人工智能在我國(guó)檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀與對(duì)策分析＊

贠疆鵬 加小雙,2 王 妍

（1.中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院，北京，100872；2.中國(guó)人民大學(xué)檔案事業(yè)發(fā)展研究中心，北京，100872）

2017年，國(guó)務(wù)院印發(fā)《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》，提出要緊緊抓住發(fā)展人工智能的偉大歷史機(jī)遇，引領(lǐng)發(fā)展人工智能的新潮流，提升國(guó)家競(jìng)爭(zhēng)力。2021年，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出要應(yīng)用人工智能助力檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)，并與數(shù)字檔案館（室）建設(shè)相結(jié)合。2022年，國(guó)家檔案局在科技項(xiàng)目立項(xiàng)工作中也表明要開展人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的研究。［1］那么人工智能技術(shù)在我國(guó)檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀如何？現(xiàn)階段存在哪些問題？以這些問題為導(dǎo)向，本文通過系統(tǒng)性的文獻(xiàn)研究和實(shí)踐案例分析，對(duì)現(xiàn)狀和問題進(jìn)行了闡述，并提出了具體的對(duì)策建議，以期為檔案領(lǐng)域更廣泛和深入應(yīng)用人工智能技術(shù)提供參考。

一、人工智能在我國(guó)檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

1.人工智能應(yīng)用的主要檔案類型場(chǎng)景

就檔案載體形式而言，目前人工智能技術(shù)主要應(yīng)用于聲像檔案管理。例如，訊飛智元信息科技有限公司利用語音識(shí)別和人臉識(shí)別技術(shù)提取音視頻檔案信息和生成字幕，實(shí)現(xiàn)了輔助著錄和內(nèi)容檢索。［2］

就檔案信息內(nèi)容而言，目前人工智能技術(shù)較多應(yīng)用于歷史檔案、文書檔案、病歷檔案、會(huì)計(jì)檔案的管理活動(dòng)中。如在歷史檔案管理上，中央檔案館通過人工智能相關(guān)算法建成檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，提升了檔案的查全率和查準(zhǔn)率［3］；在文書檔案管理上，云南稅務(wù)部門應(yīng)用AI技術(shù)實(shí)現(xiàn)了5大類687個(gè)事項(xiàng)2086種文書檔案的電子化歸檔管理［4］；在病歷檔案管理上，廣州市婦女兒童醫(yī)療中心挖掘病例檔案數(shù)據(jù)集訓(xùn)練人工智能，實(shí)現(xiàn)了兒科疾病的智能化診斷［5］；在會(huì)計(jì)檔案管理上，廣州供電局會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)項(xiàng)目利用人工智能實(shí)現(xiàn)了檔案的自動(dòng)整理和元數(shù)據(jù)的自動(dòng)生成。［6］

2.人工智能應(yīng)用的主要檔案業(yè)務(wù)場(chǎng)景

在檔案收集上，人工智能技術(shù)能夠輔助檔案數(shù)據(jù)的采集。一方面，通過捕獲元數(shù)據(jù)，收集所需的檔案信息，如百度使用智能Agent從網(wǎng)頁爬取信息，分析并形成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)［7］；另一方面，利用人工智能技術(shù)對(duì)口述史料進(jìn)行征集和采集，如科大訊飛股份有限公司應(yīng)用語音識(shí)別、轉(zhuǎn)寫等技術(shù)，不斷形成新的檔案成果。［8］

在檔案管理上，人工智能一般應(yīng)用于檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案修復(fù)保護(hù)與安全管理三方面。檔案整理方面，山東省威海市環(huán)翠區(qū)檔案館采用智能采集系統(tǒng)，解放了基層檔案工作者的勞動(dòng)力。［9］檔案鑒定方面，北京市市場(chǎng)監(jiān)督管理局基于相關(guān)人工智能模型算法實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)鑒定。［10］檔案修復(fù)保護(hù)與安全管理方面，AI技術(shù)助力修復(fù)了百年前北京影像［11］；江蘇省太倉(cāng)市智慧檔案館將人工智能技術(shù)嵌入門禁系統(tǒng)、識(shí)別和定位跟蹤系統(tǒng)及防火墻中，提高了館藏檔案的安全性。［12］

