新時期城建檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化對策探討

劉浩軒 淄博市公用事業(yè)服務中心

隨著城市建設(shè)的不斷發(fā)展，城建檔案管理的重要性日益突出。傳統(tǒng)檔案管理模式單一，檔案管理效率低下等直接影響了檔案管理的效果和水平。因此，必須加強城建檔案數(shù)字化管理，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人力資源建設(shè)，規(guī)避檔案數(shù)字化管理風險，完善檔案數(shù)字化管理體系，有效推動城建檔案數(shù)字化管理能力和水平的提升。

隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，城市建設(shè)進度也在不斷推進。在城市建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案數(shù)量越來越多，城建檔案管理難度逐漸加大，同時也對相關(guān)工作人員提出了更高的要求和標準，工作人員所承擔的工作壓力也越來越大。要想有效提高城建檔案管理能力和水平，必須要加強城建檔案數(shù)字化管理，通過數(shù)字化管理有效提高檔案管理效率，減輕工作人員負擔，充分挖掘檔案數(shù)據(jù)價值，推動城建檔案數(shù)字化管理的進一步發(fā)展。但當前，城建檔案數(shù)字化管理過程中還存在一些問題，如技術(shù)設(shè)施建設(shè)不完善，難以支持數(shù)字化管理的進一步發(fā)展。因此，現(xiàn)對城建檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀進行分析，深入剖析問題，有效推動城建檔案數(shù)字化管理的進一步發(fā)展。

新時期城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的基本內(nèi)涵

隨著城市建設(shè)的不斷發(fā)展，城建檔案數(shù)量也在不斷增加，要想有效提高城建檔案管理水平，就必須加強檔案數(shù)字化建設(shè)，借助信息技術(shù)加強對檔案信息的整合和有效管理。

一方面，加強城建檔案數(shù)字化管理是符合城市發(fā)展需求的。隨著城市建設(shè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式的弊端逐漸顯露出來，對城建檔案的管理提出了更高的要求和標準，這不僅給工作人員帶來了巨大的工作壓力，也給檔案存儲帶來了較大的挑戰(zhàn)。加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)，則能夠有效優(yōu)化檔案管理效率和質(zhì)量，提升檔案管理能力和水平，同時還能夠有效節(jié)約資源。

另一方面，城建檔案數(shù)字化管理能夠深入對數(shù)據(jù)的剖析，挖掘數(shù)據(jù)背后的價值，為后續(xù)城市建設(shè)提供更多數(shù)據(jù)支撐，不斷推進城市建設(shè)工作，提高人們的生活幸福指數(shù)。

新時期城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的存在問題

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施不完善在一定程度上會影響城建檔案管理效果和水平。

首先，城建檔案在數(shù)字化管理過程中依賴于空間數(shù)據(jù)集成設(shè)施和網(wǎng)絡基礎(chǔ)設(shè)施，以形成空間數(shù)據(jù)庫，組建應用服務系統(tǒng)，從而更好地為城市建設(shè)提供強有力的支撐。但當前基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)尚不完善，在一定程度上直接影響了檔案數(shù)字化管理效果和水平。究其原因，主要是部分城市對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重視程度不夠，沒有意識到城建檔案管理的重要性，在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中缺乏足夠的資金支持。這在一定程度上直接影響了城建檔案管理的效果和水平，同時也不利于檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

其次，資源庫建設(shè)不完善在一定程度上會影響城建檔案作用的發(fā)揮。對城建檔案進行數(shù)字化管理，是為了充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的作用和價值，讓之前的檔案數(shù)據(jù)為后續(xù)的城建決策提供強有力的數(shù)據(jù)支撐。但當前，部分城市資源庫建設(shè)較為落后，沒有發(fā)揮出應有的作用和價值，數(shù)字化建設(shè)效果不明顯。

