從人事檔案工作談加強大學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)

雷興梅

（貴州省黔西南州晴隆縣人力資源和社會保障局）

高校人事檔案是高等院校學(xué)生在校學(xué)習(xí)、工作、生活的真實記錄，是反映畢業(yè)生個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、品德修養(yǎng)和綜合素質(zhì)等方面情況的重要憑證和依據(jù)，也是國家人力資源管理的基礎(chǔ)工作之一。作為學(xué)校教育教學(xué)管理工作的一部分，高校人事檔案工作擔(dān)負著為高等院校培養(yǎng)符合國家建設(shè)需要和社會發(fā)展需要的高素質(zhì)人才。

一、目前大學(xué)生檔案意識現(xiàn)狀

目前，高校畢業(yè)生就業(yè)人數(shù)逐年增加，這就給高校檔案工作帶來了巨大的壓力和挑戰(zhàn)，使得高校檔案管理工作中存在許多問題。從學(xué)生個人角度來講，大學(xué)生往往對檔案的重要性認識不足，不重視人事檔案的收集、整理和歸檔工作，存在著僥幸心理。當他們畢業(yè)后需要辦理落戶手續(xù)或者與用人單位簽訂勞動合同時，才發(fā)現(xiàn)自己的人事檔案已經(jīng)丟失或者忘記保管了。部分大學(xué)生在畢業(yè)前根本就沒有考慮過這些問題。他們往往把檔案視為“私貨”，認為自己已經(jīng)將檔案扔在學(xué)校里了，不需要再進行任何的保管和整理工作了。從高校檔案管理部門角度來看，由于對大學(xué)生檔案重要性認識不足，部分學(xué)生的檔案意識較差。一些學(xué)生在辦理落戶手續(xù)時發(fā)現(xiàn)自己的人事檔案丟失后不知所措或者不愿意承擔(dān)責(zé)任，認為“反正我畢業(yè)了也就不用再管我了”。還有一些學(xué)生由于在申請出國留學(xué)時沒有將自己的人事檔案及時交給學(xué)校保管或者沒有及時進行人事變更申請。這些都使得學(xué)生無法準確了解自己的實際情況和政策法規(guī)要求，影響了人事工作人員對學(xué)生個人信息的了解[1]。從學(xué)校角度來講，學(xué)校對大學(xué)生的人事檔案管理不夠重視。絕大多數(shù)高校沒有統(tǒng)一的管理機構(gòu)或指定專人負責(zé)這一工作。有的高校僅由學(xué)生工作處代管人事檔案；有的學(xué)校雖然有專門的檔案室，但卻不能規(guī)范地管理和使用人事檔案；有的高校甚至沒有專門的檔案室。他們一般會認真填寫自己的個人資料表并且將自己的求職簡歷、成績表等有關(guān)材料裝入自己的人事檔案中。同時他們一般不會去保管他人的人事檔案。即使部分大學(xué)生存在僥幸心理或粗心大意時把別人的學(xué)籍、考試證等資料裝入自己的檔案中，也不會主動要求去移交或妥善保管，甚至他們可能認為學(xué)校和有關(guān)部門對此也沒有硬性要求。

二、大學(xué)生檔案意識淡薄的原因分析

（一）高校對人事檔案工作不夠重視

有些高校檔案工作人員在思想上沒有真正樹立起“管好”學(xué)生檔案就是“服務(wù)”的意識，片面強調(diào)“檔案服務(wù)”而忽視了“檔案管理”。同時，有些學(xué)校對人事檔案工作的宣傳不到位，導(dǎo)致學(xué)生對人事檔案工作缺乏了解，以至于學(xué)生畢業(yè)后對自己的歷史缺乏基本的認識，畢業(yè)后對于自己人事檔案的使用也沒有具體的規(guī)劃和目標[2]。

（二）管理體制不夠健全，制度不夠完善

隨著高校擴招和高校招生規(guī)模的不斷擴大，學(xué)生數(shù)量急劇增加，特別是在一些高校，學(xué)生檔案管理相對薄弱，一些學(xué)校人事管理部門還沒有充分認識到做好畢業(yè)生人事檔案工作對保護畢業(yè)生個人權(quán)益、維護社會穩(wěn)定的重要意義，還沒有把高校畢業(yè)生人事檔案工作作為一項重要工作來抓。

（三）缺乏完善的信息技術(shù)支持

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展并廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，同時也給檔案管理工作帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。但是有些學(xué)校仍沿用傳統(tǒng)管理方式，由于缺乏計算機系統(tǒng)的支持和對新技術(shù)、新設(shè)備應(yīng)用能力水平有限，導(dǎo)致學(xué)生人事檔案信息失真和丟失。

