全生命周期理論在體育類高校國有資產(chǎn)管理中的運(yùn)用

劉夢(mèng)潔

國有資產(chǎn)是高校履行職能的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，也是衡量高校辦學(xué)實(shí)力的重要指標(biāo)，規(guī)范高校國有資產(chǎn)管理，提升資產(chǎn)管理效率和管理質(zhì)量有著重要意義。體育類高校的專業(yè)性和管理特殊性，對(duì)資產(chǎn)管理的精益化和信息化建設(shè)提出了更高的要求。本文結(jié)合工作實(shí)際，分析了體育類高校國有資產(chǎn)管理的現(xiàn)存問題，基于全生命周期管理理論，從建立資產(chǎn)統(tǒng)一身份編碼、整合各業(yè)務(wù)階段關(guān)鍵數(shù)據(jù)、明確各階段責(zé)任主體三個(gè)方面對(duì)現(xiàn)行管理系統(tǒng)進(jìn)行了整合優(yōu)化，構(gòu)建體育類高校資產(chǎn)全生命周期信息管理架構(gòu)。

一、概述

隨著國家對(duì)教育事業(yè)投入力度的加大，高校國有資產(chǎn)量迅速增長(zhǎng)，資產(chǎn)量的不斷增加給高校國有資產(chǎn)管理增加了難度。如何規(guī)范國有資產(chǎn)管理，提升資產(chǎn)管理效率和管理質(zhì)量，成為當(dāng)前高校國有資產(chǎn)管理亟待解決的問題。近年來，國家及地方高度重視高校國有資產(chǎn)的管理問題，出臺(tái)了一系列政策、制度和文件，不斷完善國有資產(chǎn)管理體系，各級(jí)黨委也將國有資產(chǎn)管理作為巡視巡察的重要內(nèi)容，不斷加大資產(chǎn)管理力度。但由于高校國有資產(chǎn)規(guī)模性增長(zhǎng)，加上資產(chǎn)管理員隊(duì)伍人員匱乏且管理信息化水平不高，在實(shí)際資產(chǎn)管理過程中仍存在業(yè)務(wù)信息前后不貫通、資產(chǎn)配置和管理粗放化、管理行為責(zé)任追究困難等現(xiàn)象。

體育類高校相較于其他綜合性高校在體育學(xué)科專業(yè)建設(shè)和教學(xué)安排上都更為專業(yè)，學(xué)校在體育教學(xué)和體育科研的固定資產(chǎn)投入也逐年增加，不少大型儀器設(shè)備都處于業(yè)內(nèi)領(lǐng)先水平。體育類高校儀器設(shè)備資產(chǎn)的專業(yè)性特征，對(duì)資產(chǎn)數(shù)據(jù)的積累和沉淀提出了更高的要求，需要通過以往采購、使用數(shù)據(jù)的分析比對(duì)，為下一次采購決策提供依據(jù)。同時(shí)，作為體育類高校，教學(xué)部門和訓(xùn)練單位會(huì)有較多資產(chǎn)分布在場(chǎng)館等公共空間供多部門使用，這部分共用資產(chǎn)在初始入庫環(huán)節(jié)明確的保管責(zé)任人并非后期的實(shí)際使用人，需要后期在使用環(huán)節(jié)結(jié)合實(shí)際使用人和使用場(chǎng)地進(jìn)行資產(chǎn)管理的責(zé)任認(rèn)定。因此，推進(jìn)全生命周期國有資產(chǎn)管理建設(shè)，進(jìn)一步提高體育類高校國有資產(chǎn)管理水平成為當(dāng)前階段的重要任務(wù)。

