煙草商業(yè)企業(yè)標準化工作的優(yōu)化策略探討

秦 晨

（嘉峪關(guān)市煙草專賣局（公司），甘肅 嘉峪關(guān) 735100）

一、研究意義

在現(xiàn)代企業(yè)治理中，企業(yè)標準化發(fā)揮著日益重要的作用。對于煙草商業(yè)企業(yè)來說，在行業(yè)“三新一高”的戰(zhàn)略指導下，標準化作為一種管理理念和管理工具，其在助力推動企業(yè)高效能治理、高質(zhì)量發(fā)展、塑造高素質(zhì)隊伍過程中具有舉足輕重的作用。標準化是指針對企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的各個環(huán)節(jié)，制定共同的、可重復使用的規(guī)則，以實現(xiàn)最佳秩序。標準化管理作為一種現(xiàn)代、系統(tǒng)化、科學化的企業(yè)管理方法，在協(xié)調(diào)職能部門間關(guān)系、提升崗位間溝通效率、優(yōu)化組織機構(gòu)和工作流程、提高工作質(zhì)效等方面都發(fā)揮著重要作用。煙草商業(yè)企業(yè)在有效利用標準化開展基礎(chǔ)管理、促進服務提升時，不斷推動標準化能力提升和優(yōu)化，使標準化在管理中發(fā)揮疏通脈絡、去冗增效、提升效益的積極作用。企業(yè)標準化工作是一項長期、需持續(xù)堅持的任務，需要不斷改善和提高，它的運行水平在很大程度上反映了企業(yè)現(xiàn)代化管理水平高低。推動企業(yè)標準化工作的有效實施，對于企業(yè)擺脫低水平經(jīng)營管理困境、實現(xiàn)管理優(yōu)化升級和資源有效配置等方面具有重要意義。煙草商業(yè)企業(yè)應及時總結(jié)經(jīng)驗，積極探索標準化工作的創(chuàng)新路徑，持續(xù)發(fā)力打造高水平的企業(yè)標準體系。

二、煙草商業(yè)企業(yè)標準化工作中存在的問題

近年來，煙草商業(yè)企業(yè)高度重視、積極開展標準化創(chuàng)建工作，將精益管理、降本增效等管理工具手段與標準體系融合對接。企業(yè)標準體系覆蓋全面、層次明晰、結(jié)構(gòu)合理，滿足了卷煙營銷、專賣、經(jīng)營、管理等方面的需要，不斷幫助企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益。對標國內(nèi)外先進企業(yè)，以及近年來的運行實踐，煙草商業(yè)企業(yè)在標準化方面存在以下不足。

1.標準化對提升企業(yè)管理效能的作用發(fā)揮不明顯。標準化能力水平?jīng)]有隨著環(huán)境和企業(yè)發(fā)展狀態(tài)的變化而及時提升。在遵照執(zhí)行國家、行業(yè)推薦使用標準的前提下，一些商業(yè)企業(yè)沒有按照自身組織機構(gòu)、管理特點、人員崗位特點以及實際使用情況對標準進行調(diào)整，造成標準對工作的指導性未獲實效。

2.標準信息傳遞不及時，覆蓋面不完整，對管理的全面支撐作用發(fā)揮不明顯。部分企業(yè)由于組織機構(gòu)扁平化和標準化機構(gòu)復雜化的矛盾，造成標準從發(fā)起制修訂到發(fā)布實施周期較長、審批層級較多、制修訂程序繁瑣。一旦發(fā)布時間滯后，就容易產(chǎn)生管理上的信息差，形成理解和執(zhí)行誤區(qū)，導致重復工作和低效的業(yè)務流程。員工可能不得不花費額外的時間來轉(zhuǎn)換和調(diào)整信息，而不是專注于更有價值的工作。標準的制修訂和宣貫流程復雜、流程效率不高，難以滿足標準實際使用需求。

3.標準文件執(zhí)行未達到理想狀態(tài)。在標準執(zhí)行層面，基于上級管理要求，制度文件和標準同時運行的現(xiàn)象依然存在。部分開展標準化的企業(yè)在制度和標準的取舍上存在困惑，由于制度的穿插執(zhí)行，造成標準文件的效力弱化。在轉(zhuǎn)化標準層面，科技創(chuàng)新成果、管理診斷、QC（Quality Control，質(zhì)量控制）等成果未能及時有效地轉(zhuǎn)化為標準，導致先進的管理創(chuàng)新理念不能在標準中得到固化。同時，標準中缺乏相關(guān)領(lǐng)域的前沿知識和最佳流程。

