基于內(nèi)控角度下的企業(yè)物資采購(gòu)審計(jì)工作要點(diǎn)分析

張留廠 河南省煙草公司周口市公司

企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作是為了提高企業(yè)資產(chǎn)的質(zhì)量和效率，因此，應(yīng)該在保證審計(jì)工作質(zhì)量的前提下，結(jié)合企業(yè)物資采購(gòu)方面存在的問(wèn)題進(jìn)行有效改進(jìn)。在實(shí)施內(nèi)部審計(jì)工作時(shí)可以將物資采購(gòu)審計(jì)當(dāng)作一個(gè)切入點(diǎn)，這樣可以更好地提高企業(yè)物資采購(gòu)的管控能力，進(jìn)而達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)控制效果。目前，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)日益嚴(yán)峻，企業(yè)面臨著更加激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)。許多中小企業(yè)在面對(duì)這樣高強(qiáng)度、高要求的情況下往往沒(méi)有太多的時(shí)間和精力去制定完善的應(yīng)對(duì)措施以應(yīng)對(duì)日益嚴(yán)峻的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。由此可以看出，如何更好地規(guī)范內(nèi)部審計(jì)工作將成為提升資產(chǎn)質(zhì)量和效率和管理水平不可或缺的一部分。在企業(yè)內(nèi)部審計(jì)過(guò)程中通過(guò)對(duì)物資采購(gòu)上的控制，降低成本支出，已經(jīng)成為當(dāng)前企業(yè)的主要工作之一。

一、內(nèi)控角度下企業(yè)物資采購(gòu)審計(jì)工作的重點(diǎn)內(nèi)容

（一）審計(jì)前準(zhǔn)備工作

以國(guó)有企業(yè)為例，國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行物資采購(gòu)審計(jì)工作過(guò)程中，基本上是從三個(gè)方面來(lái)實(shí)行準(zhǔn)備工作，分別為審計(jì)范圍、審計(jì)對(duì)象以及審計(jì)方式。第一在明確審計(jì)范圍的過(guò)程中，需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行準(zhǔn)備，包括各種生產(chǎn)設(shè)備、后勤物資以及辦公設(shè)備等等，通過(guò)對(duì)審計(jì)范圍的明確，能夠進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)行為的效率性，增強(qiáng)自主決策的能力，同時(shí)還能夠加強(qiáng)對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)的監(jiān)督管理，通過(guò)前期有效的準(zhǔn)備，使企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)能夠結(jié)合更加符合實(shí)際情況，對(duì)企業(yè)日常工作進(jìn)行全面控制。第二明確審計(jì)對(duì)象其目的是有效提升企業(yè)設(shè)計(jì)工作的效率，不斷降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。另外通過(guò)對(duì)審計(jì)對(duì)象的明確，能夠提升審計(jì)工作的覆蓋崗位，提供更加全面的保障。在確定完審計(jì)對(duì)象后，使企業(yè)確定出屬于自己的采購(gòu)方式，為后續(xù)審計(jì)方案的實(shí)施打下良好基礎(chǔ)。確定完審計(jì)對(duì)象后，后續(xù)就能確定好采購(gòu)物資中的總金額，加強(qiáng)對(duì)整個(gè)物資采購(gòu)過(guò)程中的有效把控。最后需要確定好最終的審計(jì)方式，企業(yè)物資采購(gòu)審計(jì)方式一旦獲得確定，就會(huì)使整個(gè)企業(yè)物資采購(gòu)工作的效率進(jìn)一步上升。在提高企業(yè)審計(jì)工作進(jìn)度的同時(shí)，也能夠提升其科學(xué)性以及可靠性，增強(qiáng)國(guó)有企業(yè)的內(nèi)部控制能力，目前企業(yè)通常所使用的審計(jì)方式為報(bào)送審計(jì)和現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)。報(bào)送審計(jì)主要是通過(guò)上報(bào)的形式，通過(guò)對(duì)企業(yè)內(nèi)控體系運(yùn)行狀況以及管理上的分析，將審計(jì)工作的內(nèi)容進(jìn)行上報(bào)傳輸。而現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)往往側(cè)重于審計(jì)項(xiàng)目當(dāng)中，通過(guò)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的范圍以及審計(jì)領(lǐng)域進(jìn)行明確，同時(shí)能夠加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作的控制[1]。

