高職院校百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案管理的研究與探索

文/李 敏

百萬(wàn)擴(kuò)招是國(guó)家高等職業(yè)教育領(lǐng)域的重要政策，在執(zhí)行過(guò)程中需要不斷反思總結(jié)凝練提升。本文從分析高職院校百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生特點(diǎn)出發(fā)，明晰高職院校百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案管理短板，提出學(xué)籍檔案管理的相應(yīng)對(duì)策和建議，通過(guò)加強(qiáng)檔案資源建設(shè)、構(gòu)建全方位聯(lián)動(dòng)機(jī)制、推進(jìn)學(xué)籍檔案管理信息化、依托學(xué)分銀行，拓展學(xué)籍檔案管理新思路，以期助力提升高職院校百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生管理、學(xué)籍檔案管理水平，為高職院校全面提高人才培養(yǎng)質(zhì)量提供參考思路

百萬(wàn)擴(kuò)招政策是高等職業(yè)技術(shù)院校提升辦學(xué)規(guī)模，促進(jìn)職業(yè)教育發(fā)展的重要舉措，這一政策的關(guān)鍵實(shí)踐意義在于百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生的培養(yǎng)，而這部分學(xué)生的特殊招生方式、培養(yǎng)模式給學(xué)籍檔案管理帶來(lái)管理方式不靈活、各部門(mén)之間溝通協(xié)調(diào)不夠、信息化程度不高等問(wèn)題，導(dǎo)致百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案管理難度較大。因此，筆者通過(guò)分析百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生培養(yǎng)模式及特點(diǎn)，找到百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)籍檔案管理存在的不足，為不斷提升學(xué)生學(xué)籍檔案管理水平提出百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案管理的新思路、新策略。

一、高職院校百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生的特殊性

1.百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生背景

百萬(wàn)擴(kuò)招政策是國(guó)家出臺(tái)的一項(xiàng)對(duì)職業(yè)教育的全國(guó)性政策，是為了實(shí)現(xiàn)高職院校擴(kuò)大自主招生數(shù)量而制定的。涉及到高職院校招生對(duì)象、招生方式、百萬(wàn)擴(kuò)招后高職院校人才培養(yǎng)方式等多個(gè)層面。高職教育的擴(kuò)大招生，不僅僅是招生方針的變化，也影響著學(xué)校教育教學(xué)改革和學(xué)生管理等方方面面。

高職院校百萬(wàn)擴(kuò)招是指國(guó)家通過(guò)不同的招生政策、招生形式為高職院校擴(kuò)大招生規(guī)模的政策，百萬(wàn)擴(kuò)招的學(xué)生與普通的招錄學(xué)生不同，需要配套不同的人才培養(yǎng)模式。百萬(wàn)擴(kuò)招政策增加了生產(chǎn)一線工人、退伍軍人、錯(cuò)過(guò)適齡入學(xué)時(shí)間等特殊人群進(jìn)入高職院校，享受高等教育的機(jī)會(huì)，是促進(jìn)我國(guó)教育公平的重大舉措。百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生的在校培養(yǎng)更加側(cè)重專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性需求，將生產(chǎn)實(shí)際與行業(yè)專(zhuān)業(yè)前沿科學(xué)理論相結(jié)合，大大提高了擴(kuò)招學(xué)生的基本素質(zhì)，為相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展提供高水平專(zhuān)業(yè)技術(shù)技能勞動(dòng)人才。

