基于HRP與OA系統(tǒng)的后勤物資管理全流程優(yōu)化研究

尹莎　謝洋

關(guān)鍵詞：后勤物資；全流程管理；醫(yī)院資源規(guī)劃（HRP）；辦公自動化（OA）

中圖法分類號：TP311 文獻標識碼：A

HRP由成熟的企業(yè)資源規(guī)劃（enterprise resource planning，ERP）發(fā)展而來，并將其應(yīng)用于醫(yī)院運營管理，實現(xiàn)資金流、業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流之間的有效結(jié)合與互聯(lián)互通，是指融合現(xiàn)代管理理念，整合醫(yī)院各類資源，進行統(tǒng)一規(guī)劃管理。辦公自動化（office automation，OA）系統(tǒng)負載輕，開放性好，系統(tǒng)維護升級方便，網(wǎng)絡(luò)辦公不受到地域的限制，能夠?qū)崿F(xiàn)對文本、圖像、聲音等信息的訪問，具有良好的使用性能。

醫(yī)院后勤物資保障工作是醫(yī)院正常運轉(zhuǎn)的基本保證和重要組成部分，其管理水平直接關(guān)系到醫(yī)院運轉(zhuǎn)的質(zhì)量和效率。醫(yī)院后勤物資包括辦公用品、被服裝具、保潔用品、維修材料、五金交電、計算機耗材及配件等，具有物資品種繁雜、工作內(nèi)容瑣碎等特點。

為滿足和提升醫(yī)院對后勤物資保障工作需求，本文基于HRP系統(tǒng)和OA系統(tǒng)對H醫(yī)院后勤物資管理流程進行優(yōu)化改造，以提高工作的時效性、統(tǒng)一性和規(guī)范性。在此次優(yōu)化系統(tǒng)建設(shè)實施過程中，分三個步驟來進行：第一步，分析現(xiàn)有流程存在的問題；第二步，結(jié)合需求和信息系統(tǒng)能實現(xiàn)的功能進行流程優(yōu)化和搭建平臺：第三步，對優(yōu)化后的管理流程進行評價和完善。

1現(xiàn)狀及存在的問題

目前，河北醫(yī)科大學(xué)第二醫(yī)院后勤保障部按照是否“零庫存”的屬性將物資分為庫存物資和專購物資，申請科室分為醫(yī)療醫(yī)技科室和行政后勤科室，申請和審批模式分為線上和線下兩種。

醫(yī)療醫(yī)技科室物資采用線上申請線下審批的模式。為了數(shù)據(jù)安全，醫(yī)院HRP系統(tǒng)連接醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，醫(yī)師工作站和護理工作站都在內(nèi)網(wǎng)計算機，因此，醫(yī)療醫(yī)技科室申請物資在內(nèi)網(wǎng)計算機上登錄HRP系統(tǒng)按說明操作即可生成請領(lǐng)單，系統(tǒng)根據(jù)物資屬性拆單，庫存物資訂單發(fā)送至庫房保管員直接出庫，專購物資發(fā)送至采購員生成供應(yīng)商訂單，依次由庫房負責(zé)人、后勤保障部主任、主管院領(lǐng)導(dǎo)審批通過后發(fā)送至供應(yīng)商客戶端。

行政后勤科室物資申請和審批均采用線下模式。行政后勤科室由申請人提出書面申請，科室負責(zé)人審批通過后送至后勤保障部，庫存物資經(jīng)庫房負責(zé)人審核通過后辦理出庫，專購物資經(jīng)采購員匯總后依次由庫房負責(zé)人、后勤保障部主任、主管院領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購員通過電話方式通知供應(yīng)商送貨。

供應(yīng)商下訂單采用線上線下結(jié)合模式。通過內(nèi)網(wǎng)HRP系統(tǒng)申請的專購物資通過線下審批通過后，采購員通過HRP系統(tǒng)供應(yīng)商客戶端發(fā)送訂單，并生成訂單條形碼，通過條形碼辦理入庫，系統(tǒng)自動對應(yīng)請領(lǐng)單生成出庫單。通過線下書面審批通過后的專購物資，由采購員電話通知供應(yīng)商送貨，隨貨同行單備注使用科室，采購員手動入庫，保管員按照隨貨同行單備注的使用科室手動錄入出庫單。圖1為后勤物資供應(yīng)流程圖。

基于以上模式，存在以下問題。第一，時效性差，耗時過長。只要涉及線下審批及書面材料的流轉(zhuǎn)，就需要不同角色的人見面，就需要為了克服空間的距離而花費時間，加上等待審批和等著手工錄入出庫單與出貨的時間等，經(jīng)統(tǒng)計申請與審批環(huán)節(jié)平均用時為6h，平均領(lǐng)用等待時間為19min。第二，準確性差，出錯率高。線下訂單經(jīng)口頭傳達，難免存在遺漏或者備注錯誤，導(dǎo)致多發(fā)、少發(fā)、發(fā)錯科室等情況。