工作人員數(shù)字化能力有待加強

人員數(shù)字化能力不足在一定程度上也會影響城建檔案數(shù)字化管理的效果和質(zhì)量。

首先，工作人員的數(shù)字化能力和水平不足在一定程度上直接影響著檔案數(shù)字化管理的效果和質(zhì)量。在城建檔案數(shù)字化管理過程中，相關(guān)工作人員必須熟練掌握計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)等。但部分檔案管理工作人員對數(shù)字化技術(shù)的應用能力還有待加強，將直接影響檔案數(shù)字化管理效能。

其次，檔案管理人員數(shù)量不足在一定程度上也會影響工作的有效開展。隨著城市建設(shè)進度的不斷推進，城建檔案數(shù)量越來越多，內(nèi)容也越來越復雜，這對工作人員提出了更高的要求和標準，工作人員需要承擔的工作壓力和負擔也越來越重，而部分地區(qū)的城建檔案管理工作人員數(shù)量不足，難以保證檔案管理工作的有效開展。最后，檔案管理工作人員老齡化較為嚴重也是影響工作開展的重要原因。部分地區(qū)從事城建檔案管理工作的人員年齡偏大，其工作精力相對有限，難以應對繁重的工作。這主要是由于部分地區(qū)對城建檔案管理缺乏重視，沒有意識到城建檔案管理的重要性，對檔案管理工作人員的能力和素質(zhì)要求不高，導致從事檔案管理工作的人員素質(zhì)參差不齊，難以滿足實際工作的需求，也在一定程度上影響了檔案數(shù)字化管理工作開展的效率和質(zhì)量。

檔案數(shù)字化風險頻發(fā)

檔案數(shù)字化風險頻發(fā)是城建檔案數(shù)字化管理過程中必須要正視的問題，也是急需解決的問題。檔案數(shù)字化的不斷推進，雖然在一定程度上能夠有效減輕工作人員的工作壓力和負擔，提高工作效率和質(zhì)量，但是在數(shù)字化管理過程中還存在很多安全隱患問題，一旦發(fā)生，勢必會給城建檔案管理帶來嚴重損失，甚至會造成難以挽回的局面。

一方面，部分地區(qū)對檔案數(shù)字化管理缺乏安全風險管控意識，只意識到數(shù)字化建設(shè)所帶來的利好條件，而忽視了數(shù)字化建設(shè)過程中可能存在的安全隱患，風險應對意識不強。

另一方面，數(shù)字安全管理專業(yè)人才的匱乏也是影響檔案數(shù)字化管理安全的重要原因。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中可能會遇到很多安全問題，這就要求專業(yè)工作人員必須及時對系統(tǒng)進行有效更新，采用防火墻等多種措施保障檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全性，但部分地區(qū)缺乏相關(guān)的專業(yè)人才，從而無法及時對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進行有效檢測，也就不能對安全風險進行及時有效的預防和規(guī)避，這在一定程度上將直接影響城建檔案數(shù)字化管理能力和水平。

新時期城建檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化對策

加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要想有效提高城建檔案數(shù)字化建設(shè)，就必須要完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案數(shù)字化發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)，有效提高城建檔案數(shù)字化管理的效率和質(zhì)量。城建檔案基礎(chǔ)設(shè)施包括網(wǎng)絡基礎(chǔ)設(shè)施、應用服務系統(tǒng)等。要想進一步完善數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，就必須要加強對軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡環(huán)境、硬件環(huán)境的建設(shè)。硬件環(huán)境包括網(wǎng)絡通信設(shè)備、數(shù)字化處理設(shè)備等；網(wǎng)絡環(huán)境的建設(shè)需要運用數(shù)字資源管理、數(shù)字化加工、信息收集、開發(fā)利用、信息處理等相關(guān)技術(shù)，加強對城建檔案的數(shù)字化管理；軟件系統(tǒng)則包括數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的建設(shè)和開發(fā)，操作系統(tǒng)、軟件平臺等，以促進檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)工作的有效開展，加強與數(shù)據(jù)庫的緊密聯(lián)系，實現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入和傳輸。

