信息化視域下高校檔案管理工作的探討

李曉丹

（濟(jì)南幼兒師范高等?？茖W(xué)校,山東濟(jì)南 250000）

在素質(zhì)教育不斷深入發(fā)展的背景下，各大高校得以不斷擴(kuò)大，這在一定程度上促進(jìn)了高校未來的建設(shè)，但是也為各大高校的檔案管理工作帶來了一定的問題，而在當(dāng)前信息化的時(shí)代背景下，作為高校的檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)將其廣泛地應(yīng)用到其中，有效地提高檔案管理工作的效率，而且隨著信息技術(shù)的不斷成熟與發(fā)展，其為高校的檔案管理工作提供了有效的條件和有力的手段。本文對(duì)信息化視域下高校檔案管理工作進(jìn)行了分析和探討，并提出了相關(guān)策略，以供參考。

一、高校檔案管理工作的概述

（一）高校檔案管理的內(nèi)容

高校檔案管理工作是指高校在從事招生以及科研工作中，保存下來的具有重要意義的圖像、圖表以及多種形式的歷史記錄，檔案也有多種多樣的形式，其主要分為科研檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案等多種檔案形式，各種形式的檔案都對(duì)集體以及個(gè)人有些重要的影響，其是一個(gè)事物乃至一個(gè)人所形成過程的重要記載。而高校檔案管理工作主要包括兩個(gè)方面，一方面是對(duì)檔案資源的管理，也就是對(duì)檔案的保存與收集；另一方面就是對(duì)檔案中所包含的重要信息里的管理，確保每個(gè)檔案里所呈現(xiàn)的信息都完整無缺。通過對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的保存，將為檔案工作的現(xiàn)代化管理提供有效的保障[1]。

（二）高校檔案管理的性質(zhì)

高校檔案管理工作是一種專門的工作，其獨(dú)立于其他管理工作中，是國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)的重要組成部分，與此同時(shí)，在高校的檔案管理工作中，又具有一定的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，其需要管理工作人員具備比較強(qiáng)的專業(yè)能力，對(duì)各個(gè)部門以及學(xué)生的檔案資源進(jìn)行收集和整理，并保存完好，使之成為高校管理工作的重中之重，而且針對(duì)特定的學(xué)院以及部門來說，檔案管理工作又是該部門各項(xiàng)管理工作的重要組成部分，只有確保學(xué)生以及各部門的檔案資源得到合理保存和記錄，才能夠推動(dòng)高校檔案管理工作的順利開展。

（三）高校檔案管理的特點(diǎn)

檔案管理活動(dòng)與其他文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了對(duì)信息資源的輸送、加工和收集等一系列的活動(dòng)。但由于檔案具有其他文獻(xiàn)活動(dòng)而不具備的特點(diǎn)，又使得高校的檔案管理工作區(qū)別于其他管理工作，這也是檔案管理工作在高校發(fā)展過程中極其重要的原因之一，其主要的特點(diǎn)有以下四個(gè)方面：第一，檔案資源積累過程的緩慢性，檔案的形成并不是一蹴而就的，其需要一段時(shí)間的積累才能夠形成，而由于每個(gè)人都具有自身的獨(dú)特性，使得檔案資源的累積具有緩慢性的特點(diǎn)；第二，檔案管理過程階段性，高校的檔案管理工作并不是從學(xué)生一開始就接收的，其是學(xué)生進(jìn)入到大學(xué)才正式轉(zhuǎn)入的，這就使得檔案管理工作是具有階段性的，并不是長(zhǎng)期存在的；第三，檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者具有依附性，檔案的形成離不開檔案形成者，二者是一種相輔相成的存在，檔案也是因?yàn)闄n案形成者而存在的，所以，二者之間具有比較強(qiáng)的聯(lián)系性和依附性；第四，檔案管理工作對(duì)社會(huì)具有相對(duì)封閉性，高校的檔案管理工作不依附于社會(huì)而存在，其主要依賴于檔案形成者，整個(gè)管理過程也是比較封閉切私密的[2]。

