高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題與對策

劉 慧

（湖南生物機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 長沙 410127）

一、高職教師業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

（一）教師業(yè)務(wù)檔案管理者素質(zhì)情況。經(jīng)過對問卷結(jié)果從業(yè)者素質(zhì)調(diào)研（表1）分析來看，每所高職學(xué)院從事專職教師業(yè)務(wù)檔案管理者只有1人，一般歸口學(xué)院檔案室，在學(xué)院檔案室設(shè)有教師個(gè)人檔案，一般只收錄個(gè)人的重要文檔。在這些專職檔案管理者中，真正來自檔案管理專業(yè)畢業(yè)的只有2人，高級職稱有5人，其學(xué)歷、年齡結(jié)構(gòu)不盡合理。

在筆者調(diào)查的23所高職院校，檔案管理者都為兼職檔案管理員，她們都較年輕，以中級職稱、本科學(xué)歷、非檔案專業(yè)管理者居多。這些人是高職學(xué)院教師業(yè)務(wù)檔案管理的骨干，但大多沒有受過專門的檔案管理培訓(xùn)，欠缺檔案管理方面的專業(yè)知識和技能。由于工作的兼職性，這些檔案管理者不僅流動性大，而且還由于不是自己的主體工作，對應(yīng)該歸檔的資料做不到及時(shí)歸檔，再加上認(rèn)識不足，嚴(yán)重影響了教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理質(zhì)量。

（二）教師業(yè)務(wù)檔案建檔情況。從所調(diào)研的情況來看，23所高職學(xué)院對教師業(yè)務(wù)檔案（表2）都有自己的歸檔內(nèi)容、建檔方式、管理要求和利用方式。通過座談與訪談方式得知，這些學(xué)院教師業(yè)務(wù)檔案利用一般停留在項(xiàng)目申報(bào)、人才工作水平評估、職稱評定、評先評優(yōu)等方面，普遍存在重歸檔、輕利用的現(xiàn)象。

（三）教師業(yè)務(wù)檔案管理情況。從表2可知，教師業(yè)務(wù)檔案管理方式也不盡一樣，有的采取教務(wù)統(tǒng)管，有的采取人事處管理，有的卻是以系部為主等方式。在每一級的管理中，都沒有收集完整的教師業(yè)務(wù)檔案，而是根據(jù)各自工作職責(zé)承擔(dān)職責(zé)之內(nèi)的歸檔工作。

從問卷結(jié)果分析來看（表3），管理體制健全只占12.2%，管理制度規(guī)范占24.1%，具有現(xiàn)代化管理手段的有25.7%，配備了齊全的管理隊(duì)伍的只占33.5%。從這些數(shù)據(jù)來看，我們的教師業(yè)務(wù)檔案管理水平還相當(dāng)?shù)?，必須采取可行的措施來改變教師業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀。

（四）教師業(yè)務(wù)檔案利用情況。

從表2知，目前教師業(yè)務(wù)檔案利用主要停留在學(xué)院的人才培養(yǎng)工作水平評估與教師本人職稱評定方面，在有關(guān)教師成長、教學(xué)考核、科研考核、干部考核、權(quán)益維護(hù)等方面的利用意識比較淡薄，開發(fā)利用的程度很淺。

教師業(yè)務(wù)檔案利用現(xiàn)狀的調(diào)研采取多項(xiàng)選擇進(jìn)行問卷。從問卷結(jié)果分析來看（表4），認(rèn)為教師業(yè)務(wù)檔案的利用是重管理、收集、個(gè)體、現(xiàn)狀的分別占86.1%、77.1%、94.7%、88.2%，而認(rèn)為輕利用、使用、整體、發(fā)展的分別占95.9%、80%、67.3%、72.7%。

二、強(qiáng)化高職教師業(yè)務(wù)檔案管理的對策

從所調(diào)研的情況來看，目前高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀不令人樂觀。我們知道，教師既是教學(xué)的主體，又是科研的主體，也是學(xué)院核心競爭力提升的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此，我認(rèn)為搞好高職院校教師業(yè)務(wù)檔案的管理至關(guān)重要，建議從以下幾方面做好高職院校的教師業(yè)務(wù)檔案工作。

