信息管理系統(tǒng)提高圖書檔案管理的路徑分析

遲麗華 濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院

在信息化建設(shè)不斷普及的今天，紙質(zhì)資源的空間不斷被壓縮，再加上紙質(zhì)資源的信息檢索速度過慢，已然無法滿足當(dāng)前快節(jié)奏的生活方式和學(xué)習(xí)方式。如果求學(xué)者或讀者急切地找尋資料，而傳統(tǒng)紙質(zhì)資源無法在第一時間滿足其需求，將在一定程度上使圖書館的價值降低?，F(xiàn)就信息管理系統(tǒng)提高圖書檔案管理的路徑作簡要分析。

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)在經(jīng)濟(jì)的推動下，得到了較大的提升。當(dāng)今時代是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化高速發(fā)展的時代，各領(lǐng)域、各機(jī)構(gòu)、各組織都已經(jīng)開始建立信息平臺，利用互聯(lián)網(wǎng)，加強(qiáng)領(lǐng)域、機(jī)構(gòu)以及組織間的聯(lián)系。在互聯(lián)網(wǎng)廣泛普及的今天，人們獲取知識的途徑不斷增多。今天的人們不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料和文獻(xiàn)；利用互聯(lián)網(wǎng)，人們能夠更加快速、全面地獲取自己想要的知識，而在互聯(lián)網(wǎng)與人們的生活逐漸變得密切的過程中，傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)的弊端愈加明顯。圖書館是收藏各類書籍的重要場所，是學(xué)生、學(xué)者心向往之的求學(xué)之地，是豐富人們精神文化的重要基地。因此，在信息化的今天，要想充分發(fā)揮圖書館的作用和價值，就必須更新圖書館的信息管理系統(tǒng)，讓圖書館實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化，從而更快地為讀者提供更新、更全的知識。

信息管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀

在經(jīng)濟(jì)的推動下，我國社會已經(jīng)基本實現(xiàn)了數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。毫不夸張地說，對于當(dāng)前我國的一些機(jī)構(gòu)和組織而言，信息化建設(shè)已然成為其政策運(yùn)行的基礎(chǔ)條件。而在互聯(lián)網(wǎng)廣泛普及的今天，傳統(tǒng)的文獻(xiàn)儲存方式，即紙質(zhì)存儲，其缺陷已然暴露無遺，不僅存儲空間有限，還存在信息質(zhì)量不佳、信息檢索速度慢等問題，其已然無法適應(yīng)當(dāng)前快節(jié)奏的生活方式。圖書館資源豐富，曾憑借極大的信息存儲量吸引了各個領(lǐng)域的人。然而，隨著信息化建設(shè)的普及，互聯(lián)網(wǎng)的作用逐漸被人們所認(rèn)可。現(xiàn)如今，人們?nèi)粝氩樵冑Y料，只需要在互聯(lián)網(wǎng)上輸入關(guān)鍵詞，便能快速找到自己想要的資料。而圖書館收藏的紙質(zhì)資源，由于檢索速度過慢，無法在第一時間為人們提供想要的資料，也就無法發(fā)揮圖書館的優(yōu)勢和價值。為此，在當(dāng)前時代，圖書館必須認(rèn)清時代的發(fā)展趨勢和社會的需求，完善自身信息管理系統(tǒng)，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)，提高信息管理系統(tǒng)的質(zhì)量，以期真正實現(xiàn)與時俱進(jìn)，發(fā)揮圖書館的價值和作用。

信息管理系統(tǒng)在圖書檔案管理中的重要性

在圖書檔案管理中，應(yīng)用信息管理系統(tǒng)能夠讓讀者通過登錄系統(tǒng)的方式，快速地查閱圖書館內(nèi)的資料和信息，并進(jìn)行閱讀。同時，圖書館工作人員也能通過信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)對信息的采編，以及對讀者信息的管理。相較于傳統(tǒng)的圖書館檔案管理模式，應(yīng)用信息管理系統(tǒng)能顯著提升圖書館檔案管理效率，從而最大程度地發(fā)揮圖書館的社會價值。

