信息化背景下檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)探究

楊燕芬

（漳州高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開(kāi)發(fā)區(qū)廉政文化教育中心，福建 漳州 363000）

檔信息化技術(shù)的飛速發(fā)展為檔案管理創(chuàng)造了更廣闊的空間。《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對(duì)象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化。隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)的逐步成熟，檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)了許多新的技術(shù)手段，如智能檢索、自動(dòng)分類等，這些技術(shù)對(duì)檔案可視化管理和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)具有革命性的影響。

1 信息化背景下檔案可視化與標(biāo)準(zhǔn)化管理現(xiàn)狀

在信息化的浪潮下，檔案可視化管理成為檔案工作的一項(xiàng)重要發(fā)展方向。首先，可視化管理使得檔案的呈現(xiàn)更加直觀、形象，有助于用戶更容易理解和利用檔案信息。其次，隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，檔案的數(shù)字化處理和在線共享日益成為可能，檔案可視化通過(guò)呈現(xiàn)豐富多樣的圖形、表格等形式，提升了用戶獲取信息的效率和體驗(yàn)。從宏觀層面看：信息化背景下，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)主要體現(xiàn)在規(guī)范整個(gè)檔案管理過(guò)程，包括數(shù)字化收集、存儲(chǔ)、檢索和分享。《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）明確指出，當(dāng)前要建立電子檔案進(jìn)行接收，管理、保存和利用的計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)作為一種規(guī)范化的管理手段，能夠在整個(gè)檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮提升工作效率、減少錯(cuò)誤和保證信息安全性等作用。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不僅僅是一種行業(yè)規(guī)范，更是推動(dòng)整個(gè)檔案工作向著更為規(guī)范、高效、便捷的方向發(fā)展的有力工具。從微觀層面看，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體現(xiàn)為具體的檔案條目、元數(shù)據(jù)和文件格式等規(guī)定。這些規(guī)定對(duì)于檔案的數(shù)字化、可視化處理提供了具體的指導(dǎo)。

以建設(shè)項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)為例，信息化時(shí)代背景下，建設(shè)項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)深受數(shù)字信息技術(shù)影響。從標(biāo)準(zhǔn)的制定到發(fā)布、實(shí)施、修訂都融入了數(shù)字信息技術(shù)元素，同時(shí)也生成了大量的與建設(shè)項(xiàng)目檔案息息相關(guān)的電子文件，這些電子文件是檔案管理的核心任務(wù)。在檔案可視化與標(biāo)準(zhǔn)化管理過(guò)程中需要以電子文件檔案作為前置條件。針對(duì)電子檔案管理主要出臺(tái)了《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》《建設(shè)電子文件與電子檔案數(shù)據(jù)保全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》等標(biāo)準(zhǔn)文件，但這些標(biāo)準(zhǔn)文件并不能全面地涵蓋檔案可視化與標(biāo)準(zhǔn)化管理的全流程。因此，急需要國(guó)家從宏觀層面圍繞電子檔案管理實(shí)際，針對(duì)可視化領(lǐng)域形成相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)，更好地滿足電子檔案高質(zhì)量管理的現(xiàn)實(shí)訴求。

檔案數(shù)字化需要與之相匹配的制度標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行規(guī)范?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，要提升檔案管理數(shù)字化、智能化水平。但目前在建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)過(guò)程中標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)還相對(duì)滯后，難以滿足建設(shè)項(xiàng)目檔案的技術(shù)更新需要，標(biāo)準(zhǔn)部分內(nèi)容與當(dāng)前建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)際管理出現(xiàn)了不適配問(wèn)題，難以滿足新時(shí)期建設(shè)項(xiàng)目檔案高質(zhì)量發(fā)展的現(xiàn)實(shí)訴求。加之，當(dāng)前我國(guó)在電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)仍然處于起步探索階段，容易出現(xiàn)元數(shù)據(jù)規(guī)范、電子檔案與標(biāo)準(zhǔn)的行業(yè)矛盾沖突或“各自為政”現(xiàn)象。因此，新時(shí)期在建設(shè)項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)體系過(guò)程中，既要對(duì)接國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，吸收和借鑒國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的有益部分，結(jié)合當(dāng)前我國(guó)建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理實(shí)際，對(duì)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化和完善，并從建設(shè)項(xiàng)目電子文件生命周期角度出發(fā)，積極搭建建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)要采用當(dāng)前最先進(jìn)的技術(shù)手段融入標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)之中，形成具有中國(guó)特色、又兼具先進(jìn)技術(shù)特征的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，為我國(guó)檔案可視化管理和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供扎實(shí)的制度依據(jù)。

