信息時代辦公室檔案管理工作效率提升對策

王 賀 吉林省四平市山門水庫管理中心

辦公室檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，對事業(yè)單位的運行及發(fā)展具有重要作用。隨著改革的不斷深入，事業(yè)單位需要全面改變以往單一的管理理念，加強對基層檔案管理人員的培訓(xùn)，提升他們的信息素養(yǎng)，優(yōu)化管理流程，積極推進(jìn)辦公室檔案管理信息化建設(shè)。但是從實際管理現(xiàn)狀來看，辦公室檔案管理工作效率低下，檔案信息化管理隊伍建設(shè)工作未得到足夠重視，管理效率亟待提升。因此，現(xiàn)主要針對信息時代辦公室檔案管理工作效率提升問題進(jìn)行論述，以期幫助事業(yè)單位提升辦公室檔案管理效率和質(zhì)量，為事業(yè)單位管理工作規(guī)范高效運行提供重要的支撐。

信息化技術(shù)的應(yīng)用對辦公室檔案管理工作產(chǎn)生了十分重要的影響。但是從實際管理狀況來看，辦公室檔案管理工作中存在諸多問題，運行系統(tǒng)不完善，管理人員信息素質(zhì)整體偏低，不僅無法真正發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，也很難滿足事業(yè)單位改革發(fā)展的要求。現(xiàn)主要針對信息時代辦公室檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行論述，并就如何提升工作效率提出有針對性的對策。

辦公室檔案管理工作信息化建設(shè)的重要價值

辦公室檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分。在辦公室檔案管理工作中合理應(yīng)用信息化技術(shù)能夠有效提升檔案管理效率，豐富檔案管理模式，推動辦公室檔案管理工作信息化建設(shè)的進(jìn)程，從而為事業(yè)單位的發(fā)展提供重要的材料支撐。

提升辦公室檔案管理效率

在辦公室檔案管理工作中合理應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠提升檔案管理效率。將信息化技術(shù)應(yīng)用于辦公室檔案管理工作，能夠為檔案查閱、調(diào)取、管理創(chuàng)造良好的條件，提升檔案使用的規(guī)范性，減少違規(guī)使用檔案情況的出現(xiàn)。以往的檔案管理主要依靠人工進(jìn)行查詢與管理，效率低下，流程不完善，很容易出現(xiàn)失誤，且需要花費大量人力物力進(jìn)行核查，這對檔案管理工作的正常開展有一定的影響。而信息化技術(shù)的普及應(yīng)用，進(jìn)一步提升了事業(yè)單位檔案存儲能力，尤其是實現(xiàn)了海量存儲，更便于管理人員進(jìn)行統(tǒng)一管理。

不斷豐富檔案管理模式

信息時代，辦公室檔案管理工作發(fā)生了極大變化，最大程度地降低了管理人員的工作強度，推動了傳統(tǒng)管理模式創(chuàng)新，為檔案管理人員工作提供了極大便利。第一，信息化手段能夠為檔案管理人員提供智能化的服務(wù)，使檔案管理工作更加高效快速，能夠創(chuàng)造多方面的經(jīng)濟(jì)效益，真正擺脫以往單一、枯燥的管理方式。第二，檔案管理信息化有助于建立完善的檔案管理系統(tǒng)，有利于優(yōu)化整個管理流程，減少重復(fù)性工作，改變以往枯燥、繁雜的工作模式，為檔案管理人員提供全面的幫助。第三，信息化技術(shù)的應(yīng)用能極大地提升檔案信息編著的效率，真正改變以往人工低效的模式，從根本上提升管理水平，有利于實現(xiàn)檔案資源共享，充分開發(fā)其內(nèi)在的價值，從而提升辦公室檔案現(xiàn)代化服務(wù)水平。

提高檔案管理人員的信息意識

信息化技術(shù)的應(yīng)用在給檔案管理人員帶來挑戰(zhàn)的同時，也帶來了機遇。為了適應(yīng)當(dāng)前信息化時代發(fā)展的要求，事業(yè)單位要結(jié)合工作開展的基本情況，制定信息化管理規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，推動傳統(tǒng)實物檔案朝電子檔案方向發(fā)展。檔案管理人員要結(jié)合管理工作中出現(xiàn)的新變化，積極學(xué)習(xí)檔案信息化管理的相關(guān)知識，采用新的管理手段和方法，推動檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。另外，隨著事業(yè)單位的深入改革，檔案管理人員要重視提升自身的信息意識，推動工作創(chuàng)新改革，提升工作效率。

