新時代基層單位檔案管理工作要求

楊 璐 江蘇省海濱康復(fù)醫(yī)院

檔案是對社會群體、單位和個人歷史真實、全面的反映，同時也是人類社會積累并傳播知識的重要工具?；诖?，針對新時代背景下的基層單位檔案管理工作展開研究，分析檔案管理工作的重要性，整理相關(guān)工作經(jīng)驗，說明檔案管理工作現(xiàn)存的主要問題并給出針對性發(fā)展建議，希望可以為同領(lǐng)域工作者提供有效參考。

新時代背景下，基層檔案管理發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，不僅能夠積極推動社會經(jīng)濟的發(fā)展，同時還可以有效處理好社會發(fā)展過程中遇到的各種基礎(chǔ)性問題。因此，持續(xù)強化基層檔案管理工作，保證基層檔案建設(shè)和管理工作能夠在未來社會發(fā)展中發(fā)揮關(guān)鍵作用。

基層檔案管理工作的重要性

檔案是基層單位發(fā)展歷史的真實記錄

從宏觀角度來看，對基層單位中的檔案進行分析具有重要價值。檔案中的所有文字內(nèi)容，均代表著基層單位在不同歷史階段的發(fā)展?fàn)顩r，并且這些檔案內(nèi)容均為真實記錄。基層單位要對這些特定時間、地點所發(fā)生的特殊事件進行十分詳盡的文字記錄。后來者可借助這些文字內(nèi)容進行查閱、研究和分析，進而推斷出基層單位在某一時期內(nèi)受到社會發(fā)展規(guī)律影響以及歷史進程影響所發(fā)生的變化，總結(jié)出更具科學(xué)性和代表性的結(jié)論，并以此為基礎(chǔ)助力基層單位的經(jīng)濟建設(shè)和文化建設(shè)，為基層單位在未來的良好發(fā)展提供更為真實可靠的信息支撐，為基層單位日后的檔案管理工作提供有力保障。

檔案是基層單位社會活動的客觀寫照

一般情況下，基層單位檔案主要是基層單位進行各種社會實踐活動和生產(chǎn)活動后產(chǎn)生的一種文字產(chǎn)物，并且具有共同性。所以，基層單位檔案不僅能夠?qū)鶎訂挝坏墓ぷ鲗嵺`提供指導(dǎo)，還能夠為各種實踐活動提供引導(dǎo)作用。

因此，檔案也可以被視為促進基層單位整體建設(shè)的基礎(chǔ)性內(nèi)容，是基層單位建設(shè)和發(fā)展的重要組成部分，不僅能夠為基層單位的良好發(fā)展規(guī)劃提供指導(dǎo)，還可以站在客觀、真實的角度，準(zhǔn)確、真實、細致地銘刻每一段歷史。基層單位可借助檔案制定出更為適宜的對策，并對實施過程中的各項相關(guān)舉措進行有效調(diào)整，確保自身的生產(chǎn)、生活和工作方向的正確性，為社會進步注入新的源動力，保證基層單位自身良性發(fā)展的同時，為社會秩序發(fā)展提供穩(wěn)定保障。

檔案是基層單位綜合業(yè)務(wù)水平的記錄憑證

檔案可以被視為社會分工系統(tǒng)中的重要組成部分，也可被視為各不同行業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)工作得以順利開展的文本支撐和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

以基層單位的傳統(tǒng)檔案形式為例，常規(guī)工作中的事務(wù)處理進程、結(jié)果和決策規(guī)劃信息等均被詳細記錄在基層單位中的檔案內(nèi)。相關(guān)人員通過查閱檔案可以更加清晰、直觀地對基層單位的所有公務(wù)內(nèi)容、義務(wù)履行情況以及工作完成度進行詳細了解。在此基礎(chǔ)上，可以對基層單位的后續(xù)工作作出妥善布置，提高綜合業(yè)務(wù)水平，為基層單位的經(jīng)營和發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

基層檔案管理工作存在的不足之處

檔案管理缺少足夠的重視

對于檔案本身而言，其具有重要的管理意義。但是目前部分基層單位的檔案管理工作始終處于不作為的狀態(tài)，同時相關(guān)管理部門不太重視自身的檔案管理工作，認為做到保管好檔案并在日常檢查過程中可以流暢查閱即可。

由于這種不正確認知意識的存在，部分單位越發(fā)輕視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作不具備規(guī)劃性，相應(yīng)的管理經(jīng)費也無法得到有效保障。

檔案管理設(shè)備嚴重匱乏

在部分基層單位中，用于存放檔案的庫房大多比較陳舊，并且部分設(shè)備老化嚴重，同時庫房也沒有匹配相應(yīng)的現(xiàn)代化紅外線監(jiān)控設(shè)備、濕溫度管控設(shè)備。

