海洋石油工程材料采辦管理與成本控制

高建梅 (海洋石油工程股份有限公司，天津 300461)

0 引言

材料采辦管理工作應(yīng)體現(xiàn)高效、高質(zhì)量、低成本的管理原則，具體過程可以分為采辦計劃制定管理、材料生產(chǎn)過程跟蹤管理、運輸管理、退庫管理等方面。工程項目要想按期保質(zhì)量完成且盈利，必須降低材料采辦成本，做好成本控制，采取有效的材料采辦管理措施。

文章分析工程項目材料采辦管理工作，確保項目所采購的材料能夠滿足海洋石油工程項目設(shè)計和質(zhì)量要求，并以最短的時間到貨，控制材料采辦費用，降低材料成本，提高項目的經(jīng)濟效益。

1 海洋石油工程項目材料采辦管理工作的特點

1.1 海洋石油工程項目采購工作涉及金額巨大

建成一個海洋石油工程項目，涉及到機械、配管、結(jié)構(gòu)、電氣、儀表、暖通、防腐、舾裝等多個專業(yè)，鋼材、電線電纜、中央控制中心系統(tǒng)、透平發(fā)電機、吊機閥門、橇塊、泵、空調(diào)、燈具、油漆等不同種類。專業(yè)眾多，種類繁多是海洋石油工程建造的最大特點。設(shè)備與材料的造價相對較高，在設(shè)備與材料方面的成本支出將占到工程項目總成本的三分之一左右。

1.2 海洋石油工程材料采辦周期長

海洋石油工程涉及到的設(shè)備、材料種類繁多、數(shù)量龐大，同時設(shè)備材料難以通過常規(guī)途徑購買和生產(chǎn)，需要定制化加工。同時，在海洋工程項目開工以前需要經(jīng)過一系列的招標采購、合同協(xié)議簽訂以及生產(chǎn)、運輸環(huán)節(jié)。上述工作消耗大量時間，所以造成海洋石油工程采購工作時間較長的現(xiàn)象。即使把招投標工作所占用的時間排除在外，設(shè)備、材料的交貨時間也往往長達數(shù)月甚至半年以上，部分特殊設(shè)備和材料的交貨時間甚至更長。目前市場原油稀缺，海洋石油平臺建造均存在工期緊，任務(wù)重的特點，如何解決由于材料采辦造成的建造延誤將是工程建造過程中重點考慮的內(nèi)容，降低材料采辦周期，盡快滿足項目需求已經(jīng)成了當務(wù)之急。

1.3 海洋石油工程所需要材料和設(shè)備的供應(yīng)商眾多

由于海洋石油工程自身的特殊性以及招投標相關(guān)要求的限制，采購工作難以實現(xiàn)就近采購的方式，需要具有相關(guān)生產(chǎn)資質(zhì)限制，具備較高技術(shù)并符合相關(guān)采購要求的生產(chǎn)廠家，往往分布于全國各地甚至其他國家和地區(qū)，采購工作需要從世界范圍內(nèi)進行各種材料和設(shè)備的選擇。為了降本增效，節(jié)約成本，海洋石油工程已經(jīng)開始慢慢采用國產(chǎn)設(shè)備，推動本土化進程，但是即使如此，由于專業(yè)設(shè)備眾多，供應(yīng)商仍然分布零散，這進一步加大了海洋工程采購工作的難度和復(fù)雜度，這也是導(dǎo)致采購時間較長的主要原因之一[1]。

2 海洋石油工程材料管理的成本控制

在海洋石油工程項目執(zhí)行過程中，想要項目成功并盈利，更好的控制采辦成本尤為重要。加強對采辦的全周期管理，提升對材料及設(shè)備的管理和控制，包括采辦策略制定、采辦計劃編制、招評標、合同簽訂、合同執(zhí)行、材料出入庫、廠家現(xiàn)場支持和服務(wù)。加強設(shè)計對采辦的技術(shù)支持，增進技術(shù)與采辦的協(xié)調(diào)和配合，充分結(jié)合和發(fā)揮公司已有的采辦能力和優(yōu)勢，并滿足項目的技術(shù)需求。項目實施過程中將加強采辦過程管理，結(jié)合公司品類建設(shè)，節(jié)約采辦成本提高項目利潤率。

海洋石油工程材料采辦管理中，成本控制包括材料采辦成本、采辦周期成本、人力成本、項目周期成本等。整合考慮降本增效是項目執(zhí)行過程中必須考慮的問題。

2.1 制定采辦策略和計劃，為成本控制制定方向

海洋石油工程項目材料采辦策略，作為項目采辦的指導(dǎo)性文件，盡可能的在控制預(yù)算基礎(chǔ)上節(jié)約成本，確保項目采辦工作依法合規(guī)開展，實現(xiàn)降本增效，貢獻采辦價值，為項目順利實施做好采辦服務(wù)。