4.標準的運行和實施監(jiān)督機制不夠完善。從標準化戰(zhàn)略規(guī)劃的發(fā)布，到標準化工作計劃的制定，再到標準的制修廢宣貫，最后到監(jiān)督檢查和體系自我評價，基本停留在遵循上級要求完成規(guī)定動作的階段。企業(yè)在標準化實踐的過程中，需要結(jié)合實際不斷總結(jié)，研究制定既符合上級要求，又在每個環(huán)節(jié)產(chǎn)生效用、符合自身實際的運行機制。同時，監(jiān)督評估機制的不健全或執(zhí)行不力，以及對不符合標準的情況缺乏適當?shù)膽土P和糾正措施，導致標準人員執(zhí)行不到位、標準化工作意識弱化等問題。另外，對相關(guān)崗位工作人員的培訓不足，使其對標準的要求不夠清晰明確，一定程度上導致對標準的誤解或錯誤的實施。

5.標準化信息系統(tǒng)不完善。標準化管理流程、標準文件庫、標準知識庫等需要借助信息系統(tǒng)完成，以提高運行效率。目前，部分商業(yè)企業(yè)標準化的信息系統(tǒng)在功能上存在缺陷，可能導致不同的應用程序和平臺之間難以實現(xiàn)順暢的數(shù)據(jù)共享和集成，進而妨礙信息流動，使得在組織內(nèi)部協(xié)調(diào)各個部門的工作變得更加困難。

三、煙草商業(yè)企業(yè)標準化工作的優(yōu)化策略

為解決上述問題，煙草商業(yè)企業(yè)應結(jié)合自身標準化運行實踐，量體裁衣，因地制宜，開展標準化能力提升活動。在管理機制上，有必要建立健全的標準制定和實施監(jiān)督機制，包括明確的責任分工、有效的培訓計劃、透明度的監(jiān)督流程、清晰的實施指南以及適當?shù)膽土P機制。具體從以下7個方面協(xié)同發(fā)力，強化提升標準化能力，以確保標準得到正確執(zhí)行，發(fā)揮標準化工作的有效性。

（一）強化員工標準化管理意識

一是明確企業(yè)基礎(chǔ)標準。明確企業(yè)基礎(chǔ)標準，確保企業(yè)標準化工作中各崗位職責清晰、定義明確，能讓員工清晰地了解所在崗位標準化工作對應的內(nèi)容和要求。同時，通過手冊、培訓材料、要點梳理表格、圖表、看板等方式將標準化工作的要點清晰地呈現(xiàn)出來。二是進行宣貫培訓。企業(yè)組織有針對性的培訓，幫助員工理解和掌握企業(yè)的標準化流程和要求。培訓可以包括課堂培訓、在線培訓、實地操作等形式，確保員工具備執(zhí)行標準化工作所需的知識和技能。三是建立溝通反饋機制。管理者應定期與員工溝通企業(yè)標準化工作的重要性，以及標準化與企業(yè)目標和質(zhì)量要求的關(guān)聯(lián)；解釋標準的制定背景、目的和優(yōu)勢，讓員工認識遵循標準的重要性；建立員工提出疑問和反饋的渠道，鼓勵他們分享對標準化工作的看法和建議。及時解答員工疑慮，不斷優(yōu)化標準化流程，使其更貼近實際工作，并增加員工的參與感。四是強化實踐。通過實際案例和示范演示，向員工展示標準化工作的正確執(zhí)行方式。讓員工親身體驗標準的實施過程，以加深他們對標準的認識。

（二）動態(tài)優(yōu)化標準體系

標準體系的優(yōu)化是一項持續(xù)、動態(tài)的過程，主要通過三個方面開展動態(tài)管理。第一，不斷優(yōu)化標準內(nèi)容，形成邏輯清晰的文本，確保標準內(nèi)容清晰易懂，避免冗長的文件和復雜的表達，方便員工理解和遵循。第二，不斷進行流程優(yōu)化，對標準流程進行分析，尋找可以優(yōu)化的機會。簡化繁瑣的流程，減少不必要的步驟，確保關(guān)鍵步驟有效執(zhí)行，提高執(zhí)行效率。第三，利用評價評估工作，定期評估標準體系的有效性，發(fā)現(xiàn)問題并采取糾正措施，確保標準得到正確執(zhí)行。

