物資供應(yīng)內(nèi)責(zé)書(shū)在項(xiàng)目管理中的效用研究

文/周越

內(nèi)責(zé)書(shū)應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)物資有序供應(yīng)、提高標(biāo)準(zhǔn)化保供水平的重要方式，解決了需求不夠精準(zhǔn)、服務(wù)針對(duì)性不強(qiáng)的問(wèn)題，提高了物資供應(yīng)效率，規(guī)范了保供行為、降低了采購(gòu)成本，是項(xiàng)目物資供應(yīng)需求管理的主要方式。文章通過(guò)對(duì)內(nèi)責(zé)書(shū)的主要內(nèi)容、作用、編制流程、重要環(huán)節(jié)等內(nèi)容的研究，分析物資供應(yīng)內(nèi)責(zé)書(shū)管理模式應(yīng)用成效，構(gòu)建物資供應(yīng)需求秩序，為項(xiàng)目需求管理和一體化服務(wù)提供規(guī)范性依據(jù)。

1.物資供應(yīng)內(nèi)責(zé)書(shū)概述

1.1 物資供應(yīng)內(nèi)責(zé)書(shū)主要內(nèi)容。內(nèi)責(zé)書(shū)是用戶單位與物資供應(yīng)雙方根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)及企業(yè)制度的規(guī)定，本著平等協(xié)商、自愿的原則，就采購(gòu)、質(zhì)檢、倉(cāng)配、結(jié)算等物資供應(yīng)服務(wù)以有償合作的方式對(duì)有關(guān)事宜達(dá)成一致，訂立的書(shū)面合同。在協(xié)議有效期內(nèi)，用戶與物資供應(yīng)單位形成相對(duì)穩(wěn)定的供需關(guān)系，通過(guò)提前制定保供服務(wù)方案，從而實(shí)現(xiàn)提升物資供應(yīng)工作質(zhì)效的目標(biāo)。因此，內(nèi)責(zé)書(shū)管理必須要做到：一是準(zhǔn)確、合理、及時(shí)確定需求。根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際生產(chǎn)建設(shè)任務(wù)和物資需求規(guī)律歸納整理出管理需求、物資需求、技術(shù)需求及操作需求，使物資供應(yīng)工作能夠提前準(zhǔn)備，并選擇有利時(shí)機(jī)、合理的價(jià)格實(shí)施采購(gòu)。二是依據(jù)需求確定物資供應(yīng)計(jì)劃。綜合配置人力、物力、財(cái)力，及時(shí)組建保供機(jī)構(gòu)，按照既定保供模式編制項(xiàng)目策劃。三是按照甲乙雙方職責(zé)界面確定權(quán)利義務(wù)責(zé)任。通過(guò)共同協(xié)商明確甲乙方職責(zé)范圍、內(nèi)容、權(quán)限等，調(diào)動(dòng)與發(fā)揮雙方優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)有序規(guī)范高效保供，確保協(xié)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

1.2 物資供應(yīng)內(nèi)責(zé)書(shū)作用。任何物資供應(yīng)行為都應(yīng)首先明確需要什么、什么時(shí)候需要和需要多少的問(wèn)題。要明確這些問(wèn)題，就要掌握需求信息，明確用戶單位與物資供應(yīng)團(tuán)隊(duì)職責(zé)范圍與權(quán)限。因此，內(nèi)責(zé)書(shū)的編制是開(kāi)展物資供應(yīng)管理的首要工作。內(nèi)責(zé)書(shū)的作用主要有三個(gè)方面。一、作為開(kāi)展物資供應(yīng)工作的依據(jù)。項(xiàng)目生產(chǎn)建設(shè)所需物資種類繁多、需求量大、資金占用量大，要做到供應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確、庫(kù)存合理、節(jié)約資金，就必須明確用戶單位與物資供應(yīng)團(tuán)隊(duì)職責(zé)界面，精準(zhǔn)掌握供需動(dòng)態(tài)。通過(guò)編制物資供應(yīng)內(nèi)責(zé)書(shū)，改變傳統(tǒng)繁瑣重復(fù)的業(yè)務(wù)操作方式，增強(qiáng)物資供應(yīng)需求管理能力和資源控制能力。二、實(shí)現(xiàn)物資安全、效率、效益供應(yīng)。天然氣項(xiàng)目開(kāi)發(fā)建設(shè)新會(huì)戰(zhàn)要求物資供應(yīng)工作要由粗放型向集約型轉(zhuǎn)變，物資供應(yīng)團(tuán)隊(duì)要充分對(duì)接用戶單位及設(shè)計(jì)、施工等參建單位，利用各種信息、資源，發(fā)揮物資供應(yīng)專業(yè)效能。同時(shí)利用內(nèi)責(zé)書(shū)，對(duì)照檢查、考核物資供應(yīng)工作的有效性，降低供應(yīng)成本和物資消耗，提高綜合經(jīng)濟(jì)效益。三、監(jiān)督優(yōu)化物資供應(yīng)工作質(zhì)量。對(duì)照內(nèi)責(zé)書(shū)中的職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)物資需求計(jì)劃、管理技術(shù)要求等信息的全面收集及后期過(guò)程跟蹤、控制，有效建立供需秩序，把工作人員的精力從重復(fù)業(yè)務(wù)操作中解脫出來(lái)，進(jìn)一步加強(qiáng)市場(chǎng)研究、需求研究、供應(yīng)鏈技術(shù)研究與過(guò)程控制，同時(shí)有效約束用戶單位與供應(yīng)商，減少各方扯皮，確保物資供應(yīng)工作良性運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.物資供應(yīng)內(nèi)責(zé)書(shū)標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用

