍，并將現(xiàn)代化管理制度融入其中，激發(fā)檔案管理員工作主動性，有效完成各項文書檔案管理工作。

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作者簡介：劉瑤（1976），女 ，湖北省武漢市人 ，本科， 研究方向為檔案信息化管理。