淺談高校學生檔案管理存在的問題及對策

陳令杰 湖北文理學院檔案館

高校學生檔案記錄著學生在校期間的表現(xiàn)，包括學習成績、綜合表現(xiàn)等，不僅是學生學習過程的體現(xiàn)，也是用人單位選用人才的重要依據(jù)，學生檔案對學生而言至關重要。然而，部分高校的學生檔案管理工作還存在諸多不足之處，未能詳細記錄學生真實的學習情況，導致學生檔案的作用與價值未能充分發(fā)揮?，F(xiàn)對高校學生檔案管理工作存在的問題進行探究，并提出相應的解決辦法，以供參考。

高校學生檔案是高校人事檔案的重要組成部分。保障高校學生檔案管理工作的質(zhì)量，不僅有助于學生后續(xù)的發(fā)展，還能在一定程度上推動我國檔案管理工作的發(fā)展。但通過對當前高校學生檔案管理工作的了解，筆者發(fā)現(xiàn)部分高校存在對學生檔案管理工作的重視程度不足、檔案材料簡單且質(zhì)量不佳等問題，導致我國學生檔案管理工作的質(zhì)量與效果難以有效提升。針對這一情況，高校應提高對檔案管理工作的重視，深入探究現(xiàn)存問題，并結合實際情況制定針對性更強、可行性更高的管理方案，以推動檔案管理工作順利、高效地進行。

高校學生檔案管理工作現(xiàn)存問題

管理理念與技術落后

現(xiàn)階段，大部分高校在學生檔案管理工作中都存在管理理念和管理技術落后的問題，檔案管理依然停留在紙質(zhì)檔案管理階段。隨著信息技術的迅猛發(fā)展，檔案儲存、傳遞的方式也發(fā)生了改變，結合這一實際情況，高校學生檔案管理工作應該向現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展。高校應積極運用先進的信息技術，對學生檔案資料進行精準管理，將以往的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，這樣一方面可以節(jié)約檔案存儲的空間，另一方面便于相關工作人員對檔案進行審核、管理與查閱等。

近年來，隨著高校教育體制改革以及生源擴招，學生檔案的數(shù)量不斷增加，內(nèi)容不斷豐富，雖然部分高校已經(jīng)購置了先進的信息技術設備，但真正將其運用于學生檔案管理工作的成功案例少之又少，未能真正實現(xiàn)檔案的信息化管理。此外，相關工作人員對信息化檔案管理模式不了解，這也在很大程度上影響了學生檔案管理工作的開展。比如，在建立學生檔案前，相關工作人員應對學生的實際情況進行全面的了解，但由于工作人員缺乏信息素養(yǎng)，以及檔案管理信息化建設不足，工作人員難以對每一位學生的實際情況進行分析和統(tǒng)計，導致學生檔案不全面，影響了學生檔案作用的發(fā)揮。出現(xiàn)上述問題的根本原因是工作人員缺乏先進的學生檔案管理理念和經(jīng)驗，未能將信息技術與學生檔案管理工作充分結合起來[1]。

缺乏完善的檔案管理制度

缺乏完善的檔案管理制度導致學校各個院系的學生檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性，缺乏專業(yè)人員對學生檔案進行管理，整體檔案管理工作出現(xiàn)松散、片面等現(xiàn)象，當學生畢業(yè)提取檔案時會出現(xiàn)各種問題。此外，由于學生檔案由不同部門共同管理，因此很容易出現(xiàn)材料缺失等情況。部分高校未針對學生檔案制定統(tǒng)一的內(nèi)容和格式規(guī)范，導致學生進行檔案提交時經(jīng)常出現(xiàn)材料不符合標準，需要多次修改的情況，這不僅浪費了學生的時間和精力，還會降低檔案管理工作的效率。

