醫(yī)院藥品采購(gòu)及供應(yīng)工作內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)研究

龔紅健，田敬林

上海交通大學(xué)附屬蘇州九龍醫(yī)院藥學(xué)部，江蘇蘇州 215000

醫(yī)院作為提供醫(yī)療服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，藥品采購(gòu)及供應(yīng)工作對(duì)患者的生命安全和治療效果至關(guān)重要。然而，該領(lǐng)域面臨多種挑戰(zhàn)，包括識(shí)別體系不健全、風(fēng)險(xiǎn)管理人才缺乏、管理制度不完善等問(wèn)題，這些問(wèn)題可能危及患者的健康和醫(yī)院的財(cái)務(wù)狀況[1]。因此，提高內(nèi)部控制的質(zhì)量，成為醫(yī)院管理的緊迫任務(wù)。本文采用文獻(xiàn)綜述和問(wèn)題分析的方法，搜集了與醫(yī)院藥品采購(gòu)及供應(yīng)相關(guān)的文獻(xiàn)和研究，了解了該領(lǐng)域的現(xiàn)有風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，通過(guò)問(wèn)題分析，對(duì)醫(yī)院藥品采購(gòu)及供應(yīng)工作中的多個(gè)潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了詳細(xì)研究，最后，根據(jù)問(wèn)題分析的結(jié)果，提出了改進(jìn)和加強(qiáng)內(nèi)部控制的建議，以應(yīng)對(duì)這些潛在風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)問(wèn)題分析和建議，提高醫(yī)院藥品采購(gòu)及供應(yīng)工作的內(nèi)部控制質(zhì)量，有助于醫(yī)院識(shí)別并解決潛在的風(fēng)險(xiǎn)，減少資源浪費(fèi)和患者安全風(fēng)險(xiǎn)，提高醫(yī)院的聲譽(yù)和可持續(xù)發(fā)展，增加患者和供應(yīng)商的信任。

1 當(dāng)前醫(yī)院藥品采購(gòu)所存在的問(wèn)題

當(dāng)前醫(yī)院藥品采購(gòu)面臨著許多問(wèn)題，這些問(wèn)題可能會(huì)影響醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量、患者安全以及醫(yī)院的財(cái)務(wù)狀況[2]。以下是一些可能存在的問(wèn)題。

1.1 藥品采購(gòu)及供應(yīng)識(shí)別體系不健全

醫(yī)院藥品采購(gòu)流程是醫(yī)療機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，而在這一過(guò)程中，對(duì)藥品的準(zhǔn)確識(shí)別和規(guī)范分類顯得尤為關(guān)鍵[3]。部分醫(yī)院的藥品采購(gòu)及供應(yīng)識(shí)別體系存在明顯的不完善之處。這種不完善體現(xiàn)在多個(gè)方面，包括藥品信息的不清晰、藥品分類的不規(guī)范等問(wèn)題。這一問(wèn)題的根本在于藥品的信息管理不夠細(xì)致和有效，缺乏明晰的標(biāo)準(zhǔn)和流程，導(dǎo)致了混亂和不透明的情況。

藥品分類的不規(guī)范也是一個(gè)值得重視的問(wèn)題。規(guī)范的藥品分類不僅能夠幫助醫(yī)院更好地管理庫(kù)存和供應(yīng)，還有助于確?；颊吣軌颢@得正確的藥物治療。缺乏明確的分類標(biāo)準(zhǔn)可能會(huì)導(dǎo)致藥品的錯(cuò)位存放，增加了找藥的難度，同時(shí)也可能增加了藥品過(guò)期的風(fēng)險(xiǎn)[4]。

這些問(wèn)題不僅僅是行政和管理方面的挑戰(zhàn)，也直接關(guān)系到患者的用藥安全和醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)效率。為了解決這一問(wèn)題，醫(yī)院需要制定和執(zhí)行更為健全的藥品采購(gòu)及供應(yīng)識(shí)別體系，明確的流程和標(biāo)準(zhǔn)，以確保藥品信息的透明和準(zhǔn)確性，同時(shí)規(guī)范藥品的分類和存放，從而提高醫(yī)院的整體管理水平，確保患者獲得更好的醫(yī)療服務(wù)。

