計(jì)算機(jī)辦公軟件在辦公室的運(yùn)用分析

吉林省集安市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局 林洋

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)辦公軟件為辦公室工作提供了更多的便利，使工作在自動(dòng)化環(huán)境下，能夠切實(shí)運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)道路工程和城市規(guī)劃項(xiàng)目進(jìn)行整體建設(shè)，并利用CAD 和BIM 等相關(guān)軟件進(jìn)一步加強(qiáng)建模設(shè)計(jì)和圖紙審查工作，促使辦公室呈現(xiàn)出高效率的工作形式。此外，計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用還能夠進(jìn)一步加強(qiáng)辦公自動(dòng)化環(huán)境的塑造，并最大程度上實(shí)現(xiàn)工程資源共享和信息資源流通，使辦公室工作變得更加科學(xué)和有效。因此，本文著重探索計(jì)算機(jī)軟件在辦公室工作當(dāng)中的具體應(yīng)用模式。

計(jì)算機(jī)軟件作為信息科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，能夠融合多方技術(shù)，為工程建設(shè)和規(guī)劃工作提供助力，并不斷提升技術(shù)的應(yīng)用能力，使辦公室內(nèi)的計(jì)算機(jī)辦公軟件能夠發(fā)揮實(shí)際優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理和精智化數(shù)據(jù)分析，最終促使單位效益呈現(xiàn)日益增長趨勢(shì)。

1 計(jì)算機(jī)辦公軟件的主要特征

一方面，計(jì)算機(jī)辦公軟件在功能上呈現(xiàn)了多樣化特征。計(jì)算機(jī)辦公軟件能夠通過互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)通信和資源傳輸，從而實(shí)現(xiàn)信息共享，并且辦公軟件還具有圖像語音識(shí)別功能，并依靠邏輯推理能力進(jìn)一步模擬人腦的思維過程，通過軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)智能處理和科學(xué)計(jì)算。從道路工程和城市規(guī)劃設(shè)計(jì)角度來說，計(jì)算機(jī)辦公軟件能夠通過計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)，也就是CAD 進(jìn)行設(shè)計(jì)的更新和優(yōu)化，并逐步借助計(jì)算機(jī)輔助制造（CAM）、計(jì)算機(jī)輔助工程（CAE）和計(jì)算機(jī)輔助測(cè)試（CAT）等功能，減輕大量人工時(shí)間，從而使設(shè)計(jì)工作在計(jì)算機(jī)辦公軟件的加持下，優(yōu)化設(shè)計(jì)流程，進(jìn)行工程預(yù)設(shè)和集中測(cè)試。此外，計(jì)算機(jī)軟件還能夠融合網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)在資源共享的前提下，整理收集數(shù)字文本，將其轉(zhuǎn)化為圖形圖像或聲音動(dòng)畫等顯示形式，為道路工程和城市規(guī)劃設(shè)計(jì)呈現(xiàn)圖文并茂以及聲形結(jié)合的設(shè)計(jì)成果[1]。

另一方面，計(jì)算機(jī)辦公軟件在應(yīng)用上呈現(xiàn)了獨(dú)特且完整的辦公特征。計(jì)算機(jī)辦公軟件在辦公室中的應(yīng)用過程中，能夠以技術(shù)為支撐，以人員為紐帶，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)查詢的獨(dú)立性，也就是說計(jì)算機(jī)能夠融合辦公軟件的相關(guān)系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)庫之間建立出獨(dú)立且完整的邏輯結(jié)構(gòu)和思維聯(lián)系，從而使工作人員能夠利用軟件精確查找數(shù)據(jù)信息，提升數(shù)據(jù)獲取的一致性和流通性，并且還能夠通過輸入關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行相同數(shù)據(jù)的查找和應(yīng)用，使數(shù)據(jù)能夠在辦公室的工作過程中，為信息和決策發(fā)揮出有效性和及時(shí)性的支撐作用。并且這種獨(dú)特性和完整性還能夠提升重要文件信息的保密程度，繼而通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)的集中整理和集中調(diào)查，從而不斷豐富數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的有效性和豐富性，使辦公室工作始終有著充足的數(shù)據(jù)支撐。例如，在道路工程和城市規(guī)劃設(shè)計(jì)過程中，計(jì)算機(jī)辦公軟件能夠有效地整合收集到的工程信息和影響因素，并在安全的環(huán)境中進(jìn)行數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)，進(jìn)一步避免了工程信息在紙質(zhì)存儲(chǔ)環(huán)境中產(chǎn)生的資源丟失和數(shù)據(jù)傳遞遺漏等問題，從而使工程建設(shè)和規(guī)劃設(shè)計(jì)能夠更加完整和有效。

