采購檔案在高職院校政府采購專項審計的意義

林曉霞

（廣西國際商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

一、采購檔案的形成

政府采購檔案是指與政府采購活動有關(guān)的一切紙質(zhì)與數(shù)字音像材料等，必須長期保存的、具有十分重要的參考價值的原始資料的總稱，主要包括采購文件、會計檔案、供應(yīng)商管理檔案，其中采購文件包括采購活動記錄、采購預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評估報告 、定標(biāo)文件、合同文本、驗收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料，較為直觀地反映高職院校政府采購的法律、法規(guī)和政策的執(zhí)行情況；政府采購項目資金使用計劃和資金支付的執(zhí)行情況；所采用的政府采購模式、采購計劃編制內(nèi)容、政府采購程序的執(zhí)行情況；履行政府采購合同條款情況；政府采購驗收方式、成員組成、驗收程序、驗收結(jié)果等。

二、專項審計工作對提升高職院校政府采購工作管理的意義

首先，開展專項審計工作有利于進一步完善高職院校經(jīng)濟活動內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位管理，加強權(quán)力制約監(jiān)督，加強廉政風(fēng)險防控機制建設(shè)，強化審計的監(jiān)督制約機制。在政府采購活動中，存在不少未按照流程和計劃時間開展相關(guān)業(yè)務(wù)工作的情況，比如立項部門不能及時提供采購需求或未能按要求及時審定評分標(biāo)準(zhǔn)和評分辦法；采購部門經(jīng)辦人員未能及時審核，工作效率低等，不僅影響政府采購的執(zhí)行進度，又影響到政府采購質(zhì)量。年末迫于預(yù)算執(zhí)行進度要求，甚至造成縮短工期或倉促驗收、辦理資產(chǎn)入賬，這一系列的連鎖反應(yīng)，勢必引發(fā)新的風(fēng)險。這時采購行為更為需要審計發(fā)揮監(jiān)督職能作用，將其項目執(zhí)行情況考慮在經(jīng)濟責(zé)任審計內(nèi)，強化政府采購活動規(guī)范執(zhí)行。

其次，有利于高職院校健全和完善管理制度，細化規(guī)定，簡化、優(yōu)化采購流程，推進招投標(biāo)采購制度創(chuàng)新，提高工作效率，強化各個職能部門之間的相互配合，提高內(nèi)部管理水平。比如，從職能視角來看，對立項部門、財務(wù)部門、審計部門、招投標(biāo)管理部門、法律顧問、校級領(lǐng)導(dǎo)等按不同職能、不同審批權(quán)限進行分工；從采購方式視角來看，對高職院校常用的公開招標(biāo)、競爭性磋商、競爭性談判、詢價采購、單一來源等主要采購方式進行業(yè)務(wù)流程細化，制定相應(yīng)的操作規(guī)范，編制流程圖，明確采購人、代理機構(gòu)、中標(biāo)人等不同角色的操作規(guī)范，指導(dǎo)各單位依法依規(guī)進行采購活動。

其三，有利于規(guī)范強化高職院校財政性資金的使用流程，提高資金使用效率及效益，防范國有資產(chǎn)流失，實現(xiàn)國有資產(chǎn)增值保值。在政府采購活動中，采購預(yù)算是核心和前提條件，關(guān)乎采購行為能否順利開展，但在實際的采購過程中，預(yù)算編制不合理，虛高或過低都是普遍存在的問題。預(yù)算編制人員工作重視程度不高，資金量大，市場調(diào)研不夠充足，導(dǎo)致在采購預(yù)算執(zhí)行過程時無法采購符合實際需求或結(jié)余資金過多等情況。目前，財政管理部門十分重視預(yù)算支出績效考核，上述情況的出現(xiàn)，都會影響預(yù)算指標(biāo)支出進度或預(yù)算調(diào)整。

其四，有利于警示后人，防患于未然，防范高職院校財政資金在貨物、工程、服務(wù)采購過程中的違規(guī)行為，促進高職院校政府采購工作健康良性發(fā)展。長期以來，政府采購工作在高職院校都被紀(jì)檢與審計部門列為工作重點督查對象，可以說是“有查必檢”，每年的各類專項檢查或巡視工作或干部離任經(jīng)濟責(zé)任審查，采購工作均是必查項目。審計專項工作的持續(xù)開展，有利于從事前、事中、事后發(fā)現(xiàn)問題，剖析問題，把權(quán)力關(guān)進制度的籠子，保障“陽光采購”，保護采購人。