1.2 藥品采購(gòu)及供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)管理人才缺乏

藥品采購(gòu)及供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)管理在當(dāng)今醫(yī)療行業(yè)中具有至關(guān)重要的地位，然而，面臨的最大挑戰(zhàn)之一是人才的短缺[5]。這一問(wèn)題牽涉到多方面的知識(shí)領(lǐng)域，包括藥學(xué)、管理、法律等，需要具備豐富的專業(yè)背景和跨領(lǐng)域的綜合能力。然而，在實(shí)際情況中，這類綜合性的人才相對(duì)較為稀缺，給醫(yī)院的藥品采購(gòu)及供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)管理帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。

①藥品采購(gòu)及供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)管理需要深刻的藥學(xué)知識(shí)，以確保醫(yī)院采購(gòu)的藥品符合嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，以保障患者的安全和療效[6]。這方面的專業(yè)知識(shí)包括對(duì)不同類型藥品的特性、藥品生產(chǎn)過(guò)程、藥物相互作用以及不同供應(yīng)商的可信度等方面的了解。沒(méi)有足夠的藥學(xué)知識(shí)，醫(yī)院難以進(jìn)行準(zhǔn)確的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和藥品選擇，可能導(dǎo)致不合理用藥問(wèn)題，對(duì)患者造成風(fēng)險(xiǎn)。

②管理和法律方面的知識(shí)也至關(guān)重要。在藥品采購(gòu)及供應(yīng)過(guò)程中，需要確保合同的合規(guī)性、供應(yīng)商的法律責(zé)任以及采購(gòu)過(guò)程的透明度和合規(guī)性。缺乏這些知識(shí)，醫(yī)院可能會(huì)陷入合同糾紛、法律風(fēng)險(xiǎn)或監(jiān)管問(wèn)題，導(dǎo)致不必要的法律責(zé)任和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

③藥品采購(gòu)及供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)管理還需要高度的協(xié)調(diào)和溝通能力，以便與供應(yīng)商、監(jiān)管機(jī)構(gòu)以及醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)部門進(jìn)行有效的協(xié)作。這種跨領(lǐng)域的協(xié)調(diào)和溝通需要豐富的管理經(jīng)驗(yàn)和領(lǐng)導(dǎo)力。

因此，缺乏這類綜合性人才可能導(dǎo)致醫(yī)院無(wú)法有效地進(jìn)行藥品采購(gòu)及供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)管理。這可能會(huì)表現(xiàn)為藥品供應(yīng)鏈的不穩(wěn)定性，藥品質(zhì)量的不一致性，以及無(wú)法及時(shí)應(yīng)對(duì)市場(chǎng)和法律變化所帶來(lái)的挑戰(zhàn)。

1.3 藥品采購(gòu)及供應(yīng)的管理制度不完善

1.3.1 缺乏科學(xué)評(píng)估和監(jiān)督 醫(yī)院藥品采購(gòu)及供應(yīng)過(guò)程中需要開(kāi)展科學(xué)評(píng)估和監(jiān)督，以確保藥品的質(zhì)量和效益[7]。如果缺乏科學(xué)評(píng)估和監(jiān)督，就可能出現(xiàn)藥品質(zhì)量不一、價(jià)格不合理等問(wèn)題。

1.3.2 缺乏對(duì)藥品庫(kù)存的有效管理 醫(yī)院藥品庫(kù)存管理是藥品采購(gòu)及供應(yīng)的重要組成部分，如果管理不善，就可能出現(xiàn)藥品積壓、過(guò)期、損壞等問(wèn)題[8]。因此，醫(yī)院需要建立完善的藥品庫(kù)存管理制度，對(duì)藥品的存儲(chǔ)、保養(yǎng)、發(fā)放等進(jìn)行嚴(yán)格的管理，以保證藥品的質(zhì)量和安全。