三、人事檔案工作加強大學(xué)生檔案意識培養(yǎng)的幾點措施

（一）加強檔案意識教育

首先，加強檔案宣傳，讓學(xué)生了解檔案的重要性。一方面，高?？赏ㄟ^校園網(wǎng)絡(luò)、校園廣播、宣傳欄等渠道向?qū)W生宣傳檔案的作用和意義，讓學(xué)生了解自己個人的各類信息都屬于個人檔案。另一方面，可以定期組織有關(guān)檔案方面的講座、報告會等，普及檔案知識。此外，還應(yīng)利用各種節(jié)日和紀念日開展一些有意義的活動，使學(xué)生加深對檔案工作的認識，進一步增強對檔案工作的理解。其次，加強指導(dǎo)服務(wù)工作。對于學(xué)生而言，學(xué)校和用人單位都應(yīng)該為學(xué)生提供指導(dǎo)服務(wù)和幫助。學(xué)校可以利用班會、組織參觀等形式向?qū)W生宣傳檔案工作知識和人事檔案管理常識。要使每一個大學(xué)生都認識到人事檔案對于個人、社會和國家發(fā)展的重要作用。最后，提高認識，加大投入。高校應(yīng)加大對大學(xué)生人事檔案工作的支持力度，加強與人事部門的合作交流，明確學(xué)校對大學(xué)生人事檔案管理的職能和責(zé)任。同時要建立健全各項規(guī)章制度，并組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)有關(guān)人事檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識[3]。對于高校而言，首先要改變觀念，加強對大學(xué)生的人事檔案宣傳教育力度。要定期舉辦各種形式的座談會、討論會、報告會等活動向大學(xué)生宣傳有關(guān)人事檔案工作的政策法規(guī)等相關(guān)知識。要讓學(xué)生從思想上重視自己人事檔案的作用和價值；其次，要健全制度并強化管理制度建設(shè)?？梢酝ㄟ^制定具體詳細和可操作性強的規(guī)章制度來規(guī)范大學(xué)生人事檔案管理工作中的一些重要環(huán)節(jié)；最后，要加大資金投入力度。由于大學(xué)生在就業(yè)時對自己個人信息并不重視或是對自己未來發(fā)展方向不明確容易產(chǎn)生檔案意識淡薄等現(xiàn)象，因此，學(xué)?？梢栽诮虒W(xué)經(jīng)費中擠出一定比例經(jīng)費用于加強對大學(xué)生人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)和教育，通過舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、經(jīng)驗交流會等形式來提高他們對人事檔案工作重要性及必要性的認識。從而提高他們對人事檔案管理工作的重視程度及認真程度。

（二）加大宣傳力度，提高學(xué)生的檔案意識

為了提高大學(xué)生的檔案意識，高校需要加大對檔案工作的宣傳力度，使大學(xué)生了解檔案對自身發(fā)展的重要性。同時，高校還要注重提高學(xué)生的檔案意識，引導(dǎo)學(xué)生正確對待自己的人事檔案。例如：我們可以采取舉辦講座、宣傳冊、發(fā)放傳單等形式在全校范圍內(nèi)宣傳檔案知識，使他們認識到高校人才培養(yǎng)過程中形成的具有保存價值的各類資料，以為他們在今后就業(yè)、創(chuàng)業(yè)方面提供方便。對于大學(xué)生來講，高校應(yīng)該注重提高他們對人事檔案重要性的認識。我們可以通過各種渠道為他們提供就業(yè)信息服務(wù)，并在學(xué)校網(wǎng)站上定期更新就業(yè)信息。同時學(xué)校還應(yīng)該增加大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)課，指導(dǎo)他們正確對待自己的人事檔案，并積極鼓勵學(xué)生及時將自己的人事檔案上交學(xué)校統(tǒng)一管理[4]。另外，高校也應(yīng)該對檔案管理工作給予充分重視，建立起完整的檔案管理體系和制度。同時要建立學(xué)生個人人事檔案跟蹤服務(wù)制度。高校還要加強對畢業(yè)生人事檔案進行定期檢查和抽查工作，確保畢業(yè)生人事檔案規(guī)范、有序地管理和使用。

