試論“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新

解美麗

摘? ?要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)社會(huì)各行各業(yè)都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。事業(yè)單位檔案管理工作中，應(yīng)用信息化手段，已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。運(yùn)用信息化檔案管理方法，能夠提高事業(yè)單位檔案管理工作效率，促進(jìn)信息資源共享，進(jìn)而提高事業(yè)單位整體的信息化水平，更好的實(shí)現(xiàn)公共服務(wù)職能。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+? 事業(yè)單位? 檔案管理

中圖分類號(hào)：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2019）07（a）-0179-02

信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，已經(jīng)極大的改變了事業(yè)單位的辦公模式。充分運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，不但可以提高事業(yè)單位信息化水平，同時(shí)也能夠提高信息資源的利用效率，進(jìn)而提高事業(yè)單位的公共服務(wù)職能。本文通過對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中存在問題的分析，深入探索和研究解決辦法，從而使事業(yè)單位檔案管理工作能夠有效開展。

1? 信息化檔案管理的內(nèi)涵

信息化檔案是區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的一種檔案記錄形式。信息化檔案是以電子數(shù)據(jù)形式，儲(chǔ)存于信息化媒介中的。信息化檔案的使用，避免了傳統(tǒng)檔案分類檢索時(shí)間長，檔案保管易出現(xiàn)丟失、損毀，檔案存儲(chǔ)占用大量空間，檔案查詢無法快速傳遞等問題，還解決了傳統(tǒng)檔案無法被多個(gè)使用部門共享的問題。而在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中廣泛使用，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的安全存儲(chǔ)，并提高了檔案管理和使用效率。

2? “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的意義

2.1 實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

信息化檔案管理創(chuàng)新能夠在事業(yè)單位管理中實(shí)現(xiàn)資源共享。通過互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)傳輸功能，能夠及時(shí)地將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行提交、報(bào)送、傳遞、瀏覽、下載。信息化檔案數(shù)據(jù)可以通過自動(dòng)化辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理向信息化檔案管理的轉(zhuǎn)化[1]。不同使用部門不再依靠傳統(tǒng)的借閱、抄錄等方式進(jìn)行檔案信息查詢，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使各使用者可以實(shí)現(xiàn)同時(shí)間、不同地點(diǎn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的使用要求，避免了原始檔案每次只能滿足單一使用者需要的弊端。

2.2 提高檔案管理工作效率

通過信息化檔案管理模式，可以有效的減少檔案管理人員的工作量，降低傳統(tǒng)人工管理中易出錯(cuò)等問題。通過信息化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的智能化收集和自動(dòng)檢索，為檔案管理工作節(jié)約了大量時(shí)間。通過信息化檔案管理平臺(tái)，管理工作均通過計(jì)算機(jī)程序處理，有效的避免了檔案信息存在差錯(cuò)情況。電子檔案的歸檔工作也不再需要人工完成，而是通過信息化技術(shù)進(jìn)行不同種類檔案的存儲(chǔ)分類，極大的方便了管理者對(duì)檔案的有效管理。

3? 事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)的問題

3.1 信息化管理水平較低

由于事業(yè)單位的發(fā)展，使得電子檔案文件數(shù)量增多，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法適應(yīng)這種新形式的檔案管理內(nèi)容。雖然事業(yè)單位也通過掃描等技術(shù)，提高電子檔案的處理速度，但這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到信息化檔案管理的需要[2]。目前的掃描技術(shù)仍然需要人工進(jìn)行，速度慢、效率低。信息化管理在事業(yè)單位中貫徹程度仍然較低，不利于信息化管理工作的切實(shí)開展。一些單位的信息化檔案管理工作沒有得到重視，信息化檔案管理機(jī)制建設(shè)不完善，沒有專門的管理制度保障，使得信息化管理水平較低。

3.2 信息化管理風(fēng)險(xiǎn)性高

互聯(lián)網(wǎng)給檔案管理工作帶來便利的同時(shí)，也不能忽視其存在的風(fēng)險(xiǎn)因素。如果不能夠有效應(yīng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)給管理工作帶來的風(fēng)險(xiǎn)，將嚴(yán)重影響事業(yè)單位的檔案管理安全。例如，用于存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)媒介，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中易遭受電腦病毒的感染以及黑客等的入侵，從而導(dǎo)致電子檔案被損害或者被盜取，嚴(yán)重威脅事業(yè)單位的檔案安全。由于一部分事業(yè)單位的檔案帶有保密性質(zhì)，一但數(shù)據(jù)泄露，將給國家造成無法挽回的損失[3]。部分檔案管理人員安全意識(shí)薄弱，信息化技術(shù)水平較低，也給事業(yè)單位檔案管理的安全造成了一定的影響。

