企業(yè)員工福利的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提升內(nèi)控有效性

詹雪琴

企業(yè)員工福利平臺打造了數(shù)字化員工福利模式，推動了線上線下員工福利的融合，改變了傳統(tǒng)的員工福利內(nèi)部控制模式，從而打好業(yè)財融合基礎(chǔ)，優(yōu)化和持續(xù)迭代企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)，實現(xiàn)線上模式轉(zhuǎn)型的風(fēng)險釋放，提升公司內(nèi)控管控的有效性。

一、傳統(tǒng)員工福利轉(zhuǎn)型線上數(shù)字化模式與內(nèi)控要求

（一）傳統(tǒng)員工福利與內(nèi)控瓶頸

就傳統(tǒng)員工福利而言，員工個性化需求強烈，但實現(xiàn)個性化的福利成本高，導(dǎo)致員工對福利發(fā)放滿意度不高，人才激勵效果不佳，由于沒有統(tǒng)一平臺調(diào)配服務(wù)資源，資源分配不合理。

傳統(tǒng)員工福利模式從線下到線上轉(zhuǎn)型十分困難。大多數(shù)企業(yè)不具備搭建線上福利平臺的能力，轉(zhuǎn)型線上會選擇通過互聯(lián)網(wǎng)工具來協(xié)助完成，但市場上各種軟件、終端、小程序等，不僅讓人眼花繚亂、良莠難辨，更有的功能單一，系統(tǒng)分散，還需要專業(yè)管理人員管理和維護，反而增加了人力物力成本。傳統(tǒng)員工福利線上模式?jīng)]有完整的供應(yīng)鏈支持體系。且外部的員工福利相關(guān)供應(yīng)商不僅僅是傳統(tǒng)模式企業(yè)指定的相關(guān)提供商，無法提供個性化、針對企業(yè)員工的福利，線上員工福利服務(wù)沒有可標準化的服務(wù)過程。因此，企業(yè)如何根據(jù)自己的實際情況和運營特點打造差異化的員工福利服務(wù)，讓員工通過網(wǎng)絡(luò)也能認可提供福利的相關(guān)上下游供應(yīng)鏈服務(wù)商的能力與服務(wù)，并對企業(yè)產(chǎn)生信任，這些尤其是經(jīng)濟形勢變化之下，企業(yè)需要加強的。

因此，從企業(yè)內(nèi)部控制管理角度來說，有效的內(nèi)部控制往往受制于傳統(tǒng)模式的變化和被動適應(yīng)的改變，容易導(dǎo)致內(nèi)部控制名存實亡，也容易造成制度規(guī)范無法有效內(nèi)控和缺少流程支持而導(dǎo)致脫節(jié)。重點體現(xiàn)在制度的僵化性、滯后性與實踐的觸達性、快速性的脫節(jié)，時間積累久了，容易導(dǎo)致不同程度的業(yè)務(wù)管控和財務(wù)管控的失控，導(dǎo)致業(yè)財從融合到割裂，進而引發(fā)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)的整體治理有效性問題。

（二）線上轉(zhuǎn)型目標與內(nèi)控實施對策

在傳統(tǒng)員工福利向線上員工福利發(fā)放模式轉(zhuǎn)型的過程中，面臨諸多系統(tǒng)維護不完善、除薪酬外員工對企業(yè)文化的黏度低以及高質(zhì)量的在線員工福利系統(tǒng)穩(wěn)定性較差、員工體驗感有待提高等問題。其中，對于在線福利發(fā)放系統(tǒng)，如何解決以積分、福利券等作為載體，采取多樣化彈性福利自由組合的問題壓力較大。此外，在針對各類年節(jié)福利及員工關(guān)懷靈活選擇配置服務(wù)上，簡單的平臺整合無法實現(xiàn)上述功能，需要整合積分平臺，解決一鍵發(fā)放餐食，系統(tǒng)實現(xiàn)包括商旅通信和疫情突發(fā)替代等各類積分補貼，從而實現(xiàn)方便省心的員工福利方式落地。

