全國中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生信息管理系統(tǒng)高效操作的研究與實(shí)踐

陳建強(qiáng)

文/廣東工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

為提高中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生信息管理的信息化水平，教育部于2014年啟用全國中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生信息管理系統(tǒng)(以下簡稱全國中職學(xué)籍系統(tǒng))，該系統(tǒng)采用國家和省兩級(jí)部署服務(wù)器的模式，為國家、省、地市、縣區(qū)、學(xué)校等五級(jí)用戶提供網(wǎng)絡(luò)訪問服務(wù)。全國中職學(xué)籍系統(tǒng)為每一名中職學(xué)生建立全國唯一電子檔案，實(shí)行學(xué)生“一人一號(hào)，終身使用”，實(shí)現(xiàn)在全國范圍內(nèi)中職學(xué)校招生注冊(cè)、升級(jí)轉(zhuǎn)學(xué)、學(xué)籍異動(dòng)、實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)、畢業(yè)就業(yè)等全過程學(xué)籍業(yè)務(wù)的信息化管理，根據(jù)系統(tǒng)能夠跟蹤全國中職學(xué)生流動(dòng)，為教育管理和決策、學(xué)生資助等提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐。本文在信息化教育管理的思想指導(dǎo)下，筆者在實(shí)際使用全國中職學(xué)籍系統(tǒng)的過程中，研究利用信息技術(shù)手段，針對(duì)學(xué)籍信息采集、電子照片命名、信息錯(cuò)誤處理等常見且工作量大的問題，提出實(shí)用、高效且廉價(jià)的處理辦法，為中職學(xué)校學(xué)籍管理員提高工作效率提供借鑒和參考。

一、采用刷身份證方式，快速、準(zhǔn)確收集學(xué)生身份證信息

全國中職學(xué)籍系統(tǒng)確定學(xué)生身份的關(guān)鍵信息是由姓名、性別、出生日期、證件類型及身份證件號(hào)碼這幾項(xiàng)組成。如果采用手工錄入Excel表的方式，容易出現(xiàn)信息錄入錯(cuò)誤，因?yàn)橛泻芏辔淖质欠浅Ｏ嗨?，例如“德”與“徳”?？梢圆捎盟⑸矸葑C原件的方式，由計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確收集學(xué)生身份證上記錄的信息。刷身份證采集信息，就像刷公交卡坐車一樣方便快捷。

要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)采集學(xué)生身份證信息，在硬件上需要配備身份證閱讀器設(shè)備。身份證原件含有RFID芯片，通過身份證閱讀器，身份證原件內(nèi)部芯片存儲(chǔ)信息，包括姓名、地址、照片等信息都可以自動(dòng)獲取。由于第二代身份證內(nèi)置加密智能芯片，加密芯片無法復(fù)制，可以高度防偽，所以通過身份證閱讀器,還可以驗(yàn)證居民身份證真?zhèn)?，因此通過刷身份證收集到的信息，非常準(zhǔn)確可靠。市面上身份證閱讀器的品牌型號(hào)眾多，現(xiàn)以《華視電子CVR-100N》硬件型號(hào)為例子，介紹如何刷身份證采集信息。

(一)連接硬件設(shè)備并安裝相關(guān)驅(qū)動(dòng)程序

將《華視電子CVR-100N》硬件連接Window7的操作系統(tǒng)，并按照硬件廠家的說明安裝好硬件驅(qū)動(dòng)程序，驅(qū)動(dòng)安裝完畢后，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將會(huì)增加一項(xiàng)硬件密碼設(shè)備。檢查方法：右鍵點(diǎn)擊“我的電腦”選擇“設(shè)備管理器”，查看是否添加了密碼設(shè)備選項(xiàng)。

(二)安裝相關(guān)軟件工具

首先安裝MicrosoftOfficeAccess2007或更加新版本的軟件，用于記錄管理數(shù)據(jù)，如系統(tǒng)已經(jīng)完整安裝了Office2007或以上版本的軟件，那么已經(jīng)滿足這一條件。接著安裝.NETFramework4.0或以上組件。在“C:WINDOWSMicrosoft.NETFramework”目錄下檢查系統(tǒng)是否安裝了4.0或以上的dotnet組件。