信息化時(shí)代背景下，檔案可視化管理需要海量的檔案數(shù)據(jù)作為支撐。但目前在檔案管理過(guò)程中非標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)據(jù)仍然存在，這對(duì)檔案可視化管理造成了影響。在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過(guò)程中，不同行業(yè)、不同地區(qū)在數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)上還是存在著“各自為政”問(wèn)題，導(dǎo)致重要的檔案信息無(wú)法在行業(yè)間、區(qū)域間實(shí)現(xiàn)共享，也就無(wú)法建立龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)適應(yīng)檔案可視化管理的具體要求。當(dāng)前在檔案可視化管理過(guò)程中形成檔案可視化管理系統(tǒng)并不難，難的是如何將海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合。因此在檔案可視化管理過(guò)程中，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)就尤為重要，唯有通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)才能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的高效共享和系統(tǒng)整合，形成的數(shù)據(jù)庫(kù)，才能夠?yàn)闄n案可視化管理提供扎實(shí)的信息依據(jù)。

2 信息化背景下檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的要求

信息化背景下，檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)工程，需要在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過(guò)程中堅(jiān)持動(dòng)態(tài)原則，在具體實(shí)施過(guò)程中應(yīng)由檔案管理部門和標(biāo)準(zhǔn)化部門共同牽頭，在原有的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)上不斷地進(jìn)行完善和優(yōu)化，結(jié)合檔案管理實(shí)際需要搭建檔案綜合管理系統(tǒng)基本框架，完善檔案標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)，提升檔案管理質(zhì)量。

第一，搭建檔案綜合管理系統(tǒng)的基本架構(gòu)?！稒n案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)指南》明確指出，構(gòu)建由資源層、服務(wù)層、保障層和應(yīng)用層組成的檔案信息化參考架構(gòu)。在信息化背景下，檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求從系統(tǒng)層到數(shù)據(jù)層、平臺(tái)應(yīng)用層再到軟件應(yīng)用層、最后到數(shù)據(jù)接入層形成一個(gè)有機(jī)整體。這種整體性的架構(gòu)設(shè)計(jì)有助于提高檔案管理的智能化水平，使得檔案工作更具可操作性和適應(yīng)性。第一層系統(tǒng)層：搭建檔案綜合管理系統(tǒng)首先需構(gòu)建堅(jiān)實(shí)的系統(tǒng)層，包括：網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、硬件平臺(tái)、系統(tǒng)軟件平臺(tái)。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的穩(wěn)定性、硬件平臺(tái)的高效性、系統(tǒng)軟件平臺(tái)的兼容性直接影響檔案管理系統(tǒng)的整體運(yùn)行。第二層數(shù)據(jù)層：在數(shù)字檔案建設(shè)中，數(shù)據(jù)庫(kù)是關(guān)鍵的數(shù)據(jù)管理工具。使用高效的數(shù)據(jù)庫(kù)，如ORACLE 和SQL 數(shù)據(jù)庫(kù)，是確保數(shù)據(jù)安全、快速檢索的重要保障。第三層平臺(tái)應(yīng)用層：這一層應(yīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)接口、文件檢測(cè)、全文檢索、打印報(bào)表等基礎(chǔ)性功能。強(qiáng)調(diào)平臺(tái)應(yīng)用層的高度可定制性，以滿足不同檔案管理需求。第四層軟件應(yīng)用層：實(shí)現(xiàn)綜合管理、信息發(fā)布、電子文件歸檔等功能性操作。軟件應(yīng)用層需要具備靈活性，以適應(yīng)不同類型檔案的管理要求，從而提高工作效率。第五層數(shù)據(jù)接入層：此層應(yīng)確保數(shù)據(jù)的高效接入，使得各類檔案信息能夠流暢、快速地進(jìn)入管理系統(tǒng)。關(guān)注數(shù)據(jù)接入層的安全性和有效性，以保障信息流的暢通。

