地質(zhì)工作中的檔案管理策略分析

黃惠芳

(甘肅省核地質(zhì)二一二大隊(duì) 甘肅 武威 733000)

引言

地質(zhì)檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的技術(shù)管理和技術(shù)服務(wù)工作,地質(zhì)工作中形成的地質(zhì)檔案是人類對(duì)地球探索的客觀記錄,是地質(zhì)工作者研究、描述、總結(jié)地質(zhì)現(xiàn)象形成的科技資料,是普及科學(xué)知識(shí)的重要基礎(chǔ)性戰(zhàn)略性信息資源,包括地質(zhì)基礎(chǔ)資料、測(cè)繪檔案等信息數(shù)據(jù)。隨著地質(zhì)勘察工作逐漸進(jìn)入了高速發(fā)展階段,地質(zhì)檔案資料收藏量和管理服務(wù)能力逐步提升,地質(zhì)資料事業(yè)得以全面發(fā)展[1]。地質(zhì)檔案管理是地勘單位的重要工作內(nèi)容,地質(zhì)檔案在地質(zhì)勘探過程中具有重要的價(jià)值,針對(duì)目前檔案管理工作實(shí)際情況中存在的現(xiàn)實(shí)問題,地勘單位地質(zhì)檔案管理人員應(yīng)采取科學(xué)的措施,不斷完善、優(yōu)化地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理工作,為地質(zhì)勘探工作的開展提供依據(jù),提高地質(zhì)勘探的科學(xué)有效性,從而推動(dòng)地質(zhì)勘探單位的健康持續(xù)發(fā)展。

1 地質(zhì)檔案的特點(diǎn)

1.1 區(qū)域性

地質(zhì)檔案是地質(zhì)工作過程中地質(zhì)工作人員探索地球時(shí)的認(rèn)識(shí)積累和客觀記載,是地質(zhì)資料的重要載體,在開展地質(zhì)工作中具有舉足輕重的作用。而地質(zhì)工作往往是基于特定地區(qū)和特定環(huán)境開展的研究和普查活動(dòng),了解某一地區(qū)的地質(zhì)活動(dòng)狀況,掌握其活動(dòng)的規(guī)律性。因此,在地質(zhì)工作中的檔案管理要突出區(qū)域性的特點(diǎn),將區(qū)域性作為地質(zhì)活動(dòng)開展的基礎(chǔ),根據(jù)地質(zhì)活動(dòng)情況和地理信息,進(jìn)行資源與信息的整合和管控,在檔案分類、流轉(zhuǎn)、歸檔的過程中,形成地域性需求的相互關(guān)聯(lián),確保其具有區(qū)域性[2]。

1.2 成套性

地質(zhì)檔案相對(duì)于其他科技資料,其成套性特征更加顯著。地質(zhì)檔案包含了整個(gè)地質(zhì)工程項(xiàng)目的全部信息,以地質(zhì)成果報(bào)告為中心,對(duì)地質(zhì)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行了系統(tǒng)規(guī)范的采集和整理,包括勘探工程及現(xiàn)場(chǎng)實(shí)驗(yàn)類、底圖類、測(cè)繪類、野外地質(zhì)觀察類、航遙影像類等,在檔案管理過程中根據(jù)地質(zhì)工作需要,按照環(huán)境因素對(duì)材料進(jìn)行管理,形成完整的系統(tǒng)存儲(chǔ),保證記錄的完整性和銜接性[3]。

1.3 多樣性

從總體上看,地質(zhì)檔案分為多種類型,主要按照地質(zhì)資料和地質(zhì)檔案管理的工作需要對(duì)其進(jìn)行分類和歸檔,按照《原始地質(zhì)資料歸檔目錄》的相關(guān)規(guī)定,地質(zhì)檔案可以分為基礎(chǔ)地理、基礎(chǔ)地質(zhì)、地質(zhì)資源、遙感地質(zhì)、綜合類等九大類。多樣性的檔案特征可以拓展檔案管理的廣度,以保證在復(fù)雜的地質(zhì)工作中,通過對(duì)資源的合理利用,實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料的有效獲取。

1.4 周期長(zhǎng)