2.高職院校百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生的特殊性

一是生源群體多樣

高職百萬(wàn)擴(kuò)招的學(xué)生類(lèi)型多樣，我國(guó)高職擴(kuò)招對(duì)象由傳統(tǒng)的高中畢業(yè)生、中職畢業(yè)生擴(kuò)展到了退役軍人、下崗失業(yè)人員、農(nóng)民工和新型職業(yè)農(nóng)民等非傳統(tǒng)生源群體。同時(shí)，高職百萬(wàn)擴(kuò)招的重點(diǎn)是“質(zhì)”的擴(kuò)招，既要保證數(shù)量，也要保證學(xué)生的質(zhì)量。針對(duì)不同類(lèi)別的學(xué)生，應(yīng)按不同的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)管理，以在校成績(jī)、水平等為基礎(chǔ)，在同一專(zhuān)業(yè)或?qū)I(yè)群的基礎(chǔ)上，將其分為不同的班級(jí)。具體來(lái)說(shuō)，應(yīng)該把具備一定社會(huì)經(jīng)驗(yàn)、基本素質(zhì)和實(shí)際素質(zhì)都不高的同學(xué)劃入同一班，進(jìn)行全面的提高就業(yè)能力教育。把高學(xué)歷的同學(xué)分成同一班，加大進(jìn)行實(shí)踐性技術(shù)技能教學(xué)。針對(duì)不同班級(jí)，設(shè)置不同人才培養(yǎng)目標(biāo)，在注重高質(zhì)量的情況下，有的同學(xué)應(yīng)該注重提高自己的實(shí)踐能力，有的同學(xué)則應(yīng)該提高自己的理論水平。

二是培養(yǎng)方式不同

高職百萬(wàn)擴(kuò)招招生對(duì)象是下崗失業(yè)工人、農(nóng)民工、新型職業(yè)農(nóng)民，他們?cè)趯W(xué)習(xí)基礎(chǔ)、學(xué)習(xí)能力、學(xué)習(xí)自覺(jué)性上存在著巨大的差距，在三年內(nèi)難以按現(xiàn)行的職業(yè)教育模式進(jìn)行學(xué)習(xí)。由于下崗、失業(yè)人員等特殊人群的學(xué)習(xí)時(shí)間是不確定的，因此，他們不能采取全職的學(xué)習(xí)方式。職業(yè)技術(shù)學(xué)院的學(xué)生一般在二至三年內(nèi)完成學(xué)業(yè)，其中以三年為最多。要求擴(kuò)大職業(yè)教育的靈活性，以滿(mǎn)足這些人群的需求，從原來(lái)的全日制教育模式向非全日制教育模式的轉(zhuǎn)變。學(xué)校要根據(jù)學(xué)生時(shí)間定期組織學(xué)生進(jìn)行集體授課，并按照教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)計(jì)劃，采取線上教學(xué)、線上考核等形式。

所謂的彈性學(xué)制，就是指在學(xué)校指定的學(xué)習(xí)范圍內(nèi)，根據(jù)自己的意愿，完成必要的課程，學(xué)分達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，才能畢業(yè)。與固定學(xué)制相比，它具有靈活性、自主性、選擇性和延續(xù)性等特征，在教學(xué)形式上不存在嚴(yán)格的“畢業(yè)年限”觀念，不存在“升級(jí)論”“班”“曠課”等概念。靈活的學(xué)制對(duì)現(xiàn)有的教學(xué)管理提出了新的要求。實(shí)行彈性學(xué)制后，不僅不能降低對(duì)百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生的管理要求，反而要從教學(xué)、學(xué)習(xí)等各方面加強(qiáng)管理，包括制訂更為科學(xué)、合理的教學(xué)方案和質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、建立管理指標(biāo)、加強(qiáng)學(xué)籍管理、課程管理、教學(xué)信息管理等。教學(xué)檔案不僅是對(duì)教學(xué)工作的真實(shí)反映，更是對(duì)學(xué)生進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分析的一種資料庫(kù)。實(shí)行彈性學(xué)制，百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生教學(xué)檔案的學(xué)籍檔案管理工作必然會(huì)變得更加繁重。

