淺談煙草企業(yè)辦公室規(guī)范化管理工作

楊亞誼

摘要：以目前我國經(jīng)濟的發(fā)展情況來看，我國的經(jīng)濟發(fā)展非常迅速，在這樣的大背景下，很多企業(yè)發(fā)展了起來，市場競爭越來越大。這就很顯然的表現(xiàn)了管理這一點的重要性，因此，給個行業(yè)，各個市場都重視規(guī)劃管理工作。近年來，煙草公司在我國發(fā)展迅速，發(fā)展?jié)摿σ簿薮?，在各行各業(yè)的競爭壓力下，規(guī)范化管理工作對管理者是一個巨大的挑戰(zhàn)。煙草企業(yè)辦公室規(guī)范化管理工作的難度越來越強，本次文章就來淺談煙草企業(yè)辦公室規(guī)范化管理工作。

關鍵詞：煙草企業(yè);辦公室;規(guī)范化管理

引言：

其實，現(xiàn)在新時代的大背景下，煙草公司發(fā)展是處在一個關鍵的時期，進入雖然21世紀，很多人的思想變得開放，觀念不再保守。但是，鴉片戰(zhàn)爭帶來的危害讓中國人民心聲芥蒂，還是有部分人民不接受煙草。只針對這一點，就需要煙草管理者加強管理，提出很多措施來解決煙草面臨的困難。例如：加強煙草宣傳、提高工作人員服務質量。要想加快轉型期的步伐，趕緊走出關鍵時期，就要提高工作效率。這樣，煙草企業(yè)的發(fā)展才能夠符合秩序化、嚴格化和專業(yè)化的三個特點，煙草企業(yè)的快速發(fā)展要有堅實的基礎。

一、煙草企業(yè)辦公室規(guī)范化管理的意義

煙草辦公室里的工作人員有很多的政務人員，這就與國家政府的相關信息有關系。這些管理員中，管理著很多事務，這些事務不論大小都會嚴格對待，因為這些事務對提高煙草服務質量有很大的促進作用，能快速度過煙草企業(yè)關鍵時期，而且，嚴格對待辦公室的大大小小事情，不僅關系本身企業(yè)的發(fā)展，而且關系國家的利益，國家利益不容忽視！現(xiàn)在國家倡導“以人為本”，管理者如果在平時工作中恪盡職守，會做好表率作用，其他員工也會重視自己的工作，這樣工作人員的工作效率會大幅度提高，工作氛圍會非?；钴S。人的關系改善，這樣業(yè)務質量會提高，隨之而來，企業(yè)文化底蘊越來越濃厚。這樣，會非常有利于煙草企業(yè)的發(fā)展[1]。

二、煙草企業(yè)辦公室人員的基本職能

煙草企業(yè)辦公室的人員眾多，每個人各司其職，所負責的工作各不相同。因為對于企業(yè)來說，企業(yè)涵蓋的部門會很多，企業(yè)綜合性很強，因為，企業(yè)辦公室也具有企業(yè)的相關特征。例如：工作繁雜、設計范圍廣、分工明確等等。在煙草辦公室工作人員的工作內容為：日常工作、活動決策、工作協(xié)調和下放任務。日常工作是關于平時工作方面的整理工作，整理會議材料、會議記錄、收拾檔案、處理工作事務等等?？傊粘９ぷ鞫际亲罨A的工作，也是作為一名辦公室人員必須會的一項技能?；顒記Q策是指對于企業(yè)舉辦的活動要做出合理的策劃方案，做這項工作時要制定詳細的計劃，精確的活動方案，要綜合多方面因素去考慮活動是否合理。工作協(xié)調方面就是指企業(yè)之間相互合作的期間，做好協(xié)調工作，把雙方的多方因素結合在一起，如果有方意見不一致，要做好協(xié)調準備去與對方協(xié)調者去協(xié)商和協(xié)調，首先就是要考慮雙方的利益關系，利益關系才是企業(yè)最重視的因素。下放任務是指要把上級布置的任務合理的安排給員工，做到高效率，高質量的效果。在做下放任務的工作時，要明確不同員工的職位與能力，因為這是做好下放任務的基礎與關鍵。當辦公室人員的基本職能全部明確，這樣會使大家團結一致，提高工作效率，為企業(yè)帶來巨大的利益，促進企業(yè)的發(fā)展[2]。

