疾控中心檔案管理的信息化與科學(xué)化建設(shè)探討

趙娜，馬晏萍，周芳羽

1. 河?xùn)|區(qū)疾病預(yù)防控制中心健康教育科，天津 300151；2. 河?xùn)|新街社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心公共衛(wèi)生科，天津300162；3. 河?xùn)|區(qū)疾病預(yù)防控制中心非傳染病控制科，天津 300151

疾病預(yù)防控制中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)疾控中心）的使命是預(yù)防和控制疾病的傳播，提供健康促進(jìn)和健康保護(hù)的指導(dǎo)，以及應(yīng)對(duì)公共衛(wèi)生緊急情況和威脅。除了在疫情暴發(fā)時(shí)提供緊急響應(yīng)和指導(dǎo)外，疾控中心還在健康教育、疫苗接種推廣、慢性疾病預(yù)防、環(huán)境衛(wèi)生等方面發(fā)揮重要作用。所以做好疾控中心檔案管理工作是非常重要的，在進(jìn)入信息化時(shí)代之后，結(jié)合信息化時(shí)代特點(diǎn)，積極構(gòu)建信息化、科學(xué)化檔案管理模式可以很好地優(yōu)化管理工作，提升管理質(zhì)量。

1 當(dāng)前疾控中心檔案管理工作中存在的問(wèn)題

在當(dāng)前疾控中心檔案管理工作中，可能存在以下問(wèn)題：①缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理。一些疾控中心可能缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理工作隨意性較大，容易出現(xiàn)漏洞和錯(cuò)誤。②檔案信息不完整。有些檔案可能存在信息不完整或不準(zhǔn)確的情況，可能由于工作繁忙、人手不足等原因?qū)е聶n案登記、歸檔等環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏[1]。③檔案存儲(chǔ)方式不規(guī)范。一些疾控中心可能存在檔案存儲(chǔ)方式不規(guī)范的問(wèn)題，如未按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)、編碼和歸檔，導(dǎo)致檔案查找和管理困難。④檔案保密性不足。疾控中心檔案涉及個(gè)人隱私和敏感信息，如不加強(qiáng)檔案保密措施，可能存在信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。⑤缺乏檔案管理人員培訓(xùn)。一些疾控中心可能缺乏專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，或者現(xiàn)有的人員缺乏相關(guān)的培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量和效率不高[2]。

2 疾控中心檔案管理的信息化與科學(xué)化建設(shè)的意義

疾控中心檔案管理的信息化與科學(xué)化建設(shè)具有以下意義：①可以提高工作效率。信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，通過(guò)信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行錄入、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等操作，大大提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，減少了繁瑣的手工操作[3]。②可以?xún)?yōu)化資源利用。信息化建設(shè)可以有效管理和利用檔案信息，避免了重復(fù)建檔和信息丟失的問(wèn)題，節(jié)省了檔案存儲(chǔ)空間和人力資源，提高了資源利用效率。③可以提升數(shù)據(jù)質(zhì)量?？茖W(xué)化建設(shè)可以規(guī)范檔案管理的流程和操作，確保檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和一致性，減少錯(cuò)誤和疏漏的發(fā)生，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量[4]。④可以支持科學(xué)決策。信息化建設(shè)可以提供實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息，為疾控中心的科學(xué)決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持，幫助決策者了解疫情、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、制定措施，提高疾病預(yù)防和控制的效果。

3 疾控中心檔案管理的信息化與科學(xué)化建設(shè)的具體策略

3.1 創(chuàng)新工作思維，培養(yǎng)更多專(zhuān)業(yè)性、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人才