事業(yè)單位辦公室檔案管理存在的問題

在網(wǎng)絡(luò)信息化的沖擊下，外界對檔案管理人員素質(zhì)的要求越來越高，要求進(jìn)一步強化管理人員的創(chuàng)新和改革意識，改變以往低效的工作模式，應(yīng)用最新的管理信息化手段，從而彌補以往管理工作中的不足。

檔案信息化管理意識不到位

從事業(yè)單位發(fā)展的基本情況來看，檔案管理人員信息化管理意識較弱，在事業(yè)單位發(fā)展期間存在重業(yè)務(wù)、輕管理的情況，更多關(guān)注單位的業(yè)務(wù)開展情況，對管理工作的關(guān)注度相對不足。同時，受傳統(tǒng)觀念的影響，檔案管理人員對檔案信息化管理的關(guān)注和投入不足。在辦公室檔案信息化管理過程中，事業(yè)單位缺乏對日常管理工作的有效指導(dǎo)，再加上資金、技術(shù)等投入不到位，部分管理人員安于現(xiàn)狀，缺乏進(jìn)取心和競爭力，這些問題均導(dǎo)致信息化技術(shù)的優(yōu)勢難以得到充分體現(xiàn)。另外，其他部門的職工在檔案信息化管理方面缺乏大局意識，沒有意識到檔案信息化管理與自身崗位之間的密切聯(lián)系，未能主動配合檔案管理人員開展管理工作，導(dǎo)致檔案管理效率低下，無法適應(yīng)當(dāng)前事業(yè)單位改革發(fā)展的需求。

缺乏完善的檔案信息化管理制度

從現(xiàn)階段的辦公室檔案信息化管理情況來看，部分事業(yè)單位沒有建立完善的檔案信息化管理制度。在事業(yè)單位深化改革的背景下，業(yè)務(wù)內(nèi)容、流程和標(biāo)準(zhǔn)相繼發(fā)生變化，相應(yīng)的檔案資料形式、內(nèi)容、流程也會發(fā)生變化，這對檔案管理工作提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。但是從管理現(xiàn)狀來看，有的檔案管理人員還在沿用原有的檔案管理模式，責(zé)權(quán)分配不明確，尤其是在信息化技術(shù)應(yīng)用方面，沒有制定完善的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)制度，致使部分管理人員的素質(zhì)無法真正得到提升，也很難將檔案信息化管理工作落實到位，還經(jīng)常出現(xiàn)各種推諉問題，同時也無法激發(fā)檔案管理人員及其他職工參與檔案信息化管理工作的積極性，不利于事業(yè)單位的發(fā)展。因此，事業(yè)單位需要從整體上制定檔案信息化管理制度，為各項工作的開展提供保障。

檔案信息化管理隊伍建設(shè)相對不足

在新時代的辦公室檔案信息化管理過程中，檔案人員不僅需要具備檔案知識，還需要了解單位的業(yè)務(wù)情況、人事狀況、財務(wù)狀況等，這樣才能提升檔案信息化管理的效果。然而，部分事業(yè)單位不夠重視檔案信息化管理隊伍建設(shè)工作，缺乏定期的培訓(xùn)教育活動，以至于不能有效提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，也使得檔案管理人員對辦公室檔案信息化管理的積極性不高。與此同時，檔案管理人員的工作能力不強，缺乏廣博的知識，檔案信息化管理水平較低，導(dǎo)致辦公室檔案信息化管理工作低效化，不能充分發(fā)揮信息化應(yīng)用的優(yōu)勢。對此，在未來辦公室檔案信息化管理中，事業(yè)單位需要結(jié)合自身發(fā)展運行情況，全面分析檔案信息化過程中存在的障礙和問題，從整體上加強對專業(yè)管理人才的培養(yǎng)，保證檔案為事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)的開展提供資料支撐。

