數(shù)字化視域下高校檔案管理改革與對(duì)策分析

田 夢(mèng) 三峽電力職業(yè)學(xué)院

現(xiàn)階段，互聯(lián)網(wǎng)在社會(huì)生產(chǎn)生活中的應(yīng)用不斷增多，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，并深刻地改變著人們的生產(chǎn)和生活方式，成為人們生活中不可或缺的一部分。對(duì)于高校檔案管理工作而言，信息技術(shù)的應(yīng)用使其管理模式和方法都發(fā)生了極大改變，能夠促使檔案服務(wù)水平不斷提升，加速高校檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。首先分析數(shù)字化視域下高校檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，其次結(jié)合現(xiàn)階段高校檔案管理中存在的突出問題，探究數(shù)字化視域下高校檔案管理改革對(duì)策，以期為高校檔案管理工作提供一些思路和參考。

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高速發(fā)展的社會(huì)背景下，高校檔案管理工作出現(xiàn)了一些變化，現(xiàn)代科技和管理模式被越來越多地應(yīng)用到檔案管理中。因此，高校檔案管理工作必須切實(shí)提升檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化水平，促進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用優(yōu)化，從而切實(shí)提升高校檔案管理效率。從目前高校檔案管理工作現(xiàn)狀來看，其中還存在一些突出的問題，包括學(xué)校檔案管理工作理念落后、管理方法單一、效率低下、信息化管理模式應(yīng)用不足，等等，這些問題影響了檔案資源的優(yōu)化配置，不利于檔案管理取得理想成效。對(duì)此，需要采取積極措施，促進(jìn)高校檔案管理綜合效益提升。

數(shù)字化視域下高校檔案管理發(fā)展趨勢(shì)

檔案信息化理念提出后的很多年間，檔案管理的信息化進(jìn)程發(fā)生了巨大變化。目前，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行開發(fā)、管理和利用已是必然趨勢(shì)。就高校檔案管理而言，數(shù)字化和信息化發(fā)展是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，信息化、數(shù)字化管理模式的應(yīng)用不僅能夠突破傳統(tǒng)檔案管理的局限，還能促進(jìn)檔案管理工作提質(zhì)增效[1]。針對(duì)檔案信息化建設(shè)，我國(guó)也積極完善相關(guān)政策措施及法律法規(guī)，為檔案管理提供了科學(xué)有效的指導(dǎo)。

基于信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的支持，高校檔案管理的核心是通過數(shù)字化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)高校工作的相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行采集、處理、存儲(chǔ)以及檢索等，以提升檔案管理服務(wù)水平，確保檔案資源共享度不斷提升[2]。

高校目前管理的檔案包括黨群行政事務(wù)、教學(xué)管理及研究事項(xiàng)、科研和基建管理及外事管理類等相關(guān)內(nèi)容。高校要想切實(shí)應(yīng)用好相關(guān)檔案資源，就必須進(jìn)一步提升檔案資源利用效率，確保檔案資源真實(shí)有效，突破傳統(tǒng)的檔案管理模式，促進(jìn)科學(xué)決策，優(yōu)化檔案管理模式，加速高校檔案管理信息化、數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程。

高校檔案管理中存在的主要問題分析

檔案標(biāo)準(zhǔn)化問題

標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)重復(fù)性事物以及概念作出的統(tǒng)一規(guī)定，也是對(duì)其開展執(zhí)行以及修訂的過程。檔案的信息化、數(shù)字化發(fā)展包含信息錄入、掃描以及歸檔等流程，這些流程都需要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化要求，以確保檔案數(shù)字化在檔案保管、傳遞以及利用方面能夠規(guī)范有序地進(jìn)行。目前我國(guó)的檔案數(shù)字化實(shí)踐仍存在一些問題，如網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)問題、應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化問題、信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)化問題、管理制度標(biāo)準(zhǔn)化問題等。很多管理人員在接收第一手檔案時(shí)，不能及時(shí)對(duì)檔案材料進(jìn)行歸檔；且因其精力有限，而基本檔案的歸檔工作量又十分龐大，所以進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理的難度也非常大，最終必定導(dǎo)致檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理難以實(shí)施。而長(zhǎng)期不進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，將導(dǎo)致檔案管理工作越來越混亂。檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理能促進(jìn)檔案管理工作效率不斷提升[3]。因此，高校檔案管理必須重視當(dāng)前存在的非標(biāo)準(zhǔn)化管理問題，找到問題的解決方法。