第二，完善檔案標(biāo)準(zhǔn)體系。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理正經(jīng)歷著深刻的變革。數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，電子檔案的大量產(chǎn)生使得管理任務(wù)更為復(fù)雜，因此，建設(shè)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)變得尤為迫切。檔案標(biāo)準(zhǔn)體系是整個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系的基石?！峨娮訖n案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》（GB/T 39784-2021）指出，各類檔案部門應(yīng)重視開(kāi)發(fā)和應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)體系的形成旨在規(guī)范和統(tǒng)一建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，確保整體管理達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)化水平。標(biāo)準(zhǔn)體系要求具備完整性和成套性，完整性意味著標(biāo)準(zhǔn)體系應(yīng)包括各方面、各層次的標(biāo)準(zhǔn)，覆蓋建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的方方面面。成套性則要求各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)相互關(guān)聯(lián)，形成一個(gè)相互補(bǔ)充的完整體系。標(biāo)準(zhǔn)體系的要素包括標(biāo)準(zhǔn)對(duì)象、標(biāo)準(zhǔn)要素和標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)。標(biāo)準(zhǔn)對(duì)象是標(biāo)準(zhǔn)所針對(duì)的具體事物，標(biāo)準(zhǔn)要素是構(gòu)成標(biāo)準(zhǔn)的基本元素，標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)是標(biāo)準(zhǔn)要素的有機(jī)組合。這三者的協(xié)同作用構(gòu)成了標(biāo)準(zhǔn)體系的基本骨架。通過(guò)不斷優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)體系，推動(dòng)信息化背景下檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，這不僅有助于規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目檔案管理行為，提高管理效率，同時(shí)也為建設(shè)項(xiàng)目檔案的長(zhǎng)期保存、利用和價(jià)值挖掘奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

第三，提高檔案管理質(zhì)量?！峨娮訖n案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》（GB/T 39784-2021）指出，要確保電子檔案真實(shí)、完整、可用與安全。隨著數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案的可視化管理使得信息檢索更為迅捷，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息的全方位監(jiān)控。通過(guò)建立標(biāo)準(zhǔn)的可視化界面，操作人員能夠更加直觀地了解檔案的存儲(chǔ)情況、檢索歷史以及更新?tīng)顟B(tài)，有助于及時(shí)調(diào)整管理策略，確保檔案的完整性和可用性。通過(guò)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性，有助于降低信息化檔案管理的復(fù)雜性。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)包括但不限于檔案分類、命名規(guī)范、數(shù)字化存儲(chǔ)格式等方面，通過(guò)統(tǒng)一規(guī)范，不僅提高了檔案管理的效率，也降低了操作人員的學(xué)習(xí)成本。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還能夠?yàn)闄n案管理提供技術(shù)支持，使得檔案數(shù)據(jù)在信息化背景下更好地遷移、共享和交流。通過(guò)建立完善的權(quán)限控制機(jī)制，確保檔案的訪問(wèn)僅限于授權(quán)人員。《檔案行業(yè)網(wǎng)絡(luò)與信息安全信息通報(bào)工作規(guī)范》明確指出，要重視檔案信息安全。完善數(shù)據(jù)加密、備份與恢復(fù)機(jī)制，是提高檔案安全性的重要步驟。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)需要兼顧大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)，確保檔案標(biāo)準(zhǔn)的可擴(kuò)展性和適應(yīng)性，以適應(yīng)信息量巨大、多樣化的管理需求。

3 信息化背景下檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的保障措施

信息化時(shí)代背景下，檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要形成完善的保障措施。要從檔案管理實(shí)際出發(fā)，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化檔案管理人員保障。《檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)指南》明確指出，標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。因此，要完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，為相關(guān)工作開(kāi)展提供依據(jù)。

