檔案管理信息化視角下的檔案管理研究

張?chǎng)稳?/p>

（中共承德市雙灤區(qū)委機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室，河北 承德 067101）

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)生產(chǎn)力也在迅速發(fā)展，信息技術(shù)帶來(lái)的信息時(shí)代對(duì)各行各業(yè)都產(chǎn)生了很大的影響，文件管理進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展階段。提供各種形式的有價(jià)值的社會(huì)信息對(duì)社會(huì)發(fā)展具有重要意義，因此有必要不斷創(chuàng)新管理模式和方法，以提高管理效率。

1 從信息化的角度看答案管理原理

1.1 需求指導(dǎo)原則

由于每個(gè)部門的文件特性不同，因此每個(gè)部門的文件要求和主題也不同。為了避免信息組織的盲目性并遵守單位的實(shí)際文件管理，單位必須遵守需求圖的原則。首先，工作人員應(yīng)充分考慮檔案要求的主要要求，從橫向和縱向的角度開(kāi)發(fā)檔案資源，實(shí)現(xiàn)資源利用率的優(yōu)化。其次，要根據(jù)時(shí)間的發(fā)展和檔案需求的變化，及時(shí)調(diào)整檔案信息化的方向，使信息化建設(shè)工作能夠按正常的軌跡進(jìn)行。最后，員工需要規(guī)劃布局，以通過(guò)基于文檔管理的需求建立長(zhǎng)期意識(shí)來(lái)避免浪費(fèi)金錢和人力。

1.2 穩(wěn)步執(zhí)行的原則

檔案信息的目標(biāo)取決于時(shí)間段。因此，有必要根據(jù)實(shí)際情況創(chuàng)建各種檔案管理項(xiàng)目，逐步穩(wěn)定地開(kāi)展檔案信息建設(shè)。首先，可以創(chuàng)建一個(gè)記錄管理項(xiàng)目，并將信息化構(gòu)建分為幾個(gè)階段來(lái)控制記錄信息化構(gòu)建過(guò)程。其次，可以分析特定項(xiàng)目，以識(shí)別項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的缺陷，優(yōu)化將來(lái)的項(xiàng)目，并提高建筑檔案信息的科學(xué)性和適用性。最后，文件信息的構(gòu)建是一個(gè)復(fù)雜的項(xiàng)目，必須建立一個(gè)新的管理系統(tǒng)來(lái)對(duì)此做出響應(yīng)。因此，部門必須為新型文件信息化制定適當(dāng)?shù)墓芾硪?guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)工作流程的重新設(shè)計(jì)，并為員工提供操作 指導(dǎo)。

2 檔案管理信息化中存在的主要問(wèn)題

2.1 缺乏明確的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

在檔案管理信息化發(fā)展的過(guò)程中，尚未形成高質(zhì)量的管理體系和管理方法，國(guó)家檔案管理辦公室僅對(duì)各部門的檔案管理工作以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者的評(píng)估提供業(yè)務(wù)性指導(dǎo)。因此，只能在建立相關(guān)的管理系統(tǒng)和缺乏行政強(qiáng)制性的管理系統(tǒng)中起隱性作用，并且歸檔是由行業(yè)和單位執(zhí)行的，從而進(jìn)一步增加了集成歸檔信息管理的難度。

2.2 檔案管理人員的整體素質(zhì)低下

首先，許多記錄管理人員經(jīng)常從其他職位調(diào)往記錄管理職位。他們?cè)谟涗浌芾矸矫鏇](méi)有任何專業(yè)知識(shí)，并且對(duì)記錄管理工作缺乏了解，無(wú)法滿足文件管理任務(wù)的要求。其次，一些管理人員，特別是一些思維定調(diào)的老年員工，將歸檔工作視為職業(yè)的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，他們?nèi)狈ぷ髫?zé)任感。