檔案管理信息化水平較低

現(xiàn)階段，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會的各個方面，與各行各業(yè)產(chǎn)生密切聯(lián)系。在大數(shù)據(jù)時代下，部分事業(yè)單位并未推進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案信息化管理中的應(yīng)用，也沒有真正利用好信息化技術(shù)帶來的便利，而且在具體實施過程中，評價和反饋不到位。與此同時，部分檔案人員在應(yīng)用檔案信息系統(tǒng)的過程中存在“不會用”“用不好”的狀況，故而無法有效發(fā)揮信息技術(shù)在檔案信息化管理工作中的重要作用。信息化檔案管理系統(tǒng)兼容性不足，可擴(kuò)展性較差，比如在事業(yè)單位內(nèi)部兩個部門中，如果檔案管理系統(tǒng)互不兼容，那么在匯集檔案信息時，檔案人員就需要對收集到的檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)換處理，這樣容易面臨檔案資料損毀、丟失的風(fēng)險。此外，在信息化背景下，網(wǎng)絡(luò)安全問題給辦公室檔案信息化管理帶來了一定的威脅，在現(xiàn)有的信息化條件下，如果遭遇網(wǎng)絡(luò)攻擊，檔案可能會出現(xiàn)泄密、損壞的問題。

信息時代辦公室檔案管理工作效率提升對策

為了提升事業(yè)單位辦公室檔案管理水平，事業(yè)單位有必要改變以往單一的管理方式，建設(shè)一支高素質(zhì)的人才隊伍，以便為提升辦公室檔案管理效率創(chuàng)造良好的條件。

重視檔案信息化管理工作，強化宣傳教育

在新時代背景下，事業(yè)單位要改變以往重業(yè)務(wù)、輕管理的思想觀念，結(jié)合當(dāng)前檔案信息化管理存在的困難和問題，從整體上制定適合本單位改革創(chuàng)新發(fā)展的管理規(guī)劃，協(xié)調(diào)好內(nèi)部不同部門間的關(guān)系，統(tǒng)籌兼顧，一視同仁，進(jìn)行全面管理，真正改變以往低效、重復(fù)的工作方式。事業(yè)單位需要在辦公室檔案信息化管理開展的基礎(chǔ)上，做好宣傳教育工作。一方面，針對檔案管理人員進(jìn)行宣傳教育，做好引導(dǎo)，端正其工作態(tài)度，引導(dǎo)其以檔案信息化管理為目標(biāo)加強自我學(xué)習(xí)，提升自身信息素養(yǎng)，尤其是把信息化技術(shù)真正應(yīng)用到日常管理工作中，積極履行工作職責(zé)。另一方面，針對其他職工進(jìn)行宣傳教育，引導(dǎo)其樹立大局意識、全局意識、創(chuàng)新意識，使其將自身的實際工作與辦公室檔案信息化管理充分結(jié)合起來，以確保檔案信息化管理流暢，推進(jìn)工作有序開展。事業(yè)單位采取常態(tài)化宣傳教育手段，堅持正確的檔案信息化管理觀念，可以從根本上提升檔案信息化管理意識，為全面做好檔案信息化管理工作營造良好的氛圍。

建立完善的檔案信息化管理制度

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合發(fā)展需求、業(yè)務(wù)變動情況、檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照上級部門指示及黨和國家的相關(guān)政策文件，不斷完善檔案信息化管理制度，使檔案管理人員在工作期間能夠做到有據(jù)可依，合理合規(guī)地開展檔案信息化管理工作，以此提升辦公室檔案信息化管理的效率。

從權(quán)責(zé)方面來看，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)堅持權(quán)責(zé)一致的原則，推進(jìn)檔案信息化管理制度的不斷完善，并詳細(xì)規(guī)定檔案信息化管理期間的權(quán)責(zé)劃分，確保檔案信息化管理責(zé)任落實到具體人員身上，避免出現(xiàn)相互推諉的情況。事業(yè)單位可以將檔案信息化管理制度與績效考核、薪酬激勵及評優(yōu)評獎掛鉤，以此激發(fā)檔案管理人員的積極性，確保檔案信息化管理措施能夠得到有效落實。檔案信息化管理權(quán)責(zé)機制還應(yīng)根據(jù)職務(wù)變動、崗位變化進(jìn)行實時調(diào)整，以免在檔案信息化管理中出現(xiàn)削足適履的問題。