2.1 內(nèi)責(zé)書(shū)制定流程。一、收集需求信息階段。一是收集分析整合需求。根據(jù)工程建設(shè)項(xiàng)目“三多”（用戶單位多、服務(wù)要素多、權(quán)責(zé)條款多）的實(shí)際情況，物供單位貼近用戶，通過(guò)用戶牽頭組織設(shè)計(jì)單位、各參建企業(yè)的相關(guān)專家和技術(shù)人員，收集、解析、匯總項(xiàng)目管理、技術(shù)、物資、操作等方面信息，整合服務(wù)要求，匹配服務(wù)范圍、內(nèi)容與價(jià)格。二是擬定內(nèi)責(zé)書(shū)內(nèi)容。依據(jù)前期分析和調(diào)研結(jié)果，結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)，重點(diǎn)編制總體保供方案。二、技術(shù)交流階段。通過(guò)用戶組織設(shè)計(jì)及各參建企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、工程施工管理等部門(mén)的專業(yè)人員，對(duì)擬實(shí)施的保供服務(wù)開(kāi)展技術(shù)交流。技術(shù)交流階段的物資供應(yīng)專業(yè)人員選擇要有代表性，即在專業(yè)內(nèi)應(yīng)具有較高技術(shù)水平、較多項(xiàng)目從業(yè)經(jīng)歷和良好表達(dá)能力，通過(guò)充分的技術(shù)交流，形成完善的技術(shù)要求，為制定統(tǒng)一的內(nèi)責(zé)書(shū)奠定基礎(chǔ)。三、服務(wù)內(nèi)容確定階段。經(jīng)過(guò)技術(shù)交流，對(duì)物資供應(yīng)團(tuán)隊(duì)提供的服務(wù)內(nèi)容、人員素質(zhì)、售后服務(wù)能力、費(fèi)率價(jià)格等進(jìn)行確定，并形成用戶單位、物資供應(yīng)單位雙方一致認(rèn)可的服務(wù)要求與權(quán)責(zé)條款。四、簽訂內(nèi)責(zé)書(shū)階段。一是框架協(xié)議文本的準(zhǔn)備工作。確定供需雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)范圍、服務(wù)質(zhì)量要求、服務(wù)周期、售后服務(wù)、定價(jià)機(jī)制等內(nèi)容。二是完成簽審工作。按照協(xié)議簽審流程，線上或線下逐級(jí)審批，簽訂內(nèi)責(zé)書(shū)并妥善保存。五、執(zhí)行內(nèi)責(zé)書(shū)階段。相關(guān)服務(wù)主體根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際，依據(jù)需求計(jì)劃和已簽訂的框架協(xié)議，按照審批后的計(jì)劃組織開(kāi)展各項(xiàng)服務(wù)。六、考核評(píng)價(jià)階段。根據(jù)內(nèi)責(zé)書(shū)下各項(xiàng)供應(yīng)工作的執(zhí)行情況，對(duì)物資服務(wù)進(jìn)度期、質(zhì)量、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)、售后服務(wù)等進(jìn)行量化考核打分，并在質(zhì)量回訪工作中予以通報(bào)。內(nèi)責(zé)書(shū)執(zhí)行一段時(shí)間后，對(duì)協(xié)議的執(zhí)行情況、執(zhí)行效果、存在問(wèn)題等方面進(jìn)行評(píng)估，對(duì)不足之處及時(shí)改進(jìn)，持續(xù)提升內(nèi)責(zé)書(shū)的執(zhí)行與運(yùn)用效果。