地質(zhì)項(xiàng)目周期一般較長(zhǎng),地質(zhì)檔案生成于地質(zhì)活動(dòng)中的野外勘探、物質(zhì)勘探、測(cè)繪等過程中,涉及的工作流程和環(huán)節(jié)較為復(fù)雜。如在地質(zhì)探礦中,涉及了地質(zhì)調(diào)查、普查、勘探等多個(gè)環(huán)節(jié),從最初的地質(zhì)調(diào)查,擴(kuò)展到一定的野外勘測(cè)內(nèi)容,再到編制地質(zhì)報(bào)告,在此過程中形成的檔案信息自然具有周期長(zhǎng)的特點(diǎn)。

1.5 專業(yè)性

地質(zhì)檔案記載著自然界的地質(zhì)現(xiàn)象、運(yùn)動(dòng)規(guī)律,是一種具有高度專業(yè)性的科技資料,涵蓋的專業(yè)領(lǐng)域廣泛,是地質(zhì)工作的重要成果,為地質(zhì)調(diào)查、勘探、找礦提供了重要的科學(xué)基礎(chǔ)。隨著時(shí)代的發(fā)展, 野外數(shù)字化地形測(cè)量技術(shù)、GPS RTK技術(shù)、衛(wèi)星遙感技術(shù)、3S技術(shù)等現(xiàn)代測(cè)繪技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于地質(zhì)工作中,地質(zhì)檔案的專業(yè)性日益增強(qiáng),地質(zhì)檔案管理人員必須具備良好的專業(yè)素養(yǎng),以實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案的科學(xué)管理。

1.6 發(fā)展性

地質(zhì)資料的形成貫穿于地質(zhì)勘探項(xiàng)目的全周期,包括立項(xiàng)、初步設(shè)計(jì)、初勘、詳細(xì)設(shè)計(jì)、野外勘查、綜合管理、成果報(bào)告編制、成果驗(yàn)收等各個(gè)階段,是一個(gè)不斷發(fā)展的動(dòng)態(tài)化過程。各個(gè)階段的地質(zhì)勘探工作目的、內(nèi)容不同,前一階段的工作成果是下一階段工作開展的基礎(chǔ),隨著地質(zhì)工作的不斷深入,相關(guān)檔案也在不斷更新和完善。

2 地質(zhì)工作中的檔案管理存在的問題

2.1 檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程緩慢

檔案數(shù)字化建設(shè)是推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然趨勢(shì),地質(zhì)工作中生成的地質(zhì)資料作為一種原生信息資源,借助信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)的檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措和新要求[4]。自檔案數(shù)字化工作開展以來,地質(zhì)檔案數(shù)字化工作正在有力有序推進(jìn),但是在地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中,存在進(jìn)程緩慢的現(xiàn)實(shí)問題,主要體現(xiàn)在以下兩方面。

第一,傳統(tǒng)地質(zhì)資料尚未實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化管理。傳統(tǒng)地質(zhì)檔案除卻以文字、圖片等形式存在之外,還包含了礦產(chǎn)、水文、遙感、物探等大量形式多樣的地質(zhì)資料,如標(biāo)本、聲音等,此類檔案資料數(shù)據(jù)量大,且數(shù)字化管理難度較大,制約著地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

第二,地質(zhì)檔案管理信息化設(shè)備落后。地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)除了要有現(xiàn)代化管理思維和信息技術(shù)外,還需要計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等相配套的軟件、硬件設(shè)施。但是結(jié)合目前地勘單位的地質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn),在地質(zhì)檔案數(shù)字化管理過程中,部分單位缺少高分辨率的掃描儀器和專門的服務(wù)器等,影響地質(zhì)檔案在數(shù)字化管理工作,給地質(zhì)檔案資料的錄入和檢索造成了一定的困難。

2.2 地質(zhì)檔案資料管理水平有待提高

地質(zhì)檔案中有相當(dāng)數(shù)量的原始地質(zhì)數(shù)據(jù)和實(shí)物地質(zhì)數(shù)據(jù),此類檔案資料仍然保留著傳統(tǒng)的檔案管理方式,采用“接收、存檔、保管、上交、匯交”的管理流程。原始地質(zhì)資料數(shù)量龐大,長(zhǎng)期存放于檔案館,不僅占據(jù)了場(chǎng)地空間,而且紙質(zhì)資料在長(zhǎng)期存放過程中會(huì)出現(xiàn)紙張發(fā)黃、褪色、老化、損壞等現(xiàn)象,既影響了資料查詢效率,又容易造成珍貴檔案資料的損壞,導(dǎo)致原始檔案數(shù)據(jù)無法被充分有效地利用。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略實(shí)施背景下,傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前地質(zhì)工作發(fā)展新形勢(shì)的要求,因此,亟須提高地質(zhì)檔案管理水平。

