學校教科研檔案數(shù)字化管理研究

王彩榮 劉倩

教科研檔案數(shù)字化管理是當下檔案管理工作信息化、現(xiàn)代化不可或缺的核心動力，是實現(xiàn)檔案管理服務功能的重要一環(huán)。在我國數(shù)字化經濟社會建設全面開展的新形勢下，將許多原來的紙質教科研資料轉變?yōu)殡娮踊募?，是當前教科研檔案管理的新發(fā)展趨勢。隨著各種課件和手機應用軟件的出現(xiàn)，學校檔案管理部門應積極參與到教科研檔案數(shù)字化管理的建設之中。學校教科研檔案管理數(shù)字化程度的提高，對其管理制度、管理方法和如何開發(fā)利用也提出了更新的要求，因此，加強教科研檔案數(shù)字化管理勢在必行。

一、教科研檔案的定義及分類

教科研檔案，是指由學校教師在日常教育教學實驗、教研、科研等活動中產生的，有一定保存價值的文本、圖形和聲音載體等資源。學校對教科研檔案必須進行集中的統(tǒng)一管理，以保證其全面、正確、系統(tǒng)和安全，并且易于利用。其內容包括以下三個部分。

（一）教學實踐檔案

主要是指教師的公開課、匯報課、示范課的課件設計，德智體美勞“五育”并舉中的教育技術、科技創(chuàng)新、教育成果，以及課堂教學實錄過程中形成的文字、圖表和聲像載體等資料。

（二）科研課題檔案

主要是指學校領導和教職工歷年在承擔的國家級、省級、市級、區(qū)級、校級教育科研課題的研究過程中形成的相關檔案資料；已完成的教育科研課題總結、結業(yè)證書及論文等。

（三）科研工作檔案

主要是指學校領導和教職工從事社會調查獲得的科研情況等；參與各類學術會交流的論文、報道等；報刊刊登的教育研究學術活動狀況的報道、述評等；學校和其他有關單位共同舉辦的學術會議開展情況等。

二、教科研檔案數(shù)字化管理工作的流程

當代教育的蓬勃發(fā)展，要求教科研資料的存檔工作必須做到技術規(guī)范。在科學研究的基礎上實現(xiàn)制度化，這樣才能保證教科研檔案更好地為教育教學服務。按照《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）的要求，各級各類教育行政管理機關和學校均應針對教育科學研究檔案的具體需求，建立具體的教育科學研究檔案數(shù)字化管理工作流程，進一步加強教科研檔案的管理。

（一）立卷歸檔

國家級、省級、市級、區(qū)級和校級的科研課題，獲得省市級以上優(yōu)秀課件設計和教育教學論文、隨筆都要立卷存檔。各級各類課題研究在結題兩個月后，由學校教務處領導把全部與教科研項目有關的資料（建立文書、課題研究申報表、方案、實驗研究報告或結題科研文章，或者調研材料等）立卷歸檔。優(yōu)秀課件設計和教育教學論文、隨筆在發(fā)表或獲獎后，教師要將發(fā)表的刊物和獲獎證書復印件、掃描件和電子版文件一起交到檔案室立卷歸檔。

（二）裝訂成冊

教科研資料應根據研究情況加以分類并裝訂成冊，標題既可以引用原來教科研立項的課題名稱，也可以采用規(guī)范的簡稱，案卷封皮書寫要整齊，封皮的各項目名稱填寫要完整清楚，如課題主持人、立項時間、結題時間等，并編寫好所在年度里的件號。優(yōu)秀課件設計和教育教學論文、隨筆發(fā)表的刊物或獲獎證書，既要有紙質版，也要收集電子版和掃描件，做到紙質版和電子版同時編目，同時歸檔，即時實現(xiàn)數(shù)字化管理。

（三）分類存放

教科研檔案要按照年代的件號順序分類存放，存放目錄要錄入計算機數(shù)據庫，方便電子查閱。上架時可以以年代為序，按時間順序擺放整齊。

（四）保管期限

按照國家檔案局印發(fā)的《機關文字材料歸檔范圍和公文檔案保管期限規(guī)定》的相關要求，國家、省、市級建立課題研究存檔期限為永久，地區(qū)、縣級建立課題研究存檔期限為長期，校級課題研究存檔年限為短期。