在疾控中心檔案管理工作中想要更好地建設(shè)信息化與科學(xué)化管理模式，就需要充分認(rèn)識(shí)到人才的重要性，所以疾控中心需要?jiǎng)?chuàng)新工作思維，培養(yǎng)更多專(zhuān)業(yè)性、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人才。而在具體培養(yǎng)過(guò)程中，首先疾控中心可以建立檔案管理人才培訓(xùn)機(jī)制，包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)認(rèn)證等，提供系統(tǒng)化的培訓(xùn)課程和培訓(xùn)資源，使檔案管理人員能夠全面提升專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能[5]。其次，疾控中心可以提供實(shí)踐機(jī)會(huì)，讓檔案管理人員參與實(shí)際工作中的檔案管理項(xiàng)目和活動(dòng)，通過(guò)實(shí)踐鍛煉提高他們的實(shí)際操作能力和問(wèn)題解決能力。同時(shí)，疾控中心可以提供發(fā)展機(jī)會(huì)，為優(yōu)秀的檔案管理人員提供晉升和發(fā)展的空間，讓他們有更多的發(fā)展機(jī)會(huì)和成長(zhǎng)空間，激勵(lì)他們進(jìn)一步提升專(zhuān)業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平。再次，疾控中心可以鼓勵(lì)檔案管理人員提出創(chuàng)新想法和方法，鼓勵(lì)他們主動(dòng)思考和探索新的檔案管理模式和技術(shù)手段，為檔案管理工作帶來(lái)創(chuàng)新和改進(jìn)[6]；可以建立檔案管理人員的交流平臺(tái)，促進(jìn)他們之間的交流和學(xué)習(xí)，分享經(jīng)驗(yàn)和最佳實(shí)踐，借鑒他人的成功經(jīng)驗(yàn)，提高自身的專(zhuān)業(yè)水平。最后，疾控中心可以密切關(guān)注檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展動(dòng)態(tài)和新技術(shù)的應(yīng)用，及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)手段，使檔案管理人員跟上時(shí)代發(fā)展步伐。通過(guò)以上措施，疾控中心可以培養(yǎng)更多專(zhuān)業(yè)能力和業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的疾控中心檔案管理人才，為檔案管理工作的創(chuàng)新和提升提供強(qiáng)有力的支持。

3.2 制定全面的檔案管理制度，為科學(xué)化、信息化管理奠定基礎(chǔ)

疾控中心檔案管理制度是為了實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、信息化管理目標(biāo)而建立的一套規(guī)范和流程。所以在當(dāng)前背景下，想要建設(shè)信息化、科學(xué)化疾控中心檔案管理模式，就需要制定全面的檔案管理制度[7]。而在制定全面的檔案管理制度時(shí)，首先需要參考國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)，確保管理工作符合法規(guī)要求。其次，需要明確疾控中心內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)和崗位職責(zé)，明確各個(gè)職能部門(mén)在檔案管理中的具體責(zé)任和權(quán)限。同時(shí)建立科學(xué)合理的檔案管理流程，包括檔案的采集、歸檔、存儲(chǔ)、檢索、借閱和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)，確保檔案的完整性和安全性[8]。再次，需要對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行分類(lèi)，按照一定的編制規(guī)范進(jìn)行整理和歸檔，便于管理和利用。并且推廣使用電子檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化整理和存儲(chǔ)，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。同時(shí)，制定檔案查詢(xún)和使用的規(guī)范，明確檔案的查閱權(quán)限和使用方式，保證檔案的合法、方便地被相關(guān)人員使用。最后，需要建立檔案安全和保護(hù)制度，確保檔案的機(jī)密性和安全性，防止檔案被盜、損毀或?yàn)E用。管理人員在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，需要加強(qiáng)檔案?jìng)鞒泻屠霉ぷ?，鼓?lì)疾控中心內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)的工作人員積極利用檔案進(jìn)行研究和業(yè)務(wù)發(fā)展。