3.1 強(qiáng)化檔案管理人員保障

《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》明確指出，不斷提高檔案專業(yè)人員素質(zhì)。在信息化背景下，強(qiáng)化檔案管理人員的保障不僅僅是提高檔案管理水平的需要，更是保障信息安全、推動(dòng)數(shù)字化檔案工作的關(guān)鍵。通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，使檔案管理人員具備綜合素養(yǎng)，為檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供有力支持。首先，從專業(yè)培訓(xùn)的角度來(lái)看，確保檔案管理人員具備信息化時(shí)代所需的專業(yè)知識(shí)和技能是至關(guān)重要的。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，要求檔案管理人員具備對(duì)新技術(shù)的敏感性和適應(yīng)性。因此，建立定期的培訓(xùn)機(jī)制，使檔案管理人員能夠及時(shí)了解最新的信息技術(shù)發(fā)展，學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，提高其信息化檔案管理的水平，保證管理人員在實(shí)際工作中能夠熟練操作和有效利用信息化工具，提高整體檔案管理水平。其次，從安全意識(shí)的角度考慮，檔案管理人員在信息化環(huán)境下需要具備高度的安全意識(shí)。建立健全的安全培訓(xùn)體系，使檔案管理人員時(shí)刻保持對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)的警覺(jué)性，從而更好地履行檔案保護(hù)的職責(zé)。再次，從團(tuán)隊(duì)協(xié)作的角度來(lái)看，建設(shè)高效的檔案管理團(tuán)隊(duì)也是信息化背景下的重要措施。最后，從法律法規(guī)遵從的角度來(lái)看，檔案管理人員需要深入理解和遵守相關(guān)的法律法規(guī)，保證檔案管理的合規(guī)性。檔案管理涉及的法規(guī)體系日益復(fù)雜，要求管理人員不僅具備專業(yè)知識(shí)，還要具備法律意識(shí)和法規(guī)遵從能力。通過(guò)開(kāi)展法律法規(guī)培訓(xùn)，使檔案管理人員了解相關(guān)政策，確保檔案的管理在法律框架內(nèi)進(jìn)行，防范潛在法律風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 完善檔案管理制度保障

信息化背景下檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的保障措施需要從法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、人才培養(yǎng)、監(jiān)督評(píng)估等多個(gè)層面進(jìn)行綜合考慮?！督ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DAT28—2018）明確指出，要不斷完善建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范，制定和完善相關(guān)制度機(jī)制。只有建立完善的檔案管理制度，才能更好地推動(dòng)信息化檔案管理的發(fā)展，提高檔案管理的效率和水平。首先，建立完善的檔案管理法規(guī)體系。要深入研究國(guó)內(nèi)外相關(guān)法規(guī)，包括檔案法、信息安全法等，通過(guò)定期修訂和更新，使其與信息化發(fā)展相適應(yīng)。同時(shí)，建議在法規(guī)中明確信息化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以確保檔案的合規(guī)性和安全性。其次，建立信息化檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。在信息化背景下，新興技術(shù)如人工智能、大數(shù)據(jù)等的應(yīng)用日益廣泛，為檔案管理提供了更多可能性。因此，制定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范信息化檔案管理的技術(shù)流程和數(shù)據(jù)格式，有助于提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。再次，健全檔案管理人才培養(yǎng)制度。培養(yǎng)具備信息技術(shù)和檔案管理雙重背景的專業(yè)人才，提高其信息化時(shí)代的綜合素養(yǎng)，是推動(dòng)檔案管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的基礎(chǔ)?？梢酝ㄟ^(guò)設(shè)立相關(guān)專業(yè)課程、舉辦研討會(huì)等形式，促使相關(guān)人員了解最新的檔案管理理念和技術(shù)手段。最后，建立完善的監(jiān)督評(píng)估機(jī)制。通過(guò)設(shè)立獨(dú)立的第三方機(jī)構(gòu)或建立內(nèi)部審計(jì)團(tuán)隊(duì)，對(duì)檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期審查和評(píng)估，以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、改進(jìn)機(jī)制，確保檔案管理制度不斷優(yōu)化和完善。

總之，為系統(tǒng)推進(jìn)檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，在具體實(shí)施過(guò)程中要堅(jiān)持整體性、協(xié)調(diào)性、目標(biāo)性原則。既要充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的緊迫性，也要對(duì)接國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，吸納國(guó)際檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的諸多優(yōu)點(diǎn)，緊跟國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展動(dòng)態(tài)，堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)管理體制改革，實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有效銜接，形成以技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為核心，以可視化管理為載體，以工作標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，以管理標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。