新形勢下國有企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新

孫銥珩 遼寧經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院

一、引言

互聯(lián)網(wǎng)+、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)正在廣泛而深刻地影響社會(huì)生產(chǎn)的方方面面，被譽(yù)為“互聯(lián)網(wǎng)之父”的羅伯特·卡恩認(rèn)為，到2025年全球可能會(huì)進(jìn)入全數(shù)字時(shí)代。數(shù)字經(jīng)濟(jì)在我國得到了極大的重視，已經(jīng)被提到了國家戰(zhàn)略的高度?！蛾P(guān)于加快推進(jìn)國有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的通知》提出，要加強(qiáng)國有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性，并采取相應(yīng)的措施，推動(dòng)國有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型；茍坪在接受媒體采訪時(shí)說，數(shù)字轉(zhuǎn)型是國企改革發(fā)展的重要任務(wù)，今年將組織開展國企數(shù)字化轉(zhuǎn)型專項(xiàng)行動(dòng)。在這種情況下，各大公司都在積極尋求數(shù)字化轉(zhuǎn)型的道路，以期能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢，避免被時(shí)代所淘汰。經(jīng)過調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)，目前國內(nèi)企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型率在25%左右，遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于歐洲的46%，美國的54%。為了在激烈的市場競爭中取得優(yōu)勢，企業(yè)要抓住機(jī)遇，實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)型[1]。

二、新形勢下國有企業(yè)檔案管理的重要意義

（一）企業(yè)檔案是國企生存和發(fā)展的重要資源

當(dāng)前，信息技術(shù)已經(jīng)成為一個(gè)企業(yè)的生存與發(fā)展所必需的資源，而檔案又是一個(gè)重要的資源。企業(yè)檔案是企業(yè)管理、管理、管理、管理、管理、科研開發(fā)、工程等方面的基本資料，是企業(yè)發(fā)展的主要內(nèi)容。

（二）企業(yè)檔案是國企深化改革不可或缺的重要證明

在國企深化改革過程中，“三供一業(yè)”移交、“處僵治困”等問題都與企業(yè)檔案有關(guān)。檔案的處理，既是對企業(yè)，也是對國家企業(yè)的重要影響。同時(shí)，國有企業(yè)的檔案，如生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、基建檔案等，都充分說明了檔案是國企深化改革的必要憑證。

（三）企業(yè)檔案是提升國企管理水平的重要手段

企業(yè)檔案既能記錄企業(yè)經(jīng)營狀況、經(jīng)營過程，又能體現(xiàn)經(jīng)營管理的水準(zhǔn)。全面提升企業(yè)檔案管理水平，對提高國有企業(yè)的工作效率、工作質(zhì)量具有重要意義。另外，隨著市場競爭的加劇，企業(yè)檔案也是企業(yè)發(fā)展的一段歷史，并作為一種重要的記錄資源，如企業(yè)的文化、價(jià)值觀等。所以，加強(qiáng)對檔案的價(jià)值意識(shí)，并結(jié)合時(shí)代發(fā)展與企業(yè)文化，制訂檔案管理策略，是提升公司的軟實(shí)力的關(guān)鍵[2]。

三、新形勢下國有企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）檔案資源的收集不夠全、快，質(zhì)量不高

完整的檔案信息資源是做好檔案工作的基礎(chǔ)，我國指導(dǎo)檔案收集工作的方針一直都是“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”。企業(yè)檔案不僅記載了企業(yè)自成立以來奮斗拼搏的光輝歷史，還記錄了企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營、科研創(chuàng)新、管理決策的重要數(shù)據(jù)，對新時(shí)期支持企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新具有十分重要的作用。對于企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件的收集，即原生性電子文件的收集工作，很多企業(yè)的檔案工作人員還是延續(xù)紙質(zhì)文件的收集指導(dǎo)思想，注重對紙質(zhì)公文、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件本身的收集，從而忽視了對電子文件產(chǎn)生過程中的元數(shù)據(jù)、背景信息、結(jié)構(gòu)信息以及流程運(yùn)轉(zhuǎn)過程信息等重要信息的收集，這樣就會(huì)造成企業(yè)擁有的數(shù)字檔案資源的類型不齊全、內(nèi)容不完整，不僅影響電子文件本身價(jià)值的發(fā)揮，還會(huì)影響對檔案資源后續(xù)的開發(fā)利用。