3.3 加大檔案管理的資金投入，保證信息化、科學(xué)化檔案管理設(shè)施充足

與傳統(tǒng)管理模式不同，信息化、科學(xué)化檔案管理需要有一定的設(shè)備和設(shè)施支持，所以保證信息化、科學(xué)化檔案管理設(shè)施充足是非常重要的，為了確保信息化、科學(xué)化的疾控中心檔案管理設(shè)施充足需要加大檔案管理的資金投入。疾控中心可以設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)資金用于檔案管理，確保資金專(zhuān)門(mén)用于檔案設(shè)施建設(shè)和更新[9]。同時(shí)，根據(jù)疾控中心檔案管理的具體需求，準(zhǔn)確評(píng)估設(shè)備的投資標(biāo)準(zhǔn)，確保設(shè)備的質(zhì)量和功能滿足科學(xué)化管理要求。在準(zhǔn)備了相應(yīng)的管理設(shè)備和軟件之后，使用過(guò)程中也需要及時(shí)更新設(shè)備和軟件，保持與信息化檔案管理技術(shù)的同步，提高管理效率和數(shù)據(jù)安全性。此外，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其信息化和科學(xué)化檔案管理技能。根據(jù)檔案管理工作的需求，合理配置足夠數(shù)量的專(zhuān)業(yè)人員。相關(guān)研究表示，在信息化管理模式中，保證儲(chǔ)存空間是非常重要的，所以管理人員還需要根據(jù)檔案的增長(zhǎng)情況，及時(shí)擴(kuò)充檔案存儲(chǔ)空間，確保檔案能夠安全存放，并有充足空間用于未來(lái)的發(fā)展和擴(kuò)展。建立設(shè)備維護(hù)和更新的制度，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)更新設(shè)備，確保設(shè)施的正常運(yùn)行和長(zhǎng)期可持續(xù)使用。因此通過(guò)加大資金投入，疾控中心可以確保信息化、科學(xué)化的檔案管理設(shè)施充足，為檔案管理工作提供良好的條件和支持。

3.4 充分利用計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)，構(gòu)建信息化、科學(xué)化檔案管理模式

與傳統(tǒng)檔案管理模式不同，信息化、科學(xué)化檔案管理模式需要運(yùn)用到信息技術(shù)，所以疾控中心還需要充分利用計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)，構(gòu)建信息化、科學(xué)化的疾控中心檔案管理模式，有效地提高檔案管理效率和質(zhì)量。而在構(gòu)建信息化、科學(xué)化檔案管理模式時(shí)，首先需要做好檔案數(shù)字化，工作人員需要將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案系統(tǒng)。通過(guò)掃描、拍攝或錄入方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，并在系統(tǒng)中建立相應(yīng)的索引和分類(lèi)結(jié)構(gòu)，方便檔案的檢索和管理[10]。其次，需要構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，管理人員需要建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理系統(tǒng)，集成各類(lèi)檔案管理功能，包括檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、歸檔等。系統(tǒng)應(yīng)該具備安全可靠的數(shù)據(jù)庫(kù)和權(quán)限管理機(jī)制，確保檔案的完整性、可訪性和安全性。再次，需要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，也就是制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的格式和內(nèi)容一致性。定義檔案元數(shù)據(jù)，包括文件名稱(chēng)、編碼、創(chuàng)建日期、責(zé)任者等，便于檔案的統(tǒng)一管理和檢索。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化流程，例如檔案借閱流程、審批流程等。通過(guò)流程建模和自動(dòng)化工具，提高檔案處理的效率和準(zhǔn)確性，并減少人為操作帶來(lái)的錯(cuò)誤和延誤。最后，需要做好數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)，工作人員需要建立定期的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。同時(shí)，制定應(yīng)急預(yù)案，以應(yīng)對(duì)意外事件或數(shù)據(jù)損壞導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性和可持續(xù)性。此外，還需要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全管理，通過(guò)建立權(quán)限控制機(jī)制，對(duì)檔案的訪問(wèn)和操作進(jìn)行嚴(yán)格控制。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和惡意攻擊。通過(guò)充分利用計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)，構(gòu)建信息化、科學(xué)化的疾控中心檔案管理模式，可以提高檔案管理的效率、準(zhǔn)確性和安全性，為疾控中心提供科學(xué)化的數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。

3.5 引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，以大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)高效化信息共享