三是評(píng)價(jià)方式不同

高職學(xué)生評(píng)價(jià)制度具有很強(qiáng)的“工具”性。職業(yè)技術(shù)學(xué)院要對(duì)學(xué)生進(jìn)行評(píng)估，以達(dá)到對(duì)其進(jìn)行有效的教學(xué)。高等職業(yè)院校是以“以人為本”的教育，提高大學(xué)生的專(zhuān)業(yè)技能并促進(jìn)其順利就業(yè)是高等職業(yè)學(xué)校的主要目的。當(dāng)前，我國(guó)的職業(yè)技術(shù)教育評(píng)價(jià)主要是以結(jié)果為基礎(chǔ)，評(píng)價(jià)教學(xué)質(zhì)量應(yīng)以實(shí)際教學(xué)效果或?qū)W習(xí)成績(jī)?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)。高職教育要重視對(duì)學(xué)生的全面評(píng)價(jià)，重視對(duì)其在實(shí)踐活動(dòng)中的團(tuán)結(jié)協(xié)作能力、語(yǔ)言交流能力、創(chuàng)新能力和解決問(wèn)題能力的培養(yǎng)。把學(xué)生的情感態(tài)度、價(jià)值觀、創(chuàng)新能力等作為評(píng)價(jià)指標(biāo)的一部分，對(duì)學(xué)生進(jìn)行全面的評(píng)估。充實(shí)高職教育評(píng)估主體，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，充分發(fā)揮學(xué)生的自我評(píng)估作用，促進(jìn)實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)單位的技術(shù)人員參與到對(duì)其進(jìn)行評(píng)估，從而促進(jìn)其主動(dòng)地彌補(bǔ)自身的缺陷。

百萬(wàn)擴(kuò)招的學(xué)生評(píng)估，除了要考慮知識(shí)和技能外，還要考慮思想品德、情感態(tài)度等。高職院校要在培養(yǎng)技術(shù)人才的同時(shí)，也要充分利用自身的教學(xué)和育人功能，為學(xué)生提供良好的道德素質(zhì)和身心素質(zhì)。在百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生評(píng)價(jià)中，思想品德和知識(shí)技能是不可或缺的。當(dāng)前，我國(guó)職業(yè)技術(shù)學(xué)生評(píng)價(jià)主要集中在對(duì)人才培養(yǎng)的認(rèn)識(shí)、技能等方面，而對(duì)擴(kuò)招學(xué)生的思想品德評(píng)價(jià)方面的關(guān)注不夠。要做到真正的客觀評(píng)價(jià)，不能僅憑教師一項(xiàng)評(píng)價(jià)，要加上百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生的自我評(píng)價(jià)、企業(yè)參與評(píng)價(jià)、第三方認(rèn)證等。當(dāng)前，我國(guó)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生的評(píng)價(jià)多為教師的主觀評(píng)價(jià)，學(xué)生、企業(yè)和第三方機(jī)構(gòu)的評(píng)價(jià)很少。在高職教育中，教師有自主選擇考核內(nèi)容和考核方法的自由，而對(duì)教師的評(píng)價(jià)過(guò)于依賴(lài)于教師的主觀判斷，不能正確、客觀地反映出學(xué)生的學(xué)業(yè)情況。百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生的評(píng)價(jià)在診斷性評(píng)價(jià)、形成性評(píng)價(jià)、總結(jié)性評(píng)價(jià)等評(píng)價(jià)中，以總結(jié)性評(píng)價(jià)為主，而忽視了對(duì)擴(kuò)招生的學(xué)習(xí)過(guò)程評(píng)價(jià)，使得在教學(xué)過(guò)程中付出努力的擴(kuò)招生學(xué)生得不到認(rèn)可，不能客觀準(zhǔn)確地反映出擴(kuò)招生真實(shí)的學(xué)習(xí)水平。