在檔案保存上，人工智能融入電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化歸檔保存。如，2020年中國(guó)石油數(shù)字檔案管理系統(tǒng)利用AI及其他新興技術(shù)，集成財(cái)務(wù)管理、電子公文等多個(gè)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了電子化的公文、合同、會(huì)計(jì)票據(jù)等自動(dòng)歸檔保存。［13］

在檔案利用上，體現(xiàn)在檔案檢索和檔案服務(wù)方面。一方面，通過人工智能提升檔案查全率和查準(zhǔn)率，如，江蘇省太倉(cāng)市智慧檔案館利用智能Agent技術(shù)實(shí)現(xiàn)全文檢索［14］；北京市市場(chǎng)監(jiān)督管理局利用圖像識(shí)別和信息抽取技術(shù)，使部分類型檔案智能精確檢索率超過90%。［15］另一方面，通過人工智能技術(shù)助力檔案服務(wù)和展覽，如天津市紅橋區(qū)采用“人工智能+數(shù)字檔案”的新方式，將主題宣傳視頻集中推送至新媒體平臺(tái)上。［16］

3.人工智能應(yīng)用于檔案管理的主要技術(shù)

根據(jù)2020年《國(guó)家新一代人工智能標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)指南》的相關(guān)描述，人工智能技術(shù)有通用技術(shù)和關(guān)鍵領(lǐng)域技術(shù)之分，其中通用技術(shù)有機(jī)器學(xué)習(xí)、知識(shí)圖譜、模式識(shí)別等，而關(guān)鍵領(lǐng)域技術(shù)則包括自然語言處理、智能語音、計(jì)算機(jī)視覺、生物特征識(shí)別等。［17］以此分類為認(rèn)知基礎(chǔ)，目前我國(guó)檔案管理對(duì)于人工智能技術(shù)的應(yīng)用主要集中在知識(shí)圖譜、模式識(shí)別、自然語言處理和生物特征識(shí)別四個(gè)方面，并且實(shí)際應(yīng)用中這些技術(shù)往往融合使用。

在使用知識(shí)圖譜技術(shù)時(shí)，側(cè)重于對(duì)關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的應(yīng)用。［18］如，河南省數(shù)字檔案館基于館藏資源建成智能檢索系統(tǒng)，挖掘大量結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，進(jìn)而形成知識(shí)圖譜和檔案知識(shí)庫(kù)，提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。［19］

在使用模式識(shí)別［20］和自然語言處理技術(shù)時(shí)，側(cè)重于實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化。如，云南稅務(wù)部門采用自然語言處理技術(shù)識(shí)別檔案中的文字，采用模式識(shí)別技術(shù)抽取音像內(nèi)容，從而實(shí)現(xiàn)稅務(wù)執(zhí)法音像檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化。［21］

在使用生物特征識(shí)別技術(shù)時(shí)，主要是將人臉識(shí)別技術(shù)應(yīng)用于檔案利用服務(wù)中。［22］如，江蘇省昆山市檔案館與市公安局合作開發(fā)“網(wǎng)上查檔大廳”系統(tǒng)，利用人臉識(shí)別實(shí)現(xiàn)身份驗(yàn)證，確保線上查檔流程安全合規(guī)。［23］

二、人工智能應(yīng)用于檔案管理的主要問題

1.應(yīng)用檔案類型場(chǎng)景有待拓展和豐富

從總體應(yīng)用規(guī)律上看，人工智能技術(shù)應(yīng)用與資源自身的結(jié)構(gòu)化程度、安全保存狀況和社會(huì)利用需求程度密切相關(guān)。一般來說，檔案部門傾向于將人工智能技術(shù)應(yīng)用于一些特定類型的檔案，即信息開放程度、結(jié)構(gòu)化程度、信息利用需求較高，或?qū)嶓w安全隱患較突出的檔案。然而，相較于復(fù)雜且多樣的檔案類型而言，已有實(shí)踐案例依然顯得較為單一，有待進(jìn)一步拓展和豐富。