（五）查閱使用

如果因教學需要查詢學校教科研檔案，應當填寫借閱記錄。查檢、尋找、利用檔案的過程中，不準污損、折卷，不準在原來的檔案資料或實物檔案上劃線、做記號或涂改。如借閱人需求檔案副本，經請示有關人員同意后方可提供。

三、教科研檔案資料數(shù)字化管理的重要作用

（一）學校檔案管理工作的重要部分

作為學校檔案管理工作的重要部分，教科研檔案真實地記錄了學校領導干部與教職工開展的教學研究、教材準備、撰寫教案、講課、課后答疑等工作環(huán)節(jié)，是新教師提高教育教學質量的生命源泉，也是學校提高教育教學質量的重要基石。所以，進行教科研資料數(shù)字化的收集與管理工作有著重要的現(xiàn)實意義。尤其是在當下，隨著網絡的廣泛應用和普及，教師能夠做到異地調檔、異地學習、異地答疑，如教師能夠在家里隨時收聽收看全國各地的名師講的同一堂課，能夠達到拓展思路、舉一反三、事半功倍的效果。

（二）反映教師信息化教學水平

教科研檔案的數(shù)字化程度，能夠反映、了解和摸清當前教師利用信息化手段開展教育教學的水平狀況，為學校管理水平和能力的提高提供了不可或缺的基本信息資源。在教科研檔案數(shù)字化基礎上建立起來的教科研檔案數(shù)據庫，是學校教育教學工作中的寶貴資源。

四、教科研檔案資料數(shù)字化管理過程中易出現(xiàn)的問題

（一）對教科研檔案數(shù)字化的管理力度不夠

1.檔案管理人員認識不足

隨著技術日新月異的發(fā)展，面對海量的信息，檔案管理工作的數(shù)字化顯得尤為重要。在檔案管理工作中，如何實現(xiàn)數(shù)字化數(shù)據采集和處理，在哪些方面實現(xiàn)數(shù)字化管理，是每一位從事檔案管理工作人員必須面對的重要問題。

2.領導重視程度不夠

在實際工作中，不少人覺得檔案管理只是簡單的資料搜集、處理和歸檔，要用的東西能找出來即可。這種錯誤的觀念造成了文件保管的數(shù)字化停滯不前。實際上，檔案保管人員并不是將檔案資料放在檔案室的文件架上或檔案箱內，編寫上件號就完成任務了。此外，有些學校領導認為檔案工作不需要創(chuàng)造性，搞好檔案工作數(shù)字化管理需要財力支撐，不會對人才培養(yǎng)產生什么效益，所以對檔案數(shù)字化管理工作投入少，重視程度不夠。

3.未建立相應的獎懲制度

當下，雖然各級各類學校在提高基礎教育質量上均建立了具體的目標責任制與獎懲舉措，但不少學校對教科研檔案的數(shù)字化管理工作并未建立相應的獎懲制度，更沒有檢查和指導，由此導致了檔案管理部門無法對原有的紙質文檔及時地實現(xiàn)數(shù)字化轉換，無法有效接收新產生的教科研文檔。所以，教科研文檔數(shù)字化的數(shù)量與質量均無法得到有效提高。

（二）教科研檔案數(shù)字化管理交接制度不夠嚴謹

在實際工作中，每個年度末，檔案管理人員要對學校一年來形成的教育教學檔案和科研檔案進行收集、分類和存檔。最容易出錯的環(huán)節(jié)是，相關人員在進行檔案資料交接時沒有履行交接登記手續(xù)。這樣極易造成一些檔案資料在交接時出現(xiàn)混亂和丟失現(xiàn)象，對后續(xù)工作造成不良影響。一方面，對上交教科研檔案資料的本人造成了不便，材料上交后，再次使用時卻無處查詢；另一方面，也會造成檔案庫房的混亂，具體表現(xiàn)在檔案管理人員對歸檔的意義理解不夠，沒有切實擔負起檔案管理工作者應盡的收集、整理、分類、歸檔的責任。