二、高職院校百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案管理困境

1.百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案管理難度加大

百萬(wàn)擴(kuò)招政策出臺(tái)之后高職院校的學(xué)生數(shù)量越來(lái)越多，檔案的數(shù)量也越來(lái)越多，再加上來(lái)自各地的生源，檔案資料的質(zhì)量也是千差萬(wàn)別，有的甚至出現(xiàn)了死檔。有的同學(xué)檔案資料不完整，沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)全，會(huì)造成資料不完全，檔案不完整。由于學(xué)籍變動(dòng)和檔案材料的調(diào)檔不同步，入黨材料審批周期較長(zhǎng)，存在錯(cuò)裝、漏送檔案材料的現(xiàn)象是不可避免的。學(xué)校的學(xué)籍檔案包括錄取信息、人才培養(yǎng)信息、畢業(yè)信息、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)信息等，而百萬(wàn)擴(kuò)招的學(xué)生由于特殊的培養(yǎng)方式，錄取信息與普通招錄學(xué)生的時(shí)間不一致，而且由于實(shí)行彈性學(xué)制，畢業(yè)時(shí)間與其他學(xué)生也不一致，這就會(huì)導(dǎo)致歸檔的時(shí)間不統(tǒng)一，增加了歸檔的難度。靈活學(xué)制也增加了學(xué)籍管理、學(xué)分統(tǒng)計(jì)等管理工作難度。高職擴(kuò)招期間，院校將擴(kuò)招規(guī)模與以往的專(zhuān)業(yè)招生規(guī)模進(jìn)行對(duì)比發(fā)現(xiàn)，生源質(zhì)量參差不齊。部分學(xué)校在學(xué)籍管理工作中存在將不同階段的招生規(guī)模混淆處理、錄取新生檔案未及時(shí)歸檔等問(wèn)題，導(dǎo)致招生檔案數(shù)據(jù)存在錯(cuò)誤。

2.檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)要求提高

由于目前高校的專(zhuān)職檔案工作人員數(shù)量稀少，多數(shù)為兼職，檔案管理工作跟不上百萬(wàn)擴(kuò)招后的學(xué)生數(shù)量，難以與擴(kuò)大招生規(guī)模相適應(yīng)。隨著高校百萬(wàn)擴(kuò)招，高校學(xué)籍檔案的管理工作越來(lái)越困難，對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。傳統(tǒng)的高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式形成定勢(shì)，且高校的檔案管理員普遍存在著管理水平不夠高，在新形勢(shì)新問(wèn)題面前往往顯得力不從心。實(shí)行彈性學(xué)制管理模式后，檔案管理崗位職責(zé)中增加了學(xué)生的選學(xué)科目核定、學(xué)分核定、總學(xué)分計(jì)算，這是關(guān)系到學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)和教師教學(xué)成效評(píng)估的重要內(nèi)容。因此，高校學(xué)籍管理必須堅(jiān)持原則，認(rèn)真負(fù)責(zé)，實(shí)事求是，嚴(yán)禁弄虛作假。要加強(qiáng)檔案工作者的責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)檔案工作的職業(yè)道德建設(shè)，提高檔案工作的責(zé)任感，提高檔案的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。百萬(wàn)擴(kuò)招政策的實(shí)施也使高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)、檔案管理監(jiān)督工作要求更加嚴(yán)格。

3.百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系不完善

學(xué)籍檔案的管理與學(xué)校的日常工作緊密相關(guān)，其工作主要有：一是建立學(xué)籍管理機(jī)構(gòu)，并有專(zhuān)人負(fù)責(zé)。二是根據(jù)國(guó)家教育部的相關(guān)政策，對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行核實(shí)，并建立電子學(xué)籍。三是定期檢查檔案，適時(shí)地加以補(bǔ)充和完善。四是要讓檔案管理人員熟悉各類(lèi)業(yè)務(wù)的工作流程，并使之規(guī)范化。五是每年對(duì)在校學(xué)生進(jìn)行全面的檢查、存檔，并及時(shí)更新學(xué)校的檔案資料。