此外，還必須要提高對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度，加大資金投入力度。

首先，相關(guān)領(lǐng)導層和負責人應當充分重視基礎(chǔ)設(shè)施的重要性，加大專項資金和人力傾斜力度，進一步完善基礎(chǔ)設(shè)施。

其次，應當設(shè)立專項資金，用于建設(shè)和完善基礎(chǔ)設(shè)施。要對當前城建檔案數(shù)字化管理過程中所涉及的基礎(chǔ)設(shè)施進行摸排，分析在建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施過程中存在的問題以及人們對基礎(chǔ)設(shè)施的需求情況，根據(jù)實際劃撥資金，構(gòu)建與完善基礎(chǔ)設(shè)施，進而推動檔案數(shù)字化管理建設(shè)進程。

提升工作人員數(shù)字化能力

要想加強檔案數(shù)字化管理，必須要打造一支高素質(zhì)人才隊伍，提升人才綜合能力。

首先，要提高人才準入門檻，加強對工作人員的篩選，選拔專業(yè)水平高、理論知識扎實、工作能力強的人才，有效提高工作人員的整體實力和水平。相關(guān)部門應當加強與專業(yè)院校的緊密合作，定期招收優(yōu)秀畢業(yè)生進入檔案管理隊伍，提高人才隊伍的整體素質(zhì)和能力。還可以通過社會招聘的方式引進社會優(yōu)秀人才，有效提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)和水平。

其次，應當加強對檔案相關(guān)工作人員的培訓，提升工作人員的工作能力。如組織信息服務技能方面的相關(guān)培訓，具體包括城建檔案數(shù)字化管理過程中需要遵守的規(guī)范、標準和要求以及檔案咨詢和研究，還有數(shù)據(jù)分析和加工等，可以有效提高工作人員檔案整理、利用和保管的能力。還要加強對檔案工作人員的思想教育，使其明確城建檔案管理的重要性及檔案工作人員所承擔的重要使命，調(diào)動工作積極性，提高工作熱情。

再次，要加強對工作人員的考核和評價，通過考核和評價進一步提高工作人員的工作熱情，促進工作人員的進步。根據(jù)檔案數(shù)字化管理過程中涉及的具體內(nèi)容，明確考核指標、考核方向、評價方式，從而更加全面客觀的考察工作人員的工作能力，有效調(diào)動工作人員的工作積極性和主動性。為了更好地發(fā)揮考核和評價機制的作用，可以將考核結(jié)果與工資待遇、晉升等掛鉤，以調(diào)動工作人員參與的熱情。

最后，檔案管理工作人員要樹立終身學習理念，不斷加強學習。通過線上線下等多種途徑了解檔案數(shù)字化管理最新的理論成果和實踐方案，對其進行研究和探討，并積極應用在實際工作中，提高自身的工作能力。還可以定期召開心得分享會，讓工作人員將在工作過程中遇到的困難或相關(guān)經(jīng)驗進行討論和分享，有效提高工作人員整體的工作能力。

控制檔案數(shù)字化風險

要想有效提高城建檔案數(shù)字化管理效果和質(zhì)量，就應當提高對數(shù)字化風險問題的重視程度，加大人力和資源的傾斜力度，有效保障數(shù)據(jù)安全。

首先，應當提高數(shù)字化風險管控意識。相關(guān)負責人和領(lǐng)導層應當充分重視檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的安全隱患問題，并結(jié)合實際情況，制定預防安全風險的有效措施和具體流程，有效規(guī)避安全風險，加強對檔案數(shù)字化的安全管理。相關(guān)工作人員要樹立數(shù)字化安全風險防范意識，在日常操作過程中要嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行操作，避免安裝垃圾軟件，出現(xiàn)數(shù)字化安全隱患問題要及時與技術(shù)人員進行溝通，提高工作的嚴密性和科學性。

