開展城建檔案服務利用 全面推動城建檔案工作創(chuàng)新發(fā)展

劉 敏 寧德市城建檔案館

信息化時代下，城建檔案作為城市信息資源的匯總，對城市建設與社會發(fā)展有著重要影響。當下，現(xiàn)代化城市的建設發(fā)展對城建檔案服務利用工作提出了更高的要求。如何充分利用城建檔案，提升城建檔案信息服務水平，這是當下城建檔案管理的工作重點?；诖?，現(xiàn)簡要分析城建檔案服務利用工作，對開展城建檔案服務利用和全面推動城建檔案工作創(chuàng)新發(fā)展進行探討，以供相關人士參考。

隨著現(xiàn)代化城市建設的不斷推進，城建檔案作為重要的城市信息資源，受到了社會公眾的廣泛關注。城建檔案記錄了城市與社會發(fā)展的信息，具有一定的真實性、原始性與系統(tǒng)性，是社會信息資源的重要組成部分，是城市建設與社會發(fā)展的重要資源。強化城建檔案服務利用工作，能夠推動城建檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展，并切實發(fā)揮出城建檔案的信息價值與實際作用。

城建檔案與城建檔案服務利用工作

城建檔案的概念

城建檔案是指在城市規(guī)劃建設的過程中，收集并存儲在這一過程中所產(chǎn)生的各項文件資料，這些資料包括文字材料、圖表資料、音視頻等，具有一定的社會價值。借助城建檔案資料能夠充分了解城市的發(fā)展與建設歷史，掌握城市建設發(fā)展規(guī)律，推動城市升級改造，強化城市的管理，推動城市經(jīng)濟的全面發(fā)展。城建檔案是城市建設的歷史依據(jù)與信息記錄，是城市建設的參考依據(jù)與科學憑證，宏觀地展現(xiàn)了城市建設的全過程，對現(xiàn)代化城市的建設有重要的參考價值。隨著人們對檔案資料關注度的提升，城建檔案的使用次數(shù)與利用率逐年增加，在城市建設發(fā)展中具有至關重要的作用。

城建檔案服務利用工作的概念

城建檔案管理工作可以為城建工作的開展提供檔案憑證，有助于社會主義現(xiàn)代化建設的順利進行。在這一工作過程中，城建檔案服務利用工作為黨和國家各項工作的開展提供檔案傳遞信息服務。在實際工作中，城建檔案服務利用工作也被稱為提供利用或檔案利用工作。城建檔案管理部門是基于城市建設、黨群服務、社會服務與城市發(fā)展需求所建立的部門，相關工作人員通過收集與開發(fā)詳細的城建檔案信息資源，形成完整且詳細的信息資源存儲系統(tǒng)，然后再利用這些存儲的信息資源為檔案利用者提供信息咨詢服務與檔案信息支持。簡而言之，城建檔案服務利用工作的開展，能夠充分發(fā)揮出檔案的參考作用與憑證作用[1]。

城建檔案的利用價值

有助于城市管理工作的開展

現(xiàn)階段，現(xiàn)代化城市的建設發(fā)展過程中出現(xiàn)了諸多問題，如城市土地資源開發(fā)、自然能源利用、交通環(huán)境建設等，存在一定的復雜性與關聯(lián)性。城建檔案中的信息資料有較多管理方面的內容，可以將其作為檔案依據(jù)幫助相關部門進行城市各類工作內容的綜合性管理，推動城市管理工作的順利開展，避免城市管理與城市歷史建設和未來發(fā)展產(chǎn)生矛盾。

有助于城建工作查閱資料

在現(xiàn)代化城市建設過程中，隨著居住人口的增多，城市的建設規(guī)模也在不斷擴大，同時城市的建設范圍在一定程度上超出了原本預期。城市建設規(guī)模與建設范圍的增加，給城市各類基礎設施帶來了一定的工作壓力，故需要在保證新項目建設質量的基礎上，實現(xiàn)新舊項目的科學銜接。為了保障城市新建項目的順利完成，相關部門需要從城建檔案中查閱以往的基礎建設資料，保證新項目的建設有據(jù)可依、有章可循。

有助于房屋產(chǎn)權證的辦理

城市在建設發(fā)展過程中會對一些老舊城區(qū)進行改造與重建，這就涉及房屋產(chǎn)權的問題。但是由于一些老舊城區(qū)的歷史較為悠久，當時的房屋產(chǎn)權與現(xiàn)在的格式存在一定的差別，很多房屋主人無法向相關部門提供產(chǎn)權證明，且一些房屋的具體數(shù)據(jù)信息也存在誤差，這些因素往往會阻礙老舊城區(qū)的建設與發(fā)展。除此之外，一些企業(yè)或個人在進行房屋重建時，由于特殊原因的影響，相關證明與數(shù)據(jù)信息不夠完善，無法順利辦理房屋產(chǎn)權證明。對于這些情況，相關部門與個人可以通過查閱城建檔案信息來獲取相關數(shù)據(jù)信息，以順利完成房屋產(chǎn)權的辦理，為城市建設發(fā)展提供憑證。