此外，部分高校已經(jīng)開始嘗試建設信息化管理平臺，期望借助大數(shù)據(jù)、云計算等先進的信息技術實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，然而，由于缺乏相應的工作經(jīng)驗，其在實際工作中依然暴露出諸多問題。比如，高校學生檔案信息的收集與整理往往需要多個部門、多個工作人員同時進行，若信息平臺的訪問權限較低，則學生檔案的保密工作難以落實到位，若提高訪問權限又會增加檔案管理工作的難度，從而造成矛盾。

忽視檔案管理隊伍建設

高校學生檔案管理工作是學校日常管理工作的重要環(huán)節(jié)，應該受到學校領導的重視。要想有效提升學生檔案管理工作的質(zhì)量和效果，需要保證檔案管理工作人員具有較高的綜合能力和素養(yǎng)，能夠全面掌握學生檔案管理工作的重點。然而目前，大部分高校都沒有聘請專業(yè)人員進行學生檔案管理工作，甚至部分工作人員并非相關專業(yè)畢業(yè)，缺乏相應的專業(yè)技能和知識背景，還有部分高校聘請兼職人員、退休人員或?qū)W生干部對學生檔案進行管理。這種管理模式存在人員流動性大、工作人員專業(yè)能力不足等問題，嚴重影響著高校學生檔案管理工作的開展。

除此之外，受管理制度不完善、專業(yè)人才缺乏等因素的影響，部分工作人員在進行學生檔案管理工作時，會要求學生幫忙整理檔案。然而，學生檔案詳細地記錄著每一位學生的實際情況，包括學生家庭信息、學習情況、身體狀況等，很多材料都涉及學生的個人隱私，若工作人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)，忽視對學生個人信息的保護，導致這些信息出現(xiàn)泄露等，會直接對學生造成極大的不良影響。如果檔案管理人員缺乏管理意識，比如進行檔案交接時沒有按照規(guī)定填寫材料，導致信息出現(xiàn)錯誤，不僅會影響檔案管理工作的質(zhì)量，還會影響學生后續(xù)手續(xù)的辦理，降低檔案材料的使用效率。如果工作人員缺乏認真負責的工作態(tài)度，在管理學生檔案期間未能認真履行自身職責，導致檔案材料丟失，也會在很大程度上影響學生檔案管理工作的順利開展。

無論是檔案管理工作人員缺乏專業(yè)能力，還是工作態(tài)度不端正，都是高校忽視檔案管理隊伍建設的直觀體現(xiàn)。為避免上述問題的發(fā)生，高校應提高對檔案管理隊伍建設的重視程度，力求通過各種培訓方式，促進相關工作人員職業(yè)素養(yǎng)的提升[2]。

完善高校學生檔案管理工作的策略

健全學生檔案管理制度

健全檔案管理制度，完善日常管理工作標準是提高學生檔案工作質(zhì)量的重要路徑。高校領導層應重視完善學生檔案管理制度，按照相關教育指導文件的要求，結合學校教育教學工作的實際情況，對學生檔案管理工作現(xiàn)狀進行分析，制定出有針對性、可操作性強的管理制度，明確各個工作環(huán)節(jié)的細則和標準，讓相關工作人員明確自身職責和工作范圍，盡量避免出現(xiàn)人員冗余、資源浪費等情況。

首先，高校應鼓勵相關工作人員主動學習先進的管理制度，轉(zhuǎn)變工作理念，積極嘗試運用信息技術管理學生檔案，促進學生檔案管理工作向著信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展；其次，制定嚴格的學生檔案管理制度，明確檔案管理工作的標準和要求，促使工作人員能夠在日常工作中認真負責，重視各項基礎性工作，從而保障學生檔案管理工作不被邊緣化；最后，學校應定期對檔案管理工作人員進行崗位培訓，采取統(tǒng)一監(jiān)督的方法，加強對學生檔案管理工作的指導和監(jiān)管。

