工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)研究

王雅華

（漳州靖圓發(fā)展有限公司，福建 漳州 363600）

工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)緊密關(guān)聯(lián)于工程項目的日常運(yùn)作，為此國家出臺了《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DAT28-2018）、《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》《檔案行業(yè)網(wǎng)絡(luò)與信息安全信息通報工作規(guī)范》《檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)指南》等相關(guān)文件。在大規(guī)模工程項目中，涉及眾多參與方和龐大的信息流，如何高效地管理和利用這些信息成為一項迫切的問題。通過可視化手段，可以使各方更直觀地了解工程進(jìn)展、問題和需求，提高溝通效率，減少誤解和錯誤。同時，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)則能夠規(guī)范信息的采集、存儲和傳遞流程，確保信息的一致性和可靠性，為工程項目實(shí)施提供依據(jù)。

1 工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的基本原則

《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DAT28-2018）明確指出，堅持歸檔要求與項目檔案管理的原則。工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)作為一門前沿領(lǐng)域的研究，立足于解決傳統(tǒng)工程檔案管理面臨的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化難題，是工程管理與信息科學(xué)交叉融合的產(chǎn)物。傳統(tǒng)檔案管理已難以滿足信息化和高效管理的需求，需要在制度層面和技術(shù)層面進(jìn)行創(chuàng)新。為提升工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)質(zhì)量，需明確其基本原則。

1.1 科學(xué)分類管理原則

在工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，科學(xué)分類管理原則是確保檔案信息有序、高效管理的基本原則之一?？茖W(xué)分類管理的實(shí)施不僅有助于提高檔案檢索效率，還能夠?yàn)楣こ添椖康目梢暬芾硖峁┯辛χС?。首先，基于工程項目特點(diǎn)的科學(xué)分類。在實(shí)施科學(xué)分類管理時，需要充分考慮工程項目的特殊性質(zhì)，采用合適的分類標(biāo)準(zhǔn)?！督ㄔO(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DAT28-2018）明確指出要確?？辈?、設(shè)計、監(jiān)理、施工、總承包、檢測、供貨等多個環(huán)節(jié)檔案管理的規(guī)范性?？梢愿鶕?jù)項目的不同階段、性質(zhì)、規(guī)模等因素進(jìn)行分類。例如，可以將檔案分為設(shè)計階段、施工階段、驗(yàn)收階段等，或者按照不同專業(yè)、工程類型進(jìn)行分類，以滿足不同管理需求。其次，遵循標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)分類體系。建立和遵循標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)分類體系是科學(xué)分類管理的重要保障。通過采用國家或行業(yè)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的分類方法與其他工程項目保持一致，提高信息共享和協(xié)同工作的效率。標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)分類體系有助于形成通用性的管理模式，降低管理成本，提高檔案的可比性和可視化管理水平。最后，結(jié)合信息技術(shù)的科學(xué)分類管理。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，可以采用先進(jìn)的信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段，對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和可視化呈現(xiàn)。這樣可以更方便、快捷地進(jìn)行檢索和利用，也有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面、長期保存。通過科學(xué)的分類方式，結(jié)合項目特點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)化體系和信息技術(shù)手段，可以更好地實(shí)現(xiàn)工程檔案的有序管理，為工程項目的高效運(yùn)作和決策提供強(qiáng)有力的支持。

1.2 全生命周期管理原則

2018 年，國家檔案局的《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）中，對新時期工程檔案管理提出了新的要求，在工程檔案管理過程中，要以項目文件和檔案全生命周期作為管理指導(dǎo)思想，在檔案管理過程中進(jìn)一步明確標(biāo)準(zhǔn)化具體要求，各參建單位和相關(guān)工作人員在文件檔案管理過程中要履職盡責(zé)，這既是建設(shè)項目檔案管理的現(xiàn)實(shí)訴求，也是建設(shè)項目檔案管理的基本原則。首先，強(qiáng)調(diào)全生命周期信息的一體化管理。全生命周期管理原則要求在檔案接收工作中，不僅要關(guān)注工程建設(shè)的設(shè)計和施工階段，更要注重項目的運(yùn)維和維護(hù)。這需要工程檔案工作人員在接收檔案時，充分考慮項目的整個生命周期，確保檔案中包含設(shè)計、施工、運(yùn)營等各個階段的信息，以實(shí)現(xiàn)全面管理和長期保存。其次，傳統(tǒng)建筑工程檔案與BIM檔案并存的原則。在當(dāng)前建筑工程中，BIM（Building Information Modeling）技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，生成的BIM 檔案包含了豐富的工程信息。工程檔案工作人員在接收檔案時，應(yīng)當(dāng)將傳統(tǒng)建筑工程檔案與BIM檔案有機(jī)結(jié)合，使其在同一管理平臺上并存。有助于更全面地記錄和展現(xiàn)工程信息。最后，強(qiáng)調(diào)傳統(tǒng)建筑工程檔案與BIM 檔案內(nèi)容互補(bǔ)的原則。傳統(tǒng)建筑工程檔案和BIM 檔案各有其獨(dú)特的優(yōu)勢，工程檔案工作人員應(yīng)當(dāng)在接收檔案時，充分挖掘兩者之間的互補(bǔ)性。傳統(tǒng)檔案可能包含更為詳實(shí)的手工記錄和紙質(zhì)文件，而BIM 檔案則提供了數(shù)字化的、精準(zhǔn)的建筑模型和工程數(shù)據(jù)。通過使兩者內(nèi)容互相補(bǔ)充，可以實(shí)現(xiàn)更為全面、立體的工程信息管理。工程檔案工作人員應(yīng)當(dāng)靈活運(yùn)用這一原則，將傳統(tǒng)建筑工程檔案與BIM檔案合理整合，既保留傳統(tǒng)的管理方式，又借助現(xiàn)代技術(shù)手段，以期實(shí)現(xiàn)工程檔案的全面、高效管理。