（四）高校檔案管理工作的基本要求

不同類型的檔案管理工作要求是不一樣的，但其基本的內(nèi)涵大多比較一致，對(duì)于我國(guó)高校檔案管理工作來說，其需要管理工作者保障檔案的完整性，要保障學(xué)生檔案原封不動(dòng)的保存，確保每個(gè)學(xué)生的檔案都是完整的；其次，高校檔案管理工作需要管理工作人員保障檔案的安全性，每個(gè)人的檔案對(duì)個(gè)人的發(fā)展來說都是極其重要的，其更是密封的、不可損壞的，這就要求檔案管理人員要堅(jiān)持安全性的原則，確保檔案的安全；再次，管理人員要確保檔案的科學(xué)性，整個(gè)管理工作要符合國(guó)家以及學(xué)校的要求；另外，檔案管理人員要確保檔案管理工作的現(xiàn)代性，要緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，采用現(xiàn)代化管理方式，不斷優(yōu)化檔案管理過程，使得檔案管理工作符合當(dāng)下新政策、新時(shí)代的要求[3]。

二、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

在當(dāng)前高校檔案管理過程中管理人員對(duì)自身工作的認(rèn)知不夠充足，有的管理人員認(rèn)為檔案管理工作與其他科研工作相比，重要性不夠凸顯，這就使得檔案管理工作效率低下更影響其工作質(zhì)量的提升，而且有的管理人員認(rèn)為檔案管理工作無非就是收集和保存一些歷史性東西，認(rèn)為其工作重要性不高只是簡(jiǎn)單的勞動(dòng)沒有任何的價(jià)值，在這種工作認(rèn)知下，使得高校的檔案管理工作陷入困境，不利于其工作的順利開展。另外，還有的人員管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)于很多檔案的整體和管理容易出現(xiàn)問題，從而導(dǎo)致檔案管理工作陷入危機(jī)。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施配備不全

信息化建設(shè)所需要的硬件設(shè)備和專業(yè)軟件是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，如果不具備專業(yè)的基礎(chǔ)設(shè)備，只能是紙上談兵，無從下手。在當(dāng)前高校信息化管理過程中，有的高校檔案管理機(jī)構(gòu)沒有能夠生產(chǎn)和接受電子文件的工具和網(wǎng)絡(luò)，這也就根本無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，檔案管理信息化所需要的基礎(chǔ)性設(shè)備主要有計(jì)算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，軟件設(shè)備主要包括檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫等，這需要高校投入比較多的技術(shù)和金錢才能夠?qū)崿F(xiàn)[4]。在當(dāng)前我國(guó)多數(shù)高校檔案管理工作中，其不僅缺少必備的軟件系統(tǒng)，有的高校也缺乏硬件設(shè)備，這就使得高校檔案管理信息化難以實(shí)現(xiàn)，更影響其工作的實(shí)效。

（三）數(shù)字化的進(jìn)程緩慢

在我國(guó)傳統(tǒng)理念的影響下，當(dāng)下很多高校的信息管理工作人員會(huì)受到其影響，認(rèn)為紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存是比較重要的形式，雖然這種理念在一定程度上是正確的，但是由于時(shí)代的變化，如果長(zhǎng)期運(yùn)用紙質(zhì)版的檔案儲(chǔ)存方式，會(huì)使得當(dāng)前檔案管理工作效率跟不上社會(huì)要求。然而，如果將檔案管理中所有的檔案資源全部進(jìn)行數(shù)字化處理，需要建立起一個(gè)全文數(shù)據(jù)庫，這需要大量的人力以及物力的支撐，對(duì)于當(dāng)下很多高校來說有一定的難度，這就使得目前很多高校數(shù)字化進(jìn)程緩慢[5]。

（四）專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏

在信息化的背景下，想要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程，除了需要具備一定的基礎(chǔ)設(shè)施條件，更需要具備專業(yè)的人才，這樣才能夠促進(jìn)其信息化進(jìn)程，然而，在當(dāng)前高校檔案管理中，普遍缺乏檔案專業(yè)和信息技術(shù)專業(yè)的人才。就目前各大高校的實(shí)際情況來看，部分高校在進(jìn)行檔案管理人員的選拔時(shí)，通常很少接觸到專業(yè)工作和信息技術(shù)專業(yè)的人才，二者都精通的人才更是少之又少，所以，在當(dāng)前高校檔案管理工作中，大部分的人員都不是專業(yè)的，有的管理人員可能是從事其他專業(yè)轉(zhuǎn)行的，而有的管理人員可能是兼職，這就導(dǎo)致高校檔案管理人才嚴(yán)重缺失，這也是制約高校檔案管理工作信息化發(fā)展的主要因素之一。