信息管理系統(tǒng)的作用就是綜合分析讀者的需求，滿足讀者的需求，有效實現(xiàn)圖書館的業(yè)務(wù)目標(biāo)。當(dāng)前的圖書館管理系統(tǒng)中有大量的信息需要存儲，這些信息不僅包括文獻(xiàn)資料信息，還包括讀者的相關(guān)信息，如讀者的借閱信息、還書信息等。但是，這龐大的信息量對目前的管理系統(tǒng)而言，顯然有些沉重，其無法有效實現(xiàn)對這些信息的存儲和轉(zhuǎn)化。當(dāng)今社會的發(fā)展節(jié)奏非?？?，在快節(jié)奏的生活中，人們已經(jīng)沒有足夠的時間來等待書籍檢索，再加上圖書館的書籍?dāng)?shù)量過于龐大。要想借閱一本圖書，必然需要花費(fèi)大量的時間，這顯然有些得不償失。此外，新增書籍的信息、書籍的購置以及書籍的擺放等信息，同樣需要以數(shù)據(jù)的形式存儲在管理系統(tǒng)中，這進(jìn)一步增加了管理系統(tǒng)的負(fù)荷。為此，在當(dāng)前的圖書檔案管理中，應(yīng)用信息管理系統(tǒng)尤為重要。唯有如此，才能讓圖書館正常運(yùn)行，有序開展，才能發(fā)揮圖書館的作用和價值，才能為讀者帶來便利，滿足讀者的需求。

圖書館檔案管理的基本內(nèi)容

圖書館的檔案管理工作主要包括四個方面：設(shè)備檔案管理、業(yè)務(wù)檔案管理、人事檔案管理以及政文檔案管理。第一，設(shè)備檔案管理，主要是管理圖書館的設(shè)備資料，包括設(shè)備維修、設(shè)備引進(jìn)等信息，特別是在招標(biāo)采購政策頒布后，所采購的設(shè)備信息都需要進(jìn)行建檔并保存。第二，業(yè)務(wù)檔案管理，主要是在開展日常業(yè)務(wù)的過程中，圖書館各部門所形成的一些資料，其涉及的內(nèi)容主要包括研究材料、匯報材料、工作開展材料以及工作數(shù)據(jù)信息等。第三，人事檔案管理，主要包括圖書館員工資料、圖書館用戶資料。其中，員工資料主要包括職稱考評、員工基本信息、員工崗位配置以及員工崗位變動等；用戶資料主要包括用戶基本信息、用戶借閱圖書信息等。第四，政文檔案管理，主要包括工作日志、圖書館規(guī)章制度、工作計劃、年度總結(jié)報告、會議記錄、黨政文件以及內(nèi)部研討資料等。政文檔案類的資料收集難度大，導(dǎo)致收集的資料不夠全面，且較為零散。

信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用價值

技術(shù)價值

圖書館日常運(yùn)行過程中的關(guān)鍵就是信息管理技術(shù)。良好的管理技術(shù)，不僅能夠確保圖書館正常運(yùn)行，還能為讀者提供良好的服務(wù)平臺，讓讀者有效地使用圖書資源，同時拉近圖書管理員和讀者間的關(guān)系，有效實現(xiàn)信息共享，高效處理。相較于傳統(tǒng)管理技術(shù)，信息管理系統(tǒng)運(yùn)行流暢且快速，其極大地提升了信息的傳輸速度，能有效滿足當(dāng)代讀者對信息獲取的需求，滿足讀者對信息檢索速度的要求。

管理價值

在圖書館管理過程中，應(yīng)用信息管理系統(tǒng)能大幅提升其服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水準(zhǔn)。在圖書館內(nèi)，占據(jù)大量儲存空間的是印刷版的紙質(zhì)文獻(xiàn)，這些文獻(xiàn)的日常維護(hù)，需要管理員運(yùn)用手工操作進(jìn)行管理，不僅管理工序復(fù)雜，服務(wù)工序也很煩瑣。而且目前對這些文獻(xiàn)的管理較為雜亂，不僅無法提高管理信息的準(zhǔn)確性，還無法達(dá)成信息共享，嚴(yán)重浪費(fèi)了這些文獻(xiàn)的價值，同時也影響了圖書館效益的增長，降低了圖書館的服務(wù)水平和社會地位。而利用信息管理系統(tǒng)，能對圖書館的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，同時實現(xiàn)紙質(zhì)文獻(xiàn)數(shù)字化，更有利于發(fā)揮這些文獻(xiàn)的價值，進(jìn)一步提升信息資源的利用率，增強(qiáng)圖書館的市場競爭力。