采辦策略必須根據(jù)項目特點，編制出項目的采辦計劃，所有物資的采購均要根據(jù)此計劃進行，來推進項目工作。在對計劃進行執(zhí)行的過程中，需要盡可能的根據(jù)項目預(yù)定目標對各項工作進行推進，在必要時，要采取一些糾正措施[2]。

海洋石油平臺工程材料品種眾多，為了更好地控制成本，就需要從源頭做好材料采辦的計劃和策略。由于海洋石油工程工期特定及技術(shù)參數(shù)要求等特殊性，采辦方式有如下幾種：公開招標、邀請招標、競爭性談判、協(xié)議、公司集采、電商平臺等。如何在控制項目成本的前提下，縮短供貨周期，最大限度節(jié)約成本，降本增效將是制定材料采辦計劃重點考慮的問題。

2.1.1 充分利用公司現(xiàn)有協(xié)議

協(xié)議是整合海洋石油工程近一到三年的材料需求，與廠家簽訂的長期采購合同，它的特點非常明顯，量大價低同時也減少了招投標環(huán)節(jié)，能做到快速供貨。對于渤海區(qū)域項目，材料采辦應(yīng)充分執(zhí)行公司級年度協(xié)議開展采辦工作，充分結(jié)合品類化建設(shè)計劃，項目在執(zhí)行過程中，可以直接下訂單采辦，比如電纜、散料、管線、管件，散鋼材等均執(zhí)行的公司協(xié)議，這部分物資一般一個月內(nèi)均可供貨到達施工場地，確保滿足項目需求。

2.1.2 同類型材料整合采辦

在沒有協(xié)議可用的情況下，目前渤海油田工程項目采取的抱團取暖的采購形式值得推廣。為了最大限度地節(jié)約成本，整合同期建造的工程項目的同類產(chǎn)品一起采購也是一種非常有用的采辦策略。整合采辦的優(yōu)勢在于數(shù)量的增加可以增加與廠家價格談判的籌碼，最大限度地節(jié)省單一項目成本，同時多個項目一同采購，也節(jié)省了人力成本，一個標書一套流程即完成了好幾個項目同類物資的采辦工作，也做到了項目成本的控制。

2.1.3 推動設(shè)備材料國產(chǎn)化

目前，海洋石油行業(yè)面臨國外設(shè)備和技術(shù)的制約越來越多，推動材料設(shè)備的國產(chǎn)化已經(jīng)在近些年的海洋石油系統(tǒng)穩(wěn)步進行。隨著國產(chǎn)材料設(shè)備的質(zhì)量標準越來越完善，質(zhì)量水平的逐步提高，相比進口物資，國產(chǎn)物資存在價格低，交貨周期短，后續(xù)技術(shù)支持便利等諸多優(yōu)勢。目前海洋石油工程設(shè)備材料的國產(chǎn)化率為99.1%，采辦材料成本、周期成本、人力成本都得到了最優(yōu)化。

2.1.4 充分利用剩余庫存，做好利庫

海洋石油工程機械完工后，總會有一些材料剩余，剩余材料的存儲也增加了海洋石油的管理成本及材料成本。后續(xù)開發(fā)建設(shè)的工程在詳細設(shè)計和加工設(shè)計開展過程中，應(yīng)積極開展項目的降本增效工作，充分利用以往工程項目的剩余材料庫存，通過利庫方式進行部分材料使用，既可以節(jié)約材料的采辦時間，也可以為本項目節(jié)約采辦成本。

2.2 深化設(shè)計，采購工藝成熟且質(zhì)量可靠的物資

海洋石油平臺工藝復(fù)雜，對技術(shù)的要求比較高，目前我國海洋石油平臺的設(shè)計能力已經(jīng)達到了國際先進水平。加強設(shè)計與采購的融合，收益和質(zhì)量控制將對項目的采辦成本控制達到事半功倍的效果。設(shè)計單位憑借技術(shù)優(yōu)勢，結(jié)合采購方對產(chǎn)品市場的了解，對所需采購的物資進行優(yōu)化，選擇具有通用技術(shù)標準和質(zhì)量可靠的產(chǎn)品，可在物資采購方面直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，同時避免出現(xiàn)因設(shè)計標準過高使物資采購工作陷入困境的現(xiàn)象。

2.3 做好廠家生產(chǎn)過程跟蹤，縮短供貨周期成本

開發(fā)建設(shè)一個海洋石油平臺項目，材料設(shè)備眾多，僅以渤海油田某平臺為例，涉及到的材料已超過200多種，如何做好材料的管理，首先必須對項目材料有個清晰的認識，明確材料的種類數(shù)量。為了更好地做好材料管理，還要按照專業(yè)進行劃分梳理材料，同時結(jié)合采辦動態(tài)，跟蹤好廠家生產(chǎn)情況，保證到貨時間，為材料到貨順利接收做好準備。據(jù)此，制作材料動態(tài)跟蹤表。海洋石油工程建設(shè)項目一般存在工期短、時間緊、任務(wù)重的特點，采辦的設(shè)備材料無法按時到貨，將對項目的進度影響非常大，尤其是處于關(guān)鍵路徑上的大型設(shè)備。為了規(guī)避到貨晚的風險，做好材料到貨跟蹤，最大限度的協(xié)調(diào)廠家按時或提前到貨，縮短供貨周期成本就顯得非常重要。項目執(zhí)行過程中，需要專人負責跟蹤協(xié)調(diào)采辦進度，跟蹤協(xié)調(diào)設(shè)備到貨，保證項目的順利進行。