為解決上述問題，企業(yè)可以采納線上數(shù)字化SAAS系統(tǒng)方式，解決相關(guān)傳統(tǒng)員工福利無法達成的目標。包括企業(yè)內(nèi)部福利設(shè)計上，把線下的員工管理、地域管理等搬到線上數(shù)字化賦能的邏輯系統(tǒng)中，為企業(yè)員工福利實現(xiàn)提供一整套服務(wù)項目。此外，還可以結(jié)合各項特殊的個性化需求，采取有針對性地優(yōu)化迭代方式，針對福利平臺建設(shè)的集成方式，不斷打造具有競爭力的企業(yè)員工福利平臺。

數(shù)智化平臺上依托系統(tǒng)服務(wù)、人工智能等，打造從在線福利額度、福利績效到人才服務(wù)等全生命周期的服務(wù)鏈條，助力企業(yè)打破疫情等困境，提升員工滿意度。

數(shù)智化平臺上，能將性價比高的福利產(chǎn)品覆蓋到企業(yè)所在的各個地區(qū)，滿足全部企業(yè)員工的需求，使得企業(yè)員工能夠通過移動互聯(lián)網(wǎng)的連接，直觀地享受到更高效的在線福利產(chǎn)品的選擇和配送。

通過數(shù)智化員工福利SAAS系統(tǒng)的上線，首先解決標準化積分或兌換券等標準問題，通過在線員工福利SAAS不斷完善其系統(tǒng)，將成熟標準的在線員工福利產(chǎn)品呈現(xiàn)給員工，搭建智能個性化的高效福利平臺；其次解決企業(yè)或機構(gòu)產(chǎn)品功能完整性和良好體驗的問題，為企業(yè)或機構(gòu)打造一體化福利模式，向員工提供各類福利產(chǎn)品介紹、福利產(chǎn)品展示、在線選擇、在線下單等服務(wù)，并且推動平臺提升企業(yè)內(nèi)部的促銷能力，樹立良好的口碑，成為在線員工福利在企業(yè)內(nèi)部消費引流，互動傳播的利器。最終可以解決傳統(tǒng)福利模式發(fā)展緩慢、競爭壓力大、發(fā)放效率低等問題。讓在線員工福利發(fā)放變得更加方便、標準化。

線上的轉(zhuǎn)型模式，在SAAS系統(tǒng)的集成模式和API接口（應(yīng)用程序編程接口）的有效鏈接過程中，結(jié)合軟件本身的流程優(yōu)化相關(guān)模塊，針對內(nèi)部控制有效性需求，建立授權(quán)審批制度環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定針對線上模式的授權(quán)控制機制，從而明確各部門、各崗位辦理相關(guān)事項的權(quán)限范圍、審批程序和相應(yīng)責(zé)任等內(nèi)容。與此同時，企業(yè)應(yīng)根據(jù)常規(guī)性授權(quán)編制審批權(quán)限指引，并以適當(dāng)形式在線上發(fā)布，實現(xiàn)全鏈條的透明度，并加強對軟件和業(yè)務(wù)融合的權(quán)限行使監(jiān)督和管理，同時針對臨時性授權(quán)的管理進行重點節(jié)點設(shè)置，包括規(guī)范臨時性授權(quán)范圍、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)的記錄措施。

二、數(shù)字化員工福利的系統(tǒng)賦能方案與內(nèi)控對策

（一）按內(nèi)控要求分解關(guān)鍵業(yè)務(wù)場景

數(shù)字化員工福利線上與線下聯(lián)動的平臺，一般具有大型互聯(lián)網(wǎng)職業(yè)員工福利綜合性的特征，需要專注于互聯(lián)網(wǎng)在線職業(yè)員工福利提升，提供不斷豐富可供選擇的福利項目，從而不斷提高員工的福利體驗。同時，企業(yè)還可以通過共擔(dān)福利成本、匹配福利方案、設(shè)立福利機制的方式，完成針對員工的自費福利方案，幫助員工享受到個性化需要與團體福利實惠的融合服務(wù)。同時，還需要深耕并不斷拓展各類職場員工福利品類。因此，通過人工智能技術(shù)，結(jié)合后臺大數(shù)據(jù)，為員工建立個性化福利消費檔案，針對數(shù)字化員工福利的有效互動需求，解決企業(yè)區(qū)分員工職級、業(yè)績、崗位族群等制訂差異化的預(yù)算標準問題，同步配置不同的福利產(chǎn)品包方案，從而實現(xiàn)一攬子數(shù)字化員工福利系統(tǒng)的設(shè)計，搭建完善的在線員工福利鏈條，形成“組合拳”，更好地幫助員工在既有環(huán)境下實現(xiàn)較好的福利滿意度。