有助于城市的建設與發(fā)展

隨著時間的推移，改造舊城區(qū)、建設新城區(qū)對于城市發(fā)展來說至關重要。以城建檔案為依據(jù)對城市建設發(fā)展進行科學規(guī)劃，能夠有效避免建設資源的浪費與損失，提升現(xiàn)代化城市的建設水平[2]。

有助于司法部門查案取證

城市在發(fā)展過程中，往往會出現(xiàn)很多利益糾紛問題，尤其是在城市建設方面，容易出現(xiàn)一些經(jīng)濟糾紛、產(chǎn)權糾紛等，進而引發(fā)民事糾紛與刑事糾紛案件。司法部門在處理這類糾紛問題時，可以將城建檔案的數(shù)據(jù)信息作為相關憑證對案件進行審理。

城建檔案服務利用工作中存在的不足

城建檔案基礎性建設不完善

城建檔案包含了較多信息，這些信息的種類繁多且具有一定的特殊性，檔案的收集、整理、編研工作難度較高。目前，部分城市的城建檔案資料基礎性建設不夠完善，導致城建檔案出現(xiàn)信息混亂、信息錯誤，甚至信息丟失的問題。這不利于城建檔案服務利用工作的開展，無法發(fā)揮城建檔案應有的信息價值。

城建檔案查閱方式單一

當前，城建檔案服務工作中存在服務流程復雜、利用方式單一的問題。很多檔案館仍舊還采用人工查閱的方法，用戶需要很長時間才能完成檔案的借閱，不僅工作效率較低，還無法滿足用戶的多元化服務需求。因此，城建檔案相關部門應當采用信息化技術，推動城建檔案服務利用工作朝著更加科技化、網(wǎng)絡化、便捷化的方向發(fā)展[3]。

城建檔案信息化管理落后

目前，大多數(shù)城市都完成了城建檔案的信息化管理建設，建立了信息化檔案管理系統(tǒng)，在一定程度上提升了城建檔案的管理水平。但是，隨著信息化技術的不斷更新發(fā)展，檔案信息化管理的方式卻并未作出相應的改變，導致檔案信息化管理方式落后，進而無法提高檔案查閱效率，給城建檔案服務利用工作的開展造成了不良影響。

城建檔案利用率較低

在城建檔案管理工作中，城建檔案利用工作至關重要，充分體現(xiàn)了城建檔案的利用效果與實際價值。但是，在實際工作中，城建檔案的利用率較低，并未實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟效益的有效統(tǒng)一。這是由于部分檔案工作人員固守傳統(tǒng)工作流程，只進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計、報表管理等工作，并未對檔案的利用率進行深入研究，也未對檔案工作進行積極宣傳，阻礙了城建檔案服務利用工作的創(chuàng)新發(fā)展。

強化城建檔案服務利用，推動城建檔案工作創(chuàng)新與發(fā)展

加強城建檔案服務利用的基礎建設

城建檔案的服務與利用工作有一定的工作流程，每個環(huán)節(jié)都會影響到最終的結果。因此，在開展城建檔案服務利用工作時，應當優(yōu)化工作流程，加強工作的基礎性建設，保障城建檔案服務利用工作的順利開展，提升城建檔案服務利用的工作效能。首先，優(yōu)化城建檔案服務利用工作流程。城建檔案的服務是基于檔案信息的完整性與真實性開展的，工作人員應當確?；A資料齊全，并按照相關規(guī)定分類存放檔案，制定簡單、高效的檔案借閱流程，為檔案利用者提供便捷的服務；其次，強化城建檔案的外部工作流程。城建檔案信息的收集是重要的工作環(huán)節(jié)之一，相關部門應當優(yōu)化檔案信息的收集、整理、分類等業(yè)務流程，主動與合作單位建立良好的合作關系，通過合作單位高效完成檔案的收集工作，從而延伸檔案服務管理的工作范圍；最后，簡化城建檔案的服務流程，以往，城建檔案借閱的手續(xù)相對繁雜，其目的是保證檔案信息不被泄露，但隨著社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的借閱服務流程顯得過于復雜，甚至影響到城建檔案服務利用的工作效率。此外，城建檔案的實際服務利用工作中，民眾在查閱相關信息時會受到一定的限制，從而無法切實發(fā)揮出城建檔案的公開性功能。因此，相關部門應當打破城建檔案的服務利用限制，提升城建檔案的公開性，簡化城建檔案的服務流程，促使城建檔案更好地為社會提供優(yōu)質服務[4]。

