資助檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化探究

張海燕

（福建省明溪縣第一中學(xué)，福建 明溪 365200）

1 檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要作用

做好檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理，是確保檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提。在國(guó)內(nèi)檔案涵蓋的范圍非常廣泛，在檔案類型中最為常見的當(dāng)屬個(gè)人檔案，所以做好檔案管理對(duì)于個(gè)人發(fā)展也會(huì)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。在檔案管理中嚴(yán)格遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，還能夠減少由于人為因素而對(duì)檔案造成的破壞，進(jìn)而延長(zhǎng)檔案資料的使用時(shí)間。檔案管理所涉及的工作內(nèi)容較多，其核心工作為檔案的收集、整理、鑒定與保管，其中任何一個(gè)階段出現(xiàn)問(wèn)題均會(huì)對(duì)檔案資料的使用價(jià)值造成影響，因此，從管理基礎(chǔ)性工作出發(fā)，以標(biāo)準(zhǔn)化原則展開檔案管理工作，一方面可以提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量，另一方面還能夠確保檔案與使用人員之間的協(xié)調(diào)性，以此滿足檔案管理的現(xiàn)代化需求。

2 現(xiàn)階段資助檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題

2.1 資助檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)相對(duì)較弱

許多單位在推進(jìn)各項(xiàng)管理工作時(shí)，會(huì)受到人員數(shù)量較少等方面的影響，而在資助工作與資助檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理上，呈現(xiàn)出關(guān)注度相對(duì)較低的情況，錯(cuò)誤地認(rèn)為資助過(guò)程中所涉及到的資助檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理工作本身屬于副產(chǎn)物，整體管理工作所具備的標(biāo)準(zhǔn)程度與規(guī)范化程度無(wú)法達(dá)到國(guó)家所制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與要求，沒(méi)有發(fā)揮檔案管理工作的內(nèi)在價(jià)值。當(dāng)資助項(xiàng)目結(jié)束以后，工作人員沒(méi)有認(rèn)真分析資助檔案，只是簡(jiǎn)單得將資助工作所涉及到的各類材料整合到一起，沒(méi)有根據(jù)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理的規(guī)格來(lái)推進(jìn)后續(xù)工作。因此，后期人才在資助檔案的調(diào)取方面遇到較多阻礙，檔案調(diào)取流程相對(duì)較長(zhǎng)。

2.2 資助檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理相對(duì)較弱

多數(shù)單位在推進(jìn)檔案資助方面的工作時(shí)，會(huì)因自身工作質(zhì)量與工作效果的綜合影響，而存在有檔案管理規(guī)范性相對(duì)較弱的問(wèn)題。且地方政府缺乏針對(duì)資助檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性管理?xiàng)l款，使得許多地區(qū)的資助檔案管理存在有管理混亂的情況。在已經(jīng)完成資助檔案管理制度搭建的單位中，也會(huì)在檔案管理的制度內(nèi)容、管理方式以及落實(shí)成效上表現(xiàn)出相對(duì)較多的問(wèn)題，其中最具有代表性的有管理職能職責(zé)相對(duì)模糊、資助檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理的具體流程以及資助檔案整理方法不一致。

2.3 資助檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理人才隊(duì)伍建設(shè)工作相對(duì)薄弱

目前階段所涉及到的資助檔案通常情況下會(huì)交由資助方以及檔案管理工作人員共同參與到管理之中，而資助方往往會(huì)因不了解檔案管理具體要求的問(wèn)題而忽視了資助檔案的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，負(fù)責(zé)資助對(duì)接的工作人員也多數(shù)有著注重資助過(guò)程而缺乏檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理能力與實(shí)踐能力的情況；檔案工作人員在具體的工作當(dāng)中又會(huì)出現(xiàn)對(duì)資助業(yè)務(wù)了解程度較低的問(wèn)題，進(jìn)而使得資助檔案存在有收集不全面、歸檔鑒定準(zhǔn)確率較低、整理工作規(guī)范性較差等情況。在另一方面，有關(guān)部門在對(duì)工作人員展開教育培訓(xùn)過(guò)程中往往會(huì)忽視管理標(biāo)準(zhǔn)與管理規(guī)范等內(nèi)容的培訓(xùn)，資助對(duì)接工作人員與檔案管理工作人員的綜合能力以及綜合素養(yǎng)無(wú)法全方位適合于現(xiàn)階段單位資助檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的各項(xiàng)要求。

