不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用中的個(gè)人信息權(quán)益保護(hù)探析

文/李守山

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案涉及不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人的個(gè)人信息，如何加強(qiáng)個(gè)人信息權(quán)益保護(hù)，已成為當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用中的重要問(wèn)題。本文通過(guò)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的概念界定，分析利用工作中個(gè)人信息權(quán)益保護(hù)的意義及存在問(wèn)題，并提出應(yīng)對(duì)措施，以期促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用的法治化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，推動(dòng)公眾個(gè)人信息權(quán)益的保護(hù)

《民法典》《個(gè)人信息保護(hù)法》等法律的頒布，進(jìn)一步增強(qiáng)了法律規(guī)范的系統(tǒng)性、針對(duì)性和可操作性，國(guó)家層面形成了完備的個(gè)人信息權(quán)益保護(hù)制度，個(gè)人信息權(quán)益保護(hù)上升到了前所未有的高度。與此同時(shí)，隨著我國(guó)房地產(chǎn)市場(chǎng)蓬勃發(fā)展，公眾對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的利用需求與日俱增，給利用工作特別是個(gè)人信息權(quán)益保護(hù)帶來(lái)了巨大的壓力。以西安市為例，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案部門現(xiàn)有館藏468萬(wàn)卷，年新增60余萬(wàn)卷，提供自助機(jī)、政務(wù)網(wǎng)、APP查詢等利用途徑，近3年年均利用量達(dá)200萬(wàn)人次。因此，探析如何在不影響公眾合理利用不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的同時(shí)做好個(gè)人信息權(quán)益保護(hù)，頗為具有現(xiàn)實(shí)意義。

一、概念界定

我國(guó)尚未出臺(tái)定義不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的法律法規(guī)，根據(jù)《檔案法》《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》《不動(dòng)產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》等規(guī)定，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是指在不動(dòng)產(chǎn)登記工作中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的紙質(zhì)檔案和電子檔案，包括不動(dòng)產(chǎn)登記簿等登記結(jié)果和登記申請(qǐng)材料、權(quán)籍調(diào)查成果、登記機(jī)構(gòu)的內(nèi)部審核文件、具有保存價(jià)值的其他材料等原始登記資料。作為一種信息資源，其中的身份證明、登記申請(qǐng)書(shū)、結(jié)婚證、交易合同等內(nèi)容，包含著不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人的姓名、出生日期、證件號(hào)碼、住址、電話號(hào)碼和婚姻、交易關(guān)系等具有典型特征的個(gè)人信息。

二、現(xiàn)狀分析

1.個(gè)人信息權(quán)益保護(hù)的主要意義

一是檔案部門依法履職的重要體現(xiàn)

《民法典》總則篇規(guī)定“自然人的個(gè)人信息受法律保護(hù)”“任何組織或者個(gè)人需要獲取他人個(gè)人信息的，應(yīng)當(dāng)依法取得并確保信息安全”，個(gè)人信息受法律保護(hù)作為一項(xiàng)重要的民事權(quán)利得到了體現(xiàn)，并將信息處理的合法性和安全性納入法律框架?！稒n案法》第二十八條“利用檔案涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、個(gè)人信息的，應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定”，更進(jìn)一步明確了檔案利用中涉及個(gè)人信息的處理規(guī)定，這些要求同樣適用于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案。

二是“互聯(lián)網(wǎng)+不動(dòng)產(chǎn)登記”推進(jìn)的基礎(chǔ)保障

“互聯(lián)網(wǎng)+不動(dòng)產(chǎn)登記”的開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)了不動(dòng)產(chǎn)登記和檔案利用的提速增效，便利了公眾辦事。但如果不能有效保護(hù)檔案中的個(gè)人信息，一旦泄露，范圍更大、后果更嚴(yán)重，也會(huì)給不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人和信息共享單位帶來(lái)顧慮。換言之，只有建立科學(xué)有效的保護(hù)機(jī)制，消除各方隱憂，才能保障“互聯(lián)網(wǎng)+不動(dòng)產(chǎn)登記”深入推進(jìn)。