三、檔案工作與專項審計工作之間的關(guān)系

在專項審計工作進行時，審計人員依據(jù)實施審計的項目所制定的審計目標(biāo)要求及審計內(nèi)容，例如，政府采購預(yù)算、計劃編報審計；政府采購項目資金支付審計；政府采購方法和手段、程序合規(guī)性審計、采購合同簽訂、績效審計等。而審計工作通常是采用過程查閱法、核實法、比較分析法、詢查法、推理法等形式開展。所以，從一定角度來說，在審計過程中，脫離不開采購檔案材料的有力支撐，審計結(jié)果是否真實有效一定程度上由檔案工作所決定。

在審計人員進行政府采購專項審計過程中，檔案工作者需要向其提供采購項目的相關(guān)文件，如政府采購預(yù)算編制及采購計劃編報、審批材料；政府采購方式和程序情況的執(zhí)行，如招標(biāo)機構(gòu)遴選情況、采購方式、招投標(biāo)項目采購文件、開標(biāo)時間、評標(biāo)委會員成員組成、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書、采購合同等。審計檔案是指審計機關(guān)按照規(guī)定分類歸檔保管的在審計活動中形成的各種文件和材料。具體內(nèi)容包括：各種文件、電報、報表、憑證、信函、照片、錄音、錄像的原件及其復(fù)制件、批件、定稿、底稿和重要的修改稿等。審計檔案是審計活動的真實記錄，是考查審計工作成績、研究審計歷史的依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。采購檔案在審計工作中發(fā)揮著重要的作用，是審計工作結(jié)束形成審計檔案的重要組成部分之一，而這些正是檔案工作者經(jīng)過不斷的收集、歸納、總結(jié)、整理形成的采購檔案，檔案工作者的不懈努力，為順利開展專項審計工作做出了應(yīng)有的貢獻。

四、檔案在專項審計工作中的意義

高職院校采購檔案是在執(zhí)行政府采購過程中形成的文字、圖片、表格等不同介質(zhì)的記錄，其中包括了資金預(yù)算支出、政府采購過程、驗收辦理等一系列的資料和數(shù)據(jù)，其記錄高職院校在實施政府采購的完整過程，檔案的作用主要有兩方面：憑據(jù)作用和查考作用，檔案的這兩方面作用特點，決定了其能夠有效為高職院校進行專項審計的關(guān)鍵，因此，要使得專項審計順利完成，審計結(jié)果有效，就要保證檔案的完整性、真實性。

（一）采購檔案是進行專項審計工作的基礎(chǔ)

采購檔案真實、完整地記錄高職院校在實施政府采購的全過程，是隨著院校政府采購活動的開展由各種不同介質(zhì)構(gòu)成，同時，見證政府采購活動從開始到完結(jié)的切實依據(jù)，因此，完善、健全的采購檔案資料也是高職院校專項審計工作正常開展的關(guān)鍵。真正開展對某一政府采購活動的審計，就要在采購檔案、財務(wù)憑證等方方面面仔細甄別，嚴(yán)格審查，確保其資料的真實有效，從而推動高職院校專項審計工作的有效進行。

一直沉默著的海力舉起了手請求陳述，得到準(zhǔn)予后，他先向觀眾和審判長分別鞠了一躬，隨即語調(diào)低沉地說：“我要說的是一個與本案無關(guān)的事件。我叫海力，也叫王小林，就是當(dāng)年與龍斌一起值班、逃跑保命的那個貪生怕死的家伙。而今英雄妻子下崗陷入困境，而我這種東西卻做了老板，面對英雄妻子我會怎么想，會怎么做，會去傷害玷污她嗎？我還是個人嗎？我今天參與訴訟，并不是想為自己討個清白，我早已沒清白可言。我只想請求社會給英雄一個公道，還英雄妻子一個清白。謝謝!”