2 計(jì)算機(jī)辦公軟件在辦公室的運(yùn)用意義

計(jì)算機(jī)辦公軟件是基于互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)幫助辦公室工作人員進(jìn)行信息處理和加工的工作軟件，軟件中包含各種不同的功能系統(tǒng)，在多樣化系統(tǒng)的支撐與應(yīng)用之下，能夠促使辦公室工作實(shí)現(xiàn)智能化和自動(dòng)化辦理，從而進(jìn)一步提升工作信息的交互能力和傳播效率，并為工作的決策提供數(shù)據(jù)支撐和可視化圖像輔助。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，在步入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代后的辦公室的工作模式也逐漸朝著網(wǎng)絡(luò)化和信息化方向邁進(jìn)，而計(jì)算機(jī)軟件就更能夠被辦公室工作所需要。也就是說，合理利用計(jì)算機(jī)辦公軟件能夠使日常工作以及在工程和規(guī)劃方面的管理發(fā)揮出重要的數(shù)據(jù)價(jià)值和建模意義。

此外，計(jì)算機(jī)辦公軟件作為辦公室信息化工作建設(shè)的強(qiáng)有力支撐，也是信息平臺(tái)以及數(shù)字化辦公系統(tǒng)的重要紐帶，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支撐下，合理利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段和軟件系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，可以進(jìn)一步提升工作效率，同時(shí)，節(jié)約經(jīng)濟(jì)投入成本和人工數(shù)據(jù)分析時(shí)間，從而實(shí)現(xiàn)優(yōu)化辦公流程、規(guī)范模型建構(gòu)、落實(shí)工程管理、呈現(xiàn)圖紙?jiān)O(shè)計(jì)等多方優(yōu)勢(shì)，并不斷符合實(shí)際工作要求，發(fā)揮出計(jì)算機(jī)軟件的工作監(jiān)督任務(wù)，使道路工程和城市規(guī)劃設(shè)計(jì)能夠通過數(shù)字化的處理方式進(jìn)行監(jiān)督，進(jìn)一步確保信息傳輸?shù)恼鎸?shí)性與有效性，打破數(shù)據(jù)在時(shí)間和空間上的界限，使計(jì)算機(jī)軟件能夠?qū)こ探ㄔO(shè)中的各種信息進(jìn)行集中分析和科學(xué)處理，綜合工程實(shí)際情況和規(guī)劃設(shè)計(jì)因素，建構(gòu)出因地制宜的管理制度和科學(xué)完善的工作手段，促使辦公室能夠發(fā)揮出信息化辦公作用，以計(jì)算機(jī)軟件為支撐，使單位發(fā)展實(shí)現(xiàn)可持續(xù)。

3 計(jì)算機(jī)辦公軟件在辦公室的運(yùn)用阻礙

由于計(jì)算機(jī)辦公軟件是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)下一套固定的應(yīng)用流程和軟件技術(shù)應(yīng)用模塊，因此辦公室工作人員在進(jìn)行軟件利用時(shí)會(huì)受到僵化應(yīng)用模式的影響，從而在信息交流和存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，限制了辦公個(gè)性化的發(fā)展和技術(shù)應(yīng)用要求[2]。并且由于在道路工程和城市規(guī)劃設(shè)計(jì)方面的計(jì)算機(jī)辦公軟件一般以英文作為軟件語言，這會(huì)進(jìn)一步導(dǎo)致軟件應(yīng)用人員無法明晰軟件的英文屬性和辦公方式，就會(huì)進(jìn)一步阻礙辦公軟件發(fā)揮工作效率的提升作用，從而使數(shù)據(jù)信息與人員意識(shí)結(jié)構(gòu)產(chǎn)生脫節(jié)和差異，促使工程和設(shè)計(jì)建設(shè)在實(shí)施過程當(dāng)中產(chǎn)生阻礙和局限。也會(huì)進(jìn)一步導(dǎo)致辦公人員在利用軟件進(jìn)行工程資料的傳輸和收集整理時(shí)，會(huì)由于應(yīng)用不當(dāng)產(chǎn)生工程數(shù)據(jù)缺失和軟件應(yīng)用、錯(cuò)誤等常見現(xiàn)象。