1.3.3 缺乏應(yīng)急處理機(jī)制 醫(yī)院藥品采購(gòu)及供應(yīng)過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)各種突發(fā)情況，如供應(yīng)商破產(chǎn)、藥品質(zhì)量問(wèn)題等[9]。如果沒(méi)有應(yīng)急處理機(jī)制，就可能出現(xiàn)無(wú)法及時(shí)供應(yīng)藥品、影響患者治療等問(wèn)題。因此，醫(yī)院需要建立完善的應(yīng)急處理機(jī)制，以應(yīng)對(duì)各種突發(fā)情況，保證藥品的及時(shí)供應(yīng)和患者的治療安全。

2 內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)

2.1 采購(gòu)流程風(fēng)險(xiǎn)

醫(yī)院藥品采購(gòu)的流程是確保患者獲得合適藥品的基礎(chǔ)，然而這一流程也伴隨著一系列潛在風(fēng)險(xiǎn)[10]。首先，需求確認(rèn)環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性直接關(guān)系到醫(yī)院所需藥品的數(shù)量和種類，若需求確認(rèn)存在偏差，可能導(dǎo)致藥品采購(gòu)過(guò)多或過(guò)少，從而造成資源浪費(fèi)或藥物短缺。

2.2 供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)

藥品供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性和質(zhì)量直接影響著醫(yī)院藥品的正常供應(yīng)和患者的治療效果。在供應(yīng)鏈管理中，存在多種風(fēng)險(xiǎn)，涵蓋供應(yīng)商的信譽(yù)、物流延誤以及庫(kù)存管理等方面[11]。①物流延誤是供應(yīng)鏈管理中常見(jiàn)的挑戰(zhàn)之一。由于藥品的特殊性，一旦發(fā)生物流延誤，可能導(dǎo)致急需藥品的缺貨，進(jìn)而影響患者的治療計(jì)劃和醫(yī)療服務(wù)的連續(xù)性。物流延誤還可能導(dǎo)致藥品過(guò)期、失效，進(jìn)一步浪費(fèi)醫(yī)院的資源。②庫(kù)存管理不當(dāng)也是供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)的一大方面，過(guò)多的庫(kù)存可能導(dǎo)致藥品浪費(fèi)，過(guò)少的庫(kù)存則可能導(dǎo)致急需藥品的缺貨，難以滿足患者的需求[12]。

2.3 內(nèi)部協(xié)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)

醫(yī)院藥品采購(gòu)及供應(yīng)工作的順利進(jìn)行不僅需要內(nèi)外部合作伙伴的密切協(xié)調(diào)，也需要醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)部門之間的緊密配合[13]。然而，在這個(gè)協(xié)同過(guò)程中，難免存在一些潛在的內(nèi)部協(xié)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)。這些風(fēng)險(xiǎn)可能包括信息共享不足、采購(gòu)決策的不科學(xué)等。

不充分的信息共享可能導(dǎo)致重復(fù)采購(gòu)或漏采購(gòu)的問(wèn)題。當(dāng)各個(gè)部門之間沒(méi)有足夠的信息溝通與共享機(jī)制時(shí)，則會(huì)浪費(fèi)資源。另一方面，信息共享不足也可能導(dǎo)致某些重要藥品未能及時(shí)采購(gòu)，影響患者的治療計(jì)劃[14]。

2.4 數(shù)據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)

在醫(yī)院藥品采購(gòu)及供應(yīng)工作中，數(shù)據(jù)的重要性不容忽視。藥品清單、采購(gòu)合同、庫(kù)存情況等大量數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確管理直接影響醫(yī)院的藥品管理效率和質(zhì)量。然而，數(shù)據(jù)管理不當(dāng)可能引發(fā)一系列風(fēng)險(xiǎn)，包括信息丟失、泄露和錯(cuò)誤等問(wèn)題，從而對(duì)醫(yī)院的藥品管理產(chǎn)生不利影響[15]。

