檔案管理信息化建設(shè)的方法

王衛(wèi)瑋 山東省調(diào)水工程運(yùn)行維護(hù)中心威海分中心

當(dāng)下我國科技實(shí)現(xiàn)了快速發(fā)展，國家邁入信息時代，信息技術(shù)對于各行業(yè)的影響也越來越大，檔案管理也同樣如此，由于信息技術(shù)的融入開啟了檔案管理工作的改革與顛覆。將信息技術(shù)融入檔案管理工作當(dāng)中，能夠有效降低人工成本，同時提升信息的準(zhǔn)確性、儲存量以及安全性，在實(shí)際應(yīng)用過程中取得了一定的成績。但是從實(shí)際情況進(jìn)行分析，檔案管理的過程中還存在很多的問題和不足，這就導(dǎo)致其信息化的建設(shè)與進(jìn)程受到阻礙。因此研究檔案管理信息化建設(shè)有著重要的價值與意義。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢分析

信息技術(shù)在當(dāng)下發(fā)展日新月異，融入各個行業(yè)的發(fā)展當(dāng)中并且發(fā)揮著重要的作用，對于檔案管理工作來講尤為如此。隨著信息傳播更加便利，實(shí)際生產(chǎn)和工作會產(chǎn)生大量的信息與數(shù)據(jù)，這無形當(dāng)中加重了檔案管理工作的難度，同時人為操作帶來的失誤也會影響檔案信息的參考價值，所以檔案管理信息化建設(shè)勢在必行?？偨Y(jié)來講相比于傳統(tǒng)管理方式，檔案信息化管理主要有如下優(yōu)勢：

（一）存儲便利，共享性強(qiáng)

傳統(tǒng)檔案管理模式之下，信息的載體大多是紙質(zhì)或者是實(shí)體磁盤，不但要占據(jù)比較大的存儲空間，同時對于存儲的條件要求也比較高。而且人工搜集錄入信息的過程也容易出現(xiàn)錯誤，檔案信息調(diào)取困難，所以導(dǎo)致檔案的實(shí)用性不高。而將信息技術(shù)融入檔案管理當(dāng)中，能夠讓信息從抓取到分析、歸檔、存儲、調(diào)取等等一系列流程都更加方便，而且信息管理的相關(guān)成本比較低，但共享性和實(shí)用性卻很高。檔案信息本身承載了重要的內(nèi)容，信息技術(shù)的融入能夠有效打破傳統(tǒng)檔案信息存儲的局限，提升管理實(shí)效，人們可以通過移動終端使用檔案信息，十分便捷，另外配合上強(qiáng)大的信息數(shù)據(jù)庫，信息的存儲量更大，大數(shù)據(jù)抓取的信息準(zhǔn)確性也更高，不同部門之間要實(shí)現(xiàn)信息的共享和存儲也更加便捷[1]。這些都能夠讓檔案發(fā)揮自身最高價值，避免造成檔案資源浪費(fèi)，同時也方便相應(yīng)組織或者單位調(diào)取輔助決策，有著明顯的優(yōu)勢。

（二）功能豐富，效率很高

檔案數(shù)字化管理對于檔案原件的保護(hù)是非常到位的，能夠讓檔案的利用空間實(shí)現(xiàn)擴(kuò)大，不再受到檔案紙質(zhì)載體的限制。其一，檔案信息化具備強(qiáng)大的檢索和借閱的功能，這一點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)信息共享互通的關(guān)鍵，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平與實(shí)際效率；其二，檔案管理信息化建設(shè)能讓檔案管理的流程更加順暢，相關(guān)的系統(tǒng)能夠給檔案提供更加完整、安全和準(zhǔn)確的保障，更有利于檔案信息的共享和流通，為實(shí)際決策或者是相關(guān)工作提供參考與便利[2]；其三，檔案信息化建設(shè)能夠讓檔案管理的水平實(shí)現(xiàn)提升，檔案的永久與安全的保存成為可能。生活在數(shù)字信息時代，檔案管理人員需要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)、云存儲技術(shù)等等來進(jìn)行檔案管理，能提升工作效率，對于資料進(jìn)行更加快速精準(zhǔn)的分析與管理，降低因?yàn)槿藶橐蛩爻霈F(xiàn)的失誤，這是傳統(tǒng)檔案管理所不具備的優(yōu)勢。