3 檔案管理信息化視角下檔案管理的有效措施

3.1 建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)和自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展，來(lái)自各個(gè)企業(yè)的電子文檔越來(lái)越多，數(shù)字檔案的建立將成為未來(lái)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。首先，需要從綜合管理和綜合規(guī)劃的角度進(jìn)行系統(tǒng)思考。企業(yè)可以掃描和處理紙質(zhì)文件，然后使用相關(guān)軟件來(lái)統(tǒng)一和處理電子文件，并建立數(shù)字文件。其次，有必要根據(jù)企業(yè)的具體生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)情況，建立文件管理的管理要求和管理目標(biāo)，并在此基礎(chǔ)上選擇合適的文件管理軟件，為建立數(shù)字檔案系統(tǒng)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。最后，檔案管理部門需要充分了解其特點(diǎn)，根據(jù)自身的優(yōu)點(diǎn)組織更全面的管理機(jī)制，建立管理體系，為檔案管理員執(zhí)行檔案管理工作提供最大的支持。使檔案管理工作可以可靠地執(zhí)行，并朝著更加標(biāo)準(zhǔn)化，智能化和專業(yè)化的方向發(fā)展。

3.2 做好基礎(chǔ)工作，創(chuàng)造信息化條件

首先是建立該管理系統(tǒng)。由于管理系統(tǒng)是檔案管理工作順利發(fā)展的重要基礎(chǔ)，因此有必要構(gòu)建和完善相應(yīng)的文件管理系統(tǒng)，并在不影響檔案管理的前提下不斷創(chuàng)新管理方法。通過(guò)簡(jiǎn)化過(guò)程，并且應(yīng)該嚴(yán)格控制存檔資源的質(zhì)量。其次，是要注意文件管理中的重要環(huán)節(jié)的控制?；谂c文件管理相關(guān)的硬件環(huán)境的改進(jìn)，增加對(duì)新設(shè)施和設(shè)備的管理和更新，并確保它們符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，以及審核和批準(zhǔn)需求。

3.3 重視人才隊(duì)伍的轉(zhuǎn)變

從信息化的角度來(lái)看，人才隊(duì)伍的變革是檔案管理改革工作的本質(zhì)。文件信息化任務(wù)中最緊迫的問(wèn)題是為部門建立一支高素質(zhì)的人才團(tuán)隊(duì)。首先，探索工作流動(dòng)機(jī)制，并加強(qiáng)存檔部門與其他部門之間的聯(lián)系。所謂的工作流動(dòng)性是指將文件管理人員調(diào)配到其他業(yè)務(wù)相關(guān)部門以適應(yīng)工作?？梢栽鰪?qiáng)檔案管理人員通過(guò)工作流動(dòng)性來(lái)收集檔案資源的主觀能動(dòng)性和能力，可以建立組建部門的溝通機(jī)制，實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理的人才配置。其次，擴(kuò)寬員工的視野，并防止員工的固定思維。單位要建立針對(duì)實(shí)際工作的一系列培訓(xùn)機(jī)制，通過(guò)培訓(xùn)拓寬檔案管理思想，提高檔案管理人員的創(chuàng)造力和創(chuàng)新意識(shí)，促進(jìn)檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新。最后，部門可以與相關(guān)部門進(jìn)行多態(tài)，多元化和深入合作，為員工提供廣泛的交流平臺(tái)，并借鑒相關(guān)部門的經(jīng)驗(yàn)。

3.4 加強(qiáng)信息安全建設(shè)

信息安全是在檔案管理中構(gòu)建信息的基本前提，因此有必要建立一個(gè)完整的信息安全保證體系，以使檔案信息不被網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊所破壞。另外，需要建立科學(xué)有效的監(jiān)控機(jī)制，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，并為歸檔信息資源的安全提供保護(hù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

作為重要的信息資源，檔案管理包含各種寶貴的經(jīng)驗(yàn)。在信息時(shí)代的背景下，現(xiàn)有的檔案管理模式已不能滿足管理要求。因此，為了在檔案管理中取得更好的效果，需要進(jìn)行一些改變，從管理理念的開(kāi)始，隨著管理方法和管理技術(shù)的不斷創(chuàng)新，檔案管理可以實(shí)現(xiàn)最大的價(jià)值并發(fā)揮最大的作用。