三、高校檔案信息化管理的必要性與緊迫性

（一）檔案信息化管理是時(shí)代發(fā)展的必然要求

隨著時(shí)代的變遷，當(dāng)下我國(guó)社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，在新時(shí)代的背景下，要求高校各項(xiàng)工作向著信息化靠近，要不斷更新管理的方式和方法。高校檔案管理作為高校管理工作中的重要組成部門，其也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的要求，對(duì)自身的管理方式進(jìn)行優(yōu)化，信息化的檔案管理工作能夠打破時(shí)空的局限，讓任何一位檔案利用這在任何時(shí)間、地點(diǎn)都可以進(jìn)入到檔案管理系統(tǒng)中查詢所需要的檔案信息，這不僅能夠提高高校管理工作的效率，更能夠推進(jìn)其信息化進(jìn)程，這也是當(dāng)下時(shí)代發(fā)展的必然要求[6]。

（二）檔案信息化管理是現(xiàn)代化的必然趨勢(shì)

隨著社會(huì)進(jìn)程的不斷加快，我國(guó)社會(huì)的現(xiàn)代化趨勢(shì)越來越明顯，在21世紀(jì)，信息技術(shù)手段已經(jīng)廣泛應(yīng)用到我國(guó)社會(huì)發(fā)展的方方面面，而在高校檔案管理工作中，如果仍然堅(jiān)持傳統(tǒng)的管理方式和理念，將會(huì)與社會(huì)發(fā)展出現(xiàn)明顯的隔閡，更不利于推動(dòng)檔案管理工作的開展，所以，在當(dāng)下信息化背景下，各大高校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)將信息化技術(shù)引入到管理工作當(dāng)中，這是現(xiàn)代化管理的必然趨勢(shì)。

四、信息化對(duì)高校檔案管理工作的積極作用

（一）有利于提高檔案管理工作效率

在高校檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，能夠代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)，在傳統(tǒng)高校檔案管理中，管理人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間去收集和整理檔案資料，并按照方案的內(nèi)容進(jìn)行具體的分類，這就為管理人員的工作造成了一定的難題，使得很多管理人員需要耗費(fèi)大量的時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行收集和分類，而通過信息化管理方式的引入，能夠有效地改善這一問題，檔案管理人員可以直接利用計(jì)算機(jī)設(shè)備直接對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠有效地加快管理人員的工作效率，而且通過這一方式，無論是對(duì)檔案信息里的檢索，還是將檔案立卷，都可以通過電子設(shè)備進(jìn)行直接的搜索，這相對(duì)于傳統(tǒng)的管理方式來說，有利于提高工作的效率和速度[7]。

（二）有利于保護(hù)紙質(zhì)版的檔案資料

在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，在需要查閱其中信息時(shí)，需要從紙質(zhì)版檔案中所獲取信息，這種方式會(huì)在一定程度上造成紙質(zhì)檔案的損壞，而且由于高校各個(gè)職能部門之間存在明顯的差異，在每學(xué)期都需要對(duì)檔案進(jìn)行重新地整理和翻閱，在每學(xué)期的教學(xué)評(píng)估階段需要對(duì)其反復(fù)的查詢，這不僅會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間和精力，還不利于紙質(zhì)版資料的保護(hù)，而通過信息化的管理方式，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)，在需要對(duì)其進(jìn)行翻閱和查詢時(shí)，管理人員只需要利用電子設(shè)備進(jìn)行查詢就可以了，這樣能夠有效地避免與紙質(zhì)版檔案資料的接觸，最大程度上降低其磨損，從而有利于對(duì)其進(jìn)行保護(hù)。

（三）有利于強(qiáng)化管理人員專業(yè)素質(zhì)

在檔案管理工作中，要想實(shí)現(xiàn)其工作效率的提升，就需要管理人員具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，而通過信息化的方式引入到檔案管理工作中，能夠有效地加強(qiáng)檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程，這就能夠促使管理人員努力學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)其的實(shí)操能力，同時(shí)能夠?qū)⒐芾砣藛T從手工勞動(dòng)中解救出來，使得管理人員不用花費(fèi)大量的時(shí)間在檔案資料的收集中，使得管理人員有更多時(shí)間去鉆研專業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案管理知識(shí)，不斷地完善自身業(yè)務(wù)能力，這就有利于強(qiáng)化管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

