應用型本科高校學生工作檔案管理現(xiàn)狀及對策

嚴竹安 常州工學院航空與機械工程學院/飛行學院

高校學生工作是高校工作的重要組成部分，在人才培養(yǎng)過程中發(fā)揮著重要作用，學生工作檔案建設更是高校學生工作不可或缺的部分。通過對學生工作檔案材料的分類歸檔，整理研究有助于提高學生工作檔案管理效能，保障學生工作檔案管理有條不紊開展的路徑?，F(xiàn)以常州G高校為例，從高校學生工作檔案管理現(xiàn)狀、重要性以及對策三個方面進行研究。當前高校學生工作檔案管理仍存在不少問題，建立科學的檔案管理目錄，規(guī)范學生工作檔案已經(jīng)成為高校學生工作面臨的重要課題。

高校學生工作是高校工作的重要組成部分，在人才培養(yǎng)過程中發(fā)揮著重要作用，是建設中國特色社會主義大學的基本內(nèi)容，也是提升我國高等教育質(zhì)量、培養(yǎng)中國特色社會主義合格建設者和可靠接班人的重要保障。學生工作檔案建設是高校學生工作不可或缺的部分。隨著信息化時代的不斷發(fā)展，學生工作日新月異，面臨著新形勢與新挑戰(zhàn)。對學生工作中的重要信息進行有序分類收集、整理和存檔，是保障新時代學生工作有條不紊開展的重要途徑。因此，規(guī)范學生工作檔案已經(jīng)成為高校學生工作面臨的重要課題。

應用型本科高校學生工作檔案管理現(xiàn)狀

常州G高校作為一所全日制普通本科院校，是應用型本科高校，一直秉承面向基層、服務地方的辦學理念，致力于培養(yǎng)切合地方經(jīng)濟社會發(fā)展需要的應用型人才，非常重視學生工作檔案管理，不斷改進完善學生工作檔案管理規(guī)章制度，以提高學生工作檔案管理效能。隨著社會的不斷發(fā)展進步，黨和國家對高校建設、學生工作檔案管理的重視程度不斷提高，在常州G高校學生工作檔案管理實踐中，現(xiàn)行制度所存問題和漏洞開始出現(xiàn)。

對學生工作檔案管理的重視程度不足

常州G高校的檔案管理趨于規(guī)范和完善，在教務、科研、黨建等方面均已建立科學規(guī)范的檔案管理目錄，而學生工作作為高校工作的重要一環(huán)，暫未形成完整的檔案體系。此類情況在其他高校也同樣存在，部分高校片面重視教學科研檔案管理水平的提高，而忽略了學生工作檔案管理，對學生工作檔案管理的重視程度不足。學生工作具有繁雜、條線多等特性，且涉及高校工作的方方面面，而學校層面沒有建立一個整體性且具有指導意義的學生工作檔案管理目錄，致使很多學生工作者在實際工作中常常按照個人理解對檔案材料進行存放，之后需要倒追相關支撐材料時，因檔案混亂或不全等原因無法提供；也使得學生工作者在工作時缺乏總體性和條理性，困于瑣事，無法更好地提高工作效率。

學生工作檔案管理體系不夠健全，管理人員不夠專業(yè)

常州G高校學生工作檔案材料較為零散，沒有建立科學完善的學生工作檔案管理目錄作為指導文件，導致學生工作者在工作中出現(xiàn)無章可循的情況，管理呈現(xiàn)分散化、碎片化的狀態(tài)。僅有心理咨詢和資助工作條線有較為完善的檔案管理體系，其他工作條線，如評先評優(yōu)、學生日常管理、安全教育、主題教育、就業(yè)工作等方面暫無歸檔目錄，致使學生工作者在工作中忽略了對相關檔案材料的整理存檔，導致后續(xù)工作中常出現(xiàn)無支撐材料、缺少材料等情況，不利于院校以及學生工作者對學生進行全面了解。

高校學生工作隊伍中很少有專業(yè)的檔案管理人員，學生工作相關材料都由各條線負責老師整理歸檔，在沒有科學標準的檔案管理目錄指導的情況下，缺乏專業(yè)檔案管理知識的工作人員難以做到學生工作檔案的條理化歸檔，致使學生工作檔案管理不規(guī)范。

學生工作檔案管理的標準化和科學化不足

學生工作檔案管理堅持標準化的原則，就是對學生工作檔案管理遵循什么樣的工作流程，檔案建設的內(nèi)容、標準要有明確的規(guī)定，盡可能地使工作流程簡練化、工作方法模式化，提高管理的有效性和精確性，使學生工作檔案管理實現(xiàn)由管理向管理與研究并重轉變，由效率向效益轉變，由外延式發(fā)展向內(nèi)涵式發(fā)展轉變。這樣有利于強化學生工作者的標準意識、質(zhì)量意識、成果意識、責任意識。同時，學生工作檔案管理更應遵循科學化原則，要符合教育教學規(guī)律以及學生成長成才的需要，應是嚴謹、科學的?？茖W化、標準化的學生工作檔案管理有利于加強學生工作者的目標和標準意識，使學生工作者在工作中更具有條理性，能夠更好地規(guī)劃每項工作，減少工作的煩瑣性，也有利于學生工作者實現(xiàn)事務管理向管理研究的轉變。