檔案信息安全問題

數(shù)字化時(shí)代，數(shù)據(jù)信息安全備受關(guān)注，提升數(shù)據(jù)信息安全保護(hù)能力，發(fā)展相關(guān)信息安全保護(hù)技術(shù)的呼聲越來越高。在這一背景下，除了要加速完善個(gè)人隱私信息保護(hù)的相關(guān)法律法規(guī)外，還需要借助信息技術(shù)手段為個(gè)人隱私信息安全保護(hù)提供技術(shù)支持。就高校檔案信息管理來看，其中包含實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)、無線信息傳輸系統(tǒng)、數(shù)據(jù)整合系統(tǒng)、信息反饋系統(tǒng)、數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)，等等。這些系統(tǒng)包括數(shù)據(jù)采集、傳輸、存儲(chǔ)、分析、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的信息保護(hù)不到位，都可能導(dǎo)致信息泄漏；一旦發(fā)生信息泄露，將造成嚴(yán)重的不良影響，給高校、學(xué)生、教師帶來很大的不利影響，甚至對(duì)學(xué)生、教師等造成安全威脅。所以，要強(qiáng)化信息安全技術(shù)的研發(fā)和應(yīng)用，使用數(shù)字簽名技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、漏洞掃描技術(shù)等，用可靠的信息安全保護(hù)技術(shù)為高校檔案信息保護(hù)筑牢安全保護(hù)墻，對(duì)肆意泄漏、盜取、侵犯隱私信息的行為進(jìn)行及時(shí)制止[4]。例如，在數(shù)字化的高校檔案管理系統(tǒng)中引入智能入侵檢測(cè)系統(tǒng)；在設(shè)備設(shè)計(jì)制造中增加入侵檢測(cè)系統(tǒng)裝置。在相關(guān)電子信息技術(shù)的支持下，網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)系統(tǒng)可以及時(shí)識(shí)別并制止相關(guān)入侵行為，從而最大程度地保證信息安全。除了信息化系統(tǒng)存在的安全問題外，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中，檔案查詢損害以及丟失的情況比較多見，這導(dǎo)致相應(yīng)的安全威脅也在增多。綜上，目前檔案信息管理和保存中依然存在很多安全性問題。

技術(shù)更新?lián)Q代問題

在高校檔案數(shù)字化管理發(fā)展中，一方面，基于安全保護(hù)需要加速技術(shù)更新，另一方面，在鍵盤錄入、光學(xué)字符識(shí)別掃描等過程中，也需要技術(shù)支持。此外，現(xiàn)階段檔案數(shù)據(jù)庫還沒有構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)體系，所以在搜索查閱檔案時(shí)依然很難真正實(shí)現(xiàn)共享目標(biāo)，這給在線信息服務(wù)帶來的影響比較大。此外，計(jì)算機(jī)硬軟件配置也需要滿足檔案數(shù)字化管理的需要，這都是目前高校檔案管理工作中亟須解決的問題[5]。

管理人員的能力和素質(zhì)問題

高校檔案數(shù)字化管理是基于人工智能背景產(chǎn)生的，在現(xiàn)實(shí)操作中，依然需要相關(guān)技術(shù)人員的支持。對(duì)此，檔案管理人員必須提升綜合素質(zhì)和技能，這是影響檔案管理工作實(shí)效性的關(guān)鍵?，F(xiàn)階段，一些高校檔案管理人員自身的數(shù)字化、信息化觀念落后，只能將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到實(shí)體檔案問題的解決中，缺乏數(shù)字化管理意識(shí)及能力。這必然會(huì)導(dǎo)致高校檔案管理工作效率提升緩慢，也會(huì)使檔案管理中的安全隱患增大，不利于高校推進(jìn)數(shù)字化背景下的檔案管理工作進(jìn)程。此外，一些高校雖然看到了數(shù)字化的應(yīng)用價(jià)值，并開始嘗試將數(shù)字化應(yīng)用到高校的管理過程中，以期用計(jì)算機(jī)代替人工，實(shí)現(xiàn)教學(xué)和管理的自動(dòng)化。然而，計(jì)算機(jī)及相關(guān)軟件的操作思路相對(duì)簡(jiǎn)單，此類數(shù)字化的應(yīng)用還遠(yuǎn)未達(dá)到自動(dòng)化控制的水平。就現(xiàn)代化高校而言，相關(guān)檔案資料具有明顯的定制化特征，相關(guān)檔案和資料各不相同，應(yīng)用價(jià)值也各不相同，所以信息系統(tǒng)的通用性難以實(shí)現(xiàn)[6]。如在檔案管理領(lǐng)域，各種檔案數(shù)字化編碼存檔管理中，信息系統(tǒng)在檔案管理中的應(yīng)用受到很大限制。檔案信息化管理也需要相應(yīng)的管理人員，即使將數(shù)字化和模型應(yīng)用到高校的檔案管理中，也需要人工操作。目前我國(guó)很多高校成立較早，有很多工作人員在檔案管理技術(shù)的學(xué)習(xí)方面有一定的保守性，對(duì)新事物、新技術(shù)、新概念的接受度有限。比如對(duì)于CNC設(shè)備，部分高校老師缺乏主動(dòng)學(xué)習(xí)操作和應(yīng)用的意識(shí)，這導(dǎo)致高校檔案信息化管理實(shí)踐面臨諸多困難，不利于高校檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化發(fā)展[7]。