三是保護(hù)權(quán)利人合法權(quán)益的原始憑證

《民法典》物權(quán)篇規(guī)定“不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓和消滅，經(jīng)依法登記，發(fā)生效力”，即權(quán)利的取得或轉(zhuǎn)移，經(jīng)登記后才能實(shí)現(xiàn)。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案正是登記過(guò)程中形成的權(quán)威的、唯一的原始憑證，一旦出現(xiàn)權(quán)屬爭(zhēng)議或司法糾紛，檔案中記載的特定權(quán)利人的個(gè)人信息，可以準(zhǔn)確反映不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的真實(shí)歸屬，起到定分止?fàn)幍淖饔谩?/p>

2.利用工作中存在的問(wèn)題

(2)提供充分的信息。招聘的過(guò)程是招聘雙方相互提供信息的過(guò)程，招聘人員在這個(gè)過(guò)程中應(yīng)該向求職者提供充分、真實(shí)的信息，既包括崗位的信息也包括關(guān)于組織氛圍、組織文化等方面的信息，讓求職者對(duì)崗位和組織有一個(gè)合理的預(yù)期。否則，入職后的現(xiàn)實(shí)和預(yù)期之間的差距會(huì)導(dǎo)致員工的滿意度下降，也會(huì)對(duì)企業(yè)產(chǎn)生質(zhì)疑，不利于建立相互信任的關(guān)系，更有可能導(dǎo)致人員的流失。所以，在招聘環(huán)節(jié)，提供充分而真實(shí)的信息是維系和諧的員工關(guān)系的一個(gè)重要方面，也是獲得員工認(rèn)可的開(kāi)端。

一是有關(guān)制度仍未健全

我國(guó)目前尚未制定統(tǒng)一、專門的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理制度，利用工作主要參照《檔案法》《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》《不動(dòng)產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》等法律法規(guī)，指導(dǎo)性不強(qiáng)，針對(duì)性不足。同時(shí)，電子證照、電子簽名等電子材料的廣泛應(yīng)用，國(guó)家機(jī)關(guān)之間的信息共享逐漸深入，但是相關(guān)法律法規(guī)對(duì)于國(guó)家機(jī)關(guān)查詢和信息共享僅是提及“需要加強(qiáng)”和“另行規(guī)定”，缺少相應(yīng)的制度和規(guī)范。

二是個(gè)人信息范圍界定難

我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記實(shí)行物權(quán)公示原則，即不動(dòng)產(chǎn)登記檔案可以依法、有限查詢，《民法典》明確規(guī)定“權(quán)利人、利害關(guān)系人可以申請(qǐng)查詢、復(fù)制不動(dòng)產(chǎn)登記資料,登記機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)提供”。實(shí)際工作中，檔案中記載的個(gè)人信息和其他信息相互交織，很難拆分利用。不動(dòng)產(chǎn)自然狀況、查封、抵押等內(nèi)容，是否屬于個(gè)人信息又會(huì)因查詢主體身份的變化而變化，無(wú)法一概而論。如何界定“什么人可以查”和“可以查什么”，是實(shí)踐中常遇到的難題。

三是安全機(jī)制建立不夠全面及時(shí)

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人臉識(shí)別等技術(shù)的廣泛運(yùn)用，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作逐漸向信息化轉(zhuǎn)型，在管理水平和利用能效提高的同時(shí)，登記部門、檔案外包服務(wù)公司（數(shù)字化、系統(tǒng)運(yùn)維、數(shù)據(jù)庫(kù)管理等單位）以及信息共享單位均有一定的查詢權(quán)限，導(dǎo)致面臨泄露的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)增多。

四是監(jiān)管機(jī)制單一，缺乏獨(dú)立性

現(xiàn)行的監(jiān)管機(jī)制多為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案部門內(nèi)部監(jiān)管和上級(jí)不定期的抽檢，形式相對(duì)單一固化，也缺乏一定的獨(dú)立性，存在“既是運(yùn)動(dòng)員又是裁判員”的弊端。這在一定程度上使信息內(nèi)部泄露的問(wèn)題長(zhǎng)期存在，難以徹底消除。

五是宣傳教育力度不夠

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作人員忙于日常事務(wù)，對(duì)個(gè)人信息保護(hù)的問(wèn)題缺乏關(guān)注度，認(rèn)識(shí)不深刻，教育不到位。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用者對(duì)個(gè)人信息保護(hù)缺乏認(rèn)識(shí)和了解，甚至存在自己“泄漏”自身信息的情形。社會(huì)整體層面?zhèn)€人信息權(quán)益保護(hù)意識(shí)不高，是信息泄露的重要誘因。