3.3 信息資源利用率低

事業(yè)單位檔案是一項(xiàng)重要的資源，可以為事業(yè)單位的決策工作提供信息數(shù)據(jù)支持，也能夠幫助事業(yè)單位進(jìn)行工作情況的歸納和總結(jié)，進(jìn)而積累工作經(jīng)驗(yàn)。目前很多事業(yè)單位沒有充分重視起檔案信息資源的利用，降低了檔案的價(jià)值，不利于事業(yè)單位的進(jìn)步和發(fā)展。

4? “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的途徑

4.1 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化進(jìn)程

事業(yè)單位對(duì)于傳統(tǒng)檔案的管理，主要是通過設(shè)立專門的檔案室，將紙質(zhì)檔案分類保存。在傳統(tǒng)檔案的收集、歸納、整理、保存、檢索等過程，都是通過檔案管理員人工操作完成，影響了檔案管理的效率。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，充分運(yùn)用信息化的技術(shù)手段，創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理模式，從而使信息化檔案管理系統(tǒng)能夠真正發(fā)揮其作用。事業(yè)單位可以與專業(yè)化的信息技術(shù)企業(yè)建立合作關(guān)系，通過專業(yè)化的電子信息服務(wù)，增進(jìn)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。利用專業(yè)的技術(shù)服務(wù)和數(shù)據(jù)支持，完善自身的信息化檔案管理平臺(tái)建設(shè)，通過購買專業(yè)的掃描軟件和設(shè)備，進(jìn)行傳統(tǒng)檔案的批量掃描，高效地將紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)。在檔案管理中，設(shè)置合理的記錄方式，將電子數(shù)據(jù)形成的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄，并將紙質(zhì)檔案與電子檔案相關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)信息化檔案的線上和線下同步管理。

4.2 做好信息化檔案管理的安全保障

事業(yè)單位檔案管理工作，要時(shí)刻注重信息化檔案的安全保障。首先，要對(duì)單位的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和保護(hù)。運(yùn)用專業(yè)的防火墻技術(shù)保證網(wǎng)絡(luò)不被惡意攻擊，使用功能全面的專業(yè)殺毒軟件定期對(duì)計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行病毒查殺，以保證數(shù)據(jù)不被感染損壞。電子數(shù)據(jù)文件要及時(shí)進(jìn)行備份，避免數(shù)據(jù)丟失。其次，要限制信息化檔案管理平臺(tái)的訪問權(quán)限。建立嚴(yán)格的管理流程和制度，設(shè)置檔案管理專人專崗，保證電子檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和獨(dú)立性。對(duì)于檔案使用部門的使用，要嚴(yán)格審批授權(quán)機(jī)制，避免信息化檔案系統(tǒng)被非法訪問，從而保證系統(tǒng)的安全性。最后，建立訪問記錄機(jī)制。用戶登錄到信息化檔案系統(tǒng)的時(shí)間、地點(diǎn)、使用的設(shè)備號(hào)以及進(jìn)行的操作，都要在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行留痕登記，幫助檔案管理人員進(jìn)行事后追蹤。

4.3 構(gòu)建信息化檔案數(shù)據(jù)庫

事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的利用率，通過信息化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的科學(xué)化使用。通過不斷加大信息化軟件及硬件的投入，利用先進(jìn)的信息化手段，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新。通過對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中統(tǒng)一管理，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的整合利用。數(shù)據(jù)庫信息要隨著檔案信息的變更進(jìn)行及時(shí)更新，保證數(shù)據(jù)資源的精確性。數(shù)據(jù)庫要以滿足使用為前提，為滿足公共服務(wù)功能，設(shè)置專門的應(yīng)用模塊，便于公共領(lǐng)域的信息查詢。例如，政府所屬事業(yè)單位，承擔(dān)著重要的公共服務(wù)職能，如醫(yī)療保險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)等，其信息數(shù)據(jù)庫就要將公用信息與政務(wù)信息相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的廣泛、有效應(yīng)用，從而增強(qiáng)信息資源的利用率。

5? 結(jié)語

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境背景下，事業(yè)單位檔案管理必然會(huì)受到信息化進(jìn)程的影響。通過信息化技術(shù)的普遍應(yīng)用，使事業(yè)單位檔案管理工作有了長足的進(jìn)步與發(fā)展。同時(shí)也要重視其中存在的問題，通過不斷加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程、完善電子檔案的安全化管理途徑、構(gòu)建綜合信息化數(shù)據(jù)庫，使事業(yè)單位的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)效率化，電子檔案的存儲(chǔ)和使用安全化，檔案信息資源的應(yīng)用更加廣泛化，從而提高事業(yè)單位檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 孫靖靖.“互聯(lián)網(wǎng)+黨建”視域下高校檔案管理策略研究[J].蘭臺(tái)世界，2019（5）：67-69.

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[3] 唐越.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案數(shù)據(jù)管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（8）：121.