2 工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)要求

工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的研究既扎根于學(xué)術(shù)理論的深厚土壤，又深深植根于實(shí)際工程管理的需求。通過對信息技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)體系的深入研究，該領(lǐng)域不僅有望推動傳統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，也為工程項目管理提供了創(chuàng)新的解決方案。

2.1 嚴(yán)格控制工程檔案質(zhì)量

嚴(yán)格控制工程檔案質(zhì)量是實(shí)現(xiàn)可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的前提。《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》（GB/T 39784-2021）指出，要確保電子檔案真實(shí)、完整、可用與安全。只有在信息真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，結(jié)合相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，采用先進(jìn)的技術(shù)手段，才能真正實(shí)現(xiàn)工程檔案的高質(zhì)量管理，為工程建設(shè)和運(yùn)營提供可視化決策支持。首先，確保信息的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。在信息化背景下，檔案可視化管理的核心在于數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。為此，工程檔案管理者應(yīng)對檔案信息進(jìn)行嚴(yán)密的審核，確保每個階段的數(shù)據(jù)都得到真實(shí)記錄，信息不受篡改，以滿足可視化管理的需要。此外，引入?yún)^(qū)塊鏈等先進(jìn)技術(shù)手段，加強(qiáng)對檔案信息的安全性和可追溯性的管理，進(jìn)一步提升信息的可信度。其次，符合相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。工程檔案的規(guī)范性管理需要與時俱進(jìn)，緊跟國家和地方相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的更新和升級。檔案管理者應(yīng)深入研究最新的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，調(diào)整檔案管理體系，確保檔案的組織結(jié)構(gòu)、命名規(guī)范、格式規(guī)范等方面能夠適應(yīng)信息化背景下的要求。此外，還要建立工程檔案管理的評估機(jī)制，定期進(jìn)行內(nèi)外審查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正不符合法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的地方。最后，采用先進(jìn)的技術(shù)手段確?？梢暬|(zhì)量。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，引入更為先進(jìn)的技術(shù)手段成為提升檔案管理質(zhì)量的必然選擇。工程檔案可視化管理可以通過引入人工智能、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的智能化處理和全面分析，從而確保信息的質(zhì)量和可讀性。逐步實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化和虛擬化，為信息的全生命周期管理提供更多可能性。

2.2 提高檔案開發(fā)和利用水平

在當(dāng)前信息化背景下，提高工程檔案的開發(fā)和利用水平顯得尤為重要。首先，建立科學(xué)的檔案分類體系。在政府層面，相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定需要集思廣益，特別是檔案管理部門更是要組織制定相關(guān)制度，規(guī)范檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，以確保檔案信息的有序存儲和高效檢索?！峨娮訖n案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》（GB/T 39784-2021）指出，各類檔案部門應(yīng)重視開發(fā)和應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化建設(shè)。工程檔案管理者應(yīng)當(dāng)在此基礎(chǔ)上建立內(nèi)部的科學(xué)分類體系，將工程檔案劃分為不同的類別和層級，使之更符合實(shí)際管理需求。科學(xué)的分類體系建設(shè)有助于信息的組織和整理，也為后續(xù)的檔案開發(fā)和利用奠定了基礎(chǔ)。其次，借助先進(jìn)技術(shù)手段提高檔案的可視化水平。政府的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)鼓勵和引導(dǎo)檔案管理者采用先進(jìn)的可視化技術(shù)，如虛擬現(xiàn)實(shí)（VR）和增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)（AR），將工程檔案呈現(xiàn)在更直觀、生動的視覺形式。這不僅能夠提高檔案利用的效率，還能夠推動檔案管理向著更為智能化和人性化的方向發(fā)展。最后，注重人才培養(yǎng)，提高檔案管理團(tuán)隊整體素質(zhì)。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的推動離不開專業(yè)人才的支持。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，要重視檔案人才隊伍建設(shè)。因此，企業(yè)應(yīng)該在檔案管理領(lǐng)域培養(yǎng)具備信息化背景的專業(yè)人才，使他們掌握最新的技術(shù)和理論，能夠靈活運(yùn)用在實(shí)際的檔案管理工作中。此外，注重團(tuán)隊協(xié)作和溝通，提高整體素質(zhì)，以適應(yīng)不斷變化的信息環(huán)境和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