（二）審計(jì)實(shí)施工作

在進(jìn)行實(shí)施工作階段的過(guò)程中，一般采用的方法主要有兩種，分別為順查法和逆查法，有時(shí)也需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，將這兩種方法結(jié)合在一起，對(duì)物資采購(gòu)實(shí)施更加合理的控制。順查法主要是要讓企業(yè)從制度體系入手，結(jié)合實(shí)際的采購(gòu)順序，獲取不同工作階段的相關(guān)審計(jì)證據(jù)。使用順查法的審計(jì)工作內(nèi)容時(shí)，首先需要根據(jù)具體的采購(gòu)制度體系來(lái)實(shí)施。例如以河南某煙草企業(yè)為例，在進(jìn)行物資采購(gòu)的過(guò)程中，必須符合好《河南煙草商業(yè)系統(tǒng)的采購(gòu)管理規(guī)定》，從生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、合法權(quán)益以及人身財(cái)產(chǎn)安全三個(gè)方面角度出發(fā)，在經(jīng)過(guò)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，才能進(jìn)行相關(guān)的采購(gòu)工作。其次要求企業(yè)對(duì)內(nèi)部采購(gòu)制度體系進(jìn)行合理建設(shè)，企業(yè)審計(jì)人員需要根據(jù)自身的采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行仔細(xì)查詢審核，同時(shí)對(duì)所有的審核文件進(jìn)行審批，保證企業(yè)業(yè)務(wù)流程更加具有合理性與科學(xué)性。另外在設(shè)置專業(yè)機(jī)構(gòu)的過(guò)程中，審計(jì)人員可以通過(guò)合理的方式，向?qū)徲?jì)單位收集各種相關(guān)的資料，包括對(duì)物資采購(gòu)管理上的規(guī)定、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)組織架構(gòu)圖以及各種材料說(shuō)明書(shū)等等。只有加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)職能定位的確定，才能充分保障不相容職務(wù)相分離的原則，構(gòu)建合理的框架。在實(shí)施工作階段中，為了提高風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制的效率性，要求審計(jì)人員提前準(zhǔn)備好相關(guān)的資料，并在此基礎(chǔ)上對(duì)企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)提供良好的幫助，完成對(duì)整個(gè)全系統(tǒng)的檢查，最后是需要開(kāi)展相關(guān)的評(píng)估工作，評(píng)估工作主要內(nèi)容主要分為兩種，一種是對(duì)采購(gòu)評(píng)估制度的合理性進(jìn)行判斷，另一種是對(duì)企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的監(jiān)督控制能力進(jìn)行審核，幫助企業(yè)建立起更加全面的采購(gòu)審核體系[2]。

逆差法主要是采用審計(jì)取證順序與采購(gòu)業(yè)務(wù)流程相反的方法。在采用逆差法的方法之前，需要提前編寫(xiě)出所有貨物的匯總表，對(duì)企業(yè)倉(cāng)庫(kù)的物品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，尤其是需要對(duì)已經(jīng)積壓許久的貨物進(jìn)行檢查，對(duì)造成這種現(xiàn)象的原因進(jìn)行分析，并采取針對(duì)性的解決措施。從整體的實(shí)施效果來(lái)看，逆差法在整個(gè)工作實(shí)施階段過(guò)程中具有較強(qiáng)的針對(duì)性，具有快速有效的分析能力，針對(duì)審核過(guò)程中存在的各種問(wèn)題進(jìn)行合理解決[3]。

（三）編寫(xiě)審計(jì)報(bào)告階段

當(dāng)實(shí)施階段工作內(nèi)容完成后，后續(xù)需要結(jié)合整個(gè)實(shí)施過(guò)程中的實(shí)際內(nèi)容進(jìn)行分析，將所出現(xiàn)的各種情況以及相關(guān)資料進(jìn)行編寫(xiě)，緊緊圍繞好審計(jì)目標(biāo)進(jìn)行綜合性分析。在內(nèi)部控制角度的影響下，企業(yè)在進(jìn)行物資采購(gòu)工作時(shí)，需要結(jié)合相關(guān)文件內(nèi)容來(lái)實(shí)施，文件內(nèi)容一般包括企業(yè)物資采購(gòu)的相關(guān)數(shù)據(jù)，審計(jì)人員需要結(jié)合這些數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行編寫(xiě)。另外在編寫(xiě)審計(jì)報(bào)告之前，企業(yè)管理人員可以通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷的形式，從多種方面加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)工作的了解，結(jié)合實(shí)際情況提出一些建設(shè)性意見(jiàn)。保證好意見(jiàn)的科學(xué)性，從內(nèi)部加強(qiáng)審計(jì)單位控制體系的建設(shè)與完善，提高控制效果的效率性[4]。

