智慧校園視角下檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展研究

文/溫明明 張紹誠 牛妍懿

近年來，國家加大了對信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)領(lǐng)域投入，在創(chuàng)新主體的推動(dòng)之下，現(xiàn)代信息技術(shù)與各個(gè)領(lǐng)域融合的更為緊密，使人們的生產(chǎn)生活變得更為智慧化、智能化。校園在建設(shè)和發(fā)展過程中也受到了信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)影響，也在逐漸地向智能化、智慧化方向發(fā)展，智慧校園應(yīng)運(yùn)而生。高校在檔案服務(wù)進(jìn)程中也應(yīng)該主動(dòng)適應(yīng)智慧化建設(shè)的時(shí)代發(fā)展要求，積極推進(jìn)智慧校園背景下檔案服務(wù)數(shù)字化、智能化，實(shí)現(xiàn)對檔案信息采集、分類、存儲(chǔ)、應(yīng)用、共享的數(shù)字化，充分發(fā)揮檔案信息數(shù)字資源在智慧校園決策、預(yù)警、管理中的功能和特殊作用。因此，有必要對智慧校園視角下檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展存在的具體問題、現(xiàn)實(shí)作用以及實(shí)現(xiàn)路徑相關(guān)問題探討和分析。

一、智慧校園中檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展的作用體現(xiàn)

高校檔案服務(wù)數(shù)字化作為智慧校園建設(shè)的重要組成部分。一方面，智慧校園建設(shè)背景下，為學(xué)校檔案管理部門服務(wù)手段創(chuàng)新提供了數(shù)據(jù)支撐，能夠?qū)⑿@檔案數(shù)字化服務(wù)與校園智慧平臺緊密結(jié)合。有助于擴(kuò)大學(xué)校檔案資源開發(fā)利用共享覆蓋范圍，為學(xué)校及相關(guān)部門推動(dòng)校園建設(shè)提供檔案信息支持[1]。另一方面，有利于學(xué)校檔案信息資源開發(fā)利用，學(xué)校檔案管理部門在智慧校園背景下，能夠借助不同的信息手段對校園檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)，并有針對性地提供個(gè)性化校園檔案信息服務(wù)，充分挖掘校園檔案信息價(jià)值。

第一，提升檔案管理系統(tǒng)的便捷性。檔案服務(wù)是學(xué)校管理工作的重要組成部分，涉及學(xué)校未來發(fā)展以及教育教學(xué)等多個(gè)方面。但由于檔案服務(wù)的復(fù)雜性、長期性，因此很難立竿見影，常常被忽略。加之對檔案服務(wù)工作政策支持力度不足，人員配置不全面，往往導(dǎo)致學(xué)校檔案基礎(chǔ)力量薄弱，在檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展方面進(jìn)展緩慢。智慧校園背景下，通過智慧校園平臺建設(shè)能夠使學(xué)校檔案系統(tǒng)與智慧校園平臺融為一體，進(jìn)而在智慧校園平臺開設(shè)專門窗口，為檔案管理部門提供信息服務(wù)提供載體，進(jìn)一步提升校園檔案系統(tǒng)服務(wù)的便捷性和系統(tǒng)性，充分利用檔案管理系統(tǒng)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)對校園檔案信息的全面收集。由于學(xué)校檔案涉及教學(xué)、科研、學(xué)生、行政等多個(gè)主體，而且很多個(gè)人檔案信息也是校園檔案管理部門收集的主要對象，一旦部分人員檔案意識薄弱或基層部門對檔案信息重視程度不足，很可能就會(huì)造成檔案信息收集不全，檔案信息收集遲緩問題。通過檔案管理系統(tǒng)與智慧校園平臺融合，能夠從校園平臺對各類檔案資源進(jìn)行收集，實(shí)現(xiàn)了對各類檔案信息資源的數(shù)字化和自動(dòng)化收集。