三、煙草企業(yè)辦公室管理發(fā)展現(xiàn)狀

1.設備少，設備功能不先進

設備是所有企業(yè)發(fā)展的最基礎一項，甚至學校、住房、美容院和餐廳等等的發(fā)展，都要基于設備的先進來促進發(fā)展。當今，市場經(jīng)濟在高速發(fā)展期間，很多企業(yè)發(fā)展數(shù)量越來越多，這會帶來不同的經(jīng)濟效益，有點企業(yè)獲利多，有的企業(yè)獲利少。獲利多的企業(yè)設備肯定先進和數(shù)量，相反，企業(yè)獲利少的設備狀況肯定較差。所以，設備的性質就會越來越重要，要想增加企業(yè)效益，設備的投入力度要不斷加強。對于煙草企業(yè)辦公室來說，很多設備還是非常落后，基礎設施非常老舊，甚至有的部分還在用人工加工等狀態(tài)，這就大大導致了工作效率的底下，而且設備的落后，會導致信息不靈通，與其他企業(yè)不能達到很好的合作關系，這樣強企業(yè)之間的交流變少，商業(yè)往來的利益也會隨之減少。

與此同時，辦公室人員工作量大，信息繁多，需要先進的設備去對工作信息進行大數(shù)據(jù)處理。在不能精確分析數(shù)據(jù)的情況下，會導致很多問題不能妥善處理，這樣，工作人員的職能也不能很好的完成，任務無法很好的下放。在這樣的工作環(huán)境中，員工的積極性會大大降低，員工會一直困于繁瑣的工作中，只會完成巨大的工作量，沒有先進的設備，員工也會得不到很好的學習，員工的綜合素質也不能大幅度提升。

2.辦公室管理方式落后

有很多部門的管理方法其實還是處于原來狀態(tài)，并沒有對管理方式進行相關創(chuàng)新。辦公室是一個以“人”為核心的關系鏈，人與人之間是相互促進和進步的，當領導對制度進行創(chuàng)新，員工遵守制度，這會比之前帶來的效益好，因此，煙草企業(yè)辦公室應根據(jù)不同時期的工作狀態(tài)進行相關的制度改革。如果員工只靠自己以前的工作經(jīng)驗去工作，而不會去汲取經(jīng)驗，不去學習，就會出現(xiàn)很多失誤與誤差，這對企業(yè)發(fā)展百害而無一利。同時，企業(yè)的很多員工也需要不斷去“充電”，因為時代是進步的，不創(chuàng)新、不努力、不汲取知識是會被時代淘汰，會經(jīng)歷社會的毒打。員工是一個企業(yè)的代表，員工的素質直接反映了企業(yè)的發(fā)展狀況，因此，對管理方式的創(chuàng)新是每個辦公室管理著都應該深思熟慮的一件事情。要提升辦公管理水平，優(yōu)化管理結構。

3.信息化水平低下

我國現(xiàn)在是一個大數(shù)據(jù)的信息化時代，信息化的發(fā)展會帶動企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展，所以，企業(yè)如果要加快盈利的步伐，必須推動信息化水平的，提高信息化水平，信息化水平提高會加強各部門、各企業(yè)的聯(lián)系，使各部門的信息能夠及時的交流?，F(xiàn)階段，還是有很多的企業(yè)信息管理制度落后，所以企業(yè)整體發(fā)展緩慢。

四、煙草企業(yè)辦公室管理措施

1.樹立正確的思想管理觀念，端正工作態(tài)度

在煙草企業(yè)辦公室管理中，思想方面是最難管理也是最容易管理的一個部分。企業(yè)如果需要快速發(fā)展，其員工思想一定要積極向上，在員工思想樹立之前，管理者的思想一定要先樹立正確的思想，自己的工作態(tài)度一定要端正。把企業(yè)的各項工作重點集中并做好規(guī)范，對之前的管理制度要根據(jù)現(xiàn)有的工作情況進行創(chuàng)新，為企業(yè)發(fā)展奠定基礎。

對員工的綜合素質要重視起來，同時，要提高工作人員的服務意識，煙草企業(yè)受眾會有不同的對象，會有不同身份和不同地位的受眾。因此，工作人員的服務態(tài)度會影響企業(yè)的發(fā)展。轉變陳舊的管理觀念，樹立新的觀念，提高工作人員的積極性，提升管理水平[3]。

2.民主管理工作要加強

民主問題不論在各行各業(yè)都是一個重要的議題，在煙草辦公室管理中，要大力宣傳民主觀念。在宣傳民主觀念之前，要對民主管理進行深入的學習，因為這是加強民主管理的重要基礎。要制定嚴格的制度來服務于民主管理這個方法。可以在部分部門進行實驗，如果實驗成功再普及到全部部門。例如：在一個部門中，實行民主管理方法，并準時記錄不同時間的效果以及帶來的影響，總結經(jīng)驗，分析實驗，把經(jīng)驗推廣至整個企業(yè)。