科學運用現(xiàn)代化服務手段

現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，為人們的生活與工作帶來了便利，也給城建檔案服務利用工作帶來了發(fā)展機遇。將各類現(xiàn)代化科技運用到城市檔案服務利用工作中，能夠有效提升檔案的利用率與服務水平，為群眾與機關部門提供精準、全面的城建檔案信息服務；還能改變傳統(tǒng)服務模式與服務現(xiàn)狀，在網(wǎng)絡技術與數(shù)字技術的基礎上建立更為完善的服務體系，擴大城建檔案的使用范圍與利用效果，進而有效發(fā)揮出城建檔案的真實作用。應用現(xiàn)代化服務手段，城建檔案服務利用工作能夠打破時間與空間的限制，如借助加密網(wǎng)絡文件還可以保證檔案信息的安全，在提升城建檔案利用率的基礎上，進一步提高城建檔案的利用服務能力。例如，相關部門可以依托互聯(lián)網(wǎng)平臺建立專屬的城建檔案App，構建完善的App內部系統(tǒng)與服務架構，將城建檔案信息上傳至App并進行分類存儲，如此用戶便可以通過App內部的分類欄目快速完成城建檔案信息的查詢與搜索，并根據(jù)自身的使用需求下載相關信息。這樣的個性化服務不僅能夠滿足不同使用者的信息需求，也可以解決以往服務效率低的問題，既減輕了檔案管理人員的工作壓力，又提升了城建檔案服務利用的工作水平。此外，由于一些城建檔案信息相對重要，為了避免出現(xiàn)信息泄露、信息丟失等問題，相關工作人員應當對重要信息進行加密處理并設定用戶權限，只有指定權限人員才能查看信息，非法人員一旦入侵系統(tǒng)便會受到警告，且后臺系統(tǒng)會保存記錄，從而保證重要城建檔案的安全性與保密性。總而言之，大數(shù)據(jù)時代背景下，城建檔案服務利用工作的開展應當科學運用現(xiàn)代科學技術與現(xiàn)代化服務手段，建立完善、便捷的服務體系，為用戶提供更優(yōu)質的信息服務。

做好城建檔案的開發(fā)與編研工作

隨著信息技術的不斷發(fā)展與廣泛運用，信息產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展改變了人們的日常生活與工作。信息化時代背景下，城建檔案服務利用工作優(yōu)化也要充分運用信息技術，以達到提高服務效能的工作目標。由于城建檔案具有一定的特殊性，工作人員需要對檔案信息進行嚴格保密，且檔案的編研與開發(fā)對工作人員的專業(yè)水平要求較高，一旦工作中出現(xiàn)失誤，將會影響城建檔案整體的真實性與科學性。在信息化技術的支持下，城建檔案信息逐步實現(xiàn)了從紙質資料向數(shù)字資料的轉變，從而達到線上線下全面服務的工作目標。在日常的管理工作中，部分機構采用信息化管理模式，簡化了以往的工作流程，擴大了城建檔案的服務范圍，在一定程度上提高了城建檔案的服務水平，加快了城建檔案的開發(fā)進程，使其在短時間內便可完成重要信息的記錄與存儲。城建檔案中包含城市發(fā)展全過程的各種信息，是城市建設與社會發(fā)展的重要憑證，見證了城市的變遷與改造，記錄了城市的歷史與文化，記載了城市活動的軌跡，是城市未來發(fā)展的參考資料。社會發(fā)展對城建檔案的需求較為復雜，不同機構對城建檔案的需求也存在差異。對社會檔案需求進行深入研究與整理，并依據(jù)研究數(shù)據(jù)對城建檔案進行編研，能夠提高城建檔案的規(guī)范性，便于社會各機構的檔案信息查詢，為社會提供更加科學化、系統(tǒng)化的城建檔案信息服務，有效發(fā)揮城建檔案的利用效能，提高城建檔案的服務水平與社會影響力，推動城建檔案的可持續(xù)發(fā)展[5]。

重視人才建設與服務規(guī)范

在城建檔案服務利用工作中，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)水平對工作的服務水平與利用效率具有關鍵作用。優(yōu)秀的檔案工作人員不僅要熟練完成編目、檢索和編研工作，還要掌握一定的技術知識，如數(shù)據(jù)庫知識、計算機技術等，如此才能更好地完成各個環(huán)節(jié)的工作，為檔案使用者提供更為詳細的咨詢服務，更好地完成檔案的信息化系統(tǒng)操作與網(wǎng)上管理工作。由此可見，城建檔案服務利用的工作人員并不只是某一方面的技術人才，而是應具備較強應變能力、廣泛知識面與活躍性思維的復合型人才，如此才能夠滿足城建檔案服務利用的工作需求。因此，城建檔案各相關部門應當重視人才隊伍的建設，多渠道積極引進復合型人才，建立具備良好專業(yè)素養(yǎng)的城建檔案管理隊伍，以滿足城建檔案在新時期不斷增加的服務需求。除此之外，檔案工作人員在日常工作中，應當對自身的服務行為進行規(guī)范化管理，應自覺遵守相應的規(guī)章制度與服務規(guī)范，樹立良好的檔案工作者服務形象。

綜上所述，隨著時代的發(fā)展，社會的進步與科學技術的廣泛運用，城建檔案服務利用工作應當積極進行改革與創(chuàng)新，滿足新時期社會對城建檔案的信息需求。對此，城建檔案相關部門應當加強城建檔案利用服務的基礎性工作建設，科學運用現(xiàn)代化技術提升服務水平，并簡化服務流程，做好檔案資源的開發(fā)與編研工作，為社會提供優(yōu)質檔案信息服務，緊跟時代發(fā)展的腳步，切實發(fā)揮城建檔案的實際價值，推動城建檔案利用服務向前邁進。