但從目前的情況來(lái)看，我國(guó)大多數(shù)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院對(duì)擴(kuò)招生的學(xué)籍檔案管理體系、管理標(biāo)準(zhǔn)、管理程序尚未形成完善。一些學(xué)校對(duì)學(xué)籍管理工作認(rèn)識(shí)不足，對(duì)學(xué)生在學(xué)習(xí)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題沒(méi)有充分的了解，造成一些人在整理學(xué)生檔案時(shí)，往往只注意記錄的時(shí)間和數(shù)量，而忽略了其本身的價(jià)值和作用。學(xué)校檔案管理制度不健全，造成檔案缺失，內(nèi)容不全，字跡潦草。在學(xué)籍管理方面，存在著學(xué)籍檔案內(nèi)容不全、學(xué)籍存檔時(shí)間不明等問(wèn)題。

三、高校百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案管理新思路

1.靈活管理，加強(qiáng)擴(kuò)招學(xué)生檔案資源建設(shè)

高職院校百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生的檔案一般包括：思想鑒定、成績(jī)單、實(shí)習(xí)、畢業(yè)記錄、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、貸款、入黨等。擴(kuò)招生檔案要按照招生檔案、在校學(xué)習(xí)期間檔案、結(jié)業(yè)檔案三個(gè)方面進(jìn)行靈活的管理。將其從普招生區(qū)中分離出來(lái)，并將其作為一個(gè)獨(dú)立的專(zhuān)業(yè)文件進(jìn)行分類(lèi)。高校擴(kuò)招檔案要從源頭、中間環(huán)節(jié)入手，確保學(xué)生學(xué)籍檔案的真實(shí)、完整。同時(shí)，在高校檔案管理工作中，要加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，形成一套科學(xué)的檔案管理體系。

在百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生的招生、錄取檔案方面，要加強(qiáng)與招生單位的聯(lián)系與協(xié)調(diào)，保證學(xué)生的資料齊全、真實(shí)，其中有學(xué)生的高考申請(qǐng)表、高中畢業(yè)登記表、學(xué)生體檢表、學(xué)業(yè)成績(jī)?cè)u(píng)定資料等。對(duì)于通過(guò)網(wǎng)絡(luò)錄取的考生，不但要有電子檔案資料，而且要及時(shí)催促紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)交和接收。百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生在校期間的檔案內(nèi)容主要有成績(jī)單、實(shí)習(xí)冊(cè)、年度鑒定表、獲獎(jiǎng)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、結(jié)業(yè)登記表等，還有貸款、處分等。這些檔案資料，都是按照不同的學(xué)號(hào)，整理好之后分別交給了學(xué)校的不同管理部門(mén)。要定期維護(hù)學(xué)生的檔案資料，學(xué)生的檔案資料應(yīng)按其轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)退學(xué)、復(fù)學(xué)、休學(xué)等方式進(jìn)行更新，并將其歸檔。對(duì)百萬(wàn)擴(kuò)招畢業(yè)生的畢業(yè)檔案要仔細(xì)審核，并填寫(xiě)檔案表，并及時(shí)將學(xué)生學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)交。要加強(qiáng)與高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系與協(xié)調(diào)，選擇與高校有關(guān)的資料，并將其與大學(xué)生的就業(yè)情況相結(jié)合，構(gòu)建高校畢業(yè)生的檔案信息庫(kù)。根據(jù)學(xué)校檔案管理的需要，核對(duì)學(xué)生的檔案目錄和資料，記錄學(xué)生的檔案去向，填寫(xiě)檔案的轉(zhuǎn)交回執(zhí)，從檔案室中取出檔案，密封后送到。