第二，增強(qiáng)檔案信息服務(wù)的互聯(lián)性。校園檔案管理部門可以借助智慧校園東風(fēng)，充分利用智慧校園建設(shè)的各種優(yōu)勢，建立起全方位、立體化的檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。在技術(shù)賦能背景下，檔案管理部門可以與其他部門建立起互動(dòng)聯(lián)系，包含檔案信息資源開發(fā)、信息共享等多個(gè)層面，打破檔案信息服務(wù)時(shí)空限制。檔案信息服務(wù)對于學(xué)校發(fā)展起著至關(guān)重要作用，通過檔案管理部門與檔案服務(wù)對象的立體聯(lián)系，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的深度交流，實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理、互動(dòng)化管理，有效地轉(zhuǎn)變校園其他部門以及相關(guān)人員的檔案觀念，認(rèn)識到檔案服務(wù)數(shù)字化建設(shè)的重要性和必要性。同時(shí)隨著校園相關(guān)部門以及服務(wù)主體對檔案信息服務(wù)提出的要求越來越多樣化，也有助于推進(jìn)校園檔案管理部門服務(wù)轉(zhuǎn)型升級，為廣大師生參與檔案管理工作提供了空間和可能，實(shí)現(xiàn)了檔案管理體制機(jī)制、方式方法的開放創(chuàng)新、協(xié)同創(chuàng)新、公開創(chuàng)新，為檔案服務(wù)數(shù)字化提供更為多元化的參與主體，有助于建立可持續(xù)發(fā)展的校園檔案管理理念。

二、智慧校園中檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展面臨的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)

智慧校園背景下，為檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展提供了技術(shù)支持，而檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展也有助于推進(jìn)校園發(fā)展。但同時(shí)我們也要深刻地認(rèn)識到檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展也面臨著一些現(xiàn)實(shí)困境。

第一，檔案服務(wù)數(shù)字化面臨著信息安全挑戰(zhàn)。學(xué)校檔案是學(xué)校在發(fā)展過程中形成的各類有價(jià)值的檔案資源，這些檔案資源是學(xué)校發(fā)展的真實(shí)記錄和客觀反映，其中在教學(xué)科研方面，很多檔案信息資源對某項(xiàng)科研項(xiàng)目甚至國家利益都產(chǎn)生著重要影響，因此如何處理好檔案信息公開、共享與保密關(guān)系成為了當(dāng)前檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展面臨的一項(xiàng)重要課題，一旦在檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展過程中泄露檔案信息，可能侵犯個(gè)人、學(xué)校和國家利益。需要學(xué)校在檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展過程中對檔案信息公開界限進(jìn)行界定，有效地解決信息安全風(fēng)險(xiǎn)與檔案信息開發(fā)之間的矛盾。特別是對于一些有重大科研和保存價(jià)值的原始性、憑證性信息應(yīng)該如何進(jìn)行開發(fā)還要進(jìn)行系統(tǒng)思考[2]。加之，在學(xué)校推進(jìn)檔案服務(wù)數(shù)字化進(jìn)程中也容易受到外部和黑客和病毒攻擊，這些安全挑戰(zhàn)都值得我們注意。

第二，檔案服務(wù)數(shù)字化面臨著技術(shù)開發(fā)利用共享挑戰(zhàn)。技術(shù)賦能背景下，雖然為檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展提供了技術(shù)支持，但也帶來了信息安全挑戰(zhàn)和檔案信息資源開發(fā)利用共享挑戰(zhàn)。從目前看，部分學(xué)校在檔案管理過程中，很多檔案管理人員在技術(shù)層面并不過關(guān)，對現(xiàn)代信息技術(shù)掌握的并不全面，在檔案信息開發(fā)利用共享過程中還面臨著嚴(yán)重的技術(shù)困境。而本身學(xué)校檔案管理部門編制是非常緊張，很難在短時(shí)期內(nèi)招聘大量優(yōu)秀人才來服務(wù)檔案數(shù)字化發(fā)展。加之，部分學(xué)校在檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展過程中本身非常保守，因此在檔案信息開發(fā)利用共享方面主動(dòng)性和積極性相對較弱，這在一定程度上影響了檔案服務(wù)數(shù)字化實(shí)際推進(jìn)效果。