（三）加大標準化組織保障力度

1.加強標準化組織建設(shè)。在推動標準化工作的過程中，首要任務是加強標準化組織建設(shè)。其內(nèi)容包括建立健全標準化管理機構(gòu)，根據(jù)需求設(shè)立分標準技術(shù)委員會，任命專職和兼職標準化管理員，明確各分支機構(gòu)和標準化工作人員的職責。此外，標準化工作需要最高管理者積極、主動地參與和推動。在標準化決策、目標制定、標準執(zhí)行、監(jiān)督檢查和自我評價結(jié)果跟進等工作中，都需要最高管理者積極關(guān)注，并參與重大決策、指導發(fā)展方向、熟悉把握現(xiàn)狀，在標準化管理中打好頭陣，做好表率。

2.加強流程優(yōu)化和改進。嚴格按照PDCA管理方法，在發(fā)現(xiàn)問題時，及時采取措施進行改進，并迅速修訂相關(guān)標準，確保標準化真正成為支撐各項管理工作的實用工具。參考國家標準和行業(yè)標準的相關(guān)要求，明確前言“本標準主要修訂變化”的內(nèi)容，提高變化內(nèi)容的指導性。在修訂后及時宣貫培訓，確保信息傳遞及時、標準要求實行到位，提高標準的符合性和實效性。同時，以流程優(yōu)化為出發(fā)點，進一步打破部門之間的壁壘，逐步消除無價值的流程、優(yōu)化復雜流程，促進職能部門的高效溝通、信息的高效傳遞，提高管理效率。

3.建立明確的獎懲機制。將標準化相關(guān)工作納入績效考核范圍，加強檢查和評比工作，結(jié)合崗部門檢查、階段性績效考評、監(jiān)督檢查和標準體系自我評價等，全面監(jiān)控標準執(zhí)行情況，并在年底根據(jù)實際情況進行獎懲。設(shè)立獎勵機制，激勵員工積極參與和遵循標準化工作，可以通過獎金、榮譽表彰、“紅榜”獎勵等方式對表現(xiàn)出色的員工給予肯定和獎勵，以增強員工對標準的認同感。

（四）加強標準化人才隊伍建設(shè)

第一，可以創(chuàng)建知識分享和交流的平臺，鼓勵員工分享標準化工作的經(jīng)驗和最佳實踐。定期組織內(nèi)部培訓、工作坊或研討會，促進團隊之間的合作和共享。第二，建立明確的職業(yè)發(fā)展路徑，為標準化人才提供可見的晉升機會，激勵員工對標準化工作持續(xù)投入，提高他們的職業(yè)滿意度。第三，建立“師帶徒”機制，由經(jīng)驗豐富的標準化專業(yè)人士指導新加入的員工。這有助于新員工更快地融入團隊，學習標準化流程，并提高工作效率。第四，制定明確的績效評估體系，將對標準化工作的貢獻納入評估范圍，對表現(xiàn)出色的員工采取激勵措施，如獎金、晉升機會等。

（五）促進管理體系融合

1.將質(zhì)量管理體系、制度體系內(nèi)容及要求融入標準體系中，實現(xiàn)標準體系一體化全面管理。持續(xù)優(yōu)化制度管理流程和標準化管理流程融合，在妥善利用公文識別轉(zhuǎn)化工具的同時，減少制度、標準重復性發(fā)布，減少強化制度效力、弱化標準效力等影響標準執(zhí)行的決策。在決策、管控、執(zhí)行等層面切實保障標準體系的兼容性、有效性、全面性、執(zhí)行率和運行效率。

2.管理的核心在于解決問題，而診斷則是發(fā)現(xiàn)和確認問題的最有效方法。結(jié)合實際情況，需要以問題導向、風險導向、基層導向為基本方向，充分運用管理診斷、PDCA等工具，在診斷評價的過程中，分析排查，找出問題的根源，確保及時、精準地發(fā)現(xiàn)問題。同時，針對提出的問題，及時制定解決方案，并將這些解決方案固化為企業(yè)標準，形成良性循環(huán)。

3.利用合理化建議（金點子）工作，在全員范圍內(nèi)征集優(yōu)化提升企業(yè)標準化工作的建議，鼓勵并引導大家積極參與，鼓勵員工為優(yōu)化標準化工作建言獻策，利用基層力量切實提高企業(yè)標準化工作效能。