在線上平臺的搭建上，按內(nèi)控管控邏輯進行融合，為此，首先結(jié)合業(yè)務(wù)需求，完成在線系統(tǒng)的建設(shè)，包括定制產(chǎn)品系統(tǒng)，融合外部供應(yīng)鏈業(yè)態(tài)，打通多端口系統(tǒng)在線福利產(chǎn)品場景，跟蹤消費記錄，實時推動福利產(chǎn)品的智能化分析，有針對性分析體量消耗的掌握情況。完成在線福利產(chǎn)品和價值轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)的設(shè)置，包括加密算法和加密傳出，防止數(shù)據(jù)泄露和視頻盜版。完成后臺系統(tǒng)的開發(fā)。通過開發(fā)后臺系統(tǒng)，豐富功能操作，后臺實時更新數(shù)據(jù)，便于數(shù)據(jù)統(tǒng)計及調(diào)整，完美匹配其運營模式。加強系統(tǒng)的運營維護。員工可對福利產(chǎn)品后期進行評價和評論，支持多形式分享福利體驗，實現(xiàn)主動與間接傳播福利效果。提升員工對福利價值的認可，一方面通過員工自主選擇，福利覆蓋家人的便捷性；另一方面可享受個人采購無法獲得的團隊優(yōu)惠。實現(xiàn)平臺賬戶積分和相關(guān)額度的支付與個人賬戶的綁定。

（二）數(shù)字化員工福利賦能企業(yè)員工福利的內(nèi)控融合協(xié)同模式

在建設(shè)方案上，線上員工福利需要結(jié)合內(nèi)控的基本要求達成為目標，重視閉環(huán)模式的節(jié)點管控。為此，對企業(yè)價值上，為解決員工個性化福利問題。通過數(shù)智化福利平臺建設(shè)，創(chuàng)新福利發(fā)放和享用的相關(guān)形式，借助公司在全面預(yù)算下細化的福利預(yù)算對策，以積分、福利券形式發(fā)放的同時，做好全面的市場低價機遇的關(guān)注和跟蹤。此外，在具體福利產(chǎn)品上，企業(yè)員工可以實現(xiàn)自選商品和服務(wù)等福利的轉(zhuǎn)化。

因此，從搭建全新在線福利系統(tǒng)角度，甚至可以為需要個性化福利的企業(yè)員工實現(xiàn)個性化定制，這種數(shù)字化賦能的便利，實現(xiàn)了傳統(tǒng)員工福利模式的系統(tǒng)升級。這使得數(shù)字化員工福利平臺實現(xiàn)了開放性的兼容。從后臺運營系統(tǒng)和一站式的員工服務(wù)流程體系，到搭載分銷系統(tǒng)，直到結(jié)合在線員工福利需要增加線上兌換的消耗類渠道。到之后實現(xiàn)新的福利功能的轉(zhuǎn)化，完成基于整套福利實現(xiàn)的閉環(huán)模式，這些設(shè)計與轉(zhuǎn)化，有助于傳統(tǒng)員工福利模式的升級，從而提高員工福利消費的體驗。

在價值呈現(xiàn)上，線上員工福利需要結(jié)合內(nèi)控的數(shù)字化功能迭代融合目標，重視企業(yè)資源稟賦和個性化特點的實現(xiàn)。為此，企業(yè)的數(shù)字化員工福利賦能，可以實現(xiàn)多樣性功能需求完美適配企業(yè)運營，彰顯企業(yè)特色，增強品牌識別度，以更好的用戶體驗留住用戶，形成自己的用戶群體，具體見圖1。

按此內(nèi)控融合思路，可以把員工按職級、業(yè)績等分類并放在相應(yīng)不同界面進行統(tǒng)一管理，便于統(tǒng)籌員工信息。通過線上線下結(jié)合，以線下完善的福利產(chǎn)品服務(wù)體系和線上的一站式方案，解決線上下單線下配送的福利產(chǎn)品的實現(xiàn)。