2.2 內(nèi)責(zé)書(shū)編制的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。一、制定合理的服務(wù)要求。用戶單位根據(jù)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)建設(shè)實(shí)際，精準(zhǔn)制定服務(wù)要求，對(duì)項(xiàng)目工況、物況、服務(wù)范圍、物資技術(shù)要求等遵循客觀原則全面及時(shí)提出，既不過(guò)高造成功能浪費(fèi)和成本失控，又不過(guò)低達(dá)不到使用要求，要充分結(jié)合項(xiàng)目工程建設(shè)實(shí)際，兼顧未來(lái)一定時(shí)期的需求。二、提高物資需求標(biāo)準(zhǔn)化。物資供應(yīng)需求管理部門(mén)順應(yīng)“快建快投快出成果”的生產(chǎn)形勢(shì)，主動(dòng)作為，提前介入工程建設(shè)項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)方案、可研和初設(shè)，會(huì)同設(shè)計(jì)單位、技術(shù)部門(mén)開(kāi)展物料審查工作，共同研究制訂所需物資統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，配合使用部門(mén)選擇統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的物資品種，減少個(gè)性化需求和規(guī)格型號(hào)，促進(jìn)目錄成果運(yùn)用和庫(kù)存物資使用，為集中集約采購(gòu)、提高效率、降低成本創(chuàng)造條件。三、做好技術(shù)交流的協(xié)同、組織工作。技術(shù)交流以設(shè)計(jì)單位，用戶單位、物資供應(yīng)服務(wù)專業(yè)技術(shù)專家為主，物資供應(yīng)需求管理部門(mén)做好技術(shù)交流計(jì)劃，保證技術(shù)交流與商務(wù)談判的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，組織專家論證協(xié)調(diào)解決存在分歧，避免在細(xì)節(jié)糾纏不清。四、確定合理的框架協(xié)議期限。制訂合理的內(nèi)責(zé)書(shū)期限能夠較好地應(yīng)對(duì)市場(chǎng)波動(dòng)，規(guī)避供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。一般為項(xiàng)目建設(shè)周期或一年，最長(zhǎng)不超過(guò)二年或一個(gè)項(xiàng)目周期。五、完善內(nèi)責(zé)書(shū)執(zhí)行評(píng)價(jià)體系。不斷完善考評(píng)體系相關(guān)工作，對(duì)物資供應(yīng)專業(yè)的考核應(yīng)在協(xié)議執(zhí)行過(guò)程中，從進(jìn)度、質(zhì)量、現(xiàn)場(chǎng)、售后服務(wù)等方面表現(xiàn)，跟蹤考核履約表現(xiàn)，根據(jù)考核結(jié)果納入績(jī)效考核范圍。同時(shí)，在框架協(xié)議執(zhí)行完畢后，對(duì)協(xié)議執(zhí)行的規(guī)范情況、權(quán)責(zé)落實(shí)、框架協(xié)議執(zhí)行情況及用戶對(duì)項(xiàng)目服務(wù)要求、物資質(zhì)量、進(jìn)度要求設(shè)置等方面進(jìn)行統(tǒng)一評(píng)價(jià)，持續(xù)優(yōu)化完善內(nèi)容，促進(jìn)內(nèi)責(zé)書(shū)整體質(zhì)量的提升。

3.物資供應(yīng)內(nèi)責(zé)書(shū)標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用成效

相比傳統(tǒng)的物資供應(yīng)服務(wù)操作模式，利用內(nèi)責(zé)書(shū)進(jìn)行物資需求管理是一項(xiàng)重大的管理創(chuàng)新，凸顯出如下成效。