(三)獲取身份證閱讀器專用軟件

購買身份證閱讀器會(huì)隨機(jī)附送數(shù)據(jù)管理軟件，但是軟件功能不是非常適用于學(xué)籍信息的數(shù)據(jù)采集，為此筆者基于華視電子SDK開發(fā)包的基礎(chǔ)上，研發(fā)出身份證閱讀器專用軟件，方便按班級(jí)為單位進(jìn)行身份證信息管理。學(xué)籍管理員可以在廣東中職學(xué)籍系統(tǒng)管理群共享下載“身份證閱讀器專用軟件V1.3版”軟件。

(四)讀取身份證原件數(shù)據(jù)信息

運(yùn)行“身份證閱讀器專用V1.3版”程序，輸入班級(jí)名稱后刷身份證原件。軟件將會(huì)自動(dòng)讀取身份證的信息，并將信息顯示在軟件界面上，同時(shí)把數(shù)據(jù)信息記錄在Access數(shù)據(jù)庫中。

(五)導(dǎo)出身份證數(shù)據(jù)到Excel文檔

使用Access軟件打開“DB”文件夾中的CVR_ID.mdb文件，選中Citizenbyxq數(shù)據(jù)表進(jìn)行導(dǎo)出，設(shè)置數(shù)據(jù)導(dǎo)出的路徑，指定導(dǎo)出為Excel文件格式即可，數(shù)據(jù)導(dǎo)出完畢后，就可以通過Excel工具瀏覽學(xué)生的身份證上的信息。

通過刷身份證方式，不僅可以100%準(zhǔn)確采集學(xué)生身份證信息，而且采集效率也非常高效。以一個(gè)人獨(dú)立采集1000名新生身份證信息計(jì)算，如果采用手工錄入信息方法，大約需要工作40個(gè)小時(shí)，如果采用刷身份證方式，大約只需要1個(gè)小時(shí)，而且采集到的數(shù)據(jù)不需要校對(duì)，極大地提高了工作效率。身份證閱讀器硬件設(shè)備的采購資金大約在一千元左右，一次投入就可以長期使用。

二、巧用批處理命令，實(shí)現(xiàn)電子照片的準(zhǔn)確命名

在全國中職學(xué)籍系統(tǒng)上完成學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)上傳步驟后，需要上傳學(xué)生的電子照片，照片文件需要以學(xué)生身份證號(hào)命名。通常學(xué)籍管理員會(huì)把這項(xiàng)工作布置給班主任，要求班主任將以身份證號(hào)命名的學(xué)生電子照片統(tǒng)一交給學(xué)籍管理員。這種工作方式容易產(chǎn)生“張冠李戴”、身份證號(hào)碼不正確等錯(cuò)誤，對(duì)這些錯(cuò)誤進(jìn)行糾正會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力。在此筆者介紹兩種批量準(zhǔn)確修改文件名的方法。

(1)如學(xué)校沒有統(tǒng)一組織學(xué)生拍照，可以要求班主任收集電子照片，將照片統(tǒng)一放在一個(gè)文件夾內(nèi)，所有照片均以“學(xué)號(hào)+姓名”的方式命名。從全國中職學(xué)籍系統(tǒng)中導(dǎo)出新生數(shù)據(jù)Excel表，表中保留學(xué)號(hào)、姓名、身份證號(hào)碼等三列，在單元格D2輸入：=A2&B2，然后自動(dòng)填充D列，在單元格E2輸入：="ren"&D2&".jpg"&C2&".jpg"，然后自動(dòng)填充E列。在存放照片的文件夾內(nèi)創(chuàng)建一個(gè)文本文件，將Excel表中E列數(shù)據(jù)粘貼到文本文件中，然后把文件的擴(kuò)展名改為BAT類型，鼠標(biāo)雙擊運(yùn)行這個(gè)BAT文件，文件夾內(nèi)的所有照片文件將自動(dòng)批量以身份證號(hào)碼進(jìn)行命名。