（二）采購檔案是提高專項審計工作質(zhì)量的保證

審計人員在查閱檔案的過程中，將高等職業(yè)院校提交的原始采購檔案作為審計工作底稿的審計證據(jù)之一，如會計憑證、會計賬簿、會計報表等與被審計單位采購項目資金支出有關(guān)的信息；與被審計單位的采購項目有關(guān)的往來文書、采購過程記錄、采購合同、協(xié)議、驗收文件、固定資產(chǎn)報表等資料。經(jīng)由審計人員反復(fù)論證、剖析，編制審計工作底稿，在此基礎(chǔ)上，形成審計意見和建議，做出審計結(jié)論，即形成審計檔案。所以檔案的真實、完整，提高了審計工作的效率和質(zhì)量。再者，審計人員專項審計要求的時效性較強，通常需在一段時間內(nèi)完結(jié)工作。因此，專項審計人員會較為重視檔案資料，只有通過檔案資料的翻閱，對審計項目有了初步了解，方能進行核實，比較及時地檢查，從而了解審計項目的真實情況，進而對審計項目做出相應(yīng)的評價。

政府采購專項審計質(zhì)量的高低，一是體現(xiàn)在能否依法審計，對院校在政府采購中的問題能否深挖審?fù)?，真正客觀、公正地反映政府采購行為。二是體現(xiàn)在審計結(jié)果能否經(jīng)得起歷史和時間的考驗、綜合復(fù)檢的考驗。這些考驗的成敗，管好、用好檔案對專項審計工作尤為重要，審計工作絲毫不能馬虎。

（三）采購檔案是專項審計查考問題的信息來源

采購檔案管理，不僅是政府采購活動建檔立卡的一種行為，也在一定程度上真實再現(xiàn)政府采購的歷史過程。通過對檔案的審閱、比較分析及總結(jié)，為審計人員審查政府采購活動，資金來源、落實、管理以及支出，采購效益等各項問題，提供可靠來源，具有重要的查考價值和證明作用，是審計人員做出審計結(jié)論的重要依據(jù)。一方面，可以促進政府采購活動的依法進行，防止腐敗行為的滋生；另一方面，鼓勵被審計單位在有證據(jù)的基礎(chǔ)上進行采購和采購活動中的項目，以最大限度地提高財政資金的使用效率。

（四）高職院校內(nèi)部控制制度指標(biāo)體系執(zhí)行的體現(xiàn)

高職院校內(nèi)部控制是其為了增進自身教育發(fā)展，對教學(xué)活動和日常管理活動進行內(nèi)部控制體系建設(shè)。而政府采購活動涉及到采購、資金支出、固定資產(chǎn)使用，不可避免地成為其中一個重要風(fēng)險點。在內(nèi)部控制制度建設(shè)中，政府采購責(zé)任最突出的焦點是崗位分離。如高校采購需求的制定、內(nèi)部審批、采購計劃的編制與審核、招標(biāo)采購文件的編制與審核、采購合同的簽訂與驗收、保管的驗收與使用等。此外，在政府采購業(yè)務(wù)辦理中，內(nèi)部控制體系的建設(shè)，主要體現(xiàn)在控制采購預(yù)算和采購計劃的編制和審核、采購執(zhí)行的應(yīng)用和審核、采購流程、方法，包括合同管理、驗收和付款。以上內(nèi)部控制制度建設(shè)體系，從根本上都是來源于政府采購形成的檔案資料。因此，從工作角度上，也可以作為專項審計開展前先進行測評，再與實質(zhì)性審計相結(jié)合，從而針對內(nèi)部控制方面的薄弱環(huán)節(jié)提出改進建議，促進高職院校政府采購良性發(fā)展，也使得專項審計工作更具操作性和針對性。

五、專項審計工作對采購檔案管理的作用

（一）專項審計有利于促進采購檔案管理的規(guī)范性

政府采購是一項嚴(yán)謹?shù)墓ぷ?，也是接受監(jiān)督部門重點關(guān)注的審查對象。對于政府采購工作來說，能否真實記錄和反映其實施過程，收集并進一步整理形成一套完整、科學(xué)的檔案資料，具有深遠的歷史和現(xiàn)實意義。通過專項審計調(diào)閱檔案資料，從另一方面促進高職院校重視采購檔案的規(guī)范管理。按照《中華人民共和國政府采購法》規(guī)定：采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。在日常工作中，重視資料收集，按照實際項目情況對采購項目全套資料進行收集，根據(jù)國家檔案管理辦法和高校檔案實體分類法的有關(guān)規(guī)定，一一對照檔案的編制和保管要求進行分類整理、編碼、編制目錄、裝訂、歸檔，保證項目資料的完整、真實、有效。發(fā)現(xiàn)項目資料不符合要求的地方，及時整改，經(jīng)得起隨時抽檢，經(jīng)得起時間和歷史的考驗。

（二）專項審計有利于培養(yǎng)采購人員、檔案工作者工作素質(zhì)