其次，要配備專門的技術(shù)人員，定期對檔案數(shù)字化安全風險進行查詢，及時鞏固防護，避免數(shù)據(jù)丟失和失真。還應當及時組織專業(yè)人才對檔案數(shù)字化管理過程中各項環(huán)節(jié)進行有效檢查，一旦發(fā)現(xiàn)安全隱患問題，要及時解決，最大程度上保障數(shù)據(jù)安全。同時，還要定期進行病毒查殺，保障各方面的安全問題。

最后，制定數(shù)字化風險預案。結(jié)合往年實際情況，預估數(shù)字化建設(shè)過程中可能存在的安全隱患問題，并制定切實有效的解決措施，一旦發(fā)生安全隱患事件，能夠及時應對，有效保障數(shù)據(jù)安全，避免造成不可挽回的損失。

完善檔案數(shù)字化管理機制

首先，相關(guān)部門應當出臺相關(guān)法律法規(guī)，積極推動城建檔案數(shù)字化管理和建設(shè)。目前，我國對檔案管理相關(guān)工作制定了詳細的法律法規(guī)，但城建檔案管理具有特殊性，因此相關(guān)部門應當結(jié)合我國城建檔案管理現(xiàn)狀，出臺關(guān)于城建檔案管理的具體法律法規(guī)，有效規(guī)范城建檔案管理效果和質(zhì)量，推動城建檔案數(shù)字化管理的可持續(xù)發(fā)展。

其次，各地區(qū)也應當根據(jù)出臺的相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合實際情況，出臺更具有針對性的規(guī)章制度，用于推動當?shù)爻墙n案數(shù)字化管理的進一步發(fā)展。在制定相關(guān)政策時，要突出以人為本的理念，站在人民群眾的角度上，真正做到為民服務，立足于實際情況，提高規(guī)章制度的落地性和可操作性。

最后，應當完善管理體系，制定數(shù)字化管理標準。根據(jù)城建檔案數(shù)字化管理的具體工作內(nèi)容、工作流程，制定相應的規(guī)章制度，確保規(guī)章制度能夠更好地規(guī)范工作人員的工作行為，提高工作的科學性與合理性。還要建立健全責任制度，將城建檔案數(shù)字化建設(shè)過程中所涉及的各崗位和各部門納入責任體系，根據(jù)實際情況做好責任分工，做到權(quán)責分明，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。此外，完善經(jīng)費保障制度和技術(shù)保障制度等相關(guān)細則，確保管理制度的嚴謹性和科學性，更好地提高檔案管理的數(shù)字化水平。

城建檔案數(shù)字化管理是城市發(fā)展的需要，能夠有效提高檔案管理能力和水平。但當前在城建檔案數(shù)字化建設(shè)過程中還存在一些問題，比如基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，在一定程度上影響了城建檔案數(shù)字化進程的推進；相關(guān)工作人員數(shù)字化能力不足，無法滿足工作發(fā)展需求；檔案數(shù)字化風險頻發(fā)，在一定程度上可能會帶來嚴重損失，影響檔案數(shù)字化管理效能。因此，必須要加強檔案數(shù)字化設(shè)施建設(shè)，完善相關(guān)設(shè)備，更好地推動數(shù)字化建設(shè)發(fā)展；加大資金支持力度，有效推動檔案數(shù)字化管理能力和水平；不斷提升工作人員的數(shù)字化能力，豐富人才儲備，提升人才隊伍整體素質(zhì)和水平；控制數(shù)字化風險，通過多種措施保障數(shù)據(jù)安全，讓數(shù)據(jù)真正發(fā)揮應有的作用和價值；完善數(shù)字化管理機制，出臺相應法律法規(guī)和規(guī)章制度，完善管理體系，有效推動檔案數(shù)字化建設(shè)的進一步發(fā)展，真正提高城建檔案管理能力和水平。