二、體育類高校國有資產(chǎn)管理的現(xiàn)存問題

（一）資產(chǎn)系統(tǒng)分段管理，業(yè)務(wù)信息前后不貫通

隨著資產(chǎn)管理的縱深化和精細(xì)化發(fā)展，體育類高校的資產(chǎn)管理包含從預(yù)算申報(bào)、資產(chǎn)購置、合同簽訂、資產(chǎn)驗(yàn)收、登記入庫、報(bào)銷入賬、使用維護(hù)、調(diào)撥、報(bào)廢等多個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作。預(yù)算申報(bào)、報(bào)銷入賬由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)管理，資產(chǎn)購置、資產(chǎn)驗(yàn)收由采購中心負(fù)責(zé)管理，登記入庫、調(diào)撥、報(bào)廢由資產(chǎn)管理處負(fù)責(zé)管理，合同審核由審計(jì)處負(fù)責(zé)管理，使用維護(hù)則由學(xué)校各資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)管理。由于不同的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)由學(xué)校不同的歸口管理部門負(fù)責(zé)，導(dǎo)致不同的業(yè)務(wù)往往由不同的管理信息系統(tǒng)支撐，信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)本身只關(guān)注當(dāng)前業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)管理的需要，未能與前后環(huán)節(jié)的管理系統(tǒng)銜接，業(yè)務(wù)信息前后不能貫通，導(dǎo)致后續(xù)環(huán)節(jié)需要的前置環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)很難追溯，增加了很多重復(fù)性的資料上傳工作，加大了基層資產(chǎn)管理員的工作負(fù)擔(dān)，也對(duì)學(xué)校資產(chǎn)全生命周期的信息管理造成了困難。

（二）資產(chǎn)配置和管理粗放化，缺乏統(tǒng)籌管理

就目前體育類高校的資產(chǎn)管理情況來看，信息化并未完全覆蓋資產(chǎn)管理全生命周期，資產(chǎn)購置、資產(chǎn)驗(yàn)收、使用維護(hù)等環(huán)節(jié)仍以線下人工為主，缺乏事前和事中控制，整體管理粗放化。

資產(chǎn)購置環(huán)節(jié)，由申購部門在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中申報(bào)采購計(jì)劃，而申購部門及個(gè)人的資產(chǎn)存量、結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，由于系統(tǒng)不對(duì)接，長(zhǎng)期以來，學(xué)校的資產(chǎn)購置合理性審核都是線下人工操作，加上資產(chǎn)購置需求規(guī)模增加而資產(chǎn)管理人員有限，沒有綜合分析的數(shù)據(jù)作為支撐，往往會(huì)出現(xiàn)資產(chǎn)配置不合理的現(xiàn)象。針對(duì)個(gè)人資產(chǎn)超配、部門資產(chǎn)超配等問題，大都以事后監(jiān)督檢查為主，控制效果不理想。資產(chǎn)驗(yàn)收環(huán)節(jié)，以線下會(huì)簽的形式進(jìn)行，由于驗(yàn)收環(huán)節(jié)和參與人數(shù)眾多，往往涉及多次會(huì)簽，線下會(huì)簽手續(xù)繁雜。在審核過程中發(fā)現(xiàn)各使用部門資產(chǎn)驗(yàn)收簽字上流于形式，存在潛在資產(chǎn)流失和履約風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，購置資產(chǎn)的驗(yàn)收單管理上整體呈現(xiàn)碎片化，未能及時(shí)歸檔整理，且未與資產(chǎn)購置、合同簽訂、登記入庫、報(bào)銷入賬等各環(huán)節(jié)進(jìn)行有效銜接，后期難以進(jìn)行追溯和查詢。使用和維護(hù)環(huán)節(jié)，一般由學(xué)校資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)管理，這部分工作由于并未信息化，無法在系統(tǒng)中實(shí)時(shí)反映資產(chǎn)的使用和維護(hù)情況，一方面無法與需調(diào)劑部門的需求及時(shí)匹配，提高資產(chǎn)的利用率；另一方面由于實(shí)際使用過程中的資產(chǎn)運(yùn)行成本、維護(hù)檢修成本、故障成本、報(bào)廢處置成本并未被有效記錄，也無法為日后資產(chǎn)購置決策提供參考依據(jù)。