2后勤物資管理流程優(yōu)化

2.1系統(tǒng)框架

梳理和重新確定后勤物資管理的要求和業(yè)務(wù)流程，在HRP系統(tǒng)總體框架基礎(chǔ)上OA系統(tǒng)審批流，業(yè)務(wù)大致為“物資申請單→申請審批→申請審核→下達供貨訂單→驗收入庫→出庫記賬”。重新構(gòu)建的后勤物資管理模塊包括院內(nèi)HRP系統(tǒng)申請模塊、OA系統(tǒng)審批模塊、HRP系統(tǒng)出入庫管理模塊。優(yōu)化的關(guān)鍵點包括：一是將所有線上書面申請及審批改成OA系統(tǒng)：二是將審批后的結(jié)果自動反饋到HRP系統(tǒng)。

2.2 HRP系統(tǒng)流程模塊

本文基于原有的業(yè)務(wù)流程進行了優(yōu)化改造，將所有的線下書面申請和審批全部改為線上OA系統(tǒng)處理，同時信息中心加裝了跳板機，實現(xiàn)了內(nèi)外網(wǎng)的數(shù)據(jù)互通共享。

HRP系統(tǒng)在與OA系統(tǒng)對接的前后程序上較之前有所改進，分別進行了匯總和拆單操作。HRP申請單的數(shù)量為500個／天左右，若每一個都到OA系統(tǒng)走審批，則工作量太大。因此，專購物資訂單經(jīng)采購員在HRP系統(tǒng)定期匯總后提交至OA系統(tǒng)進行審批，如遇特殊情況可加急審批，一天OA審批流會保持在5個以下。OA系統(tǒng)審批通過后反饋到HRP系統(tǒng)進行拆單處理，根據(jù)不同的供應(yīng)商和不同和申請科室生成多個訂單并發(fā)送至供貨商，待貨物完成驗收入庫后，系統(tǒng)再根據(jù)不同的申請科室重新組合成出庫單，由保管員辦理備貨出庫。圖2為優(yōu)化后的后勤物資供應(yīng)流程圖。

2.3 OA系統(tǒng)流程模塊

嵌入HRP系統(tǒng)中的OA審批流有三個，主要是針對行政后勤科室使用：一是申請科室審批流，主要針對原采用書面申請與審批的科室：二是供應(yīng)商訂單審批流，替代了原有的對供應(yīng)商訂單的線下審批；三是物資發(fā)放審批流，由OA系統(tǒng)與HRP系統(tǒng)對接，審核通過后直接生成出庫單，取代了保管員依照申請批示單手工錄入的程序。

優(yōu)化后的申請科室審批流程，在其中嵌入了選擇條件，如用途分為常規(guī)辦公和特殊用途，常規(guī)辦公不超限額申請部門負責(zé)人審批通過后直接流轉(zhuǎn)到庫房，若為特殊用途，則須增加主管院領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)。再如，申請單金額≥500元的申請需要主管院領(lǐng)導(dǎo)審批，原來采用書面申請，科室不知道申請單金額，因此容易造成出庫時發(fā)現(xiàn)金額超限再去找主管院領(lǐng)導(dǎo)審核的情況。另外，優(yōu)化流程后，HRP系統(tǒng)可實現(xiàn)根據(jù)物資屬性自動將庫存物資和專購物資拆分為兩個訂單，分別發(fā)送至保管員和采購員兩個角色，避免了申請科室將物資寫在一個申請單上，到庫房才發(fā)現(xiàn)需要拆分后又重新審批的情況。圖3為OA系統(tǒng)申請科室審批流程圖。

優(yōu)化后的供應(yīng)商訂單流程實現(xiàn)了“匯總后審批，通過后拆分”，供應(yīng)商訂單分為增加庫存和專購臨采兩種情況，優(yōu)化前是“一單一簽”的模式.即所有的書面申請都需要領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，給領(lǐng)導(dǎo)帶來了很大的工作量。由于所有的審批都采用“面簽”的方式，大大增加了等待審批的時間。優(yōu)化的流程實現(xiàn)了“定時匯總，線上審批”，審批人用手機即可審批，審批通過后將結(jié)果反饋到HRP系統(tǒng)，自動生成供應(yīng)商訂單并實現(xiàn)了“一單一碼”，驗貨后對供應(yīng)商隨貨同行單掃碼入庫，入庫后保管員收到系統(tǒng)根據(jù)請領(lǐng)單生成的出庫單，根據(jù)出庫單備貨，備貨完成后通知申請科室領(lǐng)取物資或由第三方配送公司送貨至科室。圖4為OA系統(tǒng)后勤物資管理科室供應(yīng)商訂單流程圖。