此外，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展雖然涌現(xiàn)了一批能夠發(fā)揮實(shí)際作用的計(jì)算機(jī)辦公軟件，但也催生了軟件病毒的發(fā)展和進(jìn)化。這就導(dǎo)致一旦計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)遭受了病毒的侵襲或黑客的頻繁攻擊，很可能會(huì)產(chǎn)生數(shù)據(jù)泄露或盜竊現(xiàn)象，特別是在道路工程和城市規(guī)劃設(shè)計(jì)領(lǐng)域，一旦數(shù)據(jù)被他人竊取或丟失，將為國家工程建設(shè)的生產(chǎn)安全帶來嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，從而進(jìn)一步威脅國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和生產(chǎn)發(fā)展安全，使工程建設(shè)面臨巨大的經(jīng)濟(jì)損失隱患和機(jī)密工程數(shù)據(jù)泄露。由此可見，為了進(jìn)一步提升計(jì)算機(jī)辦公軟件在辦公室的實(shí)際運(yùn)用能力，工作人員一定要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全屏障的設(shè)置和使用，充分檢查計(jì)算機(jī)軟件的安全性能和運(yùn)行情況，并定期對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行病毒查殺和軟件防護(hù)，從而進(jìn)一步保證計(jì)算機(jī)辦公軟件能夠發(fā)揮安全屬性，為辦公室工作提供良好的數(shù)據(jù)支撐[3]。

4 計(jì)算機(jī)軟件在辦公室工作當(dāng)中的具體應(yīng)用和發(fā)展策略

4.1 文字?jǐn)?shù)據(jù)庫的建立和工程數(shù)據(jù)備份

一方面，在辦公室工作當(dāng)中，針對(duì)道路工程和城市規(guī)劃設(shè)計(jì)領(lǐng)域常見的文字處理軟件是Word、Excel 和PPT 這三種，這些辦公軟件能夠?yàn)楣ぷ魅藛T建構(gòu)一個(gè)良好的辦公環(huán)境，進(jìn)一步分析工程數(shù)據(jù)和工程建設(shè)信息，并綜合規(guī)劃因素和設(shè)計(jì)條件，從而形成一個(gè)針對(duì)工程項(xiàng)目領(lǐng)域的數(shù)據(jù)庫訪問系統(tǒng)，使數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中進(jìn)行集中存儲(chǔ)和提取，發(fā)揮辦公軟件的文字處理效率。并且在此期間計(jì)算機(jī)辦公軟件會(huì)發(fā)揮文字處理功能的兼容性和拓展性以及延伸性，使工程信息能夠在較小的存儲(chǔ)空間內(nèi)發(fā)揮出較大的數(shù)據(jù)支撐作用，使工作人員能夠進(jìn)一步根據(jù)需求提取有關(guān)文字信息，從而為工程建設(shè)和規(guī)劃設(shè)計(jì)提供數(shù)據(jù)支撐。并且工作人員還可以根據(jù)工程信息的變化方式及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的文字信息進(jìn)行更新處理，從而使數(shù)據(jù)庫進(jìn)一步優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力，提升文字信息傳遞的精準(zhǔn)性。此外，對(duì)于工程信息中其他類型的文本內(nèi)容，在軟件應(yīng)用環(huán)節(jié)，可以使人員只通過瀏覽器就可以對(duì)文本進(jìn)行集中操作，從而完成簡單的工程信息和數(shù)據(jù)編輯任務(wù)，使數(shù)據(jù)庫內(nèi)的信息資源在更新環(huán)節(jié)進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性和應(yīng)用性。