二、檔案管理信息化過程中出現(xiàn)的問題

當(dāng)下，信息化建設(shè)工作已經(jīng)融入檔案管理，相比于傳統(tǒng)檔案管理模式而言，信息化的檔案管理模式更加高效、便捷而且共享性強(qiáng)，能夠讓檔案資料發(fā)揮最大的價值。但是與此同時，檔案信息化的過程中還存在一定的問題，影響了其推進(jìn)的速度和進(jìn)程。

（一）不重視程度不夠

科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展讓信息技術(shù)融入了各行業(yè)當(dāng)中，有效提升了各個行業(yè)的工作效率，檔案管理也要結(jié)合時代的特點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整，更好地將信息技術(shù)應(yīng)用到日常的工作當(dāng)中，降低工作強(qiáng)度的同時也提升工作效率。在我國目前的檔案管理工作當(dāng)中，信息技術(shù)雖然有所融合，但是相關(guān)單位對其理解和認(rèn)識卻并不到位，所以導(dǎo)致實(shí)際工作的開展受阻。要想提升檔案管理的實(shí)際效果，那么就需要建立比較完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施。但是實(shí)際情況是很多單位對于檔案管理信息化建設(shè)重視程度不夠，所以基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)缺少有力的資金支撐，阻礙了檔案管理的有效改革和創(chuàng)新。而且當(dāng)下檔案管理信息化工作雖然已經(jīng)劃入相關(guān)組織與單位的發(fā)展計劃當(dāng)中，但是對于其建設(shè)的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，有不少工作還停留在紙面上，資源配置嚴(yán)重不足，工作開展存在困難[3]。

（二）軟硬件設(shè)施設(shè)備落后

要進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，最為關(guān)鍵的就是做好信息管理軟件和硬件設(shè)施的配備，不但要滿足檔案信息與數(shù)據(jù)的存儲，同時也要滿足用戶查閱、調(diào)取檔案資料的實(shí)際需求。信息管理軟件和硬件設(shè)施是信息進(jìn)行存儲的基礎(chǔ)，只有具備了與之匹配的設(shè)備，才能夠進(jìn)行信息化工具的應(yīng)用，順利推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。但是當(dāng)下我國檔案管理相關(guān)部門的設(shè)備一般而言都比較落后，沒有辦法滿足檔案管理的實(shí)際需求，阻礙了信息化建設(shè)的發(fā)展。所以從實(shí)際上來講，最大的難題在于設(shè)備比較落后不能夠滿足當(dāng)下檔案管理的實(shí)際需求，導(dǎo)致檔案管理信息化的建設(shè)。之所以出現(xiàn)這種問題，原因并非相關(guān)組織和單位不想與時俱進(jìn)，而是沒有足夠的資金作為支撐，領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的重要性認(rèn)識不到位，資金的審批時間也比較長，所以信息化硬件與軟件設(shè)備引進(jìn)比較慢，拖慢了檔案信息化建設(shè)的腳步。

（三）人才配備不到位

相比較于國外而言，我國的信息技術(shù)的發(fā)展開始時間相對較晚，檔案管理是一個相對比較冷門的專業(yè)，因此檔案管理人才的培養(yǎng)力度不夠，專業(yè)人才稀缺。而且很多單位檔案管理部門的人員招聘或者選拔并不需要進(jìn)行考核，大多由內(nèi)部其他部門的人員進(jìn)行兼職，甚至還會有部分即將退休人員來從事檔案管理工作。正是由于這樣，導(dǎo)致檔案管理部門當(dāng)中工作人員的年齡都相對較大，而且也沒有專業(yè)的檔案管理教育經(jīng)歷，缺乏專業(yè)知識和技能的支撐，所以在檔案管理系統(tǒng)化、信息化建設(shè)的過程中跟不上時代的步伐[4]。檔案管理工作需要檔案管理員有著超凡的耐心和悉心，按照相關(guān)規(guī)定搜集檔案信息并且進(jìn)行整理、分類、歸檔和儲存等等工作。但如果是兼職檔案管理員，那么要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)就非常難，職工的工作壓力過大，導(dǎo)致檔案管理沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用和價值。所以給檔案管理部門配備一批專業(yè)水準(zhǔn)較高的人才，是當(dāng)下單位要實(shí)現(xiàn)更好發(fā)展的迫切需求。