決策價值

在圖書館的管理中，應(yīng)用信息管理系統(tǒng)能有效提升其決策水平。隨著社會的快速發(fā)展，社會環(huán)境的變化日新月異，在這種環(huán)境下，為了確保圖書館內(nèi)外信息獲取的準(zhǔn)確性，圖書館領(lǐng)導(dǎo)人員必須確保決策的準(zhǔn)確性和可行性，使每一項決策都有依據(jù)。而信息管理系統(tǒng)的支持，能讓管理者有效獲取內(nèi)部和外部的信息，為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供實際依據(jù)，同時在決策下達(dá)后及時反饋實行信息，便于領(lǐng)導(dǎo)層第一時間調(diào)整決策方案。此外，在半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的問題上，信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠為高層管理人員提供相關(guān)分析信息，讓高層管理人員通過定量分析，得出綜合性信息?？傊?，信息管理系統(tǒng)的作用就是收集信息、處理信息、分析信息，為管理層的決策和管理提供科學(xué)、準(zhǔn)確的依據(jù)。

圖書檔案管理中存在的問題

缺乏健全的信息系統(tǒng)

在建設(shè)信息系統(tǒng)的過程中，部分圖書館并未根據(jù)自身實際情況，建立相應(yīng)的管理制度，導(dǎo)致在收集檔案資料、整理檔案資料的過程中，缺乏科學(xué)的指導(dǎo)，造成了資料收集不全、資料類型不清、資料查找困難、資料存檔時間模糊等問題。這不僅嚴(yán)重影響了圖書館的檔案管理工作，更影響了信息系統(tǒng)的使用。在信息時代的背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)資源已經(jīng)無法滿足讀者的需求，在信息化的過程中，若信息系統(tǒng)不健全，將嚴(yán)重影響讀者的服務(wù)體驗，不利于圖書館建立良好的社會形象。

服務(wù)層次過低

目前，大多數(shù)圖書館只能滿足材料收集、資料存檔的檔案信息服務(wù)工作，同時，只能為讀者提供一些基礎(chǔ)的閱覽服務(wù)、查詢服務(wù)以及咨詢服務(wù)等，無法提供資源共享、快速查詢等服務(wù)，無法讓讀者享受到良好的用戶體驗。在信息化建設(shè)廣泛普及的今天，圖書館要想提升自身市場競爭力，發(fā)揮自身社會價值，就必須與時俱進(jìn)，緊跟時代發(fā)展進(jìn)程，完成信息化建設(shè)，優(yōu)化信息管理工作，提升圖書館整體服務(wù)質(zhì)量，同時充分滿足用戶的需求，讓用戶能夠利用網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)資源共享、專題服務(wù)等。

信息資源利用率不高

信息管理系統(tǒng)具有快捷、高效等特點(diǎn)，不僅能提高圖書館信息資源的收集效率，還能提升其管理效率，真正實現(xiàn)信息共享。但是目前，不少圖書館的信息系統(tǒng)尚未更新，仍在沿用傳統(tǒng)信息技術(shù)，對互聯(lián)網(wǎng)上的信息資料利用率較低，導(dǎo)致其工作效率始終較低，也無法促進(jìn)圖書館實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。除此之外，雖然有些圖書館配備了信息管理系統(tǒng)，但是由于管理人員的能力不足，難以將其作用充分發(fā)揮出來，導(dǎo)致圖書館仍在沿用過去的管理模式，造成了信息資源的浪費(fèi)。

信息管理系統(tǒng)提高圖書檔案管理的有效路徑

優(yōu)化檔案檢索

在系統(tǒng)開發(fā)的過程中，為了確保系統(tǒng)的有效性，在設(shè)計時應(yīng)盡可能采用一些成熟的技術(shù)進(jìn)行開發(fā)。圖書館在開發(fā)檔案信息檢索系統(tǒng)的過程中，可以采用一些成熟的技術(shù)進(jìn)行設(shè)計，如數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)、html、ASP以及Web等，以及一些大眾型的瀏覽器，再借助B/S方式連接主服務(wù)器，實現(xiàn)信息瀏覽和請求，如此一來，便能讓圖書管理員更加全面、有效地掌握圖書館內(nèi)的全部信息。