二、企業(yè)物資采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題

（一）物資采購(gòu)監(jiān)管工作存在欠缺

在物資采購(gòu)過(guò)程中由于存在著許多不合理的地方，所以內(nèi)部審計(jì)人員無(wú)法更好地發(fā)揮監(jiān)督作用。首先，由于內(nèi)審人員對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的理解存在一定偏差，對(duì)國(guó)家法律法規(guī)也沒(méi)有很好地理解和掌握。其次，許多中小企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)人員缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，沒(méi)有了解和掌握國(guó)家相關(guān)的財(cái)務(wù)政策以及法律法規(guī)規(guī)定，所以就無(wú)法很好地監(jiān)督內(nèi)部審計(jì)工作。最后許多企業(yè)由于缺乏相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)，并沒(méi)有將物資管理工作作為一項(xiàng)重要的工作來(lái)抓，這就導(dǎo)致內(nèi)部審計(jì)人員缺乏更好地認(rèn)識(shí)和掌握物資管理中存在的諸多問(wèn)題癥結(jié)，不能夠有效地履行企業(yè)內(nèi)部審計(jì)職責(zé)。而對(duì)于內(nèi)部審計(jì)人員如何去有效開(kāi)展物資管理工作則沒(méi)有一個(gè)明確標(biāo)準(zhǔn)和明確方法，導(dǎo)致很多工作效率和效果并不明顯。除此之外隨著信息化時(shí)代發(fā)展，很多工作都存在著信息技術(shù)不到位的情況以及管理手段落后等問(wèn)題，這就很大程度上影響了物資管理活動(dòng)水平以及工作效率。因此為了提高企業(yè)整體管理水平以及加快新時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展步伐，就必須重視對(duì)物資管理工作監(jiān)督和管理，從而實(shí)現(xiàn)促進(jìn)提高物資管理水平及效率的目的。由此可見(jiàn)，物資管理監(jiān)督問(wèn)題是導(dǎo)致很多企業(yè)物資管理工作不完善、效率低下的主要原因之一[5]。

（二）缺乏良好的統(tǒng)一性

對(duì)于企業(yè)來(lái)講是否具備良好的管理制度，對(duì)于企業(yè)后續(xù)物資管理工作造成了很大的影響，而且這些管理制度與管理辦法都具體指向了企業(yè)采購(gòu)操作層次中。但是在一些較高的層級(jí)管理中，依舊存在著管理不足的問(wèn)題。管理制度方面缺乏良好的統(tǒng)一。以某煙草公司為例，在實(shí)施階段的過(guò)程中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)隨意改變采購(gòu)方式的現(xiàn)象，由于管理制度上的缺陷，導(dǎo)致在實(shí)際執(zhí)行的過(guò)程中，許多服務(wù)類采購(gòu)項(xiàng)目轉(zhuǎn)變?yōu)椴少?gòu)實(shí)物，很難做到步調(diào)協(xié)同一致，不僅影響了企業(yè)整體的采購(gòu)管理質(zhì)量，同時(shí)也會(huì)對(duì)企業(yè)后續(xù)采購(gòu)工作造成影響，容易出現(xiàn)比較嚴(yán)重的失誤問(wèn)題。

（三）規(guī)范程度較差

受物資管理規(guī)范程度的影響，導(dǎo)致企業(yè)實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)較少，容易在采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)各種問(wèn)題。其中造成影響比較深的是采購(gòu)操作不夠詳細(xì)，需要的采購(gòu)制度并未按照實(shí)際的情況進(jìn)行制作，不僅會(huì)使企業(yè)采購(gòu)人員面臨著許多挑戰(zhàn)，同時(shí)也會(huì)對(duì)企業(yè)日常管理造成影響。例如某企業(yè)在招投標(biāo)階段中，由于缺乏合理的規(guī)范程度，導(dǎo)致整個(gè)招標(biāo)文件編制水平較低，編制內(nèi)容存在很大缺陷，沒(méi)有符合具體的編制要求等等。另外受規(guī)范性的影響，企業(yè)所簽訂的合同也存在較大問(wèn)題，無(wú)法很好地履行合同中所約定的條款。而受合同未響應(yīng)的影響，對(duì)后續(xù)工作造成了不利的一面。