4.標準既是創(chuàng)新的動力，又是創(chuàng)新的歸宿。標準并非一成不變的規(guī)范，而是需要根據(jù)企業(yè)內(nèi)外環(huán)境和客戶需求的變化進行動態(tài)管理，包括策劃、執(zhí)行、評價和改進。這種持續(xù)改進是標準化工作的重中之重。隨著環(huán)境的不斷變化，科技創(chuàng)新項目從實施到推廣應用，再到根據(jù)問題、內(nèi)外部環(huán)境變化等做出調(diào)整，實現(xiàn)再創(chuàng)新的過程，也要對應融合企業(yè)標準文件從制定到執(zhí)行，再到為適應變化而修訂、再執(zhí)行的過程，即標準的“制定—實施—修訂”不斷完善循環(huán)提升，緊密伴隨著企業(yè)各項工作不斷“創(chuàng)新—應用—再創(chuàng)新”的過程。確保創(chuàng)新成果能夠在標準化過程中得以應用，也為標準化工作的改進和提升提供源源不斷的創(chuàng)新靈感，進一步增強企業(yè)管理的活力。

（六）完善標準化信息系統(tǒng)

首先，針對現(xiàn)有信息系統(tǒng)展開充分調(diào)研，了解企業(yè)實際需求，包括標準化工作的具體流程、相關(guān)人員的需求、數(shù)據(jù)的采集和存儲需求等。結(jié)合實際需求，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上對信息系統(tǒng)進行補充、開發(fā)、完善，滿足標準化活動流程電子化、相關(guān)知識庫完整、標準體系文件完整的要求，并具備檢索、查詢功能。在滿足硬件需求的同時，及時對使用標準化信息系統(tǒng)的員工進行培訓，確保他們能夠熟練操作系統(tǒng)，正確地錄入和查詢信息。其次，引入實時監(jiān)控和報告功能，通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計、報表、警報等方式，幫助管理人員能夠隨時了解標準化工作的進展和質(zhì)量情況。最后，建立信息系統(tǒng)的持續(xù)改進機制，定期評估系統(tǒng)的性能，收集用戶反饋，根據(jù)實際需要進行系統(tǒng)的升級和優(yōu)化。

（七）優(yōu)化全生命周期標準化活動

在計劃制定方面，要突出企業(yè)當前階段工作任務的實際需求，結(jié)合上級要求，提出制修訂標準計劃，并及時對更新標準開展有針對性的宣貫培訓，避免產(chǎn)生信息差，造成執(zhí)行偏差。在檢查評估方面，一定周期內(nèi)的檢查應覆蓋標準體系內(nèi)的所有標準，確保檢查評估無漏項。通過定期和不定期監(jiān)督檢查企業(yè)的標準，確保標準體系與業(yè)務目標和法規(guī)相符。對不符合實際需求的標準，及時進行更新和修訂，以保持其有效性。在文本編寫方面，標準化管理辦公室應定期開展文本編寫相關(guān)培訓，兼職標準化管理員應積極發(fā)揮“傳幫帶”作用，確保標準文本規(guī)范。在宣貫培訓方面，需要重點關(guān)注宣貫培訓的效果和針對性。可定期開展標準化通用知識培訓，不定期開展更新標準、流程、相關(guān)職責變化等的培訓，并注重時效性。在執(zhí)行方面，可利用“一點課”、甘特圖、看板等將標準流程作可視化處理，便于操作者理解。在流程優(yōu)化方面，積極關(guān)注標準化活動相關(guān)流程運行情況，消除冗余步驟和不必要的復雜表達，簡化工作流程，減少出錯概率，確保標準化活動的流程簡潔、直觀和高效。在信息化保障方面，運用信息化、數(shù)字化手段來支持標準化活動。使用適當?shù)能浖凸ぞ呖梢宰詣踊鞒蹋岣吖ぷ餍?，減輕員工的工作負擔。

四、結(jié)語

本文以煙草企業(yè)為研究對象，分析了煙草商業(yè)企業(yè)標準化工作中存在的問題，探討了煙草商業(yè)企業(yè)加強標準化工作的策略。通過研究，筆者認為煙草企業(yè)管理體系的優(yōu)化是伴隨標準化工作持續(xù)進行的，需要企業(yè)不斷根據(jù)自身發(fā)展情況，進行優(yōu)化升級，在軟硬件方面為標準化活動創(chuàng)造有利條件，以提升標準化基礎(chǔ)管理水平。