數(shù)字化視域下高校檔案管理改革對(duì)策

提升對(duì)檔案數(shù)字化管理的重視度，加強(qiáng)檔案管理責(zé)任意識(shí)培養(yǎng)

數(shù)字化是目前高校檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢(shì)。相關(guān)高校應(yīng)當(dāng)提升對(duì)檔案管理工作的重視度，從館藏情況、歸檔工作、檔案編研、數(shù)字化建設(shè)、保管利用等方面把握學(xué)校檔案管理工作的基本情況，并對(duì)年度檔案歸檔工作進(jìn)行布置；要善于結(jié)合檔案管理工作中利用檔案的實(shí)例，強(qiáng)調(diào)檔案及檔案工作的重要性。高校要明確檔案工作是學(xué)校事業(yè)發(fā)展過程中的基礎(chǔ)性工作，是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是體現(xiàn)高校辦學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志之一。

高校各單位、各部門要做到以下幾點(diǎn)。一是高度重視，切實(shí)保證檔案完整齊全。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，營(yíng)造良好的檔案管理氛圍。只有現(xiàn)在的歸檔檔案完整齊全，將來才有高質(zhì)量的憑證記錄。二是明確職責(zé)，有效保證歸檔檔案的質(zhì)量。各職能部門要將文件材料的形成、收集積累、整理、歸檔工作納入本部門工作計(jì)劃。部門領(lǐng)導(dǎo)要組織、督促本部門檔案工作的開展，同時(shí)對(duì)移交材料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)與審核。部門檔案人員應(yīng)該全力收集、細(xì)致整理、及時(shí)移交[8]。三是穩(wěn)定隊(duì)伍，努力保證檔案工作的有效連續(xù)。檔案管理隊(duì)伍保持相對(duì)穩(wěn)定，有利于開展工作。四是在依法治校的要求下，各單位、各部門要提高檔案意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，切實(shí)做好檔案的形成、收集、整理工作，保質(zhì)保量地按時(shí)向檔案館移交歸檔，積極提升數(shù)字化檔案管理意識(shí)，為數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

完善數(shù)字化、信息化管理制度，做好檔案管理工作考核

要想推進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作，高校就必須加速完善檔案數(shù)字化、信息化管理制度，明確檔案工作是學(xué)校不可或缺的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各部門的重要職責(zé)。新形勢(shì)下，高校應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作意識(shí)，認(rèn)真查找不足，繼續(xù)提高學(xué)校檔案工作質(zhì)量。要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，堅(jiān)持檔案“誰形成，誰整理，誰歸檔”，做到抓源頭、抓同步、抓全員，切實(shí)做好日常的檔案資料數(shù)字化歸檔工作，大力提升學(xué)校檔案信息化管理水平[9]。要想實(shí)現(xiàn)規(guī)范檔案管理，就必須加速建立健全檔案數(shù)字化管理機(jī)制，切實(shí)加強(qiáng)檔案精細(xì)化過程管理，做到數(shù)字化歸檔工作規(guī)范有序、應(yīng)建盡建、應(yīng)歸盡歸、保質(zhì)保量。確保檔案管理隊(duì)伍能夠運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，努力實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案資源數(shù)字化、管理現(xiàn)代化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，不斷提高學(xué)校檔案管理的科學(xué)化水平。