（三）加強人事檔案信息化建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，高校檔案管理部門應(yīng)該盡快完成信息化建設(shè)，建立高校檔案管理系統(tǒng)。這樣一方面可以使學(xué)生能方便快捷地查閱自己的個人信息；另一方面，也能使檔案信息安全得到保證，避免了檔案信息丟失或者被篡改等問題。在網(wǎng)上收集畢業(yè)生信息和個人簡歷時，我們應(yīng)特別注意學(xué)生的真實身份和學(xué)籍信息，如果學(xué)生信息有誤，我們可通過電子郵件或其他方式通知學(xué)生本人及時修改。這樣可以防止個人信息泄露或被篡改等情況的發(fā)生。而且還可以通過人事檔案網(wǎng)站隨時向需要查詢的人員提供所需的個人簡歷等材料。另外高校檔案管理部門還應(yīng)該定期對已畢業(yè)或即將畢業(yè)的大學(xué)生進行檔案意識教育，幫助他們樹立正確的人生價值觀和職業(yè)價值觀，使他們明白自己在學(xué)校中學(xué)習(xí)成長的過程就是不斷完善自我、發(fā)展自我的過程，也是不斷向社會和他人展示自我、充分展現(xiàn)個人價值的過程[5]。只有這樣才能使他們自覺樹立正確的人生價值觀和職業(yè)價值觀，才能為建設(shè)和諧社會做出自己應(yīng)有的貢獻。另外高校檔案管理部門還應(yīng)提高對大學(xué)生檔案信息安全問題的重視程度，并加強對學(xué)生個人檔案信息安全和保密教育。這樣不僅能夠提高大學(xué)生對自己個人信息的保密意識，還能夠避免因用人單位利用檔案為其他人員提供虛假信息而引發(fā)的不必要糾紛。另外高校檔案管理部門還要對畢業(yè)生畢業(yè)后進入社會工作后的個人檔案進行有效管理和及時歸檔。

（四）加強檔案法律法規(guī)的宣傳教育，提高大學(xué)生檔案意識

隨著就業(yè)形勢的日益嚴峻，大學(xué)生就業(yè)問題成為社會關(guān)注的熱點問題，為了幫助學(xué)生解決就業(yè)過程中遇到的困難和問題，教育部等五部門聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于進一步加強普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)工作的通知》（[2008]31號）、《關(guān)于加強人事檔案工作的通知》（教檔[2008]4號）、《關(guān)于加強和改進新形勢下高校檔案工作的意見》（教檔[2012]6號）等文件，明確了高校檔案工作的地位、作用、范圍、內(nèi)容等，強調(diào)了檔案工作是國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源的重要組成部分，是社會主義精神文明建設(shè)和加強社會管理的重要內(nèi)容。各級各類高等學(xué)校要按照《檔案法》和《保密法》等法律法規(guī)以及中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》精神，從貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建社會主義和諧社會、推進社會主義新農(nóng)村建設(shè)和促進社會穩(wěn)定發(fā)展的高度，充分認識高校檔案工作在構(gòu)建和諧校園中不可替代作用，切實增強做好高校人事檔案工作的責(zé)任感和使命感。同時，各地各高校要充分利用課堂教學(xué)時間和校園網(wǎng)、宣傳欄、板報等多種形式加強宣傳教育，增強學(xué)生依法保護人事檔案合法權(quán)益的意識；加強對學(xué)生檔案法制教育和職業(yè)道德教育，引導(dǎo)學(xué)生依法維護自己權(quán)益；針對大學(xué)生就業(yè)過程中遇到困難，缺乏自我保護能力和維權(quán)意識等特點，針對不同年齡層次學(xué)生進行有針對性的宣傳教育。使大學(xué)生了解依法保護人事檔案權(quán)益，保障自身合法權(quán)益的重要性。

（五）創(chuàng)新服務(wù)理念，增強人事檔案意識

要想增強大學(xué)生的檔案意識，就必須創(chuàng)新服務(wù)理念，變“管理”為“服務(wù)”。高校人事檔案管理部門應(yīng)首先轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，摒棄傳統(tǒng)的管理方法，使大學(xué)生的人事檔案管理從被動接受變?yōu)橹鲃咏邮?，增強大學(xué)生檔案意識。首先，要加強宣傳力度。高校應(yīng)對新生進行宣傳教育工作，讓新生認識到人事檔案在畢業(yè)生就業(yè)過程中的重要性及在個人發(fā)展過程中所發(fā)揮的作用。其次，要注重服務(wù)意識的培養(yǎng)。高校在對新進大學(xué)生進行就業(yè)指導(dǎo)時要注重培養(yǎng)他們的服務(wù)意識和大局觀念；要不斷提高高校人事檔案管理人員的素質(zhì)，增強他們的服務(wù)意識；要改變高校人事檔案管理人員原來“坐堂”式服務(wù)態(tài)度，樹立主動服務(wù)意識[6]。最后，要有針對性地開展宣傳教育活動。通過組織培訓(xùn)等方式加強對新生和畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)工作人員的培訓(xùn)工作，使他們樹立正確的檔案觀念和服務(wù)意識；通過舉辦培訓(xùn)班、研討會等方式提高大學(xué)生檔案意識，并要同時令學(xué)生明白檔案意識的重要性和必要性；通過個別訪談、實地參觀等方式開展對學(xué)生及畢業(yè)生人事檔案知識培訓(xùn)工作。通過多種途徑增強大學(xué)生“我要檔案”理念。