高校學生工作檔案管理的重要性

我國一直非常重視高校學生管理工作，為規(guī)范高等學校學生管理工作，維護高校正常教育教學秩序和生活秩序，保障學生合法權益，培養(yǎng)德、智、體、美、勞等方面全面發(fā)展的社會主義建設者和接班人，依據(jù)教育法、高等教育法以及有關法律法規(guī)，制定頒布了一系列覆蓋高校學生管理領域各方面工作的制度規(guī)范，逐漸形成以《高等學校學生管理規(guī)定》為核心的管理制度體系，并在此基礎上，不斷更新改進，以適應新時代高等教育發(fā)展需要。

此前已有眾多學者針對高校學生工作檔案管理進行了多方面研究，對獎懲制度、資助育人、安全教育等工作條線已經(jīng)進行了多項深入研究并取得了一系列成果。研究表明，在高校學生工作檔案管理中引入精細化管理方式，可以讓復雜煩瑣且變化更新速度快的學生工作檔案管理工作更為順利地開展，還能提高學生工作的效率和水平。在精細化和規(guī)范學生工作檔案管理的基礎上，簡單化、流程化、定量化各項工作，是全面提高學生工作效能的前提。在高校學生工作檔案管理中，若無清晰規(guī)范的制度規(guī)章，管理工作往往會出現(xiàn)無章可循的問題，從而降低工作效率。

高校學生工作檔案涉及學生工作的方方面面，包括班級建設、黨團建設、主題教育、日常管理、心理工作、資助育人、征兵、就業(yè)工作，等等，是學生工作的實際反映，從中可以客觀真實地看出學生工作的真實水平、優(yōu)點與缺點等。這些真實的數(shù)據(jù)和材料也可以作為學生管理的借鑒和參考。

高校學生工作檔案建設有利于學生工作者對學生工作開展有針對性的思考和研究。根據(jù)整理存檔的相關檔案材料，形成系統(tǒng)的歷史資料，可以為高校學生工作者提供參考資料，有助于學生工作者不斷思考，不斷研究，發(fā)現(xiàn)不足，發(fā)揚優(yōu)勢，形成一套規(guī)范、科學的工作制度流程，也能夠更好地提高學生管理效能，創(chuàng)新學生工作方式。

于常州G高校而言，暫時還未有針對常州G高校學生管理工作運行機制和相關檔案的系統(tǒng)研究和整理。本文以常州G高校為研究對象，對校內(nèi)學生工作現(xiàn)有制度、運行規(guī)則和育人機制進行系統(tǒng)梳理和深入研究，制定簡單化、流程化、易操作的工作流程，并有針對性地梳理各項流程所需文件以及支撐材料，形成校級層面的學生檔案管理目錄，以提高學生管理工作效能。

高校學生工作檔案管理對策

完善學生工作檔案管理制度體系

學生工作檔案管理的完善需要依靠多方面的共同努力。只有將學生工作檔案管理納入高校檔案工作和學生工作的整體建設中去，根據(jù)國家相關政策法規(guī)，在校級層面形成一套規(guī)范科學且符合本校實際情況的規(guī)章制度，明確檔案管理標準和規(guī)范，確定校內(nèi)監(jiān)督管理部門，建立考察評估體系，才能從根本上解決問題，更好、更深入地推進學生工作檔案管理工作的開展。

在健全的學生工作檔案管理制度的指導下，高校應建立健全學生工作檔案管理相關體系，做到有人監(jiān)督，有人考核，不斷完善改進，逐步形成以學生管理部門為主，各二級學院實際操作實踐，相關部門負責建檔存檔的較為完善的學生工作檔案制度體系。

制定統(tǒng)一的學生工作檔案目錄

本文以常州G高校為例，根據(jù)其現(xiàn)存制度，結合工作實際，以學生工作者條線工作內(nèi)容為基礎，制定匯編了二級學院學生工作檔案目錄，具體內(nèi)容包括以下幾個模塊（如下表所示）。