除上述情況外，部分單位部門甚至沒有設(shè)立專門的檔案管理職務(wù)，或者直接將檔案庫房布置在倉庫區(qū)域。檔案管理相關(guān)設(shè)備嚴重匱乏，很容易出現(xiàn)檔案信息遺失或者變質(zhì)等其他不良情況，最終給單位帶來無法彌補的重大損失。

檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不足

現(xiàn)行檔案管理工作崗位呈現(xiàn)出員工流動性大的特點，其中，新手管理人員基數(shù)較大。在這樣的情況下，大部分的新手檔案管理工作人員并不具備專業(yè)的管理能力，自身業(yè)務(wù)水平不足，無法準(zhǔn)確理解檔案管理工作的重要性，同時也無法達到檔案管理工作提出的基本要求。

因此，其在完成檔案信息收集、整理、歸檔任務(wù)的過程中，無法快速準(zhǔn)確地完成各項業(yè)務(wù)內(nèi)容。部分檔案管理人員在處理轉(zhuǎn)調(diào)信息、轉(zhuǎn)出信息、工資信息及退休信息等檔案資料時，不能嚴格按照檔案管理規(guī)定完成相應(yīng)任務(wù)，這種情況也會造成檔案轉(zhuǎn)接環(huán)節(jié)中出現(xiàn)密封不當(dāng)?shù)那闆r，最終對檔案保密性造成直接影響。

缺乏有效的管理

對目前的基層單位檔案管理發(fā)展?fàn)顟B(tài)進行分析，可以了解到部分基層單位在檔案管理制度方面存在明顯欠缺。檔案管理制度缺失使得檔案管理工作在實際過程中具有一定局限性。

其中，檔案材料歸檔和收集工作難度尤為突出，不僅缺乏健全的現(xiàn)代化檔案管理體系，還存在檔案管理人員工作態(tài)度散漫，缺乏足夠的責(zé)任心的情況。這些問題使得檔案材料收集和歸檔工作處于非常被動的狀態(tài)。

因此，收集歸檔資料的過程，會出現(xiàn)資料不全面或部分材料內(nèi)容重復(fù)的情況，這樣無法有效反映真實信息及具體情況，更有甚者還會出現(xiàn)檔案材料丟失的現(xiàn)象，導(dǎo)致后期查閱相關(guān)材料時無法找到對應(yīng)資料信息。

基層檔案管理工作未來發(fā)展對策

重視檔案收集工作

一般情況下，基層單位檔案管理工作被視為一種記錄該單位過往經(jīng)歷的文字組織記憶，同時也是基層單位全體工作人員對所在基層單位整體發(fā)展歷程的一個共同認知，屬于所有工作人員參與管理和經(jīng)營的文字體現(xiàn)形式。

因此，對于任何一個基層單位而言，其檔案管理系統(tǒng)都應(yīng)該受到高度重視?；鶎訂挝粦?yīng)采取針對性和有效性的措施，推動檔案管理系統(tǒng)的有序發(fā)展，延續(xù)基層單位的組織記憶形式。在這樣的情況下，檔案資料作為重要的信息載體必須受到足夠的重視。

大部分基層單位在實際發(fā)展和經(jīng)營的過程中，會涉及不同領(lǐng)域的活動內(nèi)容，而基層單位中的檔案記錄系統(tǒng)需要對所有活動進行文字記錄。這種文字記錄形式具有多樣化特點，不僅能有效記錄基層單位發(fā)展過程中的所有經(jīng)歷與信息，還能夠?qū)ο嚓P(guān)內(nèi)容及信息做出詳細整合，確保所有收集到的信息都能夠以文字形式被準(zhǔn)確記錄并儲存。

在這樣的情況下，基層單位記錄的檔案內(nèi)容便具備了完整性以及系統(tǒng)性特征，此時的檔案內(nèi)容同樣具備連續(xù)性，可以為基層單位后續(xù)的各種經(jīng)營活動提供必要的資料支持。

基層單位在對檔案資料進行收集和整理的過程中，還需要對儲存的關(guān)鍵信息內(nèi)容加以重點收集，確保關(guān)鍵信息的管理工作能夠落實到位，保證信息準(zhǔn)確性，并使其發(fā)揮出應(yīng)有作用，尤其基層單位檔案中涉及的所有管理內(nèi)容均具備較高級別的全面性特點和完整性特點。

因此，檔案在管理過程中需要從多方面、多層次、多角度著手，同時還需要基層單位內(nèi)的所有領(lǐng)導(dǎo)者對相關(guān)工作持支持態(tài)度，并積極鼓勵相關(guān)工作人員和各部門之間形成協(xié)作管理關(guān)系，進一步保證檔案信息收集與管理工作的有效進行，建立起更為完整的現(xiàn)代化基層單位組織記憶系統(tǒng)，為基層單位的未來發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