信息丟失可能發(fā)生在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)或備份過(guò)程中，如果醫(yī)院沒(méi)有建立健全的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，一旦系統(tǒng)故障或意外事件發(fā)生，重要的藥品采購(gòu)信息可能丟失，導(dǎo)致采購(gòu)過(guò)程中斷和數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。

數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)可能對(duì)藥品采購(gòu)及供應(yīng)帶來(lái)嚴(yán)重影響。藥品采購(gòu)涉及供應(yīng)商的信息、合同細(xì)節(jié)等敏感數(shù)據(jù)，一旦這些信息泄露，可能導(dǎo)致合作伙伴的信任受損，甚至可能被不法分子利用，給醫(yī)院和患者帶來(lái)潛在危害。

此外，數(shù)據(jù)錯(cuò)誤可能導(dǎo)致采購(gòu)和庫(kù)存管理的混亂。如果藥品清單、規(guī)格、價(jià)格等數(shù)據(jù)存在錯(cuò)誤，可能導(dǎo)致錯(cuò)誤的藥品采購(gòu)，造成藥物的浪費(fèi)或短缺。同樣，庫(kù)存信息的錯(cuò)誤也可能導(dǎo)致醫(yī)院難以準(zhǔn)確估計(jì)藥品的供應(yīng)和需求，影響醫(yī)療服務(wù)的連續(xù)性。

2.5 內(nèi)部審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

內(nèi)部審計(jì)在醫(yī)院藥品采購(gòu)及供應(yīng)工作中扮演著至關(guān)重要的角色，是確保內(nèi)部控制有效性的一項(xiàng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)[16]。然而，在進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)時(shí)也存在一定的潛在風(fēng)險(xiǎn)。如果審計(jì)不充分或存在疏漏，可能導(dǎo)致潛在問(wèn)題未被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，從而使風(fēng)險(xiǎn)得不到有效控制和防范。

審計(jì)不充分可能忽視一些細(xì)節(jié)和關(guān)鍵問(wèn)題。醫(yī)院藥品采購(gòu)及供應(yīng)工作涉及眾多環(huán)節(jié)，如果審計(jì)過(guò)程中未對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面審查，可能導(dǎo)致一些風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)被忽略[17]。

審計(jì)存在疏漏也可能使風(fēng)險(xiǎn)得不到及時(shí)控制。如果內(nèi)部審計(jì)流程不嚴(yán)密，審計(jì)人員未能深入挖掘問(wèn)題的根本原因，可能只對(duì)表面問(wèn)題進(jìn)行處理，而未能識(shí)別問(wèn)題的潛在根源。這種情況下，問(wèn)題可能在未來(lái)再次出現(xiàn)，給醫(yī)院藥品采購(gòu)及供應(yīng)帶來(lái)不利影響。

除此之外，審計(jì)的頻率和周期也可能影響其有效性。審計(jì)頻率過(guò)低可能導(dǎo)致問(wèn)題得不到及時(shí)發(fā)現(xiàn)，而審計(jì)周期過(guò)短可能難以對(duì)問(wèn)題進(jìn)行深入的分析和解決[18]。因此，醫(yī)院需要根據(jù)實(shí)際情況制定合理的審計(jì)計(jì)劃，確保審計(jì)的全面性和有效性。

3 如何應(yīng)對(duì)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)

3.1 建立健全的內(nèi)部控制制度

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)以建立健全的內(nèi)部控制制度為前提，來(lái)保障藥品采購(gòu)及供應(yīng)的合規(guī)性和透明度。制定內(nèi)部控制政策和流程時(shí)，需要考慮采購(gòu)的全過(guò)程，從需求確認(rèn)、招標(biāo)采購(gòu)、供應(yīng)商選擇到合同簽署等環(huán)節(jié)都應(yīng)有明確的規(guī)定。此外，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)和權(quán)限也是必要的，以確保責(zé)任的明確性和責(zé)權(quán)相符。這種制度的建立將幫助醫(yī)院規(guī)范藥品采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)，減少潛在的違規(guī)行為和錯(cuò)誤。