提升用戶體驗

在信息管理系統(tǒng)中，設(shè)計用戶使用界面，讓用戶能夠通過專屬界面實現(xiàn)信息查詢、信息收集等，不僅能使系統(tǒng)更加人性化，還有利于管理者對用戶信息進(jìn)行管理。在主界面的設(shè)計中，可采用Visual foxpro 6.0中的菜單實現(xiàn)法，建立主界面，這種主界面的操作和Windows類似。在輸入界面的設(shè)計中，可設(shè)計兩個選項，即圖書館管理選項和用戶使用選項，并在選項內(nèi)設(shè)計對應(yīng)的表單，表單中每一個選項都會有相應(yīng)的輸入口，能夠讓用戶或者管理員進(jìn)入后，快速實現(xiàn)信息查詢或者信息錄入，同時，在頁面內(nèi)添加保存功能，能夠存儲已錄入信息，或者記憶用戶或管理員的當(dāng)前操作，便于下次進(jìn)入后，能直接進(jìn)入上一次操作的位置。在設(shè)計借閱界面時，可以根據(jù)用戶需求，設(shè)置圖書借閱功能。在借閱頁面，添加用戶表單，用戶在輸入借書證號后，可顯示用戶的相關(guān)信息，用戶在確認(rèn)信息無誤后，便可進(jìn)入圖書借閱頁面，直接輸入需要借閱的圖書編號，然后就能直接找到該圖書的相關(guān)信息，用戶再次確認(rèn)后，系統(tǒng)將羅列出用戶借書證號、圖書編號、圖書借出時間、用戶還書時間等信息，用戶確認(rèn)后，即可借閱圖書，同時借閱記錄將被保存。在查詢界面的設(shè)計中，可以設(shè)計兩個選項，分別對應(yīng)圖書管理員和用戶，在查詢圖書時，可根據(jù)圖書編號、書名、作者三個關(guān)鍵詞進(jìn)行圖書查詢，在查詢到圖書后，會自動顯示圖書的基本信息，包括圖書編號、是否借出、書名、作者、出版社、市場單價等。

提高管理質(zhì)量

在信息管理系統(tǒng)中，信息管理的內(nèi)容主要包括信息同步、添加信息、修改信息以及信息刪除等。在其中能夠?qū)n案信息進(jìn)行計劃、發(fā)布、查詢以及錄入。同時，借助掃描儀，能夠?qū)⒓堎|(zhì)資料存入信息管理系統(tǒng)中，可以采用文字保存或圖片保存的方式，對資料進(jìn)行數(shù)字化處理和保存，從而形成電子檔案。在之后的修改、添加和刪除過程中，能夠有效更新其資料，從而極大地優(yōu)化了管理效果，提升了管理人員的工作效率。

信息查詢功能，可由檢索功能實現(xiàn)；信息發(fā)布功能，可采用HTML形式發(fā)布，讓其能夠通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行訪問；辦公計劃功能，是信息管理系統(tǒng)專門為管理者設(shè)計的功能，便于管理者對檔案信息進(jìn)行管理和計劃，同時還能提示管理事項，便于管理者按照提示內(nèi)容進(jìn)行有序管理，從而提升管理質(zhì)量。

綜上所述，隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)的普及，圖書檔案管理的水平有待提升，而信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅能夠提升圖書館對檔案信息的管理水平，還能為讀者提供更加便利的信息服務(wù)。在信息時代下，互聯(lián)網(wǎng)和人們的生活緊密聯(lián)系在一起，人們對信息的獲取要求越來越高。雖然互聯(lián)網(wǎng)上的信息較多，但是過于零碎，且全面性不強(qiáng)。而要想提升信息的準(zhǔn)確性和全面性，就必須依靠圖書館。但是，圖書館傳統(tǒng)的管理模式下，信息檢索速度過慢，讀者通常需要花費(fèi)大量的時間等候，這和當(dāng)代快節(jié)奏的生活方式相矛盾。因此，為了滿足人們對信息的需求，圖書館必須更新管理方式，積極應(yīng)用信息管理系統(tǒng)，提升管理質(zhì)量，為人們提供便捷的渠道來獲取信息，從而滿足人們對信息的需求。