一、以需求管理為導(dǎo)向，提高精準(zhǔn)保供水平。做好物資需求管理是物資供應(yīng)工作的基礎(chǔ)?，F(xiàn)代供應(yīng)鏈的采購(gòu)、存儲(chǔ)、運(yùn)輸?shù)葮I(yè)務(wù)活動(dòng)計(jì)劃都是以需求資料為基礎(chǔ)制定的，需求信息準(zhǔn)確與否、全面與否，直接影響物資供應(yīng)的可行性。內(nèi)責(zé)書(shū)是保供決策的依據(jù)，內(nèi)責(zé)書(shū)實(shí)現(xiàn)了物資供應(yīng)團(tuán)隊(duì)在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)項(xiàng)目需求的有效集合，從而能夠針對(duì)性制定保供方案，在采購(gòu)技術(shù)選擇和倉(cāng)儲(chǔ)規(guī)劃建設(shè)等要素的配置上掌握主動(dòng)，做到精準(zhǔn)保供。二、利益共贏，風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)，實(shí)現(xiàn)安全、效率、效益供應(yīng)。在物資需求管理模式下，用戶與物資供應(yīng)單位通過(guò)簽訂內(nèi)責(zé)書(shū)，就未來(lái)一定時(shí)期內(nèi)的物資需求和供應(yīng)服務(wù)等內(nèi)容達(dá)成約定，從源頭增強(qiáng)抵御物資供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)能力。如采購(gòu)物資出現(xiàn)質(zhì)量責(zé)任等狀況，用戶和物資供應(yīng)單位通過(guò)協(xié)議約定的質(zhì)控責(zé)任機(jī)制，確定導(dǎo)致質(zhì)量不合格原因，明確責(zé)任主體，降低質(zhì)量問(wèn)題給雙方帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。三、長(zhǎng)期合作，降本增效，優(yōu)化物資供應(yīng)工作質(zhì)量。在內(nèi)責(zé)書(shū)簽訂基礎(chǔ)上，用戶與物資供應(yīng)單位之間形成了全新的戰(zhàn)略合作關(guān)系，長(zhǎng)期穩(wěn)定的供需關(guān)系為物資供應(yīng)單位帶來(lái)穩(wěn)定的市場(chǎng)份額，為用戶提供質(zhì)量穩(wěn)定、效率優(yōu)先的保供服務(wù)。同時(shí)，用戶單位和物資供應(yīng)部門(mén)有了共同的目標(biāo)，共同的任務(wù)，溝通的針對(duì)性增強(qiáng)，避免了龐雜繁瑣無(wú)謂的協(xié)調(diào)，從而有效地降低了溝通成本，使得需求秩序建立前后項(xiàng)目管理人工投入比為3:1。四、節(jié)約供應(yīng)綜合成本，提升經(jīng)濟(jì)供應(yīng)能力。物資需求管理秩序的建立可以有效地整合項(xiàng)目各類需求、儲(chǔ)備及人力等資源，發(fā)揮規(guī)?；?、專業(yè)化的聯(lián)合優(yōu)勢(shì)，提升對(duì)資源供應(yīng)市場(chǎng)的影響力和掌控力，減少采購(gòu)資金、儲(chǔ)備管理費(fèi)、資金占用費(fèi)、重復(fù)稅費(fèi)等綜合成本支出，保證經(jīng)濟(jì)供應(yīng)能力。同時(shí)，服務(wù)框架協(xié)議的簽訂實(shí)現(xiàn)了物資供應(yīng)單位在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)同類物資需求的歸集，從而形成規(guī)模采購(gòu)效應(yīng)。五、項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)聯(lián)動(dòng)協(xié)作，發(fā)揮專業(yè)協(xié)作能力。隨著需求管理秩序的建立，各類需求信息的收集、加工、管理工作會(huì)立足于工程建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)，建立起同設(shè)計(jì)、計(jì)劃、施工、技術(shù)等跨專業(yè)的協(xié)同聯(lián)動(dòng)機(jī)制。特別是在關(guān)鍵項(xiàng)目物資供應(yīng)過(guò)程中，能夠迅速鍛煉一支規(guī)范專業(yè)一流的工作團(tuán)隊(duì)，發(fā)揮不同專業(yè)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)交流和信息交換，減少地域跨度、專業(yè)認(rèn)知等交流障礙，促進(jìn)各專業(yè)統(tǒng)一目標(biāo)，優(yōu)化分工協(xié)作，形成一致認(rèn)可的解決方案，提升專業(yè)協(xié)作能力。

表1 內(nèi)責(zé)書(shū)與傳統(tǒng)供應(yīng)模式的對(duì)比表

引用出處

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