3.2 強(qiáng)化供應(yīng)商評(píng)價(jià)和監(jiān)督

建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系需要綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和合規(guī)性等方面。不僅要定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，還需要對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保其資質(zhì)和信譽(yù)。此外，對(duì)合作供應(yīng)商的監(jiān)督也是至關(guān)重要的。定期跟蹤和評(píng)估供應(yīng)商的績(jī)效，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施，確保他們持續(xù)符合醫(yī)院的要求，從而保障藥品的質(zhì)量和供應(yīng)的穩(wěn)定性。

3.3 優(yōu)化供應(yīng)鏈管理

為了優(yōu)化供應(yīng)鏈管理，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)物流管理并建立監(jiān)控和預(yù)警機(jī)制。物流延誤可能會(huì)對(duì)藥品供應(yīng)產(chǎn)生嚴(yán)重影響，因此建立及時(shí)的物流監(jiān)控系統(tǒng)，一旦出現(xiàn)延誤情況，可以迅速采取措施。同時(shí)，合理的庫(kù)存規(guī)劃也是必要的。通過(guò)數(shù)據(jù)分析和預(yù)測(cè)，醫(yī)院可以避免庫(kù)存過(guò)多或過(guò)少的情況，確保藥品供應(yīng)的穩(wěn)定性和持續(xù)性。

3.4 加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)調(diào)和溝通

內(nèi)部協(xié)調(diào)和溝通對(duì)于避免問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生至關(guān)重要。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立跨部門的信息共享機(jī)制，確保各個(gè)部門之間能夠充分了解藥品采購(gòu)及供應(yīng)的情況。定期召開(kāi)跨部門會(huì)議可以促進(jìn)交流和溝通，解決協(xié)調(diào)問(wèn)題，從而避免因信息不對(duì)稱而引發(fā)的錯(cuò)誤決策。

3.5 規(guī)范數(shù)據(jù)管理

建立完善的數(shù)據(jù)管理制度需要確保藥品清單、采購(gòu)合同和庫(kù)存情況等數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。數(shù)據(jù)錄入和存儲(chǔ)的規(guī)范性是關(guān)鍵，防止數(shù)據(jù)錯(cuò)誤和丟失。此外，建立備份機(jī)制可以在系統(tǒng)故障或意外事件發(fā)生時(shí)保障數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。

3.6 加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)

規(guī)范的內(nèi)部審計(jì)制度可以幫助醫(yī)院及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提供改進(jìn)意見(jiàn)。審計(jì)不僅要涵蓋藥品采購(gòu)及供應(yīng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，還要針對(duì)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行深入審查，找出問(wèn)題的根本原因。制訂詳細(xì)的審計(jì)計(jì)劃和頻率，確保審計(jì)的全面性和有效性，進(jìn)一步提升內(nèi)部控制的質(zhì)量。

3.7 培訓(xùn)與教育

為醫(yī)院相關(guān)人員提供關(guān)于藥品采購(gòu)及供應(yīng)的培訓(xùn)，將有助于提高他們對(duì)內(nèi)部控制政策、流程和風(fēng)險(xiǎn)防范的理解。培訓(xùn)可以覆蓋從采購(gòu)流程到數(shù)據(jù)管理等方面的內(nèi)容，使員工能夠更加認(rèn)識(shí)到自身在內(nèi)部控制中的作用和責(zé)任。增強(qiáng)員工對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)知和意識(shí)，有助于減少潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

4 結(jié)論

醫(yī)院藥品采購(gòu)及供應(yīng)工作的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，需要綜合性的管理和防范。為此，醫(yī)院應(yīng)建立健全的內(nèi)部控制制度，明確流程、職責(zé)和權(quán)限，加強(qiáng)供應(yīng)商評(píng)價(jià)和監(jiān)督，優(yōu)化信息管理和技術(shù)應(yīng)用，同時(shí)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，確保藥品采購(gòu)及供應(yīng)工作的合規(guī)性和穩(wěn)定性，為患者提供更安全、高效的醫(yī)療服務(wù)。