3 工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的方法策略

工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要根據(jù)國家相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)對工程檔案收集管理進(jìn)行細(xì)化，確保工程檔案信息收集的真實(shí)性和全面性。同時在管理過程中要按照高質(zhì)量原則，落實(shí)好相關(guān)制度機(jī)制。此外，以工程檔案可視化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)推動檔案可視化進(jìn)程，主動的引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，提升工程檔案的利用開發(fā)效果。

3.1 依照工程檔案標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施分階段收集和規(guī)范化管理

《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）明確指出，要做好相關(guān)部門及參建單位項目文件的形成、收集、整理和歸檔工作。在工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，依照工程檔案標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施分階段收集和規(guī)范化管理非常重要。首先，從工程項目的不同階段出發(fā)，有針對性地進(jìn)行檔案收集。在項目啟動階段，重點(diǎn)收集與項目背景、立項和預(yù)算等相關(guān)的檔案信息；在設(shè)計階段，則應(yīng)當(dāng)聚焦于收集設(shè)計文檔、技術(shù)規(guī)范和方案等；而在施工階段，需強(qiáng)化對施工圖紙、工藝流程和材料驗(yàn)收等檔案的系統(tǒng)搜集。這種分階段、有針對性的檔案信息收集，可以更好地滿足各個階段的檔案管理要求，為后續(xù)的規(guī)范管理提供充分的數(shù)據(jù)支持。其次，對于不同階段的檔案，需要進(jìn)行規(guī)范化管理，確保信息的一致性和標(biāo)準(zhǔn)化。例如，可以制定符合工程檔案標(biāo)準(zhǔn)的文件命名規(guī)范，規(guī)定文件的存儲格式和結(jié)構(gòu)，以及明確各類檔案的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。最后，強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)在分階段收集和規(guī)范化管理中的應(yīng)用。當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展迅猛，采用信息化手段能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、可視化管理。通過建立信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對各類檔案的全面監(jiān)控、檢索和開發(fā)利用，提高檔案管理的效能。同時，還應(yīng)充分考慮信息安全和隱私保護(hù)等方面因素，確保信息的完整性和可靠性。依照工程檔案標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施分階段收集和規(guī)范化管理是一項全方位的工作，涉及項目階段的精準(zhǔn)收集、規(guī)范管理以及信息化技術(shù)的應(yīng)用等多個層面。通過細(xì)致而全面的工作，可以為工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供堅實(shí)的基礎(chǔ)，提升工程檔案管理水平。

3.2 以工程檔案可視化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)推動檔案可視化進(jìn)程

《檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)指南》明確指出，建立兼容性好、開放性強(qiáng)的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。在工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，工程檔案館對信息可視化模型檔案的管理主要包括歸檔前和歸檔后兩個階段。首先，對于歸檔前的管理工作，工程檔案館需要在紙質(zhì)檔案、電子檔案和BIM 模型的收集整理與移交過程中提供業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)?！督ㄔO(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）明確指出，電子文件歸檔在內(nèi)容、格式、相關(guān)說明及描述上與紙質(zhì)項目檔案保持一致，且二者應(yīng)建立關(guān)聯(lián)。這就需要在各類檔案歸檔過程中要明確收集要求和標(biāo)準(zhǔn)，推動紙質(zhì)檔案和電子檔案向數(shù)字化過渡，并規(guī)范BIM 模型的整理和移交流程。通過建立規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程，提高信息的準(zhǔn)確性和完整性。其次，在歸檔后的管理工作中，工程檔案館需要對檔案實(shí)施全流程管理，完善檔案檢索系統(tǒng)，以便用戶能夠迅速、準(zhǔn)確地獲取需要的信息。最后，工程檔案館應(yīng)將現(xiàn)有的BIM 標(biāo)準(zhǔn)與建設(shè)工程檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對接，編制一套可行的標(biāo)準(zhǔn)體系。這涉及BIM 模型與檔案的數(shù)據(jù)格式、命名規(guī)范、元數(shù)據(jù)等方面的一致性。通過統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，可以實(shí)現(xiàn)BIM 模型與建設(shè)工程檔案的有機(jī)結(jié)合，確保信息的可視化管理更具科學(xué)性和規(guī)范性。在整個過程中，工程檔案館需要結(jié)合信息可視化的最新技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)，不斷地對標(biāo)準(zhǔn)體系和相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行更新。

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，項目建設(shè)越來越多，對工程檔案管理工作也提出了新的要求。特別是在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)制定和技術(shù)融入方面更是要與時俱進(jìn)，工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)符合工程檔案事業(yè)未來發(fā)展預(yù)期。在具體實(shí)施過程中工程檔案管理者應(yīng)當(dāng)注重協(xié)同合作，形成完整的檔案管理體系。只有在信息真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，結(jié)合相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，采用先進(jìn)的技術(shù)手段，才能真正實(shí)現(xiàn)工程檔案的高質(zhì)量管理，為工程建設(shè)和運(yùn)營提供可視化決策支持，推動整個行業(yè)朝著更加規(guī)范、高效的方向發(fā)展。