2.多方協(xié)調(diào)，構(gòu)建全方位聯(lián)動(dòng)機(jī)制

在高職院校，學(xué)生的各類(lèi)檔案資料是不一樣的，而且是分散的，由教務(wù)處負(fù)責(zé)發(fā)放畢業(yè)證、授予學(xué)位、學(xué)習(xí)成績(jī)冊(cè)等，學(xué)生的學(xué)習(xí)鑒定和獎(jiǎng)勵(lì)都在學(xué)生處，每個(gè)學(xué)院都有學(xué)生學(xué)習(xí)、生活表現(xiàn)鑒定等個(gè)人檔案。學(xué)校檔案部門(mén)要與教務(wù)、學(xué)工等部門(mén)保持緊密的聯(lián)系，確保每一個(gè)階段的檔案材料都能及時(shí)存檔，以保證學(xué)生學(xué)籍檔案的真實(shí)性和完整性。

建立健全學(xué)籍檔案管理方位聯(lián)動(dòng)機(jī)制，要求學(xué)校相關(guān)部門(mén)和檔案管理部門(mén)建立良好的溝通渠道，在學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中相互協(xié)作配合。一方面通過(guò)開(kāi)展日常工作交流活動(dòng)、專(zhuān)題會(huì)議等方式，加強(qiáng)各單位與檔案管理部門(mén)之間的聯(lián)絡(luò)與溝通；另一方面應(yīng)注意各部門(mén)職責(zé)分工要明確，避免出現(xiàn)相互推諉現(xiàn)象。學(xué)校相關(guān)部門(mén)和檔案管理部門(mén)應(yīng)建立信息反饋制度、情況通報(bào)制度及情況反饋制度等工作機(jī)制，對(duì)于一些涉及到學(xué)生切身利益的事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)匯報(bào)溝通，并及時(shí)予以改進(jìn)，積極構(gòu)建檔案管理新格局。

3.與時(shí)俱進(jìn)，推進(jìn)學(xué)籍檔案管理信息化

伴隨百萬(wàn)擴(kuò)招政策的實(shí)行，高職院校的招生規(guī)模迅速膨脹，高校的檔案信息量每年都在快速增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的人工管理和單純的物理管理方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)目前的情況。隨著我國(guó)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案資源的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、管理手段的現(xiàn)代化必然是我國(guó)高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。雖然當(dāng)前許多學(xué)校在檔案信息化、校園信息化等方面都有了較大的發(fā)展，但是大部分學(xué)校對(duì)教育檔案管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)相對(duì)落后，管理手段落后，工作效率低下。目前，我國(guó)很多學(xué)校的教學(xué)檔案管理還處于“人工”的狀態(tài)。這種落后的管理模式，勢(shì)必會(huì)造成管理的低效，難以適應(yīng)教育、科研和發(fā)展的需要。

高校數(shù)字化檔案館建設(shè)必將成為檔案館信息化建設(shè)的重要組成部分，建設(shè)綜合、多功能的檔案館已是大勢(shì)所趨。建立檔案信息網(wǎng)，將檔案的實(shí)體管理提升為檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理，使檔案資料的開(kāi)發(fā)與利用真正達(dá)到快速、便捷、高效也是當(dāng)前高校檔案工作的重心所在。信息化、網(wǎng)絡(luò)化是未來(lái)信息化建設(shè)的必然趨勢(shì)。檔案信息化管理系統(tǒng)具有海量的信息、快速的傳播、廣泛的覆蓋面和雙向的交互作用。隨著大學(xué)校園網(wǎng)、教育科研網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的互聯(lián)，為高校檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，全面實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，將促進(jìn)檔案信息資源的共享。

在進(jìn)行檔案信息化的過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的保密意識(shí)。在開(kāi)發(fā)、選擇軟件時(shí)，要從全局出發(fā)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)在運(yùn)行時(shí)的精確度和安全性。為了保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，在實(shí)際應(yīng)用前，需要對(duì)各組件進(jìn)行模擬試驗(yàn)，以保證系統(tǒng)的安全。另外，系統(tǒng)還應(yīng)該建立一個(gè)用戶(hù)口令管理模塊，使其能夠按要求設(shè)定不同的權(quán)限。只有如此，我們才能保證整個(gè)網(wǎng)絡(luò)的秩序、安全、正常運(yùn)作。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器需要設(shè)置防火墻和安裝反病毒軟件，需要定期進(jìn)行病毒檢測(cè)，終端使用者也要對(duì)外部的軟件進(jìn)行檢測(cè)，以防病毒入侵。