檔案收集并非是檔案工作者個人能解決的事情，是需要采購人員、檔案工作者的共同合作，一般來說，一個采購項目涉及的資料會分布在各不同分工的工作人員手中，各項采購任務(wù)結(jié)束后，收集的一整套政府采購資料，必須及時移交給檔案工作者統(tǒng)一立卷、歸檔、造冊，完整的采購檔案是衡量采購工作績效和檔案管理水平的主要標(biāo)準(zhǔn)。由此，有必要要求無論是采購人員還是檔案工作者，都必須提高站位，并具備愛崗敬業(yè)，腳踏實地，認真負責(zé)的道德素養(yǎng)和基本的業(yè)務(wù)素質(zhì)，應(yīng)加強政府采購法律、法規(guī)和相關(guān)程序?qū)W習(xí)，具備有檔案、文書、協(xié)調(diào)管理等專業(yè)技能，樹立檔案管理意識，保密意識，從而提高采購檔案管理工作效率。

（三）專項審計有利于促進采購檔案管理工作的創(chuàng)新改革

首先，要對檔案工作機制進行改革創(chuàng)新。根據(jù)審計項目的內(nèi)容和重點，建立規(guī)章制度，推進采購檔案工作的制度化和程序化，形成系統(tǒng)完整、操作性強的檔案工作程序，指導(dǎo)和規(guī)范采購檔案管理行為，幫助檔案工作者克服和避免檔案工作中的隨意性和盲目性。以某高職院校采購檔案收集整理范圍為例，需要收集以下材料：項目立項文件，包括立項部門的OA審批工作流，項目立項請示，建設(shè)方案，預(yù)算書；政府采購意向公示材料；采購計劃及審批歷史；采購文件審核確認文件，包括提請招投標(biāo)采購部門OA審批工作流，確認采購文件請示，采購文件修改確認清單，采購文件，專家論證報告；質(zhì)疑材料；現(xiàn)場踏勘確認材料；采購人員參與評標(biāo)業(yè)務(wù)授權(quán)材料；采購結(jié)果確認材料，包括中標(biāo)公告，評標(biāo)報告；采購合同簽訂材料；項目驗收材料，包括驗收申請函，驗收報告；發(fā)票復(fù)印件、資產(chǎn)出入庫單據(jù)等，資料多且雜，經(jīng)手人多，容易出現(xiàn)忘記簽章等信息遺漏，或者是資料缺失，數(shù)據(jù)前后不一致等問題，在采購材料歸檔形成采購檔案后，影響采購檔案的時效性和審計工作的準(zhǔn)確性。

其次，服務(wù)方式創(chuàng)新，政府采購是一項巨大而繁雜的工作，從中形成的資料也是非常零散與龐雜，因此，采購檔案的收集工作要改變過去的“坐等收集”為“主動收集”，一般高職院校采購部門，檔案工作者多為其它崗位兼職人員，這種情況下，可利用碎片時間，邊收集邊整理。不同崗位人員，比如采購人員，驗收人員和檔案工作者，在收集整理的過程中，形成相互配合，相互提醒，相關(guān)制約的工作氛圍。采購人員和檔案工作者協(xié)同工作，整理匯總形成項目統(tǒng)計表，清晰、完整地記錄各項采購工作，給院校決策，預(yù)算分配提供參考，也幫助了檔案工作者甄別有效材料，提高業(yè)務(wù)技能。

第三，管理方式創(chuàng)新，實施以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔的檔案存檔方式，方便專項審計遠程調(diào)閱材料；研究建立適應(yīng)院校實際采購工作開展的采購過程和采購檔案管理系統(tǒng)，采購過程管理系統(tǒng)，不僅可以時時記錄真實的政府活動，充分詳細地描述交易發(fā)生的各個時間和事項，督促采購人員及時辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，提高采購效率，還可以對驗收人員和資金支付經(jīng)辦人員起到一個自動提醒驗收和資金支付節(jié)點的作用，進一步提高資產(chǎn)、資金使用效益。采購過程的記錄，也是采購檔案形成電子化的環(huán)節(jié)之一，從而完整、準(zhǔn)確、高效地促進高職院校對政府采購行為和采購檔案進行信息化管理。

六、結(jié)論

高職院校政府采購檔案在業(yè)務(wù)方面的應(yīng)用和問題已日益受到重視和普遍關(guān)注，這是因為其質(zhì)量是保障院校審計工作發(fā)揮作用的關(guān)鍵點之一。做好采購檔案的管理，能夠最大化提高審計效率，以檢促改，是一項雙贏的工作。