另一方面，在道路工程和城市規(guī)劃設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)處理領(lǐng)域，基于信息化的辦公環(huán)境，計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用能夠通過數(shù)據(jù)備份的形式進(jìn)行有效存儲(chǔ)，防止由于外部因素導(dǎo)致的信息缺失和數(shù)據(jù)遺漏現(xiàn)象。并且這種備份處理形式能夠使計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫進(jìn)一步完善，使數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)能力在工程信息遭受影響過后能夠快速恢復(fù)數(shù)據(jù)內(nèi)容，進(jìn)一步改善數(shù)據(jù)在應(yīng)用過程中出現(xiàn)的各種安全損失問題。并且這種備份方式還能夠有效進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的集中還原，使工程在建設(shè)和設(shè)計(jì)過程當(dāng)中，能夠始終獲得數(shù)據(jù)的支撐，并通過修改痕跡的保留和數(shù)據(jù)信息的過程性記錄，還能夠挑選節(jié)點(diǎn)，對(duì)工程內(nèi)容和設(shè)計(jì)思路進(jìn)行不同形式的多方開展和渠道探索，使計(jì)算機(jī)軟件發(fā)揮出數(shù)據(jù)處理的能動(dòng)作用，探索出道路工程和城市設(shè)計(jì)規(guī)劃的最優(yōu)路徑[4]。

4.2 數(shù)據(jù)的可視化處理和建模設(shè)計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)感知

首先，計(jì)算機(jī)辦公軟件能夠依靠強(qiáng)大的圖像處理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的建模設(shè)計(jì)，為辦公室工作帶來強(qiáng)有力的視覺沖擊，并且這種可視化的處理方式能夠進(jìn)一步滿足工作內(nèi)容的特殊性和立體性，從而為工作設(shè)計(jì)出全新的思路和發(fā)展方向，逐步符合多元化的工作需求。特別是在道路工程和城市規(guī)劃設(shè)計(jì)領(lǐng)域，工作人員能夠通過計(jì)算機(jī)辦公軟件的BIM 技術(shù)完成模型建構(gòu)和數(shù)據(jù)的圖像處理。首先，在道路工程和城市規(guī)劃的設(shè)計(jì)前期BIM 技術(shù)就可以創(chuàng)造出三維立體的模型結(jié)構(gòu)，并基于施工數(shù)據(jù)和因素進(jìn)行整合分析，使工程建設(shè)者能夠更加真實(shí)的發(fā)現(xiàn)道路工程在建設(shè)中出現(xiàn)的安全隱患和風(fēng)險(xiǎn)問題，從而直觀地了解整體建設(shè)項(xiàng)目的施工框架。并且技術(shù)的應(yīng)用還能夠突破工程設(shè)計(jì)和規(guī)劃設(shè)計(jì)二維圖紙的局限性，使模型設(shè)計(jì)能夠進(jìn)一步增強(qiáng)工程信息的顯示程度。也就是說通過模型的建構(gòu)，能夠使工作人員進(jìn)一步明晰施工過程中的信息交流點(diǎn)和碰撞點(diǎn)，從而發(fā)現(xiàn)工程建設(shè)的有關(guān)問題，并進(jìn)行設(shè)計(jì)的進(jìn)一步調(diào)整和集中規(guī)劃，從而使風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效規(guī)避，進(jìn)一步減少不必要的人力和物力資源投入[5]。

其次，在道路工程和城市規(guī)劃設(shè)計(jì)的工程過程當(dāng)中，計(jì)算機(jī)辦公軟件中的BIM 技術(shù)，還能夠進(jìn)一步根據(jù)數(shù)據(jù)的變動(dòng)調(diào)整模型結(jié)構(gòu)，使建設(shè)過程得到過程性監(jiān)督和細(xì)節(jié)性把控，并且根據(jù)數(shù)據(jù)的調(diào)整和模型結(jié)構(gòu)的優(yōu)化還能夠進(jìn)一步使施工過程中加強(qiáng)指導(dǎo)的精準(zhǔn)性和工程建設(shè)的穩(wěn)定性，利用建模技術(shù)使各個(gè)部門得到協(xié)調(diào)和溝通，不但能夠縮短建筑工期和設(shè)計(jì)時(shí)長，還能夠保質(zhì)保量地完成工程建設(shè)和規(guī)劃設(shè)計(jì)任務(wù)。