（四）缺乏健全的內(nèi)控制度

許多企業(yè)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)并沒(méi)有真正建立起來(lái)，都是按照企業(yè)管理人員制定的企業(yè)內(nèi)部審計(jì)規(guī)章制度進(jìn)行運(yùn)作。導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作很難真正發(fā)揮其應(yīng)有作用，惡化了企業(yè)內(nèi)部審計(jì)制度的合理性，從而影響到其內(nèi)部審計(jì)工作的順利開(kāi)展，降低工作效率。除此之外，由于很多企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中忽略了企業(yè)內(nèi)控制度的制定工作，這使得企業(yè)內(nèi)控制度難以有效發(fā)揮其應(yīng)有作用。首先，企業(yè)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)為了更好地對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)實(shí)施監(jiān)督，所以往往會(huì)在企業(yè)內(nèi)建立內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，但是在現(xiàn)實(shí)工作中并不能夠起到監(jiān)督作用。其次，許多外部供應(yīng)商也缺乏有效的評(píng)估依據(jù)，這就使得企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員無(wú)法完全了解組織內(nèi)所有資產(chǎn)、資源以及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。最后許多中小企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員缺乏相關(guān)的審計(jì)經(jīng)驗(yàn)，因此不能夠很好地進(jìn)行控制測(cè)試和評(píng)估，最終導(dǎo)致內(nèi)部審計(jì)師無(wú)法準(zhǔn)確地評(píng)估出物資風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)等，使企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中遇到的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)一步加強(qiáng)。

三、內(nèi)部控制下降低企業(yè)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的措施

（一）建立完善的企業(yè)內(nèi)部控制制度

在當(dāng)前的環(huán)境背景下，企業(yè)要想進(jìn)一步加強(qiáng)物資采購(gòu)審計(jì)工作的力度，就需要建立起更加完善的內(nèi)部控制制度，為整個(gè)物資采購(gòu)審計(jì)工作創(chuàng)造良好的環(huán)境條件，同時(shí)在進(jìn)行工作的過(guò)程中，仔細(xì)分析企業(yè)所存在的漏洞情況，制定出針對(duì)性的內(nèi)部控制制度以及程序，做好相關(guān)人員的培訓(xùn)工作。例如某煙草企業(yè)針對(duì)內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作薄弱的問(wèn)題，在自主招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目出現(xiàn)程序缺失以及資料不完善的狀況，提出了對(duì)審計(jì)人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)的措施意見(jiàn)，確保企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)有著相當(dāng)數(shù)量的采購(gòu)業(yè)務(wù)骨干，進(jìn)一步提高企業(yè)的采購(gòu)能力。同時(shí)在規(guī)范采購(gòu)流程的過(guò)程中，通過(guò)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理的正確引導(dǎo)，組織起更加優(yōu)秀的采購(gòu)項(xiàng)目檔案評(píng)選，從而有效提高企業(yè)的整體管理水平，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)的防范。

（二）加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)入庫(kù)流程的設(shè)計(jì)