（二）檔案服務(wù)智能化水平仍不足

現(xiàn)階段，不少企業(yè)都主動(dòng)適應(yīng)信息社會(huì)的發(fā)展需求，購入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫，開發(fā)功能盡可能齊全的檔案檢索工具，積極探索應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)提供檔案利用服務(wù)的新方式。具體表現(xiàn)為，檔案部門積極嘗試建立企業(yè)檔案門戶網(wǎng)站、企業(yè)數(shù)字檔案館，開通企業(yè)檔案社交媒體官方賬號(hào)，為利用者提供更加豐富多樣的檔案信息，使利用者能夠通過計(jì)算機(jī)方便地獲取自己所需的檔案信息，檔案服務(wù)的信息化水平顯著提高。

但是，企業(yè)檔案服務(wù)的智能化水平卻仍有很大的提升空間。很多時(shí)候檔案系統(tǒng)返回的查詢結(jié)果都不是十分符合用戶的需求，檢索系統(tǒng)在語義理解、機(jī)器學(xué)習(xí)方面仍需進(jìn)一步改善。如今，人們在利用檔案時(shí)，除了注重信息的時(shí)效性，希望及時(shí)獲取自己所需的檔案信息外，還希望得到的檔案信息是經(jīng)過綜合加工的，而不僅僅是眾多信息碎片的堆砌。在這一方面，目前很少有企業(yè)檔案部門能夠做到為用戶提供價(jià)值高、知識(shí)化程度高的檔案信息，更別說像其他搜索引擎一樣為不能明確表達(dá)自己信息需求的用戶推薦相關(guān)用戶的查詢結(jié)果，企業(yè)檔案服務(wù)也不能通過大數(shù)據(jù)學(xué)習(xí)、用戶行為分析主動(dòng)向用戶推薦可能感興趣的檔案信息。總體來說，檔案信息服務(wù)仍然是被動(dòng)的，是等待響應(yīng)用戶需求的，而不是主動(dòng)向用戶提供智能化服務(wù)。

（三）檔案工作管控模式未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化

好的管控模式是提高檔案管理水平的重要手段，在企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，檔案工作的管控模式也應(yīng)該隨之做出改變，由原來的單向行政管控轉(zhuǎn)為利用信息技術(shù)進(jìn)行技術(shù)管控和協(xié)同管控。要實(shí)現(xiàn)檔案工作管控模式的數(shù)字化，首先要構(gòu)建起配套的檔案管控指標(biāo)體系，檔案管控工作顧名思義就是對檔案工作的全程進(jìn)行管理控制，需要對每一項(xiàng)工作都按照標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把關(guān)，涉及的具體工作會(huì)比較復(fù)雜，標(biāo)準(zhǔn)也不完全一致，所以要以指標(biāo)體系的方式將各項(xiàng)要求固定下來，只有這樣才能保證管控工作可控、透明；其次要依托檔案管理系統(tǒng)搭建起各種管控平臺(tái)，如檔案資源體系整合管控平臺(tái)、歸檔數(shù)據(jù)質(zhì)量管控平臺(tái)、檔案安全管控平臺(tái)、企業(yè)檔案工作綜合管控平臺(tái)等，依托各個(gè)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對檔案工作全程的管控；最后，要切實(shí)發(fā)揮檔案管控工作的重要作用，就要及時(shí)對管控過程中收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析總結(jié)，發(fā)現(xiàn)檔案工作中存在的問題并作出調(diào)整。目前，企業(yè)檔案管控工作仍然以行政管控為主，只有部分環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了技術(shù)管控，檔案工作管控模式的數(shù)字化還有很長的路要走。

（四）企業(yè)內(nèi)部人員的思想觀念仍需進(jìn)一步轉(zhuǎn)變

進(jìn)入信息社會(huì)后，企業(yè)之間的競爭更多的是信息、技術(shù)的競爭，檔案工作因掌握豐富浩瀚的檔案信息資源逐漸被企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視，企業(yè)開始向檔案部門投入資金、人力，希望檔案工作能夠?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)獨(dú)特而具有價(jià)值的信息資源開發(fā)出來供企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策參考，使本企業(yè)在與對手的競爭中因掌握更多信息而獲得優(yōu)勢。但是，大多數(shù)企業(yè)管理者并沒有意識(shí)到，檔案工作并不像其他工作一樣有投資后迅速能看到直接收益，檔案工作的價(jià)值創(chuàng)造具有一定的滯后性和間接性。而且，企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個(gè)系統(tǒng)、復(fù)雜的過程，需要時(shí)間來完成，企業(yè)管理者不能因檔案工作短期內(nèi)效益不明顯就放棄對檔案工作各方面的投入，就認(rèn)為對檔案工作的投資是入不敷出、沒有價(jià)值的。