（三）資產(chǎn)管理的行為責(zé)任追究存在障礙

在資產(chǎn)管理全生命周期的不同環(huán)節(jié)，由于任務(wù)、工作性質(zhì)不同，必須由不同的部門和人員完成，也會(huì)由不同的部門和人員來管理，導(dǎo)致任務(wù)承擔(dān)者和責(zé)任的多樣性。各部門財(cái)務(wù)管理員、采購管理員、資產(chǎn)管理員多為兼職管理員，既要完成本職工作，還要兼職各項(xiàng)職能對(duì)接，往往力不從心。同時(shí)，兼職管理員穩(wěn)定性不足，變更較為頻繁，對(duì)資產(chǎn)管理的重要性、嚴(yán)肅性認(rèn)知不足，對(duì)資產(chǎn)管理的政策、制度和文件也缺少深入的理解和學(xué)習(xí)，在實(shí)際執(zhí)行上往往會(huì)出現(xiàn)不規(guī)范操作的現(xiàn)象。一項(xiàng)資產(chǎn)從預(yù)算申報(bào)、資產(chǎn)購置到最終報(bào)廢，可能會(huì)有多人經(jīng)手，財(cái)務(wù)管理員、采購管理員、資產(chǎn)管理員、保管人、實(shí)際使用人均無法成為資產(chǎn)的全生命周期管理的執(zhí)行人，容易因信息傳遞不及時(shí)、不準(zhǔn)確，導(dǎo)致資產(chǎn)管理行為缺失。此外，資產(chǎn)購置后的許多問題往往要到資產(chǎn)使用階段才會(huì)暴露出來，而由于系統(tǒng)分段管理、部分環(huán)節(jié)信息化未覆蓋、管理人員頻繁變動(dòng)，導(dǎo)致各環(huán)節(jié)組織及其成員無法對(duì)資產(chǎn)使用階段暴露出來的問題承擔(dān)責(zé)任，造成了責(zé)任缺失及短期行為的萌生，資產(chǎn)管理的行為責(zé)任追究存在障礙。

三、基于全生命周期理論的體育類高校國有資產(chǎn)信息管理架構(gòu)

（一）全生命周期理論概述

全生命周期管理是指從長(zhǎng)期效益出發(fā)，應(yīng)用一系列先進(jìn)的技術(shù)手段和管理方法，統(tǒng)籌規(guī)劃、建設(shè)、生產(chǎn)、運(yùn)行和退役等各環(huán)節(jié)，在確保規(guī)劃合理、工程優(yōu)質(zhì)、生產(chǎn)安全、運(yùn)行可靠的前提下，以項(xiàng)目全生命周期的整體最優(yōu)作為管理目標(biāo)。

結(jié)合體育類高校國有資產(chǎn)管理的特點(diǎn)以及全生命周期管理理念，將體育類高校國有資產(chǎn)全生命周期管理劃分為預(yù)算申報(bào)、資產(chǎn)購置、合同簽訂、資產(chǎn)驗(yàn)收、登記入庫、報(bào)銷入賬、使用維護(hù)、報(bào)廢處置八個(gè)業(yè)務(wù)流程階段。資產(chǎn)全生命周期管理要求站在資產(chǎn)全生命周期的角度，構(gòu)建集成化的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)。

（二）構(gòu)建體育類高校資產(chǎn)全生命周期信息管理架構(gòu)

1.推進(jìn)各階段信息化建設(shè)，建立資產(chǎn)統(tǒng)一身份編碼

要實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)全生命周期管理需滿足兩個(gè)基本條件：一是各業(yè)務(wù)流程階段要實(shí)現(xiàn)信息化全覆蓋；二是要為資產(chǎn)賦予統(tǒng)一身份編碼，打通各業(yè)務(wù)流程階段信息壁壘。

就體育類高校資產(chǎn)管理現(xiàn)狀來看，資產(chǎn)購置、資產(chǎn)驗(yàn)收、使用維護(hù)等業(yè)務(wù)流程階段尚未實(shí)現(xiàn)信息化管理。需要結(jié)合資產(chǎn)全生命周期管理業(yè)務(wù)實(shí)際和新興技術(shù)，對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化整合改造?？梢栽谪?cái)務(wù)管理系統(tǒng)中設(shè)置資產(chǎn)購置審核模塊，通過調(diào)取資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的存量數(shù)據(jù)進(jìn)行合理性決策分析；可以借助電子簽章技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)“云驗(yàn)收”，針對(duì)不同金額、類型的資產(chǎn)在系統(tǒng)上設(shè)置資產(chǎn)驗(yàn)收模塊進(jìn)行電子會(huì)簽，參與各方在線簽字和簽章，有效解決紙質(zhì)單據(jù)線下流轉(zhuǎn)周期長(zhǎng)的問題，并通過統(tǒng)一身份編碼與資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)接，會(huì)簽結(jié)果直接作為資產(chǎn)入庫、財(cái)務(wù)報(bào)銷入賬的依據(jù)；可以在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中設(shè)置使用維護(hù)模塊，明確使用責(zé)任人，對(duì)使用狀態(tài)進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新，以便內(nèi)部資產(chǎn)調(diào)劑使用。如遇資產(chǎn)需定期維護(hù)、故障檢修等情況，在線發(fā)起申請(qǐng)審批流轉(zhuǎn)，并記錄相關(guān)維護(hù)檢修費(fèi)用，作為資產(chǎn)全生命周期使用效益的評(píng)判，進(jìn)而為采購決策提供量化的數(shù)據(jù)依據(jù)。