當(dāng)企業(yè)完成相關(guān)的采購(gòu)工作后，在將貨物運(yùn)送到倉(cāng)庫(kù)之前，需要對(duì)采購(gòu)貨物的質(zhì)量進(jìn)行審核驗(yàn)收，防止出現(xiàn)不合格的貨物出現(xiàn)，進(jìn)而造成較為嚴(yán)重的后果。同時(shí)企業(yè)各個(gè)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合作，合力完成對(duì)采購(gòu)貨物的驗(yàn)收，進(jìn)一步加強(qiáng)整個(gè)驗(yàn)收過(guò)程的效率性。其次在進(jìn)行驗(yàn)收的過(guò)程中，必須按照相關(guān)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)貨，使整個(gè)驗(yàn)收過(guò)程更加具有合理性。如果最后驗(yàn)收的質(zhì)量達(dá)標(biāo)，則必須由負(fù)責(zé)人員進(jìn)行簽字，才能進(jìn)行入庫(kù)，同時(shí)采用責(zé)任連帶制度，一旦發(fā)現(xiàn)驗(yàn)收貨物存在質(zhì)量問(wèn)題，不光需要向采購(gòu)人員進(jìn)行問(wèn)責(zé)，還需要對(duì)負(fù)責(zé)簽字的人員進(jìn)行問(wèn)責(zé)，加強(qiáng)控制效果。另外還可以根據(jù)貨物的實(shí)際情況，實(shí)施脫貨和折讓控制設(shè)計(jì)制度，如果發(fā)現(xiàn)采購(gòu)?fù)甑呢浳镔|(zhì)量不符合要求，需要及時(shí)通知企業(yè)采購(gòu)部門(mén)，并要求好補(bǔ)充完貨物的數(shù)量。如果貨物已經(jīng)入庫(kù)的話，需要由企業(yè)審計(jì)部門(mén)實(shí)施有效的監(jiān)督措施，建立起完善的折讓制度，并獲得相關(guān)管理人員批準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，對(duì)企業(yè)采購(gòu)部門(mén)實(shí)施折讓處理，快速對(duì)不符合質(zhì)量的貨物進(jìn)行補(bǔ)充。

（三）加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)流程的監(jiān)督設(shè)計(jì)

以某煙草企業(yè)為例，該企業(yè)的采購(gòu)項(xiàng)目監(jiān)督人員更多的是重視項(xiàng)目采購(gòu)流程，忽視了對(duì)各個(gè)階段的內(nèi)容實(shí)質(zhì)性審核，比如文件編制的內(nèi)容沒(méi)有符合采購(gòu)需求等等，因此需要通過(guò)更多的設(shè)計(jì)手段，來(lái)加強(qiáng)對(duì)整個(gè)采購(gòu)流程的監(jiān)督設(shè)計(jì)。第一需要從思想意識(shí)上進(jìn)行加強(qiáng)，提高采購(gòu)監(jiān)督人員的思想重視程度，比如可以加強(qiáng)采購(gòu)項(xiàng)目招標(biāo)流程的監(jiān)督，對(duì)后續(xù)監(jiān)督實(shí)施打下良好基礎(chǔ)。第二是采取職務(wù)分離制度的流程設(shè)計(jì)，對(duì)整個(gè)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行職務(wù)以及職權(quán)上的分離，其目的是防止某一個(gè)采購(gòu)人員權(quán)力過(guò)大，從而出現(xiàn)不合理的采購(gòu)行為，對(duì)企業(yè)造成較大的損失。第三是制定好完善的采購(gòu)計(jì)劃制度，整個(gè)制度內(nèi)容需要按照企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)總量進(jìn)行制定調(diào)整，當(dāng)制定完整體的采購(gòu)計(jì)劃后，采購(gòu)部門(mén)需要根據(jù)計(jì)劃內(nèi)容進(jìn)行采購(gòu)，之后再由倉(cāng)庫(kù)的管理人員進(jìn)行數(shù)量核對(duì)，待核對(duì)結(jié)束后再由相關(guān)負(fù)責(zé)人員簽字。第四需要結(jié)合采購(gòu)的實(shí)際數(shù)量，制定出合理的訂貨制度，訂貨制定內(nèi)容只要是對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行確定，同時(shí)確保貨物采購(gòu)數(shù)量與企業(yè)生產(chǎn)需求實(shí)際數(shù)量相符合，既能滿足企業(yè)的實(shí)際需求，又能減少相關(guān)的浪費(fèi)現(xiàn)象，并且在采購(gòu)的過(guò)程中，通過(guò)按照采購(gòu)文件進(jìn)行采購(gòu)，能夠合理保證采購(gòu)的質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在內(nèi)部控制的影響下，企業(yè)在進(jìn)行物資采購(gòu)過(guò)程中，要想提高采購(gòu)工作的質(zhì)量，就必須加強(qiáng)相關(guān)的審計(jì)工作，同時(shí)根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)規(guī)模以及業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定出更加合理的審核方案，進(jìn)一步提高企業(yè)物資采購(gòu)工作的質(zhì)量，提高采購(gòu)工作的效率性，加強(qiáng)對(duì)成本支出的管控力度，在實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化的同時(shí)，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。