(2)如學(xué)校統(tǒng)一組織學(xué)生進(jìn)行拍照，可以組織學(xué)生按照學(xué)號(hào)的順序進(jìn)行拍照，這樣得到的電子照片是按照學(xué)號(hào)順序排列的。在照片文件夾內(nèi)，新建一個(gè)記事本文件，輸入“dir/b>照片列表.txt”，然后把文件的擴(kuò)展名改為BAT類型，鼠標(biāo)雙擊運(yùn)行這個(gè)BAT文件，執(zhí)行后會(huì)產(chǎn)生一個(gè)“照片列表.txt”。把照片列表文件內(nèi)容復(fù)制到Excel文件的A列中，把學(xué)號(hào)、身份證號(hào)整理在B、C列，讓A、B、C這三列的同一行是同一個(gè)學(xué)生，順序上做到一一對(duì)應(yīng)。在D2單元格輸入公式：="ren"&A2&""&C2&".jpg"，并用填充柄自動(dòng)填充D列，具體如圖1所示。

圖1

參照前一種方法，制作對(duì)應(yīng)的BAT批處理命令文件并執(zhí)行，這樣文件夾內(nèi)的所有照片文件將自動(dòng)批量以身份證號(hào)碼進(jìn)行命名。采用此種方法，照片文件的命名可以做到一步到位，學(xué)籍管理員可以獨(dú)立完成，無需班主任的協(xié)助，直接為班主任工作減負(fù)。如果擔(dān)心照片順序與身份證號(hào)碼有錯(cuò)位情況，可以把C列更換為學(xué)生姓名，把電子照片的文件名設(shè)置為學(xué)生姓名，再請(qǐng)班主任核對(duì)姓名與照片是否相符。

上述兩種批量更名的方式，關(guān)鍵點(diǎn)就是建立電子照片名稱與身份證號(hào)碼的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，利用Excel批量生成“ren”指令，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行批量指令實(shí)現(xiàn)批量修改文件名。

全國中職學(xué)籍系統(tǒng)要求上傳的電子照片必須為jpg格式、尺寸120px(寬)*160px(高)、文件小于60KB。為符合這些要求，可以使用光影魔術(shù)手軟件的批處理功能，選擇指定的照片文件夾，設(shè)置批處理的動(dòng)作和輸出要求等內(nèi)容，然后由計(jì)算機(jī)完成批量的照片格式設(shè)置。

三、采用表單收集數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)的收集效率

每逢收集學(xué)生學(xué)籍信息、學(xué)生就業(yè)信息等數(shù)據(jù)的時(shí)候，通常學(xué)籍管理員會(huì)把相關(guān)工作布置給班主任，由班主任收集整理后再統(tǒng)一交給學(xué)籍管理員。這種方式分工合理、職責(zé)明晰，但工作效率不高，可以通過讓學(xué)生填報(bào)表單進(jìn)行收集數(shù)據(jù)信息，從而大幅度提高信息收集的工作效率。比較常用的表單工具有問卷星、騰訊問卷、金山表單、表單大師等，基本上使用免費(fèi)的功能就能滿足我們收集信息的需求。

本文以問卷星網(wǎng)站為例介紹如何快速采集畢業(yè)生就業(yè)信息。訪問問卷星系統(tǒng)(www.wjx.cn)，完成注冊(cè)賬號(hào)等基礎(chǔ)工作后就可以開始設(shè)計(jì)表單了。新建表單開始添加題目，首先增加一道下拉選擇題，選項(xiàng)設(shè)置為班級(jí)名稱，這是為了方便后續(xù)收集到的信息進(jìn)行按班級(jí)進(jìn)行分類管理，然后添加收集填報(bào)學(xué)生的個(gè)人信息填空題，接著按照系統(tǒng)的《就業(yè)信息批量處理模板》要求逐項(xiàng)添加題目，Excel表中采用下拉選擇的項(xiàng)目對(duì)應(yīng)在表單中設(shè)置為選擇題，其他的設(shè)置為填空題，在Excel表中有前后關(guān)聯(lián)的選項(xiàng)，在表單里面也逐一設(shè)置關(guān)聯(lián)。表單設(shè)計(jì)完畢后先進(jìn)行試填測試，確認(rèn)無誤后發(fā)布表單通知學(xué)生填報(bào)。學(xué)生收到通知后，可以方便地通過手機(jī)或電腦進(jìn)行數(shù)據(jù)填報(bào)，學(xué)生填報(bào)完畢后，管理員從問卷星系統(tǒng)上導(dǎo)出的結(jié)果文件已經(jīng)是Excel格式的數(shù)據(jù)，把收集到的結(jié)果按班級(jí)分發(fā)給各班主任審核把關(guān)，經(jīng)審核無誤后可以按照全國中職學(xué)籍系統(tǒng)的要求整理數(shù)據(jù)上報(bào)。