4.依托學(xué)分銀行，拓展學(xué)生檔案管理新思路

學(xué)分銀行是一種允許學(xué)生自主選擇學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)時(shí)間、學(xué)習(xí)地點(diǎn)的管理模式。全國(guó)學(xué)分銀行制度的建立，將為全國(guó)高校百萬(wàn)招生工作提供有力的保證。學(xué)分銀行系統(tǒng)的建設(shè)是學(xué)分交換和認(rèn)證的基礎(chǔ)，是高校和專(zhuān)業(yè)的重要組成部分。設(shè)立學(xué)分銀行總部，并在各級(jí)設(shè)立分行，為學(xué)分銀行的教育信用轉(zhuǎn)化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。建立最高學(xué)分認(rèn)證與轉(zhuǎn)化的組織，由教育部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)權(quán)威人士共同組建，并將其納入法規(guī)。學(xué)分銀行系統(tǒng)是構(gòu)建職業(yè)教育體系的重要基石，它有助于構(gòu)建新型的職業(yè)教育系統(tǒng)，是百萬(wàn)擴(kuò)招政策順利實(shí)施的重要制度保證，對(duì)我國(guó)高職院校的建設(shè)具有十分重要的意義。

基于學(xué)分銀行的模式，有必要建立相應(yīng)的學(xué)籍檔案管理體系。通過(guò)強(qiáng)化檔案管理，把高校檔案和學(xué)分銀行的建立有機(jī)結(jié)合起來(lái)，可以有效地推動(dòng)實(shí)行靈活學(xué)制的學(xué)生和擴(kuò)招學(xué)生的學(xué)籍檔案管理向科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。將彈性學(xué)制學(xué)生、擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案的歸檔整理工作，在學(xué)分銀行管理平臺(tái)中進(jìn)行明確的劃分歸檔，并建立學(xué)生的學(xué)分認(rèn)定檔案、學(xué)歷證書(shū)檔案，并利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)情況進(jìn)行及時(shí)更新，方便學(xué)校及時(shí)掌握學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)情況。這樣，就可以把學(xué)生的學(xué)業(yè)經(jīng)驗(yàn)和學(xué)分銀行聯(lián)系起來(lái)，確保每個(gè)學(xué)生的學(xué)業(yè)成就都具有現(xiàn)實(shí)的價(jià)值?？梢?jiàn)，學(xué)分銀行模式所建立的學(xué)分互認(rèn)系統(tǒng)，既是一種新的教學(xué)思想與體制，也是對(duì)教學(xué)規(guī)律的一次新嘗試，同時(shí)也為學(xué)籍檔案管理全國(guó)性交流提供了一個(gè)平臺(tái)。

上述分析與研究表明，高職擴(kuò)招政策的實(shí)施，對(duì)高職院校來(lái)說(shuō)是一次難得的機(jī)遇，也是學(xué)校進(jìn)行人才培養(yǎng)、提高辦學(xué)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵式發(fā)展的契機(jī)。為了使百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生的教學(xué)檔案工作能夠規(guī)范、有序、完整、全過(guò)程地進(jìn)行，就需要制定一套與百萬(wàn)擴(kuò)招學(xué)生相適應(yīng)的教學(xué)檔案管理體系；在做好學(xué)籍管理工作中應(yīng)積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升檔案信息化管理水平；依托學(xué)分銀行，拓展學(xué)生檔案管理思路。只有如此，百萬(wàn)擴(kuò)招生的教學(xué)檔案管理才能更好地為社會(huì)上的學(xué)生提供持續(xù)的教育支持，為雙高建設(shè)和職業(yè)本科教育服務(wù)，為高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院的可持續(xù)發(fā)展提供保證和支撐。