2.3 地質(zhì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及綜合素質(zhì)有待提升

在檔案數(shù)字化建設(shè)的背景下,具有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)以及地質(zhì)檔案數(shù)字化管理技能的管理人員,是推動(dòng)地質(zhì)檔案管理數(shù)字化、智能化發(fā)展的人才保障[5]。但是,結(jié)合地質(zhì)檔案數(shù)字化管理的實(shí)際情況發(fā)現(xiàn),部分檔案管理人員的管理理念和思想觀念仍停留在傳統(tǒng)固有思維層面,沒有充分認(rèn)識(shí)到地質(zhì)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)越性,忽視自身信息素養(yǎng)提升,導(dǎo)致地質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展受阻。

3 地質(zhì)工作中的檔案管理策略

3.1 加快推進(jìn)地質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程

檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息形態(tài),將傳統(tǒng)地質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,搭建檔案信息庫,既提升了檔案資料的安全性,也有助于提高檔案查閱檢索的效率。在“十四五”規(guī)劃“構(gòu)建檔案管理新格局”“加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè),引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化”的背景下,地質(zhì)檔案管理主體應(yīng)切實(shí)抓好檔案數(shù)字化建設(shè)工作,積極探索創(chuàng)新檔案信息化管理新模式,充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、掃描技術(shù)和存儲(chǔ)等技術(shù),深入實(shí)施“數(shù)字轉(zhuǎn)型”戰(zhàn)略,以實(shí)現(xiàn)“增量電子化、存量數(shù)字化”的目標(biāo),加快推進(jìn)地質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程[6]。

第一,加快傳統(tǒng)地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)速度。全面實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)地質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化,是一項(xiàng)長(zhǎng)期系統(tǒng)化的工程,檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案資源的實(shí)際利用情況,進(jìn)行調(diào)研、分析,遵循需求牽引和成本效益原則,按需將利用率高的檔案資源優(yōu)先數(shù)字化,利用率低的檔案后數(shù)字化,在此基礎(chǔ)上堅(jiān)持“常用優(yōu)先、目錄優(yōu)先、急用優(yōu)先、孤本優(yōu)先、特色優(yōu)先”原則,逐步對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理,直至將所有的地質(zhì)檔案全部以電子化形式存儲(chǔ)。

第二,完善地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的軟硬件設(shè)備。完整、先進(jìn)、實(shí)用的軟硬件設(shè)備,是地質(zhì)檔案管理數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。一方面,地質(zhì)部門需要及時(shí)更新過時(shí)的軟硬件設(shè)施,針對(duì)計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)設(shè)備等硬件設(shè)備,要從性能、效率、使用價(jià)值、更新?lián)Q代周期等方面考慮,選用性價(jià)比高、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備,以保證硬件設(shè)備在短時(shí)間內(nèi)不會(huì)被淘汰;針對(duì)全文數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫等軟件設(shè)施的選擇,可以通過與軟件公司建立合作關(guān)系,既能保證軟件的后續(xù)維修,又有助于給予檔案管理人員軟件應(yīng)用和常見問題等方面的專業(yè)指導(dǎo),為地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)營(yíng)造良好的環(huán)境。另一方面,建立地質(zhì)檔案數(shù)字化管理平臺(tái),對(duì)海量、異構(gòu)、多元的地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行集成化管理,建設(shè)綜合性的地質(zhì)數(shù)據(jù)檢索庫,將不同地域、不同部門的地質(zhì)檔案信息資源集中起來,促進(jìn)地質(zhì)信息資源共享,提升地質(zhì)信息服務(wù)水平。