二級學院學生工作檔案目錄表

3—1 輔導員分工文件、輔導員和班主任名冊3—2 學院專題研究學生工作會議材料3—3 輔導員工作會議記錄3—4 校級輔導員和班主任考核材料3 隊伍建設參加學校輔導員發(fā)展中心小組活動、二級學院輔導員工作室開展教研活動的材料3—6 輔導員沙龍、輔導員專題培訓材料3—7 班主任、特聘班導師名冊、培訓、考核等工作材料3—8 輔導員、班主任等開展學生工作研究的過程性、成果性材料3—9 學生干部培訓、考核等相關材料4 計劃總結 4—1 學院年度工作計劃、總結4—2 其他條線年度工作計劃、總結3—5 5—1 網(wǎng)格化管理名單5—2 班級、學生基礎材料5—3 每周班級考勤表5—4 學生因病缺課、缺勤追蹤登記5—5 學生處分、跟蹤教育材料5 日常管理6—1 學院獎助學金評審工作領導小組名單、各類評審會議記錄等過程性材料6—2 6 評先評優(yōu)省級先進班集體、三好學生、優(yōu)秀學生干部、優(yōu)秀畢業(yè)生等評選通知、過程材料6—3 國家獎學金、國家勵志獎學金評選通知、過程材料6—4 校獎學金評選文件、過程材料、學院公示材料、學校表彰文件7—1 新生入學教育材料7—2 利用重大活動、重要主題等節(jié)點開展學生思想政治教育活動材料7—3 學風建設專題教育活動材料7—4 畢業(yè)生教育相關材料7—5 各類主題教育材料7 主題教育二級學院學生資助工作年度績效目標、工作要點或工作計劃、年度資助工作總結8—2 二級學院與學生資助工作相關的會議記錄、工作記錄等8—3 二級學院開展學生資助工作培訓材料、研究材料及其他業(yè)務檔案等8—4 國家助學金評選文件、過程材料、學院公示材料、通過名單8—1 8—5 8 資助育人學院家庭經(jīng)濟困難學生認定工作小組名單、家庭經(jīng)濟困難學生所有的認定評議小組名單家庭經(jīng)濟困難學生申請表，家庭經(jīng)濟困難學生資格復核表，認定評議小組舉行認定評議會議的會議記錄，學院認定工作組舉行認定會議的會議記錄、公示材料8—7 資助工作績效考核過程性材料8—8 各類社會捐贈資助學生的相關協(xié)議、發(fā)放資助簽收表、賬冊、憑證等8—9 學生勤工助學崗位材料8—10 開展發(fā)展型資助活動和精準資助活動材料8—6 9—1 四級預警工作體系9—2 學生心理健康普查材料9—3 學院重點關注學生信息庫9—4 心理危機事件相關材料9—5 心理健康主題教育活動材料9 心理健康10—1 學校招生簡章、學院年度招生宣傳工作方案材料10—2 招生宣傳的組織和落實情況、宣傳活動相關報道、招生宣傳總結10—3 學院新生入學資格復查的材料10 招生工作

11—1學校就業(yè)工作文件、學院制定的就業(yè)工作推進措施、學院階段性推進就業(yè)工作的會議記錄11—2 未就業(yè)學生跟蹤服務記錄、就業(yè)困難學生名單和幫扶記錄11—3 11 就業(yè)工作學院畢業(yè)生就業(yè)意向匯總，畢業(yè)生考研情況名單、統(tǒng)計及情況分析，每周就業(yè)率統(tǒng)計統(tǒng)計11—4學院開展職業(yè)生涯教育活動材料，學院就業(yè)基地建設材料，學院校外職業(yè)生涯教育實踐基地建設材料，學院職業(yè)生涯教育校內(nèi)外導師庫、教學資料庫等建設情況。11—5 學院各類招聘會活動材料、各類企業(yè)宣講對接活動材料12—1 學院住宿學生名單、走讀學生名單、校外住宿學生名單及跟蹤管理材料12—2 “示范寢室”創(chuàng)建工作材料12—3 公寓宿舍安全檢查材料12—4 公寓違紀學生處理相關材料12—5 公寓主題活動相關材料12 公寓管理13—1 組織開展校內(nèi)國防教育活動的方案、圖片及報道稿13—2組織開展學生軍訓的材料，包括活動方案、過程材料、評獎評優(yōu)、新聞報道等材料13 國防教育退伍學生名冊，每學年退伍學生學業(yè)情況、困難情況，二級學院開展學業(yè)幫扶活動情況及記錄13—4 學生兵役登記和開展征兵宣傳工作材料13—5 參軍入伍大學生情況、應征入伍及退役復學學生學費補償申請記錄13—3

及時整理分析，確保學生工作檔案的應用價值

在高校學生工作檔案管理中，應及時對各條線工作的檔案進行整理分析，分類歸檔。由于學生工作的特性，學生工作檔案也應定期進行整理歸納，并根據(jù)實際工作情況對歸檔內(nèi)容和目錄進行調(diào)整。建設學生工作檔案，并定期對其進行整理分析，有助于學生工作者開展對學生工作的思考與研究。加強對學生工作檔案的整理與總結，有助于學生工作者對學生工作不斷思考，從檔案中汲取經(jīng)驗和教訓，把握學生工作的重點、難點和痛點，創(chuàng)新工作思路，為之后學生工作的開展提供重要參考依據(jù)，并為高校學生管理水平的提高保駕護航。