無論是庫存物資還是專購物資，經(jīng)申請科室負責(zé)人審批通過后都要經(jīng)庫房負責(zé)人審核，審核其領(lǐng)用物資種類和數(shù)量的必要性。比如，醫(yī)療醫(yī)技科室及醫(yī)務(wù)處、護理部、感染控制處、住院處等與臨床工作緊密相關(guān)的職能科室或窗口科室可以領(lǐng)用白大衣等工作服，而一般的行政人員是不可以領(lǐng)用的。因此，庫房負責(zé)人對醫(yī)院物資的管控和成本的管理是必不可少的角色。圖5為OA系統(tǒng)后勤物資管理科室發(fā)放流程圖。

3應(yīng)用效果評價

將OA系統(tǒng)與HRP系統(tǒng)相結(jié)合，實現(xiàn)了多部門使用、多級別審批的工作全部線上完成，提高了后勤物資管理工作的高效性、規(guī)范性和準確性，同時為醫(yī)院節(jié)約了人力成本和財力成本，做到了痕跡管理、有據(jù)可循。

3.1提高工作時效性

后勤物資領(lǐng)用審批流程在OA系統(tǒng)的應(yīng)用，簡化了辦公流程，避免了“找人、等人”的現(xiàn)象，減少了審批的等待時間，相關(guān)負責(zé)人在移動上網(wǎng)設(shè)備上處理即可，增加了處理工作的靈活性，縮短了審批周期，提高了辦事效率和執(zhí)行力。

除了OA系統(tǒng)本身的優(yōu)勢能提高工作效率，其與HRP系統(tǒng)對接后產(chǎn)生的數(shù)據(jù)更為規(guī)范，格式更為統(tǒng)一。HRP系統(tǒng)采用結(jié)構(gòu)化模板式界面，對每個字段進行系統(tǒng)控制和校驗，防止漏填和錯填，一次性審批通過，避免了申請人采用無格式敘述性文字填報導(dǎo)致多次退回和修改的情況發(fā)生，極大地提高了工作效率。

OA系統(tǒng)可記錄流程中每一個環(huán)節(jié)的發(fā)生時間節(jié)點，能夠方便準確地統(tǒng)計出每個環(huán)節(jié)的時長。對比流程優(yōu)化前后的1個月的平均申請審批和貨物領(lǐng)取等待時長，優(yōu)化后的申請與審批環(huán)節(jié)平均用時由6h降低到2.5h，縮短了58.3%：平均領(lǐng)用等待時間由19min降低到7min，縮短了63.2%。

3.2規(guī)范操作流程，提高工作質(zhì)量

兩個系統(tǒng)集成后，數(shù)據(jù)的字段內(nèi)容和格式部是統(tǒng)一調(diào)用HRP系統(tǒng)中物品字典的數(shù)據(jù)，有些字段是可選擇的，如物資名稱、規(guī)格等，有些字段是填寫的，如數(shù)量、備注等。因此，由HRP系統(tǒng)轉(zhuǎn)錄到OA系統(tǒng)里的表格格式一致，且能自動生成金額合計，便于條件判斷，從而確定下一步流向，在降低出錯率的同時提高了操作的規(guī)范性和工作質(zhì)量。

3.3加強痕跡管理，做到有據(jù)可循

在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)，系統(tǒng)都有記錄并形成電子文單、帶有修改痕跡的簽發(fā)電子文稿、關(guān)聯(lián)文件信息、電子文件運轉(zhuǎn)流程圖等，有效確保了無紙化辦公運轉(zhuǎn)模式下歸檔材料的完整性，切實保留了文件之間直接的完整、清晰的相互關(guān)系，極大豐富了檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了信息資源整合。

3.4為醫(yī)院節(jié)約成本

此次流程優(yōu)化不但提高了工作質(zhì)量和工作效率，也為醫(yī)院節(jié)約了人力成本和物力成本。一般申請人為本院員工，把原來等待審批、返工糾錯和等待領(lǐng)取物資的時間用在了其他工作上，大大減少了人力的投入。OA系統(tǒng)采用了無紙化辦公，在減少了紙張的同時也減少了相應(yīng)打印耗材、筆墨、書釘?shù)绕渌k公費用，為醫(yī)院節(jié)省了相關(guān)開支。

4結(jié)束語

通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作模式，完成物資供應(yīng)流程再造，在有效提升物資供應(yīng)效率和效益、改進服務(wù)質(zhì)量、降低運營成本的同時，便于醫(yī)院集中人力、物力、財力，專注于提升醫(yī)療技術(shù)水平。

優(yōu)化后的后勤物資全流程管理實現(xiàn)了OA系統(tǒng)與HRP系統(tǒng)互聯(lián)互通、高效集成，實現(xiàn)了申請和審批全流程線上處理，實現(xiàn)了標準化流程管理，簡化了后勤物資的管理流程，大幅度提高了工作效率，降低了醫(yī)院運營和審計的風(fēng)險，提高了醫(yī)院綜合管理水平和臨床一線的服務(wù)質(zhì)量。

作者簡介：

尹莎（1987—），本科，經(jīng)濟師，研究方向：醫(yī)院成本管理。