除了通過表單的方式進(jìn)行快速收集學(xué)生信息之外，還可以考慮使用在線共享文檔的方式進(jìn)行收集信息，在線共享文檔有金山共享文檔、騰訊共享文檔等可以選擇。在線共享文檔的方式，節(jié)省了設(shè)計(jì)表單的工作，但是在線共享文檔不適合收集隱私數(shù)據(jù)，也容易發(fā)生相互修改數(shù)據(jù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。對(duì)于新生學(xué)籍、實(shí)習(xí)、就業(yè)等信息收集任務(wù)，筆者建議使用表單方式進(jìn)行數(shù)據(jù)收集。在信息收集的過程中，學(xué)籍管理員需要提高信息安全意識(shí)，例如身份證號(hào)碼、電話號(hào)碼、家庭住址等非常隱私的學(xué)生信息，建議不要通過互聯(lián)網(wǎng)表單方式安排學(xué)生填報(bào)。

四、利用VBA編程實(shí)現(xiàn)Excel文件的自動(dòng)拆分與合并

在日常的工作過程中，學(xué)籍管理員經(jīng)常需要給班主任分發(fā)資料和收集匯總班主任交來的資料。例如需要班主任核對(duì)學(xué)生名單的時(shí)候，學(xué)籍管理員從全國中職學(xué)籍系統(tǒng)導(dǎo)出全校的在校生名單，系統(tǒng)導(dǎo)出一個(gè)Excel文件包含了全校學(xué)生名單，如果把系統(tǒng)導(dǎo)出的原文交給班主任，信息擴(kuò)散范圍太大，容易造成信息安全風(fēng)險(xiǎn)。比較妥當(dāng)?shù)淖龇ㄊ牵簩W(xué)籍管理員把包含全校學(xué)生名單的Excel表按班級(jí)為單位拆分為若干個(gè)文件，每個(gè)Excel文件只包含一個(gè)班級(jí)的學(xué)生名單信息，學(xué)籍管理員逐一單獨(dú)分發(fā)各班級(jí)學(xué)生信息表，這個(gè)過程可以稱為拆分。學(xué)籍管理員向各班主任收集相同格式的Excel文件，把各班級(jí)的信息表合并匯總到一個(gè)總的Excel文件中，這個(gè)過程可以稱為合并。當(dāng)學(xué)校規(guī)模不大，班級(jí)數(shù)量不多的情況下，這種拆分、合并的工作量不會(huì)很大，但如果學(xué)校班級(jí)數(shù)量有幾十上百個(gè)，那么拆分與合并的工作量將會(huì)變得很大。筆者經(jīng)過探索，研究利用VBA編程實(shí)現(xiàn)Excel文件的自動(dòng)拆分與合并，以下為VBA編程的核心思路。

圖2

當(dāng)需要對(duì)一個(gè)Excel文件進(jìn)行拆分的時(shí)候，先對(duì)表格進(jìn)行如下處理：保留首行(第一行)作為整張表格的表頭，表格的首列(A列)放置班級(jí)名稱信息，整張表格按A列關(guān)鍵字進(jìn)行排序。從A列的第2行往下判斷，每當(dāng)遇到一個(gè)新的班級(jí)名稱，就創(chuàng)建一個(gè)新的Excel文件，把原文件首行表頭拷貝到新Excel文件的首行位置，把原文件班級(jí)名稱相同的行拷貝放置在新Excel文件的A2位置處，重復(fù)上述步驟，直到原文件A列的所有班級(jí)都創(chuàng)建了Excel文件，至此文件拆分操作已經(jīng)完成。合并過程就是拆分過程的反操作，把需要合并的Excel文件都放置在一個(gè)文件夾內(nèi)，遍歷文件夾內(nèi)的每一個(gè)文件，把每個(gè)文件的表格內(nèi)容拷貝到匯總文件中。由于篇幅的關(guān)系，具體的VBA代碼就不在這介紹了，筆者把拆分和合并功能做成Excel宏文件，分享在廣東中職學(xué)籍系統(tǒng)管理QQ群，文件里面包含實(shí)現(xiàn)拆分與合并功能的VBA代碼。