2.4 標(biāo)準(zhǔn)化功能作用占比相對(duì)較低

新時(shí)期，各類資助檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理工作在具體推進(jìn)當(dāng)中，工作人員通常會(huì)簡(jiǎn)單地對(duì)資助材料進(jìn)行分類，而這些資料則難以發(fā)揮出內(nèi)在價(jià)值。在削弱資助工作的同時(shí)，也不利于人才的成長(zhǎng)與發(fā)展。目前國(guó)內(nèi)資助檔案的應(yīng)用率相對(duì)較低，資助檔案在多數(shù)情況下只會(huì)被應(yīng)用到證明當(dāng)前受資助的情況以及資助數(shù)額核對(duì)方面，在后續(xù)資助跟進(jìn)以及資助成效調(diào)研上，缺乏對(duì)應(yīng)的管控，導(dǎo)致多數(shù)資助工作在進(jìn)入后期時(shí)，失去了實(shí)際的應(yīng)用效果。許多接受資助并且取得優(yōu)異成績(jī)的人才，也沒(méi)有被作為勵(lì)志典型案例來(lái)為后續(xù)資助工作提供參考，使得資助工作容易出現(xiàn)各類偏差，削弱了現(xiàn)代化資助工作的實(shí)際推進(jìn)效果。

2.5 單位資助檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)落后

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，為各類資助工作提供了更加便捷的平臺(tái)，豐富資助方式的同時(shí)，也為更多人們創(chuàng)造了接受資助的機(jī)會(huì)，但是這一轉(zhuǎn)變也為傳統(tǒng)資助信息檔案的科學(xué)化管理提出了新的要求。從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作所涉及到的各項(xiàng)內(nèi)容來(lái)看，紙質(zhì)檔案本身會(huì)對(duì)存儲(chǔ)條件與存儲(chǔ)方式提出相對(duì)較多的要求，在內(nèi)容上更不易出現(xiàn)造假的問(wèn)題。因此屬于一類無(wú)法由電子檔案所替代的檔案類型。但是紙質(zhì)檔案本身會(huì)受到管理難度較大、資源占用量以及調(diào)取難度相對(duì)較高的特性影響。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比較而言，有著更為豐富的存儲(chǔ)形式，在檔案調(diào)取方式上也更為便捷，實(shí)現(xiàn)資源量全方位管控的同時(shí)，也減少了檔案調(diào)取所需要消耗的時(shí)間，更適合于當(dāng)前單位各類信息的動(dòng)態(tài)化管理。

3 提高資助檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的具體措施

3.1 建立單位資助檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系

目前，相關(guān)單位出現(xiàn)資金支出量增加的情況，針對(duì)于人才的資助工作往往會(huì)從入學(xué)持續(xù)到畢業(yè)，由此在這一過(guò)程中所產(chǎn)生的各類檔案內(nèi)容會(huì)涉及到相對(duì)較多工作部門，從中產(chǎn)生的資助檔案信息量也會(huì)存在有數(shù)量龐大的特性。在這方面工作當(dāng)中，檔案管理部門與人才資助管理部門，如果不具備非常標(biāo)準(zhǔn)的管理體系，便會(huì)在造成各類問(wèn)題的同時(shí)，降低檔案管理的管控效果，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)出現(xiàn)檔案資助內(nèi)容缺失甚至丟失的情況。而單位階段的資助工作，所產(chǎn)生的各類檔案會(huì)呈現(xiàn)出明顯周期性與連續(xù)性。如果想要提高資助檔案管理工作的應(yīng)用，并帶動(dòng)其向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，則要做到以下幾點(diǎn)：首先，需要政府部門根據(jù)區(qū)域間的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，來(lái)制定出對(duì)應(yīng)的資助檔案管控標(biāo)準(zhǔn)，在資助檔案內(nèi)容管理上也會(huì)受到國(guó)家統(tǒng)一資助檔案管理體系的影響，只有建立起明確的管理組織，創(chuàng)立嚴(yán)格考察評(píng)價(jià)體系，以此來(lái)強(qiáng)化單位資助檔案管理成效以及標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的程度。其次，單位檔案管理人員在各項(xiàng)工作的推進(jìn)上，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)對(duì)國(guó)家目前所推行的檔案管理政策與資助政策展開學(xué)習(xí)，依照當(dāng)前貧困所存在的實(shí)際資助需求，來(lái)調(diào)整資助檔案的管理制度，將資助檔案中所涉及到的各類信息內(nèi)容全方位整合到一處，為管理工作人員的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理，提供更為優(yōu)質(zhì)的參考方案。