因此，新的線上數(shù)字化員工福利模式的賦能，如果在公司治理規(guī)范，業(yè)務(wù)流程梳理清晰，制度建設(shè)和部門職責(zé)梳理清晰之下，借助數(shù)字化賦能等手段，可以固化新的閉環(huán)流程，并及時采取迭代優(yōu)化方案實現(xiàn)系統(tǒng)的轉(zhuǎn)化。

這個過程中，企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)鍵節(jié)點，就公司治理風(fēng)險是指由于公司治理制度設(shè)計不合理或運行機制不健全，以及與公司治理相關(guān)的內(nèi)外部環(huán)境的變化，對公司治理目標實現(xiàn)產(chǎn)生的影響。建立公司治理的內(nèi)部控制的目的是防范企業(yè)可能存在的公司治理風(fēng)險，以協(xié)調(diào)公司與所有利益相關(guān)者之間的關(guān)系，使得利益相關(guān)者之間的利益達到均衡，保證公司經(jīng)營的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

（三）數(shù)字化員工福利賦能員工福利的線上對策與內(nèi)控原則

線上福利模式的發(fā)放，此類運營需結(jié)合手機、電腦、微信多端口任意進入，實時監(jiān)控營銷數(shù)據(jù)。員工也可按需選擇端口登錄，同步進度。

有需要設(shè)立子平臺的數(shù)字化員工福利平臺系統(tǒng)，可以關(guān)聯(lián)總平臺與子平臺?？偲脚_可觀測各子平臺實時數(shù)據(jù)。建立大數(shù)據(jù)驅(qū)動營，通過整合數(shù)據(jù)，實現(xiàn)員工福利精準化，整合線上線下資源，相互導(dǎo)流，高效助力轉(zhuǎn)型線上。

企業(yè)搭建獨立云服務(wù)器、網(wǎng)校系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、域名。提供數(shù)據(jù)安全保障，機構(gòu)數(shù)據(jù)全部加密，保護網(wǎng)上系統(tǒng)安全。

通過上述方式的落地，企業(yè)實現(xiàn)了互聯(lián)互通，一方面融合線上線下，通過移動端等多場景在線福利消費場景，實現(xiàn)個性化福利要求的落地。

為有效管理公司治理風(fēng)險，線上模式員工福利改革的內(nèi)部控制至少應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：1.確保合規(guī)，線上員工福利模式遵循與公司治理有關(guān)的法律法規(guī)，防止因行業(yè)政策和落地實施違規(guī)造成的法律制裁或監(jiān)管處罰，包括財務(wù)及聲譽損失等。2.信息溝通，針對員工福利模式相關(guān)利益相關(guān)者之間應(yīng)進行持續(xù)、雙向、充分和及時的溝通，尤其是公司管理相關(guān)部門要保證及時準確地披露公司所有重要事務(wù)的信息，包括公司目標、財務(wù)狀況、重大戰(zhàn)略決策、績效、所有權(quán)、關(guān)聯(lián)交易和內(nèi)部交易等重大風(fēng)險事件以及公司治理風(fēng)險管理有效性方面的信息披露。

結(jié)語：

當(dāng)前在“互聯(lián)網(wǎng)+”和5G等技術(shù)的發(fā)展下，受制于外部環(huán)境的不確定性，在線員工福利成為大勢所趨，線上線下的互聯(lián)互通將推動在線員工福利技術(shù)的持續(xù)升級、在線員工福利產(chǎn)品的豐富和成熟都將推動在線員工福利市場規(guī)模進一步增大。在內(nèi)控環(huán)境變化之下，在線員工福利模式的轉(zhuǎn)型，很重要一點就是建立信息與溝通機制，也必然導(dǎo)致員工福利要從教學(xué)思想、理念、方法、組織形態(tài)等方面進行創(chuàng)新。公司應(yīng)通過各種渠道建立信息與溝通機制，包括公司網(wǎng)站、財務(wù)信息系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等；應(yīng)建立各級例會制度，確保信息上傳下達，政令暢通，從而真正做到因材施教，實現(xiàn)對傳統(tǒng)員工福利模式的有效賦能的同時，融合內(nèi)控實現(xiàn)的落地模式。與此同時，內(nèi)部控制需要結(jié)合線上模式的優(yōu)化不斷迭代和持續(xù)改進，使公司的風(fēng)險管理得到持續(xù)改進。