五、利用VLOOKUP函數(shù)，實(shí)現(xiàn)快速準(zhǔn)確查表

學(xué)籍管理員掌握著全校學(xué)生的學(xué)籍信息，經(jīng)常需要使用學(xué)籍信息填報(bào)各種各樣的表格，往往填報(bào)要求時(shí)間緊、任務(wù)重、難度大，如果是采用人工查詢、復(fù)制粘貼等方式，不僅工作效率低，而且容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。經(jīng)過分析總結(jié)，填報(bào)Excel數(shù)據(jù)表格的核心環(huán)節(jié)是從另外一張Excel表中查找需要的數(shù)據(jù)填入表格中，恰好Excel軟件中的VLOOKUP查找函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速精確查找，可以幫助學(xué)籍管理員從不斷重復(fù)的復(fù)制粘貼中解放出來。

Excel軟件中的VLOOKUP函數(shù)是一個(gè)縱向查找函數(shù)，作用是按列查找，最終返回該列所需查詢序列所對(duì)應(yīng)的值，與HLOOKUP函數(shù)按行水平查找是相對(duì)的，該函數(shù)在辦公自動(dòng)化中經(jīng)常用到，可以用于核對(duì)數(shù)據(jù)，多表格間的數(shù)據(jù)快速引用等等。VLOOKUP函數(shù)的函數(shù)結(jié)構(gòu)是VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)，函數(shù)的4個(gè)參數(shù)可以形象地理解為：“查找對(duì)象”“在哪區(qū)域找”“區(qū)域位置”“匹配度”。參數(shù)1是lookup_value，是兩個(gè)表同時(shí)存在且唯一的，例如身份證號(hào)或?qū)W號(hào)等，須是唯一的；參數(shù)2是table_array，是指定查找數(shù)據(jù)的區(qū)域，lookup_value的值必須在table_array中處于第一列；參數(shù)3是col_index_num，是參數(shù)2查找范圍的數(shù)據(jù)表中要引用數(shù)值所在列序號(hào)；參數(shù)4是range_lookup，指明函數(shù)VLOOKUP查找時(shí)是精確匹配，還是近似匹配，精確匹配應(yīng)寫0或FLASE，近似匹配則寫1或TRUE。如圖2所示，以F列的學(xué)號(hào)為依據(jù)，在A:D列范圍內(nèi)查找對(duì)應(yīng)學(xué)號(hào)學(xué)生的入學(xué)成績，把入學(xué)成績填入到G列中。選中G2單元格，輸入=VLOOKUP(F2,$A$1:$D$7,4,0)，用填充柄自動(dòng)填充G列即可。這里第二個(gè)參數(shù)使用絕對(duì)引用($A$1:$D$7)，目的是鎖定查找的范圍，避免因?yàn)樽詣?dòng)填充造成查找范圍的變動(dòng)。在實(shí)際工作中，一般是不同Excel文件之間的查找數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)設(shè)置為絕對(duì)引用。圖2中G3顯示查詢結(jié)果為#N/A，原因是找不到對(duì)應(yīng)的學(xué)號(hào)記錄。如果要斷開VLOOKUP函數(shù)連接仍然顯示查詢結(jié)果，選中查詢結(jié)果后復(fù)制，然后在原處按右鍵，選擇性粘貼，粘貼為數(shù)值類型即可。

六、結(jié)語

以上是筆者在中職學(xué)籍管理的實(shí)踐過程中，研究利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)手段，對(duì)中職學(xué)籍管理進(jìn)行批量化操作，較好地提高了中職學(xué)籍管理工作的效率。本文介紹的批處理命令、VBA編程等技術(shù)操作對(duì)于不熟悉計(jì)算機(jī)操作的老師來說，有些許難度，但正所謂“磨刀不誤砍柴工”，掌握批量操作技術(shù)后，工作效率會(huì)顯著提高。