建立資產(chǎn)統(tǒng)一身份編碼，即讓每個(gè)資產(chǎn)在全生命周期管理的不同階段都擁有唯一的身份編碼，貫通資產(chǎn)在各階段存在的預(yù)算指標(biāo)編號(hào)、采購計(jì)劃編號(hào)、合同編號(hào)、驗(yàn)收單編號(hào)、資產(chǎn)入庫單編號(hào)、報(bào)銷單編號(hào)、調(diào)撥單編號(hào)、維護(hù)單編號(hào)、處置單編號(hào)等，使資產(chǎn)在全生命周期八個(gè)業(yè)務(wù)流程階段的信息能夠共享與追溯。通過資產(chǎn)全生命周期的編碼信息融合，打通各業(yè)務(wù)階段之間的信息傳遞壁壘，實(shí)時(shí)記錄、傳遞、分析資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理的情況。

2.整合各業(yè)務(wù)階段關(guān)鍵數(shù)據(jù)，開展實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)預(yù)警

以資產(chǎn)統(tǒng)一身份編碼為紐帶，可以整合獲取資產(chǎn)全生命周期各業(yè)務(wù)階段的跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息。在不同的業(yè)務(wù)階段會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，但真正有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息有限。在數(shù)據(jù)整合過程中，所需要關(guān)注的是各業(yè)務(wù)階段中產(chǎn)生的能為后續(xù)階段提供輔助管理的關(guān)鍵數(shù)據(jù)。對(duì)這些關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行提取，并結(jié)合對(duì)應(yīng)的資產(chǎn)管理制度確定所需遵循的標(biāo)準(zhǔn)和閾值，開展實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)預(yù)警和輔助分析，進(jìn)而指導(dǎo)和規(guī)范資產(chǎn)全生命周期的管理工作。

根據(jù)各階段業(yè)務(wù)管理的需要，提取的關(guān)鍵數(shù)據(jù)各有側(cè)重，其中預(yù)算申報(bào)階段重點(diǎn)關(guān)注預(yù)算指標(biāo)編號(hào)、預(yù)算經(jīng)濟(jì)科目、資產(chǎn)品目、名稱、數(shù)量、單價(jià)、預(yù)算金額等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，為后續(xù)資產(chǎn)購置階段采購計(jì)劃申報(bào)審核提供參考；資產(chǎn)購置階段重點(diǎn)關(guān)注采購計(jì)劃編號(hào)、采購品目、名稱、數(shù)量、單價(jià)、規(guī)格型號(hào)、金額、采購方式等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，指導(dǎo)后續(xù)采購工作的開展；合同簽訂階段重點(diǎn)關(guān)注合同編號(hào)、合同類型、合同名稱、數(shù)量、單價(jià)、規(guī)格型號(hào)、合同金額、供應(yīng)商等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，為后續(xù)資產(chǎn)驗(yàn)收、入庫、入賬、維護(hù)提供依據(jù)。資產(chǎn)驗(yàn)收階段重點(diǎn)關(guān)注驗(yàn)收單編號(hào)、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)等各項(xiàng)參數(shù)指標(biāo)是否符合合同要求等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，作為資產(chǎn)登記入庫的前置條件；登記入庫階段重點(diǎn)關(guān)注資產(chǎn)入庫單編號(hào)、資產(chǎn)類別、資產(chǎn)名稱、數(shù)量、單價(jià)、規(guī)格型號(hào)、原值、可使用年限、使用部門、保管人、存放地、實(shí)物照片、領(lǐng)用單等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，其中入庫信息可作為財(cái)務(wù)報(bào)銷入賬的依據(jù)，部門及個(gè)人已購?fù)愘Y產(chǎn)數(shù)量及已使用年限等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，可作為資產(chǎn)購置合理性的審核依據(jù)；報(bào)銷入賬階段重點(diǎn)關(guān)注報(bào)銷單編號(hào)、報(bào)銷金額等關(guān)鍵數(shù)據(jù)；使用維護(hù)階段涉及內(nèi)部調(diào)撥或跨部門調(diào)撥的，重點(diǎn)關(guān)注調(diào)撥單編號(hào)、原使用部門和保管人、現(xiàn)使用部門和保管人、調(diào)撥原因等，涉及維護(hù)檢修的，重點(diǎn)關(guān)注維護(hù)單編號(hào)、維護(hù)原因、維護(hù)檢修成本等關(guān)鍵數(shù)據(jù)；報(bào)廢處置階段重點(diǎn)關(guān)注處置單編號(hào)、處置原因、使用年限、處置方式、處置成本等關(guān)鍵數(shù)據(jù)。各業(yè)務(wù)階段獲取的成本數(shù)據(jù)可進(jìn)行歸集，用于資產(chǎn)全生命周期成本效益分析。