（四）信息化管理的安全性較差

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)滲透到人們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷?，所以人們在享受著信息技術(shù)帶來的便利的同時，也面臨著信息被泄露的風(fēng)險。在信息時代之下，檔案信息的存儲大多以網(wǎng)絡(luò)方式為主，除了個人的信息還有很多單位重要的財務(wù)信息、技術(shù)信息等等，在實(shí)際整理和共享的過程中，需要通過互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行存儲和傳遞。所以會存在有部分不法分子通過技術(shù)手段來盜取信息牟利。這嚴(yán)重的威脅了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，甚至還會導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)的癱瘓，給個人、單位乃至于國家都產(chǎn)生非常嚴(yán)重的傷害和損失。所以網(wǎng)絡(luò)安全問題是所有應(yīng)用信息技術(shù)行業(yè)共同需要面對的難題。檔案管理尤為如此，一旦遭遇攻擊導(dǎo)致檔案系統(tǒng)崩潰，那么將會對單位的經(jīng)營和發(fā)展造成很大負(fù)面影響，甚至帶來實(shí)質(zhì)性的經(jīng)濟(jì)損失。所以應(yīng)當(dāng)充分重視信息化管理的安全性，強(qiáng)化安全防護(hù)同時提高檔案管理的專業(yè)水平。

三、檔案管理信息化建設(shè)的有效方法

（一）充分重視信息化建設(shè)

對于單位而言，需要充分認(rèn)識到做好檔案信息化管理對于實(shí)際運(yùn)營和發(fā)展有著重要的意義。只有從領(lǐng)導(dǎo)層開始重視檔案管理信息化的價值，才能夠從根本上做好檔案管理信息化的工作，也只有這樣才能夠在檔案管理信息化構(gòu)建過程中投入足夠的資金。檔案管理信息化能有效保存歷史檔案信息，給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策或者相關(guān)規(guī)定的制定提供參考和建議，讓單位實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展[5]。一方面，應(yīng)當(dāng)保障檔案管理部門的資金，在這方面做好相應(yīng)的資源傾斜，讓單位能夠完成軟硬件設(shè)備的更新與配備，進(jìn)而給檔案管理信息化的構(gòu)建打好基礎(chǔ)；另一方面，應(yīng)當(dāng)注意有意識的定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新，保證系統(tǒng)信息和實(shí)際的需求是相契合的，進(jìn)而保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)是安全和有效的，讓信息化在檔案管理工作當(dāng)中發(fā)揮最大的作用。同時還要關(guān)注信息系統(tǒng)的實(shí)際使用，提升其利用率和應(yīng)用的效率來做好相應(yīng)的功能設(shè)置，讓其價值能夠顯現(xiàn)出來，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，提升檔案管理實(shí)效。