3.2 提高地質(zhì)檔案管理水平

第一,相關(guān)單位應(yīng)提高對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí),將傳統(tǒng)工作與信息技術(shù)相結(jié)合,積極利用地理信息系統(tǒng)技術(shù),加強(qiáng)對(duì)地質(zhì)工作中生成的檔案信息數(shù)據(jù)的集中管理,提升檔案工作的質(zhì)量,提高地質(zhì)檔案管理水平。第二,通過建立地質(zhì)檔案電子閱覽室、地質(zhì)資料館網(wǎng)站等開展各類地質(zhì)檔案資源網(wǎng)上、線下服務(wù),提高地質(zhì)檔案利用效率。第三,精細(xì)化管理檔案業(yè)務(wù)流程。在實(shí)際勘測(cè)中,地質(zhì)單位可以成立專門的檔案管理檢查小組,定期對(duì)地質(zhì)檔案資料進(jìn)行核查、糾錯(cuò),確保資料的真實(shí)性和可靠性[7]。此外,為了進(jìn)一步優(yōu)化地質(zhì)工作中的檔案管理工作,在完成對(duì)檔案管理過程的專項(xiàng)檢查后,應(yīng)對(duì)所發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分析、討論,并結(jié)合地質(zhì)勘測(cè)情況和檔案管理實(shí)際水平,歸納出優(yōu)化檔案管理過程的對(duì)策,確保檔案管理工作和地質(zhì)勘測(cè)工作的順利進(jìn)行,不斷推進(jìn)地勘單位的檔案管理工作向精細(xì)化管理的方向發(fā)展,提高檔案管理水平。第四,規(guī)范檔案管理工作,不僅有利于提高地質(zhì)檔案管理水平,還有助于提高地質(zhì)勘測(cè)工作水平和工作效率,保證地質(zhì)勘測(cè)工作順利開展。一方面,在地質(zhì)勘測(cè)過程中,建立檔案管理小組,處理地質(zhì)活動(dòng)中的相關(guān)檔案問題,并定期召開檔案管理交流會(huì),對(duì)地質(zhì)勘測(cè)工作和檔案管理工作進(jìn)行整體性的思考,并針對(duì)如何改進(jìn)檔案管理工作提出建議,以此為依據(jù),制定檔案管理工作規(guī)劃,調(diào)整檔案管理制度,使其與地質(zhì)工作、檔案管理的實(shí)際需要相適應(yīng)。另一方面,根據(jù)文檔類別、接收數(shù)、掃描數(shù)、歸檔數(shù)等內(nèi)容,定期對(duì)檔案資料進(jìn)行核對(duì),保證地質(zhì)檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展,從而提高工作效率。

3.3 加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

地質(zhì)檔案管理人員是地質(zhì)檔案管理工作的行為主體,同時(shí)也是推動(dòng)地質(zhì)勘探活動(dòng)順利將開展的重要力量,在地質(zhì)研究決策過程中發(fā)揮著關(guān)鍵的作用。在地質(zhì)檔案管理過程中,通過落實(shí)“人才強(qiáng)檔”戰(zhàn)略,加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè),培養(yǎng)兼具專業(yè)素養(yǎng)和信息化素養(yǎng)的復(fù)合型地質(zhì)檔案管理人才,以此推動(dòng)地質(zhì)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。一方面,地質(zhì)單位可以通過崗前培訓(xùn)、外送培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)、學(xué)術(shù)交流等多種形式,加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息技術(shù)和業(yè)務(wù)技能的培養(yǎng),使檔案管理人員積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法,鼓勵(lì)管理人員創(chuàng)新檔案管理方法,強(qiáng)化其信息化管理理念和信息技術(shù)應(yīng)用能力,不斷提高和完善地質(zhì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素養(yǎng),提高檔案管理工作的質(zhì)量。另一方面,地質(zhì)部門可以與當(dāng)?shù)馗咝：献?吸納一批既具有檔案管理、又具備信息技能的復(fù)合型人才,使人才隊(duì)伍與地質(zhì)研究工作以及地質(zhì)檔案管理工作發(fā)展需求相適應(yīng)[8]。

4 結(jié)語

地質(zhì)檔案貫穿于整個(gè)地質(zhì)活動(dòng)過程中,是地質(zhì)勘探成果的直觀反映,在新時(shí)代背景下,優(yōu)化地質(zhì)工作中的檔案管理工作具有積極意義。結(jié)合地質(zhì)勘探部門檔案管理工作實(shí)際情況,順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì),加快推進(jìn)地質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程,并通過優(yōu)化檔案管理工作流程,規(guī)范檔案管理工作,以此提高地質(zhì)檔案管理水平,同時(shí),注重地質(zhì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè),為地質(zhì)研究和檔案管理工作提供強(qiáng)有力的人才支撐,推動(dòng)地質(zhì)資料事業(yè)和地質(zhì)勘察工作的開展。