就檔案載體形式而言，人工智能應(yīng)用拓展空間較大?，F(xiàn)階段，我國(guó)人工智能應(yīng)用集中于聲像檔案，對(duì)于文本檔案則應(yīng)用較少。這與人工智能技術(shù)自身的發(fā)展密切相關(guān)?，F(xiàn)階段，人工智能識(shí)別圖像的能力在不斷提升，對(duì)圖像特征的抓取能力甚至已經(jīng)超越人類，但是在文字處理方面，對(duì)于語義、場(chǎng)景和關(guān)系的理解則不盡如人意，相關(guān)技術(shù)還需不斷探索。

就檔案信息內(nèi)容而言，人工智能應(yīng)用拓展空間也比較大。我國(guó)人工智能較多應(yīng)用于歷史檔案、文書檔案、病歷檔案和會(huì)計(jì)檔案等。相比之下，國(guó)外應(yīng)用人工智能的檔案類型更加豐富，一些專門檔案或者特殊類型電子檔案管理中都可見人工智能技術(shù)的應(yīng)用。如，法律科技公司Everlaw基于AI技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)海量訴訟檔案的查詢，律師們可以在短時(shí)間內(nèi)檢索包括音視頻、電子郵件、圖片在內(nèi)的上百萬份文件，節(jié)約時(shí)間成本。［24］又如，斯坦福大學(xué)通過人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)多種方式的郵件內(nèi)容檢索，將應(yīng)用擴(kuò)展至電子郵件管理。［25］

2.應(yīng)用檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有待深化和集成

一方面，應(yīng)用業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有待深化。目前，檔案部門傾向于將人工智能技術(shù)應(yīng)用于勞動(dòng)重復(fù)性較高、自動(dòng)化程度較高、檔案信息和數(shù)據(jù)量較大、對(duì)電子檔案四性保障要求較高的環(huán)節(jié)，但在檔案分類中卻鮮見人工智能技術(shù)的有效應(yīng)用。但國(guó)外已經(jīng)有成功應(yīng)用案例，如澳大利亞新南威爾士州檔案館利用人工智能技術(shù)，將大量非結(jié)構(gòu)化的政務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類。［26］此外，國(guó)外還將AI技術(shù)應(yīng)用于自動(dòng)化記錄保存、自動(dòng)索引、元數(shù)據(jù)分類、篩選涉密或涉及隱私信息等多個(gè)環(huán)節(jié)。［27］

另一方面，集成性綜合應(yīng)用較為缺乏?，F(xiàn)階段，人工智能技術(shù)在我國(guó)檔案管理“收管存用”各個(gè)環(huán)節(jié)中的應(yīng)用往往是零散的，缺少集成性的整體方案。例如，內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案館僅將人工智能技術(shù)應(yīng)用于提升查檔效率和精度［28］，福建省檔案館僅應(yīng)用人工智能技術(shù)助力開放審核工作。［29］實(shí)際上，非集成性應(yīng)用人工智能技術(shù)極易導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)在業(yè)務(wù)運(yùn)行過程中出現(xiàn)數(shù)字連續(xù)性斷裂，進(jìn)而帶來數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)或管理成本的增加。

3.應(yīng)用缺少與檔案管理原則的深度融合

知識(shí)圖譜、模式識(shí)別、自然語言處理、生物特征識(shí)別等各種技術(shù)在我國(guó)檔案領(lǐng)域已經(jīng)得到較為普遍的應(yīng)用，但是從整體上來看，往往更加偏重于工具性的應(yīng)用，而非真正實(shí)現(xiàn)檔案管理原則與人工智能技術(shù)的深入結(jié)合。這也是目前的最大制約因素。

檔案管理實(shí)際上是一項(xiàng)十分講究方法和原則的業(yè)務(wù)活動(dòng)，如何將檔案管理的理論和方法與人工智能技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行有效地融合，仍需深入探索。例如，現(xiàn)有應(yīng)用人工智能的檔案鑒定方法往往是基于算法和內(nèi)容，包括識(shí)別重復(fù)內(nèi)容或出現(xiàn)頻次等，雖有一定成效，但是如何將檔案鑒定的核心理論（如職能鑒定）有效結(jié)合到人工智能技術(shù)中，依然是值得探索的重大議題。對(duì)此，國(guó)外已經(jīng)開展了許多前沿性探索，比如澳大利亞維多利亞州公共檔案館正嘗試在電子郵件管理項(xiàng)目的鑒定環(huán)節(jié)中采用職能鑒定。［30］而我國(guó)現(xiàn)階段應(yīng)用人工智能技術(shù)鑒定往往是基于內(nèi)容，如北京市市場(chǎng)監(jiān)督管理局基于內(nèi)容劃控鑒定來開放檔案。［31］