表1 23所高職院校教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)情況

（一）建立良好的教師業(yè)務(wù)檔案管理體制與運(yùn)行機(jī)制。從所調(diào)研的情況來看，認(rèn)為管理體制不健全的占87.8%，這主要是由于我國職業(yè)技術(shù)教育正在探索中，而處于其中的高等職業(yè)教育的教師業(yè)務(wù)檔案管理同樣處于探索中，還未形成一個(gè)較為完善的檔案管理體制，而帶動其運(yùn)行的機(jī)制還在探討。因此，各高職院校要建立良好的教師業(yè)務(wù)檔案管理體制，努力創(chuàng)新其運(yùn)行機(jī)制，以達(dá)到最大限度發(fā)揮教師業(yè)務(wù)檔案作用力的目的。例如，可借鑒高校以及社會其他企業(yè)或機(jī)構(gòu)中對其成員業(yè)務(wù)檔案的管理體制，參照其運(yùn)行機(jī)制，從而構(gòu)建與完善一套適合自身的教師業(yè)務(wù)檔案管理的體制與運(yùn)行機(jī)制，使之能為一個(gè)完整、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案系統(tǒng)。

表2 23所高職院校教師業(yè)務(wù)檔案建檔情況

表3 教師業(yè)務(wù)檔案管理狀況情況

表4 教師業(yè)務(wù)檔案利用情況

（二）建立健全的教師業(yè)務(wù)檔案管理制度。目前高職學(xué)院教師隊(duì)伍復(fù)雜，有專任教師、兼職教師、兼課教師、臨聘教師等類型，除了專任教師外，其余的教師具有流動性大、專業(yè)知識性強(qiáng)、相對約束力小等問題，這就為業(yè)務(wù)檔案的及時(shí)歸檔帶來了不少問題。而調(diào)研結(jié)果顯示，教師業(yè)務(wù)檔案管理制度不規(guī)范的占75.9%，這就要各學(xué)院建立一套完整、科學(xué)、規(guī)范化的管理制度來保證各類教師業(yè)務(wù)檔案的及時(shí)歸檔。當(dāng)然，其制度應(yīng)該包括教師業(yè)務(wù)檔案的各個(gè)方面，防止和杜絕只建立專任教師檔案，而忽視對兼職教師、兼課教師、臨聘教師業(yè)務(wù)檔案的歸檔。

（三）建立規(guī)范的教師業(yè)務(wù)檔案歸檔內(nèi)容。針對目前高校教師業(yè)務(wù)檔案歸檔內(nèi)容重復(fù)的嚴(yán)重問題，各高校應(yīng)規(guī)范歸檔范圍，嚴(yán)格歸檔界限，做到分類科學(xué)。因此，各高職院校應(yīng)制定詳細(xì)、合理的教師業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍，規(guī)范其歸檔行為。例如，從教師業(yè)務(wù)檔案建檔的對象、歸檔資料收集階段開始，就要明確和完善其內(nèi)容分類，依照內(nèi)容類別、時(shí)間階段等將其分別存檔管理，同時(shí)采取現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)手段提高其檔案編研水平，使教師業(yè)務(wù)檔案做到管理完整有序、方便調(diào)用。

（四）提高教師業(yè)務(wù)檔案管理的技術(shù)和手段。隨著電子信息技術(shù)在高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理的逐步應(yīng)用，提高檔案管理者技術(shù)水平就顯得非常重要。因此，各高職院校應(yīng)當(dāng)組織檔案管理者學(xué)習(xí)和正確地應(yīng)用電子、視音頻等管理技術(shù)，熟練操作計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)以及用于防盜、防火、防潮、防塵用的各種設(shè)備，弄清教師業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)代化的管理模式、運(yùn)行機(jī)制，采用計(jì)算機(jī)軟件建立教師檔案數(shù)據(jù)庫，使教師檔案工作步入科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理軌道。與此同時(shí)，教師業(yè)務(wù)檔案管理者要有高度的工作主動性與責(zé)任心，采取靈活多樣的工作辦法，積極參加各類檔案管理技術(shù)培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提升自身的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，尤其是現(xiàn)代檔案管理技術(shù)水平，以保證教師業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性和完整性。

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