落實學生檔案管理信息化建設

進行信息化建設是當前高校優(yōu)化教育教學體制，緊跟時代發(fā)展，提升教育教學質(zhì)量的重要渠道。將信息技術與學生檔案管理工作充分結合，能夠優(yōu)化學生檔案管理模式，使其更加高效、便捷。在信息技術高速發(fā)展的時代背景下，很多工作環(huán)節(jié)都可以在網(wǎng)絡平臺上進行，這有效提高了人們?nèi)粘９ぷ鞯馁|(zhì)量和效率。隨著高校不斷擴招，高校的學生人數(shù)也不斷增加，這給學生檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。信息化檔案管理模式的落實，不僅可以節(jié)約人力、物力等資源，還能提升檔案信息的存儲量，提高檔案查詢與管理的便捷度，從而形成一種全新且高效的檔案管理模式，有利于后續(xù)學生檔案管理工作的推進。

在此過程中，高校學生檔案管理工作人員要清楚地認識到信息技術的便捷性，善于運用信息技術開展日常工作，從學生的角度出發(fā)，借助網(wǎng)絡信息平臺了解學生的思想動態(tài)，從而建立起更加開放的檔案管理空間。學?？梢猿浞掷矛F(xiàn)有的校園網(wǎng)絡平臺，向?qū)W生和教師宣傳先進的教育、工作理念，充分利用信息技術，力求建立起完善的學生檔案管理工作平臺[3]。

高校在建設學生檔案管理平臺的過程中，應充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)平臺和先進信息技術的優(yōu)勢，提升平臺服務功能，構建優(yōu)質(zhì)的信息服務平臺。例如：高?？山柚霸贫恕睆姶蟮膬Υ婀δ?，在保障信息安全性的前提下，對電子教學檔案資源進行儲存和管理；教師在準備教案的過程中，可以根據(jù)教學專業(yè)、學科以及教學時間，將相關教學資源輸入檔案管理平臺中，以便有需要時可以隨時從平臺中調(diào)取使用。

提高教師與學生的檔案管理意識

提高檔案管理工作人員的責任意識是提高學生檔案管理工作質(zhì)量的基礎。此外，高校還需提高教師和學生的檔案管理意識，讓全校師生都意識到學生檔案管理工作的重要性，使其在思想上重視學生檔案管理工作。

首先，教師應提高對檔案管理工作的重視程度，充分展現(xiàn)自身職業(yè)素養(yǎng)，并為學生樹立榜樣，認真對待每一次檔案交接工作，保障學生檔案的準確性和完整性。

其次，大部分學生對學生檔案的了解十分有限，也不了解學生檔案管理工作的重要性。對此，高校應加強對學生檔案知識的宣傳和普及，不定期開展相關宣傳活動，讓學生和教師都能正確了解檔案管理工作的相關規(guī)定和注意事項。如果學生能夠意識到檔案管理工作的重要性，那么當其發(fā)現(xiàn)檔案管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時就能及時上報，從而將問題最小化。同時，學生在填寫檔案資料時，也會更加認真仔細。這有利于推進檔案管理工作的規(guī)范化開展。

豐富學生檔案并做好隱私保護

當前學生檔案的內(nèi)容主要包括學生的學習情況、家庭情況、獲獎情況等，為了增強學生檔案的完整性和全面性，高校應豐富學生檔案內(nèi)容，比如，從學生綜合素養(yǎng)的角度入手，加入學生誠信檔案，記錄學生參加公益活動的情況，并以此為基礎，對學生的思想道德水平和綜合素養(yǎng)作出評價。此外，學校應對學生參加的各種比賽、活動信息進行記錄，這樣能夠有效完善學生檔案內(nèi)容，提高學校對學生成長過程的了解程度，還有利于相關接收單位對畢業(yè)學生基本情況的了解。