五、加強教科研檔案數(shù)字化管理工作的策略

隨著各行各業(yè)信息化程度的加強，計算機網絡的迅速普及，加強教科研檔案數(shù)字化管理迫在眉睫，應引起各級各類學校管理者的高度重視。具體可采用以下方式。

（一）加強對教科研檔案數(shù)字化重要性的宣傳

1.領導班子要高度重視

學校領導班子要加大對教科研工作文件數(shù)字化管理必要性的認識與了解，進一步增強檔案管理領導小組負責人和教職工對教科研文件資料數(shù)字化管理工作意義的深刻理解；要加大對一線教科研工作人員的思想教育，使其更深刻地了解教科研文件資料數(shù)字化的重要意義，積極地采取實際行動，密切關注并保障教科研文件資料數(shù)字化管理工作的實施。

2.檔案管理人員要加強宣傳

檔案管理人員既可以借助教育教學工作者查詢資料的平臺，現(xiàn)場推廣教科研文件資料數(shù)字化管理帶來的便利，也可以通過校內出版物發(fā)表教科研文件資料數(shù)字化管理工作的典型事例，宣傳教科研文件資料數(shù)字化管理工作的意義與必要性。

（二）建立健全教科研檔案資料數(shù)字化管理工作制度

1.建立健全教科研數(shù)字化檔案管理工作網絡

各學校在教科研檔案數(shù)字化的交接時，要嚴格按照《檔案法》中有關電子文檔的交接管理與保管方式和數(shù)字化資料交接技術的相關要求，建設以傳統(tǒng)管理方式為主，現(xiàn)代技術手段為輔的電子存檔系統(tǒng)，確保教科研檔案數(shù)字化的整體性、保密性和不可變動性，并建立健全教科研數(shù)字化檔案管理工作網絡。

2.及時進行教科研資料數(shù)據的普查補評

檔案管理人員要應經常進行教科研資料數(shù)據的普查補評，及時更新教科研現(xiàn)狀數(shù)據，并注意適時更新教科研資料數(shù)字化數(shù)據，以保證完整性和權威性，從而縮短教科研檔案數(shù)字化周期。

3.充分發(fā)揮教科研檔案電子化管理為學校管理與教育服務的功能

檔案管理工作必須堅持做好“三同步”工作，即：教科研檔案建立和教科研課題建立工作同步；教科研計劃制定與教科研檔案的接收、整理工作同步；教科研計劃驗收與教科研工作檔案驗收同步，從而實現(xiàn)了同步編目，共同存檔，各入其庫，內容完整無缺。

（三）利用現(xiàn)代高科技手段，進行教科研檔案的數(shù)字化與綜合動態(tài)管理系統(tǒng)

1.發(fā)揮計算機的檢索能力

時代發(fā)展到今天，紙質檔案仍然是檔案家族的主要成員。要想做到檢索迅速、準確，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，信息化和現(xiàn)代化需要付出大量的人力、物力。如何在檔案管理系統(tǒng)中導入計算機檢索軟件，形成檔案數(shù)據保存與檢索系統(tǒng)，是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要一環(huán)。只有形成了各種計算機查閱目錄，并發(fā)揮計算機的檢索能力，才能真正達到檔案管理各項工作的信息化和現(xiàn)代化。

2.適時更新

適時更新是保證學校教科研檔案數(shù)字化生命力的關鍵保證。唯有做到適時更新，并進行數(shù)字化歸檔與動態(tài)管理，方可讓學校教科研項目資料更好地為社會服務。

3.建立綜合動態(tài)管理系統(tǒng)

一是建設教科研資料數(shù)據庫系統(tǒng)，建立健全信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學校教科研數(shù)據互動管理與資源共享的體系，從而方便各級各類學校教科研信息建設與檔案管理，實現(xiàn)檔案數(shù)字化信息資源的有效搜索、查閱與使用。