3.2 對(duì)立卷歸檔的質(zhì)量以及案卷質(zhì)量進(jìn)行提升

通常情況下工作人員需要按照“以我為主”的原則展開檔案立卷歸檔工作，同時(shí)在該階段需要做好歸檔入口的控制工作。學(xué)校產(chǎn)生的文件通常是立卷歸檔的重點(diǎn)，所以在歸檔過(guò)程中需要以本單位所形成的資料為核心，以此規(guī)范資助檔案的管理細(xì)則。在管理過(guò)程中工作人員需要仔細(xì)甄別所要?dú)w檔的內(nèi)容為文件還是資料，若發(fā)現(xiàn)歸檔材料存在相似情況時(shí)，則需要仔細(xì)甄別這些材料，以此避免材料出現(xiàn)重復(fù)的情況，這同樣能夠促進(jìn)檔案管理效率的提升。此外，在立卷歸檔過(guò)程中需要確保材料的時(shí)效性與秩序性，只有將現(xiàn)行階段的歸檔任務(wù)全部完成后才能夠展開其他材料歸檔工作，通過(guò)確保資助檔案管理的秩序性同樣能夠起到提升管理質(zhì)量的效果。在立卷歸檔中工作人員還需要確保資助檔案的完整性，因此可以對(duì)檔案展開主要、次要地位的順序劃分，同時(shí)控制閑雜資料亂入情況，以此確保資助檔案管理的規(guī)范性。此外，在立卷歸檔階段還需要查驗(yàn)資助檔案是否存在遺漏情況，且當(dāng)出現(xiàn)遺漏后要立即解決。立卷歸檔的過(guò)程較為繁瑣，為確保資助檔案完整性，工作人員需要查找檔案中存在的共性，并通過(guò)資助檔案反映問(wèn)題。總而言之，資助檔案的完整性事關(guān)檔案管理質(zhì)量，同時(shí)也是開展標(biāo)準(zhǔn)化資助檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，工作人員需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、積極的責(zé)任意識(shí)確保資助檔案的完整性。

3.3 帶動(dòng)單位資助檔案向著信息化標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多行業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)相互融合，實(shí)現(xiàn)了辦公信息化與管理信息化。這種特性也使得傳統(tǒng)資助檔案管理已經(jīng)無(wú)法有效適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，單位在資助檔案管理方式應(yīng)用上，也要緊隨時(shí)代發(fā)展的角度，將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)融合到其中，為單位資助檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化進(jìn)程提供相應(yīng)助力。而現(xiàn)階段針對(duì)單位資助檔案的各項(xiàng)管理工作，已經(jīng)完成了信息平臺(tái)的搭建，因此單位要主動(dòng)采用各類方案來(lái)將數(shù)字化技術(shù)、信息化技術(shù)融合到單位資助檔案管理之中，建立起適合于目前檔案信息化管理要求的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提高紙質(zhì)檔案與電子檔案同步率的同時(shí)，優(yōu)化資助檔案管理的時(shí)效性與更新速度。

3.4 定期分析檔案內(nèi)容，提高資助檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的應(yīng)用效益

在單位接受資助的整個(gè)流程當(dāng)中，所產(chǎn)生的各類資助檔案會(huì)存在有數(shù)量較為繁雜的特性，只有定期對(duì)資助檔案展開內(nèi)容上的劃分與整理，才可以在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤性問(wèn)題的同時(shí)，提高資助檔案管理本身所具備的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。從接受資助的具體家庭情況、身份信息以及各類受資助材料上，要保證全面覆蓋，規(guī)避材料遺漏或者材料缺失的情況出現(xiàn)，并定期對(duì)家庭生活展開調(diào)研，避免在出現(xiàn)家庭變動(dòng)以及突發(fā)狀況時(shí)，無(wú)法予以最為有效的協(xié)助。檔案本身屬于單位享受國(guó)家資助與社會(huì)資助的主要參考，其在推進(jìn)資助檔案管理的各項(xiàng)工作時(shí)，第一步要強(qiáng)化檔案管理本身的工作質(zhì)量與工作效率，第一時(shí)間更新資助檔案的變動(dòng)內(nèi)容；第二步要站在資助檔案審核真實(shí)性的角度上，去強(qiáng)化貧困生證明材料的審核力度，避免出現(xiàn)渾水摸魚以及造假的情況。資助檔案本身所具備的各類應(yīng)用價(jià)值，主要集中在維護(hù)合法權(quán)益、為學(xué)習(xí)資源提供保障并維護(hù)整體資助流程的公正性。因此，單位的資助管理檔案工作要做到材料全方位搜集、提煉重點(diǎn)以及實(shí)時(shí)更新，為單位階段的資助檔案創(chuàng)造更為優(yōu)質(zhì)的應(yīng)用條件。