最后，在道路工程和城市規(guī)劃設(shè)計(jì)的建設(shè)后期，計(jì)算機(jī)辦公軟件中的BIM 技術(shù)還能夠加強(qiáng)工程后續(xù)的管理能力，促使各個(gè)部門能夠保持建筑和規(guī)劃信息，減少建造資源的流失，從而找到工程建設(shè)成本和設(shè)計(jì)思路的最優(yōu)解，道路建設(shè)和規(guī)劃設(shè)計(jì)能夠在今后很長一段時(shí)間內(nèi)保持信息的交流和數(shù)據(jù)的協(xié)調(diào)，以實(shí)現(xiàn)工程后續(xù)的資源整合和數(shù)據(jù)價(jià)值保留。促進(jìn)工程建設(shè)過后，工作人員能夠根據(jù)技術(shù)的信息保留環(huán)節(jié)了解工程建筑設(shè)計(jì)的思路和整體過程，從而快速進(jìn)行信息的提取和分析匯總，一旦遇到后續(xù)建筑和設(shè)計(jì)問題時(shí)，還能夠進(jìn)一步提出一套切實(shí)可行的建設(shè)問題和設(shè)計(jì)阻礙的解決方案，始終發(fā)揮出計(jì)算機(jī)辦公軟件在辦公室的實(shí)際工作作用和數(shù)據(jù)保留能力。

4.3 加強(qiáng)人員辦公能力，建立軟件系統(tǒng)的安全屏障

為了進(jìn)一步促使計(jì)算機(jī)辦公軟件在辦公室中發(fā)揮應(yīng)有作用，辦公人員要加強(qiáng)個(gè)性化軟件的使用和技術(shù)探索，努力學(xué)習(xí)軟件語言，進(jìn)一步明晰軟件的英文屬性，探索全新的辦公方式，使數(shù)據(jù)信息能夠與人員意識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行聯(lián)系。例如，在面對(duì)道路工程建設(shè)和城市規(guī)劃設(shè)計(jì)時(shí)，工作人員要加強(qiáng)建模技術(shù)的學(xué)習(xí)和圖像音頻文件的處理，努力學(xué)習(xí)不同軟件的使用方式和聯(lián)合應(yīng)用模式，從而探索出符合自身工作思路和工作內(nèi)容的軟件應(yīng)用模式[6]。此外，為了進(jìn)一步維護(hù)計(jì)算機(jī)辦公軟件能長久在辦公室中發(fā)揮作用，辦公人員要基于數(shù)據(jù)和工程信息系統(tǒng)加強(qiáng)軟件應(yīng)用的安全屏障維護(hù)，定期進(jìn)行病毒檢查和數(shù)據(jù)更新工作，從而使辦公軟件能夠始終發(fā)揮數(shù)據(jù)處理和圖像轉(zhuǎn)化作用。并從自身辦公素質(zhì)入手，加強(qiáng)技術(shù)鉆研和設(shè)計(jì)思路優(yōu)化，進(jìn)一步滿足辦公室內(nèi)工作的真實(shí)需求，探索工作最佳方法，從而使計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)一步提升使用質(zhì)量和使用效率。

5 總結(jié)

總而言之，合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行辦公，可以提高工作效率與實(shí)際質(zhì)量，更能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)辦公模式中僵化的辦公模式和緩慢的數(shù)據(jù)流通問題，不斷支持各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)通力合作和全面開展，使軟件始終快速有效地發(fā)揮文字辦公、音頻處理、信息交流、建模設(shè)計(jì)、圖紙審查等相關(guān)工作能力，從而提升辦公效率和工程設(shè)計(jì)質(zhì)量。