三、智慧校園中檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展的實(shí)踐對策

檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展的長效運(yùn)行，需要朝規(guī)范化、安全化、智能化方向發(fā)展，為此搭建線上管理平臺，優(yōu)化檔案服務(wù)內(nèi)容與形式，增強(qiáng)檔案服務(wù)的精準(zhǔn)性和共享性，是現(xiàn)階段智慧校園建設(shè)和檔案數(shù)字化服務(wù)工作的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容。

第一，構(gòu)建線上平臺。近年來，很多高校檔案管理部門積極嘗試檔案數(shù)字化服務(wù)，搭建檔案管理系統(tǒng)，并將檔案管理系統(tǒng)與智慧校園建設(shè)同規(guī)劃、同部署，為更好地發(fā)揮檔案服務(wù)職能，一方面，檔案管理部門要在智慧校園平臺搭建一站式服務(wù)窗口，通過搭建線上平臺，實(shí)現(xiàn)對檔案信息服務(wù)領(lǐng)域時(shí)間和空間拓展[3]。學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)要將檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展納入學(xué)校長期規(guī)劃之中，并有效解決當(dāng)前檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展的技術(shù)問題、安全問題、經(jīng)費(fèi)問題和制度問題。另一方面，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)和教務(wù)系統(tǒng)的有效銜接，進(jìn)一步提升檔案管理系統(tǒng)的兼容性，為下一步檔案資源相互融合，檔案信息共享提供有利條件，有效的消除檔案“信息孤島”。通過線上平臺搭建，為學(xué)生和教師提供學(xué)籍信息查詢、教務(wù)信息查詢、科研信息查詢等多元化服務(wù)，進(jìn)一步提升服務(wù)的智能性和便捷性。

第二，提供智能化精準(zhǔn)服務(wù)和共享服務(wù)。新時(shí)期在智慧校園建設(shè)過程中，更需要檔案信息資源發(fā)揮支持性作用。在檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展過程中需要對各類檔案信息資源整合，并建立學(xué)校檔案數(shù)字庫，對各類檔案信息進(jìn)行分類，形成檔案信息研究課題，結(jié)合用戶需求實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理開發(fā)利用和共享。并加強(qiáng)與學(xué)校其他部門甚至社會(huì)組織聯(lián)系互動(dòng)，為不同用戶主體提供精準(zhǔn)化、智慧化共享信息服務(wù)[4]。在具體實(shí)施過程中，一方面，檔案管理部門內(nèi)部要重視人才培養(yǎng)，使檔案管理人員具備必備的信息素養(yǎng)，能夠利用多種信息技術(shù)開展精準(zhǔn)服務(wù)。另一方面，要在思想上與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識到智慧校園發(fā)展對檔案管理部門職能轉(zhuǎn)型帶來的有利優(yōu)勢，在檔案服務(wù)數(shù)字化過程中要樹立大數(shù)據(jù)思維，主動(dòng)服務(wù)意識，結(jié)合用戶需求，重視檔案服務(wù)的主動(dòng)性和積極性。

總之，新形勢下智慧校園建設(shè)已經(jīng)勢在必行，智慧校園建設(shè)對學(xué)校管理工作將會(huì)產(chǎn)生深刻影響。學(xué)校檔案管理部門作為智慧校園建設(shè)落實(shí)的重要主體，也應(yīng)該主動(dòng)適應(yīng)智慧校園建設(shè)的各項(xiàng)要求，積極探索檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展。并借助政策優(yōu)勢、資金優(yōu)勢、技術(shù)優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級。在具體推進(jìn)過程中，要加快檔案信息資源開發(fā)，形成內(nèi)容豐富、形式多樣的檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)一步拓展檔案信息服務(wù)的深度和廣度。同時(shí)建立線上與線下和互動(dòng)服務(wù)模式，有效地解決檔案信息服務(wù)“信息孤島”，搭建更符合用戶需求的檔案信息共享渠道，進(jìn)一步提升學(xué)校檔案信息服務(wù)質(zhì)量。