三、我國(guó)檔案管理應(yīng)用人工智能的優(yōu)化建議

1.加快制定人工智能應(yīng)用規(guī)范指南

自2016年年底起，我國(guó)每年年底召開的全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議屢次提出要“探索人工智能等新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用”。其中，2020年全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)陸國(guó)強(qiáng)提出，要探索將大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等新一代信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)向更具智慧化方向發(fā)展。［32］2021年發(fā)布的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》也強(qiáng)調(diào)將大數(shù)據(jù)、人工智能等新興信息技術(shù)融入數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級(jí)。雖然這些政策及要求一定程度上推動(dòng)了人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，但更偏向宏觀層面的路徑指引，在具體實(shí)施時(shí)則需要以更為具體和更具操作性的規(guī)范作為指引。對(duì)此，建議檔案主管部門聯(lián)合相關(guān)研究機(jī)構(gòu)，制定更具針對(duì)性的應(yīng)用指南，為檔案管理實(shí)踐提供指導(dǎo)。同時(shí)，還可以適當(dāng)開展人工智能技術(shù)的應(yīng)用試點(diǎn)，以便及時(shí)總結(jié)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)并在全國(guó)加以推廣。

2.推進(jìn)人工智能技術(shù)的集成化應(yīng)用

在數(shù)字檔案館乃至智慧檔案館的建設(shè)背景下，需要不斷融入人工智能技術(shù)，以追求更加智能化的檔案管理與服務(wù)。在此過程中，必須高度重視數(shù)字連續(xù)性的問題，不斷推進(jìn)人工智能技術(shù)的集成化應(yīng)用。一方面，推進(jìn)人工智能技術(shù)與其他先進(jìn)技術(shù)的集成應(yīng)用。人工智能技術(shù)自身并不構(gòu)成檔案自動(dòng)化管理的全部技術(shù)內(nèi)容，往往需要配合其他技術(shù)的應(yīng)用，包括云計(jì)算、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等。在各種技術(shù)的銜接過程中，必須確保技術(shù)的集成，這樣才能保證檔案數(shù)據(jù)的連續(xù)性流轉(zhuǎn)，進(jìn)而保障其可跟蹤、可溯源、可關(guān)聯(lián)和可控制的能力。另一方面，推進(jìn)人工智能技術(shù)集成至檔案信息化的整體基礎(chǔ)架構(gòu)中。人工智能技術(shù)只有深度集成至數(shù)字檔案館或智慧檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)架構(gòu)中，才能真正融入覆蓋數(shù)字文件全生命周期、數(shù)字信息全流程和數(shù)字資源全要素的檔案數(shù)據(jù)資源管理與服務(wù)中，并發(fā)揮其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)與價(jià)值。

3.強(qiáng)化人工智能與管理理論的融合

文件檔案管理是一項(xiàng)專門的業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)，蘊(yùn)含著多種專業(yè)性的管理理論、原則和方法，包括來源原則、全宗原則、文件生命周期理論和管理原則中的職能分類、職能鑒定、開放鑒定，以及電子文件的前端控制、全程管理、四性保障、元數(shù)據(jù)管理等。應(yīng)用人工智能技術(shù)管理文件檔案，必須在明確應(yīng)用場(chǎng)景的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步體現(xiàn)檔案管理基本原則和方法的有效融入，否則會(huì)導(dǎo)致各種管理風(fēng)險(xiǎn)問題。對(duì)此，必須理性看待人工智能等先進(jìn)技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用，不能“為了技術(shù)而技術(shù)”，深陷“唯技術(shù)論”，也不能因?yàn)椤昂ε嘛L(fēng)險(xiǎn)”，就選擇“故步自封”。立足檔案管理自身特點(diǎn)以及檔案管理過程中存在的實(shí)際難題，積極探索檔案管理原則、方法與人工智能技術(shù)的有效融合，才是上上之策。