三、措施對(duì)策

1.完善規(guī)章制度

依托《民法典》《檔案法》《個(gè)人信息保護(hù)法》《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》等法律法規(guī)，結(jié)合信息化背景下利用工作的應(yīng)用場(chǎng)景，國(guó)家層面出臺(tái)《不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理辦法》，完善不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用制度，特別是規(guī)范國(guó)家機(jī)關(guān)利用，細(xì)化流程，厘清職責(zé)，消除“各地為政”的不規(guī)范現(xiàn)象，使一線利用工作有章可循、統(tǒng)一規(guī)范，進(jìn)而降低非法利用、過(guò)度利用個(gè)人信息的風(fēng)險(xiǎn)。

2.提高檔案現(xiàn)代化管理水平

首先，開(kāi)展常態(tài)化、多元化和系統(tǒng)化的培訓(xùn)。檔案、登記、計(jì)算機(jī)、法律法規(guī)等多方面內(nèi)容，缺一不可，培養(yǎng)“一專多能”、業(yè)務(wù)過(guò)硬的綜合素質(zhì)人才。其次，充分利用信息技術(shù)，探索新的應(yīng)用場(chǎng)景，如政務(wù)網(wǎng)、微信公眾號(hào)等，減少人機(jī)交互，降低人為泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。最后，對(duì)檔案中已經(jīng)明確的涉及個(gè)人信息的敏感字段采用加密傳輸和脫敏處理，便于非權(quán)利人的利用。

3.完善信息安全機(jī)制

首先，建立嚴(yán)格的利用準(zhǔn)入機(jī)制和定期運(yùn)維制度，從查詢主體、查詢方式、查詢范圍等明確權(quán)責(zé)，做到任何人、任何操作均可追溯、可留痕、可還原。其次，堅(jiān)持“三網(wǎng)四庫(kù)”原則貫穿于檔案收、存、管、用的全周期管理，避免一味求快而出現(xiàn)“串網(wǎng)”“串庫(kù)”，忽略了安全性和可靠性。再次，重點(diǎn)崗位和關(guān)鍵環(huán)節(jié)執(zhí)行“雙人雙崗作業(yè)”制度，相互監(jiān)督和制約。最后，保密培訓(xùn)、安全培訓(xùn)和警示教育要保持常態(tài)化，擰緊個(gè)人信息保護(hù)的思想“安全閥”。

4.建立多元化監(jiān)管機(jī)制

個(gè)人信息權(quán)益保護(hù)，有其復(fù)雜性和系統(tǒng)性，多元化監(jiān)管機(jī)制的建立十分必要。首先，加強(qiáng)行政監(jiān)管力度，設(shè)立專門針對(duì)個(gè)人信息安全的行政監(jiān)督機(jī)構(gòu)，建立“失信”名單管理制度。其次，要求涉及不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等成立監(jiān)管協(xié)會(huì)，接受登記機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)，定期組織抽檢，檢查結(jié)果與后續(xù)利用工作開(kāi)展掛鉤，推動(dòng)行業(yè)監(jiān)管。最后，施行技術(shù)監(jiān)管，利用信息技術(shù)對(duì)查詢記錄、后臺(tái)日志等分析比對(duì)，篩查非工作時(shí)間、申請(qǐng)材料缺失等“異質(zhì)”案例進(jìn)行核驗(yàn)。

5.加大宣傳教育，提升全社會(huì)的關(guān)注度

不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)要主動(dòng)作為，做好引領(lǐng)，充分動(dòng)員多方力量廣泛參與，形式多樣，內(nèi)容豐富，堅(jiān)持長(zhǎng)抓、常抓。參與者既要有檔案部門和利用者，也要有公安局、人民法院等司法機(jī)關(guān)；內(nèi)容上既要有防范技能、救濟(jì)途徑等信息安全知識(shí)，也要有典型案例的警示教育；形式上既可以在人群密集的線下大廳，也可以利用微信公眾號(hào)、政府網(wǎng)站等線上平臺(tái)；方法上既可以采取不定期的普法宣傳，也可以在每年的國(guó)際檔案日開(kāi)展專題宣講等，逐步提升全社會(huì)對(duì)個(gè)人信息權(quán)益保護(hù)的關(guān)注，反向推動(dòng)利用工作更加規(guī)范有序。