3.明確各階段責(zé)任主體，確保組織責(zé)任的可追溯性

資產(chǎn)全生命期組織管理在資產(chǎn)全生命周期管理中發(fā)揮著極其關(guān)鍵的作用，體育類高校應(yīng)當(dāng)建立“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、責(zé)任到人”的國有資產(chǎn)內(nèi)部管理機(jī)制。同時(shí)，從全生命周期統(tǒng)籌管理的高度，建立資產(chǎn)管理層級(jí)軸和時(shí)間軸。管理層級(jí)軸從上至下可劃分為學(xué)校國有資產(chǎn)管理委員會(huì)、國資辦公室、各歸口管理部門、資產(chǎn)使用部門、保管人五個(gè)基本層級(jí)；管理時(shí)間軸要貫穿資產(chǎn)全生命周期管理的八個(gè)業(yè)務(wù)流程階段。同時(shí)，根據(jù)學(xué)校國有資產(chǎn)管理制度的職責(zé)規(guī)定在信息系統(tǒng)中對(duì)部門角色、人員角色進(jìn)行設(shè)定，明確資產(chǎn)管理各階段的主體責(zé)任?？紤]資產(chǎn)使用部門人員規(guī)模不同，可根據(jù)實(shí)際情況在系統(tǒng)中對(duì)管理層級(jí)進(jìn)行細(xì)化，除使用部門資產(chǎn)管理員外，可設(shè)置教學(xué)部門和訓(xùn)練單位二級(jí)資產(chǎn)管理員進(jìn)行分級(jí)管理。部分放置在體育場(chǎng)館等公共場(chǎng)所由多部門共用的資產(chǎn)，可在原保管人基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際使用場(chǎng)所設(shè)置場(chǎng)館共管責(zé)任人，對(duì)資產(chǎn)使用情況進(jìn)行監(jiān)督管理，并于系統(tǒng)中記錄使用時(shí)間和人員，如遇資產(chǎn)使用情況異常及時(shí)通知保管人進(jìn)行資產(chǎn)維護(hù)。各階段經(jīng)辦和審核部門、人員、時(shí)間信息作為資產(chǎn)全生命周期組織管理的重要基礎(chǔ)信息，是各階段信息系統(tǒng)中必須提取記錄的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，日后可用于資產(chǎn)管理過程責(zé)任分析和追溯。

結(jié)語：

采用全生命周期理論對(duì)體育類高校國有資產(chǎn)進(jìn)行管理，構(gòu)建體育類高校國有資產(chǎn)全生命周期信息管理架構(gòu)，可以有效解決資產(chǎn)管理中各管理模塊脫節(jié)、數(shù)據(jù)無法雙向流動(dòng)再利用、資產(chǎn)管理行為責(zé)任認(rèn)定和追溯等問題，進(jìn)而推動(dòng)體育類高校國有資產(chǎn)管理效率和質(zhì)量的整體提升。

（作者單位：南京體育學(xué)院資產(chǎn)管理處）