3.重視工作人員的綜合素質

企業(yè)的壯大是眾多的高素質的人才構成，企業(yè)如果要迅速發(fā)展，快速進步，對人才的投入力度一定要大大加強，人才是企業(yè)的血液，有了人才企業(yè)才會呈現(xiàn)鮮活的生命，因此，煙草辦公室管理者要重視工作人員的綜合素質。企業(yè)可以安排專業(yè)人士為員工講解科學的知識，傳授經(jīng)驗;定期為員工進行培訓，同時設置時間進行員工考核，適當?shù)慕o員工增加壓力，這樣，員工會有動力去學習知識，這樣，部門整體的綜合素質會提高，這對企業(yè)的發(fā)展是有優(yōu)勢的。工作人員綜合素質提高，會帶動整體工作人員的工作積極性，會使企業(yè)服務得到提升，企業(yè)的積極效益會得到更大。

4.對待來訪者要注重

企業(yè)的發(fā)展要不斷地去學習，不僅是技術上的學習，更多的還是要加強不同企業(yè)的交流。企業(yè)辦公室會經(jīng)常接待不同的企業(yè)來訪者，這些辦公室管理者要加強重視，在煙草辦公室管理者中，要認真對待每一位來訪者，認真傾聽并做好記錄，認真聆聽意見，例如：不同企業(yè)的管理者來到煙草企業(yè)，他們會提出自己對煙草企業(yè)的見解以及對企業(yè)未來的發(fā)展展望，或者會對這個企業(yè)甚至細化到部門提出建議和指導，這對企業(yè)的成長完全是有力的，這可以彌補不足之處，對不足之處進行改善，發(fā)展長處，樹立良好的企業(yè)形象。

5.堅持正確立場

煙草企業(yè)辦公室發(fā)展要規(guī)范化，目的就是促進企業(yè)的利潤最大化，但是，為了獲得最大的企業(yè)利潤，辦公室管理者不能鼠目寸光，眼光放長遠來看，把自己的立場明確，并且堅定。不能只看短期效益，而要看到企業(yè)未來的發(fā)展方向以及發(fā)展前景。在管理者工作中，始終要堅持企業(yè)正確的道路，符合社會主義的發(fā)展，遵守法律法規(guī)。

6.優(yōu)化資源配置

之前提到辦公室工作人員各司其職，每個人都有不同的職位以及任務，且整個辦公室涵蓋范圍廣泛，每個人負責的任務量是巨大的，領導肯定也會不時的下放任務，所以這就要求辦公室資源配置要進行優(yōu)化，這樣才有利于工作任務高質量的完成。同時，如果，資源配置不高，資源配置不優(yōu)化會堆積工作任務量，會讓很多部門或者工作人員的長處不能很好的發(fā)揮出來，這樣，煙草辦公室職員都能很好的定位自己的位置，明白自己需要干什么。這樣，整個工作結構會非常完善，會將不符合辦公室制度或者辦公結構的人員剔除，對以后的企業(yè)的發(fā)展會非常有利。

五、結束語

企業(yè)辦公室是企業(yè)發(fā)展的一個核心部分，因為企業(yè)辦公室要對整個企業(yè)進行系統(tǒng)規(guī)范化的管理，他有一個承上啟下的作用，同時也會起著帶動內外交流合作的作用。對于煙草企業(yè)來說，煙草企業(yè)辦公室管理者是煙草企業(yè)發(fā)展的基礎，企業(yè)發(fā)展的好壞與辦公室有直接關系。煙草辦公室管理者要要朝著正確的發(fā)展方向去發(fā)展，鑒定自己的立場，做出正確的選擇;同時，要加強對員工綜合素質的培養(yǎng)，創(chuàng)新管理制度，對科技的要求要進一步加強，努力把設備設施做到最好。但是，企業(yè)發(fā)展的前提下不能損害國家利益，不能侵犯人民的權益！

參考文獻

[1]王軍林.煙草企業(yè)辦公室規(guī)范化管理工作漫談[J].卷宗，2019，9（34）：182.

[2]王韋勇，張永江.基于煙草企業(yè)標準化管理工作的難點與對策[J].決策探索：中，2019，606（02）：91-92.

[3]張一丹，云興勇，張家芬.煙草商業(yè)企業(yè)精益管理應用研究[J].辦公室業(yè)務，2020，000（009）：39-40.