做好檔案信息化管理隊伍建設(shè)工作

檔案管理人員的綜合素質(zhì)會對辦公室檔案信息化管理效率產(chǎn)生十分明顯的影響。在推動檔案信息化管理隊伍建設(shè)中，事業(yè)單位應(yīng)積極采取多樣化、靈活的建設(shè)措施，改變低效的管理方式，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案信息化管理隊伍。因此，事業(yè)單位可以從檔案人員在崗培訓(xùn)和人才引進(jìn)兩方面做起。第一，從檔案人員在崗培訓(xùn)角度來看，應(yīng)當(dāng)對檔案人員進(jìn)行定期的思想政治教育，幫助檔案人員全面認(rèn)識檔案信息化管理工作的重要性，從而主動端正思想態(tài)度，積極履責(zé)。針對檔案人員進(jìn)行在崗培訓(xùn)，尤其是學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和現(xiàn)代化的檔案信息化管理技術(shù)，了解單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)情況、財務(wù)狀況和人事狀況等，能夠讓其主動將辦公室檔案信息化管理與業(yè)務(wù)、財務(wù)和人事工作結(jié)合起來。培訓(xùn)期間，應(yīng)當(dāng)在信息技術(shù)層面加強對檔案人員的培訓(xùn)，使檔案人員能夠應(yīng)用信息技術(shù)，并與檔案信息化管理結(jié)合起來，學(xué)會如何運用檔案信息系統(tǒng)收集、處理檔案資料，從而為后續(xù)的檔案信息化管理信息化建設(shè)做好鋪墊。第二，從檔案管理人才引進(jìn)角度來看，事業(yè)單位需要做好招錄工作，在人才引進(jìn)期間重點考察人才的專業(yè)知識、職業(yè)素養(yǎng)和信息技術(shù)水平，確保引進(jìn)優(yōu)秀的復(fù)合型人才，為檔案信息化管理隊伍注入活力。針對新引進(jìn)的人才，要根據(jù)其考察期內(nèi)的工作表現(xiàn)，幫助其建立長遠(yuǎn)規(guī)劃。為了更好地留住人才，事業(yè)單位可以通過提高待遇來彌補編制方面的短板，或者通過合同聘任制引進(jìn)人才。

推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，提升檔案信息化管理效能

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)主動推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，為員工在檔案錄入、查詢、檢索等方面提供便利。在此期間，事業(yè)單位需要主動引進(jìn)先進(jìn)的檔案信息系統(tǒng)，并將其應(yīng)用于檔案信息化管理實踐，做好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，再借助模擬數(shù)據(jù)、掃描設(shè)備和讀寫設(shè)備等將紙質(zhì)檔案上的數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，并將其存入檔案信息系統(tǒng)中。同時，積極推進(jìn)檔案信息化管理隊伍和檔案信息系統(tǒng)建設(shè)協(xié)同開展，確保檔案管理人員在應(yīng)用檔案信息系統(tǒng)期間能夠做到“用得了”“用得好”，然后在檔案信息系統(tǒng)的幫助下，有效提升工作效率。與此同時，事業(yè)單位一方面要做好對各部門信息系統(tǒng)的升級和維護(hù)，提升信息系統(tǒng)的兼容性，同時在不同部門間搭建信息共享系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)資料能夠及時傳輸?shù)綑n案管理人員手中，助力其完成數(shù)據(jù)歸檔，實現(xiàn)高效工作。另一方面，事業(yè)單位要重視信息安全工作，通過數(shù)字密鑰、水印技術(shù)、系統(tǒng)動態(tài)驗證、區(qū)塊鏈加密等技術(shù)做好檔案安全處理工作，同時搭建檔案數(shù)據(jù)庫，對核心檔案、關(guān)鍵檔案進(jìn)行備份，避免檔案資料丟失或者受損等問題發(fā)生。在規(guī)避信息安全風(fēng)險的基礎(chǔ)上提升檔案管理人員的安全防范意識，可以更加順利地開展檔案信息化管理工作。因此，事業(yè)單位要從當(dāng)前開展的工作和業(yè)務(wù)基本情況出發(fā)，不斷加大在資金和技術(shù)層面的投入，建立完善的檔案信息化系統(tǒng)，從而全面提升檔案管理水平。

綜上所述，在信息化時代，辦公室檔案管理工作中出現(xiàn)了很多新的變化，需要建立完善的基礎(chǔ)設(shè)施，構(gòu)建統(tǒng)一的信息化平臺；完善現(xiàn)有信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，保證各項工作順利開展；整合信息化資源，建立專門的檔案信息庫和數(shù)字檔案館；引進(jìn)信息化檔案管理人才，提升事業(yè)單位檔案信息化管理水平。