具體來看，高校要根據(jù)學(xué)校組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工和人員的調(diào)整變化進(jìn)一步做好檔案工作，必須做到三個(gè)落實(shí)。一是組織落實(shí)。各二級(jí)學(xué)院、各部門要確定一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，確定兼職檔案員，保證工作有人做。二是工作落實(shí)。各二級(jí)學(xué)院、各部門要將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程、工作計(jì)劃和考核檢查，每年聽取一次檔案工作匯報(bào)，并對(duì)檔案工作進(jìn)行布置、檢查、總結(jié)，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題，層層落實(shí)工作責(zé)任。三是獎(jiǎng)懲落實(shí)。要進(jìn)一步落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)檔案工作考評(píng)管理，嚴(yán)格執(zhí)行獎(jiǎng)懲規(guī)定。對(duì)于檔案工作考評(píng)不達(dá)標(biāo)的單位，取消當(dāng)年評(píng)優(yōu)資格。另外，要切實(shí)解決檔案數(shù)字化發(fā)展中的安全問題。在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程中，要確保數(shù)字技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮積極作用，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)技術(shù)的安全保護(hù)工作。在目前檔案數(shù)字化發(fā)展中，信息技術(shù)安全問題依然突出，只有解決好信息技術(shù)安全問題，才能推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用可靠性提升。

加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理培訓(xùn)，提升信息化管理效能

要結(jié)合實(shí)際工作從檔案認(rèn)知、數(shù)字記憶的挑戰(zhàn)、檔案管理和高校檔案等多個(gè)方面對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專題業(yè)務(wù)培訓(xùn)。適應(yīng)新時(shí)代高校檔案管理工作要求，進(jìn)一步推進(jìn)高校檔案管理工作收集全面化、歸檔標(biāo)準(zhǔn)化、管理現(xiàn)代化、保護(hù)安全化、利用信息化，系統(tǒng)提升高校檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平和信息化素養(yǎng)。從檔案信息化的內(nèi)涵和外延、檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)、檔案信息化建設(shè)的主要抓手、如何開展檔案數(shù)字化工作等方面全面系統(tǒng)地闡釋檔案信息化建設(shè)的相關(guān)知識(shí)和工作方法，介紹高校在檔案信息化建設(shè)方面所取得的成績(jī)和當(dāng)前及今后一個(gè)時(shí)期的發(fā)展方向。

高校應(yīng)順應(yīng)數(shù)字化經(jīng)濟(jì)的要求，落實(shí)各級(jí)黨委、政府的指示精神，進(jìn)一步加強(qiáng)高校檔案信息化管理建設(shè)，盡早完成數(shù)字化轉(zhuǎn)型[10]。針對(duì)檔案管理人員，要提升他們的思想認(rèn)識(shí)，從信息化的概念入手，著重講述信息化的理念、高校檔案管理信息化的基本框架、數(shù)據(jù)決策系統(tǒng)的應(yīng)用等。要求參培人員結(jié)合崗位實(shí)際與需要，思考本單位需要開發(fā)的系統(tǒng)，將理論知識(shí)與實(shí)際案例相結(jié)合，深化自身的認(rèn)知與理解。使相關(guān)人員能夠通過學(xué)習(xí)各環(huán)節(jié)的科學(xué)決策方式以及數(shù)據(jù)分析的基本方法，結(jié)合實(shí)際工作，共同研討信息化驅(qū)動(dòng)高校檔案管理發(fā)展的措施，進(jìn)一步培養(yǎng)全員使用大數(shù)據(jù)的習(xí)慣，增強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)的運(yùn)用。

綜上所述，高校檔案數(shù)字化管理已是必然趨勢(shì)。目前高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展中還存在高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平不高，信息安全技術(shù)亟須完善，技術(shù)更新與換代能力待增強(qiáng)，檔案各級(jí)管理人員信息化素養(yǎng)不高等問題。對(duì)此，需要進(jìn)一步研究高校檔案管理的信息化改革和創(chuàng)新發(fā)展路徑，不僅要高度重視高校檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化、優(yōu)化和完善，各項(xiàng)信息安全技術(shù)的升級(jí)，更要提升檔案管理工作人員的信息化水平和素養(yǎng)，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件，促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理信息化水平不斷提升。這對(duì)指導(dǎo)未來高校的檔案管理工作更好地適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展態(tài)勢(shì)有一定參考價(jià)值。