在豐富學生檔案內(nèi)容的同時，高校還應重視對學生檔案中隱私信息的保護，要安排專門的工作人員對學生檔案進行記錄、整理、歸檔和管理。工作人員要詳細記錄檔案交接過程，并嚴格把控各個程序和環(huán)節(jié)，防止非工作人員隨意查閱學生檔案，也避免學生檔案在交接的過程中出現(xiàn)遺失，從而導致信息泄露。這就要求檔案管理工作人員要及時對學生檔案進行歸檔和記錄。面對大量的學生信息記錄工作，檔案管理工作人員要在收集好相關材料后及時歸檔，從而更好地保障學生檔案信息的真實性和完整性。高校應該對學生檔案進行科學合理的分類，制定統(tǒng)一的標準，細化崗位職責，保證出現(xiàn)檔案遺失或信息錯漏時能夠在第一時間找到相關責任人，并按照管理制度進行處罰。這樣的工作機制不僅可以提高學生檔案信息的管理質(zhì)量，還能增強相關負責人的責任意識[4]。

提高學生檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)

1.提高檔案管理工作人員的思想覺悟

高校應嚴格落實學生檔案管理工作，完善檔案管理模式，不定期組織檔案管理人員學習相關教育指導文件，吸取其中的先進教育精神，進而提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。高校學生檔案管理工作人員應該擁有較高的職業(yè)素養(yǎng)和責任意識，在進行學生檔案管理工作時，應充分貫徹科學發(fā)展觀，樹立以人為本的工作理念，在檔案管理工作的過程中體現(xiàn)出大局觀。

高校學生檔案管理工作人員應該認識到，要想實現(xiàn)高質(zhì)量的檔案信息化管理，不僅需要先進的信息技術作為支撐，還需要工作人員樹立符合時代要求的管理理念，工作人員只有樹立先進的工作理念，才能結合實際情況，采取符合檔案管理工作發(fā)展規(guī)律的管理方式。實際上，要想讓信息化檔案管理模式全面取代以往的紙質(zhì)檔案管理模式，需要一個較長的周期，而在此之前，為了保障高校學生檔案管理工作不斷向著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，工作人員要秉持先進的思想和管理模式，全面促進檔案管理信息化建設。

2.提高檔案管理工作人員的業(yè)務水平

學生檔案管理工作人員的業(yè)務能力直接關系到相關檔案管理工作能否順利開展，因此，高校要重視對檔案管理工作人員專業(yè)能力的培養(yǎng)，在增強工作人員責任意識的同時，保證其有能力完成相關工作。高?？梢蚤_展相應的培訓工作，幫助檔案管理工作人員整合工作資源，掌握先進的檔案管理技術，從而培養(yǎng)出具有優(yōu)秀檔案管理能力的人才。高校要不斷更新相關的軟硬件設施，增加專職、專項經(jīng)費，從“送出去、引進來”的角度出發(fā)，對學?，F(xiàn)有檔案管理工作人員進行培訓，同時吸引更多專業(yè)人才加入檔案管理工作隊伍中，以此提升檔案管理工作隊伍的專業(yè)水平與綜合素養(yǎng)，推動高校檔案管理工作的順利開展[5]。

在培養(yǎng)檔案管理工作人員的過程中，學校要積極組織校內(nèi)相關工作人員參與信息技術培訓活動，加強相關人員對信息技術設備、管理方法、前沿技術與工作理念等方面的學習和理解，從而提高其信息技術素養(yǎng)。

綜上所述，學生檔案管理工作不僅關系到高校檔案管理工作的開展，還影響著學生后續(xù)的工作、學習等方面?？梢?，提高學生檔案管理工作的質(zhì)量，保障學生檔案內(nèi)容的完整性、準確性，具有重要的現(xiàn)實意義。高校應提高對學生檔案管理工作的重視程度，深入了解當前工作存在的問題和不足之處，再結合實際情況，從健全管理制度，落實信息化建設，增強檔案管理意識等方面入手，做好學生檔案的儲存、整理、歸檔和轉(zhuǎn)移工作。