在當(dāng)前社會(huì)背景下，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用是非常廣泛的，所以在構(gòu)建科學(xué)化、信息化疾控中心檔案管理模式的時(shí)候，可以引入大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案管理的高效化信息共享。檔案管理工作人員可以通過(guò)各種數(shù)據(jù)采集手段，如傳感器、醫(yī)院信息系統(tǒng)、公共衛(wèi)生部門(mén)系統(tǒng)等；收集各類(lèi)與疾病有關(guān)的數(shù)據(jù)，包括病例數(shù)據(jù)、流行病學(xué)數(shù)據(jù)、環(huán)境數(shù)據(jù)等[11]。然后將這些分散的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，形成一個(gè)全面的數(shù)據(jù)集。同時(shí)建立適當(dāng)?shù)拇髷?shù)據(jù)存儲(chǔ)與管理平臺(tái)，如分布式文件系統(tǒng)或云存儲(chǔ)平臺(tái)，能夠應(yīng)對(duì)海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)需求。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)管理機(jī)制，包括數(shù)據(jù)的清洗、去重、脫敏等，確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量和安全性。再運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘和機(jī)器學(xué)習(xí)算法，對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中隱藏的模式和規(guī)律。通過(guò)挖掘這些數(shù)據(jù)中的信息，可以提供對(duì)疾病的預(yù)測(cè)、監(jiān)測(cè)以及干預(yù)的決策支持。建立疾病控制中心間的數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，通過(guò)合作協(xié)議和數(shù)據(jù)共享協(xié)議，促進(jìn)數(shù)據(jù)的交流與共享。這樣，不同的疾控中心可以共享數(shù)據(jù)資源，提高疾病監(jiān)測(cè)和預(yù)防能力，實(shí)現(xiàn)信息的共享和互通。此外，還需要在實(shí)現(xiàn)高效化信息共享的同時(shí)，重視個(gè)人隱私和數(shù)據(jù)安全的問(wèn)題。建立健全的數(shù)據(jù)隱私保護(hù)制度和安全管理措施，確保敏感信息的安全性，遵守相關(guān)的法律法規(guī)，保護(hù)公眾利益和個(gè)人隱私權(quán)。通過(guò)引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，疾控中心可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化信息共享。這將促進(jìn)各部門(mén)之間的協(xié)作與合作，提高疾病監(jiān)測(cè)與預(yù)防的能力，推動(dòng)疾病控制工作向更加科學(xué)化、精準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

3.6 營(yíng)造良好的檔案保存環(huán)境，提升疾控中心檔案管理科學(xué)性

要提升疾控中心的檔案管理科學(xué)性，營(yíng)造良好的檔案保存環(huán)境是非常重要的。所以，疾控中心檔案管理工作人員還需要確保檔案保存區(qū)域的溫度和濕度在適宜的范圍內(nèi)，通常建議溫度18~22 ℃，濕度40%~60%[12]?？梢园惭b空調(diào)、加濕器、除濕器等設(shè)備來(lái)控制環(huán)境條件。同時(shí)，定期清潔檔案保存區(qū)域，防止灰塵沉積?？墒褂妹芊獯鎯?chǔ)箱和密封袋來(lái)避免昆蟲(chóng)侵入。保證檔案保存區(qū)域有良好的通風(fēng)條件，減少潮濕和異味的積聚。可以安裝通風(fēng)設(shè)備或定期開(kāi)窗換氣。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，檔案應(yīng)當(dāng)按照一定的分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行擺放，避免過(guò)度堆放和亂放?？梢允褂脤?zhuān)門(mén)的檔案柜和文件盒來(lái)存放。此外，還需要安裝火災(zāi)報(bào)警器和滅火設(shè)備，并定期檢查和維護(hù)這些設(shè)備的功能性。還可以在檔案保存區(qū)域周?chē)O(shè)置防火墻，保護(hù)檔案免受火災(zāi)威脅。定期檢查檔案的保存狀態(tài)，包括紙張的保存狀況、有無(wú)受損、濕度變化等。如有問(wèn)題及時(shí)采取修復(fù)和保護(hù)措施。對(duì)重要的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)備份，確保即使出現(xiàn)意外情況也能夠恢復(fù)數(shù)據(jù)。

4 小結(jié)

綜上所述，通過(guò)以上措施，可以有效地提升疾控中心的檔案管理科學(xué)性，并且構(gòu)建信息化管理模式，保障檔案的安全和完整性。定期對(duì)檔案管理政策和流程進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)需要進(jìn)行更新和改進(jìn)，進(jìn)一步提升工作質(zhì)量和效率。