保證檔案內(nèi)容的真實性和科學(xué)性

基層單位未來的發(fā)展需要以其檔案管理系統(tǒng)為支撐，進一步提升基層單位自身的市場競爭能力。

檔案系統(tǒng)的發(fā)展與基層單位的發(fā)展之間存在明顯的融合。檔案系統(tǒng)與基層單位之間良好的促進關(guān)系，是明確基層單位未來發(fā)展戰(zhàn)略的重要環(huán)節(jié)。檔案系統(tǒng)只有充分結(jié)合當(dāng)前基層單位在文化角度的發(fā)展內(nèi)容，保證檔案內(nèi)容具有真實性和科學(xué)性才能保證檔案管理工作達到理想水平，并為后續(xù)的發(fā)展提供良好保障。

我國當(dāng)前階段的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟建設(shè)均處于高速發(fā)展時期，同時，科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域也在快速發(fā)展。在這樣的背景下，基層單位需要做到與時俱進，將傳統(tǒng)的檔案管理方式合理優(yōu)化，積極為基層單位的整體發(fā)展及各方面經(jīng)營活動提供助力，借此達到并不斷強化全面性工作意識的效果。這既屬于保證基層單位檔案管理科學(xué)性的有效手段，同時也是保證其合理性的關(guān)鍵內(nèi)容，可以為基層單位塑造更為優(yōu)質(zhì)的社會形象，還能夠為基層單位提供具有真實性的組織記憶。

重視對基層單位檔案信息內(nèi)容的開發(fā)與合理運用

檔案作為基層單位的組織記憶，是基層單位內(nèi)所有員工對所在企業(yè)產(chǎn)生認同感的一種集中表現(xiàn)形式，同時也是基層單位在未來得到可持續(xù)發(fā)展的動力源泉。如，在基層單位檔案管理的過程中，基層單位內(nèi)的所有檔案管理工作者都必須保證自身工作的有效性，確保經(jīng)過整合后的檔案內(nèi)容能夠發(fā)揮出應(yīng)有價值。

同時，檔案內(nèi)容的展覽形式需要不斷優(yōu)化，利用微電影等現(xiàn)代化形式，將基層單位檔案中的關(guān)鍵信息詳細且形象地為所有員工集中展示。在這樣的情況下，基層單位檔案信息的開發(fā)與利用，便可以發(fā)揮出更為直接的作用，達到激活基層單位各級組織記憶的效果。

重視基層單位檔案管理職能的分類

基層單位的發(fā)展歷程及其當(dāng)前階段所經(jīng)營的活動，共同構(gòu)成了基層單位的組織記憶信息記錄，主要包含基層單位所有部門及其工作人員的個人詳細信息資料以及活動資料。

在這樣的情況下，基層單位借助檔案管理，能夠更好地完成對其自身發(fā)展歷程信息的識別和分析，進而找出自身存在的各種問題，并針對不足之處進行深刻反思和總結(jié)，不斷優(yōu)化自身管理并在社會發(fā)展中獲得更大的發(fā)展與突破，從而為基層單位的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

提升基層單位檔案管理工作人員的綜合能力

基層單位的檔案管理人員需要不斷增加相關(guān)法律知識的積累。除對我國基本的《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》中有關(guān)檔案的基本規(guī)定有足夠的了解，做到爛熟于心外，還需要對《中華人民共和國知識產(chǎn)權(quán)法》《中華人民共和國保密法》《中華人民共和國會計法》等其他相關(guān)法律知識進行更加深入的學(xué)習(xí)，盡可能提升自身的法律知識水平，進而提升基層單位檔案管理工作人員的綜合能力。

除此之外，檔案管理人員還需要掌握一定程度的現(xiàn)代化檔案、信息化檔案管理技能。在科技快速發(fā)展的背景下，檔案管理信息化發(fā)展進程持續(xù)深入，各種不同類型的檔案管理應(yīng)用軟件也在不斷升級、更新，如果檔案管理人員仍然使用傳統(tǒng)的管理方式，就會導(dǎo)致檔案管理整體服務(wù)水平下降，影響其工作效率。

同時，檔案管理人員還需要熟練掌握計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)以及電子文檔管理知識，以有效適應(yīng)不同類型的計算機技術(shù)使用要求，進一步提升檔案管理服務(wù)水平，達到提升工作效率的目的。因此，基層單位需要在發(fā)展檔案管理信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的過程中，持續(xù)強化自身檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。

綜上所述，對于基層單位檔案管理工作而言，最核心的屬性在于檔案的真實性和有效性，這兩種特性在一定程度上使基層單位檔案信息內(nèi)容的收集與管理工作具有實際價值。因此，檔案收集和管理部門必須要保證提供的所有檔案資料內(nèi)容的真實性，然后再對檔案內(nèi)容進行分類與整理，為基層單位后續(xù)階段的檔案資料應(yīng)用提供有效保障。