大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化對策研究

任玲 晏喜麗

大數(shù)據(jù)促進(jìn)檔案朝著現(xiàn)代信息化方向的發(fā)展，同時(shí)也對檔案管理提出了更高的要求。檔案管理信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國的重要一環(huán)，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的必然要求。因此，在開展檔案管理工作中，檔案管理人員需要提高站位，高度重視檔案管理信息化建設(shè)，不斷錘煉職業(yè)素養(yǎng)；同時(shí)把大數(shù)據(jù)與檔案管理結(jié)合起來，運(yùn)用數(shù)據(jù)思維開展檔案工作，推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)新發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的意義

1. 整合檔案數(shù)據(jù)資源

傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)資源較為分散，各類檔案信息屬于不同系統(tǒng)，存在交叉情況，且由于一些檔案歷史較久，查找相關(guān)檔案信息步驟繁瑣。隨著時(shí)代發(fā)展變遷，檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不斷更新，檔案內(nèi)容日趨復(fù)雜，零散分布的模式已不適合現(xiàn)代化發(fā)展的需求，檔案信息化建設(shè)尤為必要。檔案管理信息化建設(shè)有利于分類整理檔案數(shù)據(jù)，整合現(xiàn)有資源，全方位、多維度優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)資源，備注檔案編號(hào)與標(biāo)識(shí)，以更加清晰的方式將檔案數(shù)據(jù)展示給讀者。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)還有利于形成完善的檔案編研機(jī)制，確保檔案資源有效優(yōu)化配置，減少管理難度，提高檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率，為檔案資源的開發(fā)和利用提供重要支撐。

2. 提升檔案服務(wù)水平

借助檔案信息化建設(shè)，檔案管理部門能夠利用數(shù)字掃描先進(jìn)技術(shù)，提高檔案信息存儲(chǔ)數(shù)量，降低檔案存儲(chǔ)成本。信息化建設(shè)將檔案資源匯聚到一個(gè)存儲(chǔ)系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)搜索引擎，有效提高檔案資料的調(diào)取效率，讓調(diào)取人員在短時(shí)間內(nèi)獲取檔案數(shù)據(jù)信息。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)的信息推薦機(jī)制，使得搜索引擎也會(huì)根據(jù)搜索記錄推送相關(guān)信息，滿足不同部門對檔案資料的使用需求。利用信息化建設(shè)，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)的價(jià)值和作用，主動(dòng)構(gòu)建聯(lián)動(dòng)機(jī)制，將日常工作與信息化建設(shè)有效融合，建立檔案數(shù)據(jù)共享機(jī)制，為各部門提供個(gè)性化特色優(yōu)質(zhì)服務(wù)，有效減輕部門檔案查找工作量，促進(jìn)檔案更好地服務(wù)相關(guān)部門。

3. 促進(jìn)智慧檔案管理

相較于傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)方式，檔案管理信息化建設(shè)能克服紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)難、易丟失、難查找的缺點(diǎn)，確保檔案存儲(chǔ)的完整性和安全性。大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理信息化建設(shè)不僅對保存檔案數(shù)據(jù)、發(fā)揮檔案信息價(jià)值具有重要價(jià)值，而且提高了檔案資源利用率，實(shí)現(xiàn)了檔案資源跨界、跨行業(yè)、跨地域管理，高度整合了現(xiàn)有檔案資源，促進(jìn)了企業(yè)共享檔案資源信息，實(shí)現(xiàn)了智慧檔案管理。隨著檔案管理信息化建設(shè)的深入，檔案資源壁壘逐步被打破，檔案信息快速流轉(zhuǎn)融合的步伐會(huì)進(jìn)一步加快，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)將會(huì)持續(xù)深入，檔案資料的查詢也將更加智能高效。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1. 檔案管理信息化建設(shè)重視不夠

當(dāng)前企事業(yè)單位普遍對檔案信息化建設(shè)重視不夠，檔案信息化建設(shè)步伐緩慢。首先，現(xiàn)有檔案信息資料較多，整理工作具有較大難度，前期收集和整理相關(guān)信息資料會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間，管理效益在短時(shí)間內(nèi)也難以看到，導(dǎo)致部分檔案管理人員有畏難心理，選擇直接放棄該項(xiàng)工作。其次，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，部分檔案管理人員短期內(nèi)難以看到該項(xiàng)工作的效益，導(dǎo)致企事業(yè)單位普遍不夠重視。最后，檔案管理部門的邊緣性和封閉性較強(qiáng)，電子技術(shù)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的蓬勃發(fā)展讓受眾可隨時(shí)獲取電子資源，檔案管理部門缺乏信息化主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí)，檔案服務(wù)意識(shí)有待增強(qiáng)。

2. 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)

檔案管理信息化建設(shè)人員是影響檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率，當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)人員專業(yè)性不強(qiáng)，多數(shù)管理人員并非檔案專業(yè)畢業(yè)，由于工作分配不同，檔案管理人員往往由其他崗位人員兼任，其管理理念和專業(yè)技能跟不上新時(shí)代檔案管理要求，信息技術(shù)、云計(jì)算的不斷發(fā)展，讓本就缺乏計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)的檔案管理人員短時(shí)間內(nèi)無法適應(yīng)，更不能利用專業(yè)知識(shí)推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，同時(shí)，檔案管理人員沒有形成數(shù)據(jù)思維，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，普遍認(rèn)為自身的工作是收集檔案數(shù)據(jù)，保存數(shù)據(jù)的完整性即可，未主動(dòng)利用信息化建設(shè)對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化；對信息化建設(shè)流程不清楚，只能利用管理平臺(tái)對數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單傳輸，無法及時(shí)利用平臺(tái)分析檔案資料內(nèi)在價(jià)值。