二是建設規(guī)范的數(shù)據發(fā)布系統(tǒng)和教科研資料數(shù)字化歸檔系統(tǒng)，并進行動態(tài)保管、準確收集新增的學校教科研項目信息，完善教科研資料信息系統(tǒng)。

三是多元化使用教科研檔案數(shù)據，在確保數(shù)據安全的情況下，實現(xiàn)對信息技術數(shù)據最大程度地擴展與使用。同時，在時間合理、物力許可的前提下，對原有的教科研紙質文件實施掃描、拍照，以逐步完成數(shù)字化檔案信息管理。

（四）及時做好教科研檔案的鑒定工作

在做好教科研資料的認定工作中，一是注意做好小組鑒定匯總，不要由一人說了算；二是認定制度必須具備相應的法規(guī)性，以便提高認定程序的可靠性，減少檔案價值認定的隨意性。教科研檔案價值的識別與評價，是優(yōu)化教科研檔案傳播的前提性條件。教科研檔案價值鑒定工作是一項政策性強、業(yè)務素質要求高的工作。在長期的教育教學過程中，會形成相當數(shù)量的教科研檔案，有的經過一段時間的保存，就會失去查考和利用價值，要及時進行鑒定與銷毀。教科研檔案鑒定與銷毀工作的總體原則是去粗取精、去偽存真，檔案人員要對所鑒定的材料進行認真的考證和核查，以確保檔案的真實性和可靠性。

（五）采取多種方式豐富教科研檔案室藏

學校領導要高度重視教科研檔案數(shù)字化工作，堅持依法治檔，統(tǒng)一管理，任何人不準把教科研檔案資料作為私人財產據為己有。學校領導要定期帶頭，主動地將在教科研活動中產生的文件資料按時上交檔案室歸檔；同時，歸檔工作人員也要堅持做好有心人，隨時關注資料收集，并檢驗存檔材料是否全面、系統(tǒng)、正確，對出現(xiàn)的問題及時加以彌補。

（六）加強檔案管理人員培訓

首先，學校要在充分調動檔案管理人員的主動性和積極性的基礎上，認真做好檔案管理人員業(yè)務技能訓練工作，從根本上保證歸檔資料的全面、準確，杜絕檔案在數(shù)字化管理過程中可能出現(xiàn)的錯誤。

其次，要做好檔案管理人員的職業(yè)道德教育，使其擁有高尚的職業(yè)道德，做到有章可循，規(guī)范操作。

最后，努力提高對檔案管理數(shù)字化的規(guī)范程度，保證對檔案數(shù)字化的存取和調配工作的有效性，進而加快檔案管理信息化發(fā)展進程，提升管理和利用檔案的效率。

（七）編史修志，建校史館，促進教科研檔案的文化價值傳播

編史修志、建校史館，是功在當代、有益后人的千秋大業(yè)，而實現(xiàn)歷史教科研資料保存數(shù)字化的目的，正是為了起到“資政、教化、存史”的功能，以推動社會文化的現(xiàn)代化建設，為國家經濟社會建設作出應有的貢獻。我校在建校50周年出版了校志，在建校60周年建成了校史館，得到了許多到校參觀的領導、社會人士的肯定和好評。在編史修志的過程中，我們充分發(fā)揮了離退休老同志的作用。離退休老同志有著豐富的工作經驗，對學校教科研歷史的了解較深，頭腦中留存了很多有價值的教科研工作記憶。我們采取請老同志口述、年輕教師用多媒體進行創(chuàng)作的互助模式，既讓老同志發(fā)揮了“老驥伏櫪，志在千里”的余熱，又讓年輕教師在師傅的帶領和指導下盡快成長起來。

綜上所述，教科研檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是加強學校工作不可或缺的重要環(huán)節(jié)，教科研檔案是發(fā)展基礎教育事業(yè)不能忽略的重要財富。所以，我們要及時轉變對教科研檔案數(shù)字化管理工作的被動局面，逐步形成全面、系統(tǒng)的教科研檔案，為學校進一步提高教育教學質量、加快校園建設做好蓄勢工作。

（責任編輯：趙昆倫）