五、信息化視域下高校檔案管理工作的策略

（一）強(qiáng)化管理人員對(duì)檔案管理工作信息化認(rèn)知

檔案管理人員的觀念對(duì)管理的效果以及質(zhì)量有著一定的影響，為了能夠培養(yǎng)管理人員正確的工作認(rèn)知，培養(yǎng)其對(duì)檔案管理工作信息字化重要性的認(rèn)知，作為高校的領(lǐng)導(dǎo)，需要帶頭學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，制定相關(guān)的工作規(guī)章制度，促使管理人員能夠按照規(guī)章制度行事，避免出現(xiàn)管理工作層層施壓的情況，而且作為高校的領(lǐng)導(dǎo)，更應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作信息化進(jìn)程的文件要求進(jìn)行學(xué)習(xí)，并組織相關(guān)的管理人員開展會(huì)議，這樣能夠加強(qiáng)管理人員之間的交流。為了能夠確保高校檔案管理工作人員對(duì)工作有著正確的認(rèn)識(shí)，學(xué)?？梢云刚?qǐng)專業(yè)的信息化檔案管理工作者對(duì)其開展講座，并有針對(duì)性地對(duì)管理人員提供幫助，不斷強(qiáng)化其理論認(rèn)知，而且校方需要對(duì)其提供政策支持，鼓勵(lì)管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，提高工作質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)高校檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

信息化建設(shè)離不開電子計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)設(shè)備，所以，為了促進(jìn)高校檔案管理工作的信息化進(jìn)程，作為高校領(lǐng)導(dǎo)，需要給予其充分的物質(zhì)支持和技術(shù)支持，確保檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)信息化建設(shè)。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)需要引入電子設(shè)備，如電子計(jì)算機(jī)、掃描儀等，并從高校的實(shí)際情況出發(fā)，適當(dāng)購置先進(jìn)的電子設(shè)備，為檔案管理工作的順利進(jìn)展提供有效的支撐；其次，高校領(lǐng)導(dǎo)需要幫助檔案管理工作引入軟件設(shè)備，如電子檔案收集系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫等，并聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員對(duì)其進(jìn)行建設(shè)，鼓勵(lì)檔案管理人員學(xué)習(xí)其先進(jìn)技術(shù)與操作技術(shù)，使得管理人員能夠熟練地掌握信息化檔案管理技能，而且學(xué)校需要開展相應(yīng)的講座，對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行專業(yè)的講解，使得管理人員能夠從中學(xué)習(xí)，促進(jìn)其應(yīng)用能力的不斷提升。另外，在選取檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)，需要聽取專業(yè)人士的建議，不要盲目選擇，這樣既能夠保障設(shè)備的先進(jìn)性，又能夠節(jié)約資源。

（三）加快檔案管理人員信息化專業(yè)人才的引進(jìn)

人是第一生產(chǎn)力，在當(dāng)下高校檔案管理工作中，管理人員是促進(jìn)其實(shí)效的重要驅(qū)動(dòng)力，高校檔案管理人員對(duì)管理工作的質(zhì)量和水平有著重要的影響，所以，當(dāng)下高校檔案管理工作需要一批具有較強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)能力的人才，并精通各種信息技術(shù)設(shè)備，這樣才能夠促進(jìn)高校檔案管理工作向著信息化轉(zhuǎn)型。解決人才稀缺途徑主要有以下兩個(gè)方面：其一，在對(duì)高校檔案管理人才進(jìn)行引進(jìn)時(shí)，需要充分關(guān)注對(duì)方的知識(shí)文化素養(yǎng)以及專業(yè)能力，要從外部引進(jìn)優(yōu)質(zhì)的高質(zhì)量人才，為檔案管理工作信息化提供保障。其二，高校要對(duì)在職的檔案管理工人員進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，可以開展相關(guān)內(nèi)容的問答會(huì)，專門解決在職人員對(duì)信息化工作開展存在的問題，這樣能夠完善其知識(shí)儲(chǔ)備，而且高校還可以為在職人員提供外出進(jìn)修的機(jī)會(huì)，提高高校檔案管理工作的專業(yè)人才培養(yǎng)。

六、結(jié)語

綜上所述，在信息化的時(shí)代背景下，高校各項(xiàng)管理工作應(yīng)當(dāng)向著信息化的方向發(fā)展，而高校檔案管理工作作為其中重要的組成部分，更需要構(gòu)建檔案管理工作信息化，這就需要各方協(xié)調(diào)努力，管理人員不斷更新管理理念，優(yōu)化管理方式，校方為其提供基礎(chǔ)保障，從而有效地推動(dòng)高校檔案管理工作信息化建設(shè)。