（二）健全檔案信息化管理制度

要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)，就需要健全的檔案信息化管理制度來作為保障，對檔案管理過程當(dāng)中出現(xiàn)的各種行為進(jìn)行規(guī)范與引導(dǎo)。檔案記錄著單位的發(fā)展歷史和進(jìn)程，包含了重大的會議、戰(zhàn)略目標(biāo)、改革改制等等內(nèi)容，讓單位領(lǐng)導(dǎo)在做決策的時候能夠有所參照和比對，但是如果沒有檔案，那么就沒有辦法進(jìn)行數(shù)據(jù)的比對。在這樣的要求之下，傳統(tǒng)檔案管理的制度已經(jīng)不適用于當(dāng)下實(shí)際，所以要健全檔案信息化的管理制度，讓檔案信息管理朝向更加科學(xué)與合理的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)型。信息化的建設(shè)應(yīng)當(dāng)從實(shí)際情況出發(fā)，基于現(xiàn)有的制度進(jìn)行完善，形成員工之間、各科室之間有效的交流與溝通。而且信息化建設(shè)還要結(jié)合實(shí)際工作人員的意見，更有針對性的滿足其各項(xiàng)使用需求，保證信息化建設(shè)有效開展。最后，還要結(jié)合實(shí)際制定檔案管理信息化的考評制度，所以應(yīng)當(dāng)綜合衡量，提升管理員的積極性，強(qiáng)化信息計劃管理的有效性。同時還要結(jié)合外部環(huán)境的變化來做好制度的維護(hù)和更新，保證檔案管理平臺與制度能一直與時俱進(jìn)，符合實(shí)際需求，進(jìn)而保證數(shù)字化檔案的安全[6]。

（三）提升檔案管理人才素質(zhì)

檔案管理信息化建設(shè)核心在于擁有高素質(zhì)的專業(yè)人才，所以應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到人才對于檔案管理信息化的重要作用。在信息化不斷推進(jìn)的過程當(dāng)中，需要注意引進(jìn)專業(yè)的管理人才，讓其適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展和實(shí)際使用。首先，從實(shí)際的角度來講，檔案管理人員要有專業(yè)的檔案管理教育背景，擁有較高的服務(wù)水平和素質(zhì)。而對于已有的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，革新知識和技能的體系，讓其掌握新的工作方式和思維，適應(yīng)檔案管理信息化的進(jìn)程；其次，還要注意重視檔案工作人員之間的交流和學(xué)習(xí)，定期要組織座談、考察等等方式，幫助和引導(dǎo)檔案管理工作人員實(shí)現(xiàn)快速提升和成長，讓其具備專業(yè)的素質(zhì)，以便于適應(yīng)信息化的操作方式；最后，檔案管理人員要能夠維護(hù)信息系統(tǒng)，具備一定的知識，以便于在信息化建設(shè)的過程中和技術(shù)人員進(jìn)行有效的溝通，精準(zhǔn)傳達(dá)需求，完善系統(tǒng)的實(shí)際使用功能[7]。

（四）做好檔案信息資源安全防護(hù)

正如上述所言，在互聯(lián)網(wǎng)時代之下，信息安全是所有行業(yè)都需要研究并攻克的重要課題。當(dāng)下檔案信息化建設(shè)讓調(diào)取和查詢檔案信息的時間大大縮短，同時提升了檔案查詢的準(zhǔn)確率。但是風(fēng)險也同樣就在于此，檔案資源的安全性容易被忽視。傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行檔案資源的調(diào)取與查閱的手續(xù)非常嚴(yán)格，只有具備相應(yīng)的權(quán)限才能夠查閱檔案。隨著信息化的建設(shè)，查詢的方式更加便捷和簡單，只要擁有賬號密碼就能夠進(jìn)行檔案信息查詢。這對于檔案信息的安全管理是非常不利的。所以說檔案管理信息化建設(shè)一定不能忽略信息資源安全防護(hù)，提升管理人員的安全意識，而且針對不同職位和層級，給予的權(quán)限不同，可查閱的檔案內(nèi)容也不相同，只有科學(xué)設(shè)置檔案查閱的權(quán)限，不隨意擴(kuò)大信息的可查閱范圍，這樣才能夠保證檔案信息的安全。而且要注意計算機(jī)的安全和穩(wěn)定，避免病毒侵襲造成檔案信息泄露或損毀而帶來損失。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案的管理工作本身具有非常大的價值與意義，能夠直接關(guān)系到實(shí)際運(yùn)營與各項(xiàng)職能的履行。將檔案管理與先進(jìn)的信息化技術(shù)相融合，能有效降低檔案管理的成本，同時提升檔案信息的準(zhǔn)確性與規(guī)范性，讓實(shí)際辦公和決策效率都能夠得到有效的提升，這對于推動檔案管理行業(yè)進(jìn)步發(fā)展，推動相關(guān)單位工作的可持續(xù)發(fā)展有著積極的意義。