3.5 建立高素質(zhì)的檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理隊(duì)伍

檔案管理工作人員自身的工作成效，會(huì)直接受到資助政策的內(nèi)容影響。由此，地方政府檔案管理部門與單位要重視起檔案管理工作人員的專業(yè)能力培訓(xùn)工作，完成專業(yè)能力全方位培訓(xùn)的同時(shí)，引入新型管理制度，通過(guò)擴(kuò)張檔案管理隊(duì)伍的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)資助檔案的高質(zhì)量管理，讓他們能夠全身心參與到資助檔案管理之中，協(xié)助單位資助工作能夠保持在標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的狀態(tài)之下。

3.6 增強(qiáng)資助民生檔案的宣傳工作，強(qiáng)化資助檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)

這方面工作在具體的推進(jìn)當(dāng)中，首先要提高法律法規(guī)的宣傳效果，運(yùn)用各類方式來(lái)實(shí)現(xiàn)民生檔案宣傳的全方位推進(jìn)。只有保障社會(huì)群眾能夠?qū)Ω黝愘Y助工作具備正確的認(rèn)知與了解，將資助檔案作為民生檔案的組成部門，以此來(lái)發(fā)揮出資助檔案本身的應(yīng)用成效。其次，要帶領(lǐng)檔案管理人員參與到檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)中，避免工作人員出現(xiàn)玩忽職守、不重視資助檔案管理細(xì)節(jié)的情況出現(xiàn)。這方面工作也能夠帶動(dòng)檔案工作人員對(duì)自身服務(wù)能力與服務(wù)意識(shí)展開調(diào)節(jié)，將提高資助效果，幫助貧困生解決生活難題等作為工作的出發(fā)點(diǎn)以及落腳點(diǎn)，讓家長(zhǎng)能夠理解到資助檔案對(duì)于人生發(fā)展的重要性，實(shí)現(xiàn)社會(huì)民生檔案意識(shí)的有效提升。

3.7 資助檔案的鑒定和銷毀

當(dāng)資助檔案保管到期后，有關(guān)部門需要成立資助檔案臨時(shí)鑒定小組，且小組的人員主體應(yīng)當(dāng)包括本單位資助管檔案管理人員與綜合檔案管理機(jī)構(gòu)人員，鑒定小組對(duì)到期檔案展開鑒定，最后針對(duì)該檔案形成鑒定報(bào)告以及處理意見。若確定到期資助檔案后期仍然存在應(yīng)用價(jià)值，則需要重新確定檔案保管期限，若到期檔案后期并不具備應(yīng)用價(jià)值，則需要在完成核對(duì)等工作且負(fù)責(zé)單位確認(rèn)之后對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，且需要2人以上展開檔案監(jiān)督銷毀，并在銷毀前在銷毀清冊(cè)中簽名，資助檔案銷毀清冊(cè)需要永久保留。

3.8 調(diào)整資助檔案的統(tǒng)計(jì)與應(yīng)用方式

地方單位部分要重視起檔案管理的更新同步率，搭建起相應(yīng)的檔案統(tǒng)計(jì)管理制度，避免在檔案交接方面出現(xiàn)遺漏與偏差。完成這方面工作后，各級(jí)管理部門也要主動(dòng)拓展資助檔案資源的收集渠道，調(diào)動(dòng)各方相互配合協(xié)作。一方面為受助提供平臺(tái)，另一方面也通過(guò)勵(lì)志案例分享踐行資助育人理念，真正促進(jìn)全面發(fā)展。

3.9 建設(shè)數(shù)字化檔案管理平臺(tái)

數(shù)字化檔案管理平臺(tái)是實(shí)現(xiàn)資助檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的重要手段之一。單位應(yīng)該根據(jù)自身需求，建設(shè)符合自身特點(diǎn)的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資助檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理。數(shù)字化檔案管理平臺(tái)應(yīng)該具備安全可靠的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、快速檢索、智能分析等功能，提高資助檔案管理的效率和價(jià)值。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人們需要根據(jù)當(dāng)前實(shí)際需求來(lái)調(diào)整資助檔案的管理制度，將各類信息內(nèi)容全方位整合到一處，為工作人員的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理，提供更為優(yōu)質(zhì)的參考方案。只有這樣，才可以帶動(dòng)資助檔案管理工作，能夠更加適合時(shí)代發(fā)展的要求，為人們提供優(yōu)質(zhì)環(huán)境與條件的同時(shí)，全方位發(fā)揮出資助檔案在發(fā)展層面的作用，使其能夠更好地服務(wù)于社會(huì)和相關(guān)事業(yè)的發(fā)展，為未來(lái)檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)助力。