2.4 做好材料運輸及清關(guān)管理，減少運輸時間成本

海洋石油工程項目由于其技術(shù)的嚴格性，即便是渤海的常規(guī)項目，也會有些材料無法做到國產(chǎn)化，總會有些必須進口。對于物資運輸時間的把控，工程項目組從物資運輸公司的合理篩選入手，選用信譽更好、綜合實力更強的航運公司，同時對貨船的航行狀態(tài)以及航行位置等情況進行全程跟蹤和實時掌握，以便能夠第一時間妥善應(yīng)對物資運輸過程中的意外狀況，提前制定好更具針對性的運輸方案，確保一應(yīng)設(shè)備材料能夠按照規(guī)定時間安全到達目的地。清關(guān)時間把控工作的重心，主要在于提前對東道國清關(guān)工作流程以及所需文件資料進行全面、詳實的了解，并做好相關(guān)文件資料的整理、核查等清關(guān)準備工作，為了保證能夠順利渡過清關(guān)環(huán)節(jié)，減少運輸時間成本，最大進度的滿足項目需求。

2.5 加快做好設(shè)備到貨驗收速度，提高整改效率，縮短驗貨整改時間成本

海洋石油工程項目材料設(shè)備品類繁多，而且技術(shù)復(fù)雜，故材料及設(shè)備的驗收是材料管理中的重要環(huán)節(jié)。嚴把材料驗收關(guān)，保證入庫材料設(shè)備質(zhì)量合格、數(shù)量準確、資料齊全、手續(xù)清楚。提高驗收效率，監(jiān)督廠家及時整改是材料管理的重要環(huán)節(jié)，此部分做好，將極大的縮短驗貨整改時間成本，保證物資能夠快速地安裝，為項目的順利完工提供保障。

2.6 做好工程材料退庫管理

最大限度使用剩余物資，減輕公司材料積壓成本及庫房使用成本。為保證項目的順利進行，設(shè)計部門在提交采辦料單時，出于對項目執(zhí)行中材料損耗的考慮，均會有一定比例的余量考慮。平臺建造完工后，當出現(xiàn)購買數(shù)量大于實際需求量時，為了整體考慮，充分利用此部分材料，減輕公司材料成本及占用庫房造成的人力及庫房租賃成本，這部分材料進行退庫管理，進入公司工程項目整體大庫房系統(tǒng)。這部分既包括已經(jīng)出庫的材料，也包括未出庫的材料。已經(jīng)出庫到達現(xiàn)場的材料，退回庫房將要再次辦理入庫手續(xù)，相應(yīng)的手續(xù)將按照入庫流程辦理。

海洋石油工程建造機械完工三個月內(nèi)，材料工程師需要統(tǒng)計此部分庫存材料數(shù)量、規(guī)格、型號，并按照公司規(guī)定成立材料退庫鑒定小組，組織設(shè)計、檢驗、三方對此部分材料進行鑒定工作，退庫材料經(jīng)鑒定完整無損，無銹蝕變質(zhì)，無缺零部件和技術(shù)資料，包裝完好的，鑒定合格出具鑒定報告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后辦理退庫手續(xù)；倉儲工程師按入庫驗收程序查驗退庫料的合格證等質(zhì)量證明文件、技術(shù)資料，辦理退庫手續(xù)，打印憑證，簽字確認，以便用于后續(xù)工程繼續(xù)使用。后續(xù)項目可根據(jù)利庫手續(xù)進行利庫，對此部分材料進行使用。

3 海洋石油工程材料采辦管理主要風險及應(yīng)對措施

在海洋石油工程項目執(zhí)行過程中，想要項目成功并盈利，控制采辦成本，更好的控制采辦風險，提前梳理可能遇到的風險并進行提前預(yù)警并制定防控措施就尤為重要[3]。主要的風險及應(yīng)對措施如表1所示。

表1 材料采辦管理主要風險及應(yīng)對措施

4 結(jié)語

總而言之，材料采辦管理是海洋石油工程項目建造的重要組成部分，對整個海洋石油工程實施起著至關(guān)重要的作用，沒有完善的材料采辦管理跟蹤體系，就無法進行有序地建造施工。控制好材料采辦成本，除了需要工程項目組制定非常完善的管理體系流程外，還需要非常好的決策和執(zhí)行力，多環(huán)節(jié)配合協(xié)作，從而最大程度保證材料設(shè)備的及時到達施工現(xiàn)場，以最小的采辦成本完成做好的項目，為海洋石油工程的建造保駕護航。