高校應(yīng)注重通過多種方式開展宣傳活動，使大學(xué)生了解人事檔案對自身發(fā)展和成長過程中所具有的重要作用以及人事檔案工作對高校發(fā)展和人才培養(yǎng)所發(fā)揮的重要作用。例如，組織學(xué)生參加人事檔案知識競賽、座談會等形式多樣、生動活潑、具有吸引力又容易接受的宣傳教育活動，通過對學(xué)生進行思想教育、職業(yè)道德教育和心理健康教育等內(nèi)容來增強學(xué)生人事檔案意識；也可以結(jié)合高校教育教學(xué)實際和學(xué)生所面臨的就業(yè)問題，利用專題講座等形式，從多角度來增強學(xué)生的人事檔案意識。

（六）加強檔案培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

（1）提高認識，轉(zhuǎn)變觀念。目前，高校人事檔案工作還存在很多問題，如制度不健全，人員素質(zhì)不高等問題。要解決這些問題，首先，必須提高高校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，學(xué)校要加大對人事檔案工作的支持力度，從根本上改變和加強人事檔案工作。同時要強化檔案人員的隊伍建設(shè)，提高其政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，讓他們了解高校檔案工作的重要性和必要性。只有這樣才能使他們深刻認識到自己所擔(dān)負的職責(zé)，增強他們做好人事檔案工作的責(zé)任感和使命感。

（2）加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能。根據(jù)人事檔案的特點和管理要求，不斷更新知識、完善業(yè)務(wù)培訓(xùn)計劃。建立以老帶新、以強帶弱的制度。積極開展政治學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動，邀請檔案管理專家或兼職教師來院指導(dǎo)工作，幫助其不斷提高理論水平和業(yè)務(wù)水平。通過各種方式進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。使他們掌握檔案管理制度、管理方法、基本技能等專業(yè)知識；使他們能熟悉學(xué)生在校期間的基本情況，明確人事檔案的作用和意義；使他們了解人事檔案管理中存在的問題；使他們了解在人事檔案管理工作中需要注意的問題等。同時要求各單位、各部門認真做好資料收集、整理和歸檔工作。

（3）強化學(xué)習(xí)意識，提高綜合素質(zhì)。高校檔案部門要以“與時俱進”為重點，加強學(xué)習(xí)，更新知識。在新形勢下完善制度，規(guī)范管理，加強現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用；不斷提高自身素質(zhì)，完善管理制度和業(yè)務(wù)流程；以新時期下對人事檔案工作新要求為出發(fā)點制定工作計劃；以提高人員素質(zhì)為關(guān)鍵環(huán)節(jié)努力做到“人盡其才”。

（4）建立健全人事檔案管理規(guī)章制度。首先，要加強對人事檔案的收集、整理及保管等環(huán)節(jié)中應(yīng)注意問題的指導(dǎo)；其次是對各學(xué)院負責(zé)人事檔案管理人員的職責(zé)、業(yè)務(wù)范圍、操作程序及相應(yīng)工作紀律等作出明確規(guī)定；最后是對各學(xué)院人事檔案管理人員進行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

（七）以“互聯(lián)網(wǎng)+”思維做好新時期大學(xué)生檔案管理工作

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的來臨，給高校學(xué)生檔案工作帶來了巨大的變革和創(chuàng)新發(fā)展機遇。作為學(xué)校檔案工作管理者，應(yīng)積極應(yīng)對、主動作為，在積極響應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的基礎(chǔ)上，用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維做好新時期大學(xué)生檔案管理工作。

一是要通過建立“互聯(lián)網(wǎng)+”高校人事檔案共享服務(wù)平臺，實現(xiàn)高校人事檔案的信息共享。二是要加強與相關(guān)部門的合作，通過與公安部門、勞動保障部門、教育部門和銀行等相關(guān)部門合作，實現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍檔案和銀行工作檔案的雙向轉(zhuǎn)遞服務(wù)。三是要通過互聯(lián)網(wǎng)開展多種形式的宣傳活動，充分利用微信、QQ等新媒體工具，把大學(xué)生人事檔案管理的相關(guān)知識宣傳給學(xué)生和家長，提升他們對高校人事檔案工作的認識。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著我國高校招生規(guī)模的不斷擴大，畢業(yè)生數(shù)量也在不斷增加，高校對大學(xué)生檔案的收集、整理、歸檔和保管等工作任務(wù)也越來越繁重，而由于國家相關(guān)法律法規(guī)的不健全和缺乏檔案意識等原因，給高校檔案工作帶來了一定的困難和挑戰(zhàn)。因此，提高高校檔案意識勢在必行。高校要從培養(yǎng)大學(xué)生的檔案意識入手，要加強宣傳教育、重視制度建設(shè)、完善檔案管理體系、健全管理制度、規(guī)范操作流程。同時高校要通過各種形式加強對大學(xué)生檔案工作的宣傳教育，讓更多的學(xué)生認識到自身所肩負的責(zé)任。