3. 檔案管理過程不規(guī)范

多數(shù)企事業(yè)單位不重視檔案管理，導(dǎo)致檔案管理過于粗放。首先，隨著企事業(yè)單位的不斷發(fā)展，檔案資料信息量快速增加，給檔案信息化管理帶來很大的壓力，且檔案信息化建設(shè)處于發(fā)展階段，檔案分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，至今未形成一套行之有效的檔案信息化管理制度。其次，檔案管理安全性欠佳。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案可能存在損壞或者遺失，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案資料存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上，線上管理為主，數(shù)據(jù)信息互相連通，一旦泄密或者遭到惡意破壞，會(huì)對檔案管理工作帶來不可估量的損失。再次，檔案管理信息化水平參差不齊，受網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)訪問的影響，在訪問人數(shù)較多的情況下會(huì)發(fā)生卡頓的問題，影響檔案資源使用效率。最后，檔案管理單位未形成適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的新管理理念，從而無法為檔案信息化管理賦能。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的措施

1. 提高思想站位

企事業(yè)單位檔案管理部門要提高思想站位，從更高的角度思考檔案信息化建設(shè)意義。檔案管理部門要率先開展檔案信息化建設(shè)工作，充分發(fā)揮帶頭作用，以先進(jìn)的管理意識(shí)促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，穩(wěn)步高效推進(jìn)檔案信息化建設(shè)執(zhí)行。制定檔案信息化建設(shè)推進(jìn)計(jì)劃，建立長效反饋機(jī)制，按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)有序推進(jìn)，及時(shí)反饋建設(shè)過程中遇到的困難，積極征求上級單位建議，詢問下級單位開展情況，從全局角度出發(fā)，全面開展檔案信息化建設(shè)。檔案管理人員要深刻認(rèn)識(shí)開展檔案信息化建設(shè)工作的重要性，利用先進(jìn)的技術(shù)和管理理念，將信息化與檔案管理融合到一起。

2. 提高人員信息化素養(yǎng)

檔案信息化建設(shè)需要懂業(yè)務(wù)、會(huì)管理、掌握信息技術(shù)的專業(yè)化高素質(zhì)人員，培養(yǎng)這樣一支高素質(zhì)人員隊(duì)伍，可從以下幾個(gè)方面著手：一是加大培訓(xùn)力度。通過開展信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)線上和線下培訓(xùn)，使檔案管理人員充分掌握所需技能，提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)。二是引進(jìn)優(yōu)秀人才。針對檔案管理人員身兼數(shù)職、專業(yè)性不強(qiáng)的情況，積極引進(jìn)優(yōu)秀人才，選擇專業(yè)能力強(qiáng)、職業(yè)素養(yǎng)高，充分了解信息技術(shù)和知識(shí)的優(yōu)秀人才，激活內(nèi)部“活性”，促進(jìn)內(nèi)部人才融合，提高人才專業(yè)水平。三是組織外部學(xué)習(xí)交流活動(dòng)。對標(biāo)先進(jìn)企事業(yè)單位，引進(jìn)先進(jìn)企事業(yè)單位檔案管理經(jīng)驗(yàn)，為本單位檔案管理注入活力。

3. 健全體制機(jī)制

企事業(yè)檔案工作涉及多個(gè)管理層級與業(yè)務(wù)領(lǐng)域，只有協(xié)同治理才能發(fā)揮最大效應(yīng)，因此構(gòu)建明確的權(quán)責(zé)分工體系、制定完善的檔案制度是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的必然要求。針對企事業(yè)單位檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范龐雜、內(nèi)容交叉矛盾等問題，結(jié)合國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按照專業(yè)、規(guī)范、清晰、實(shí)用與簡潔的要求，制定《檔案管理手冊》，側(cè)重規(guī)范檔案工作人員的管理行為，如檔案錄入關(guān)鍵詞、文件大小格式、檔案錄入注意事項(xiàng)，通過規(guī)范信息化建設(shè)的操作流程，形成專業(yè)規(guī)范操作手冊，形成一支專業(yè)的檔案管理信息化隊(duì)伍，傳播檔案信息化知識(shí)。

四、結(jié)語

檔案管理信息化建設(shè)功在當(dāng)代，利在千秋，在整合數(shù)據(jù)資源，提高檔案使用效率，實(shí)現(xiàn)檔案智慧化管理方面，檔案信息化建設(shè)有著不可替代的優(yōu)勢。但也需注意到，當(dāng)前檔案信息化建設(shè)重視程度不高、人員素質(zhì)參差不齊、建設(shè)過程不規(guī)范等帶來的挑戰(zhàn)。因此，檔案管理部門需要提高思想認(rèn)識(shí)、提升技能水平、健全體制機(jī)制。