檔案工作人員是企業(yè)檔案工作的主力軍，他們的思想觀念也需要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變。受到傳統(tǒng)檔案工作管理對象、管理模式的影響，長期以來檔案工作者對自己的職能定位就是檔案保管員。進(jìn)入信息社會(huì)后，檔案工作人員的思想觀念雖然有了一定的轉(zhuǎn)變，具體表現(xiàn)在檔案工作人員開始主動(dòng)向利用者提供檔案信息服務(wù)，主動(dòng)開發(fā)檔案中蘊(yùn)含的有價(jià)值的信息，但是，檔案工作者的思想還是保守的，很多人都覺得做好檔案工作就是管理好、開發(fā)好檔案資源，提供好的檔案信息服務(wù)，比起主動(dòng)去學(xué)習(xí)信息技術(shù)、主動(dòng)去和業(yè)務(wù)部門溝通聯(lián)系，檔案工作者更局限于提升自己的專業(yè)素養(yǎng)。這在一定程度上造成了檔案工作人員只熟悉檔案管理特點(diǎn)卻不熟悉檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用，容易出現(xiàn)檔案丟失、隨意篡改的現(xiàn)象，也會(huì)造成企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型雖然已經(jīng)產(chǎn)生一些成果，卻和企業(yè)內(nèi)部的需求不匹配的局面，檔案工作人員只是局限在自己的工位上、按照自己的想法進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型[3]。

四、新形勢下國有企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新

（一）轉(zhuǎn)變觀念，明確檔案管理制度

一是樹立檔案價(jià)值意識(shí)，把檔案作為企業(yè)資產(chǎn)的一部分；二是樹立檔案法制意識(shí)，依法管理企業(yè)檔案；三是提高企業(yè)安全管理意識(shí)，加強(qiáng)安全檔案管理，提高應(yīng)急響應(yīng)能力。以新《檔案法》為契機(jī)，通過各種形式的法律研究和推廣，國有企業(yè)檔案工作要貫徹落實(shí)新檔案法自上而下的規(guī)定，切實(shí)做好企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理工作。

根據(jù)《中華人民共和國檔案管理法》，建立新的國有企業(yè)檔案管理制度。建立檔案管理制度是國有企業(yè)的普遍要求。建立檔案責(zé)任制和檔案管理制度是加強(qiáng)檔案管理的關(guān)鍵。我們應(yīng)該采取新的檔案法律和檔案法律的一般原則，結(jié)合自己的行業(yè)特點(diǎn)和管理結(jié)構(gòu)，將檔案管理集成到企業(yè)的方方面面，并建立內(nèi)部工作責(zé)任制和管理檔案，滿足企業(yè)的特點(diǎn)。明確企業(yè)檔案管理工作原則、管理制度、組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、基本要求和評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)企業(yè)需要，編制企業(yè)內(nèi)部文件目錄，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)管理制度和程序。

（二）促進(jìn)檔案利用服務(wù)智能化

檔案利用服務(wù)的智能化是指利用信息技術(shù)對檔案內(nèi)容和用戶行為習(xí)慣進(jìn)行分析，像目前的搜索引擎、購物軟件一樣，能主動(dòng)為利用者推送可能感興趣的檔案信息，實(shí)現(xiàn)更加精細(xì)化的服務(wù)；檢索結(jié)果的排序也是基于用戶學(xué)習(xí)，將用戶更加偏好的結(jié)果條目排在前面。同時(shí)，系統(tǒng)還能為那些不能明確表達(dá)自己信息需求的用戶推薦相關(guān)用戶的搜索結(jié)果列表。這個(gè)階段的檔案利用服務(wù)才真正由被動(dòng)服務(wù)變?yōu)榱酥鲃?dòng)服務(wù)。如北重集團(tuán)利用檔案管理系統(tǒng)中的編研模塊，按照不同的專題對企業(yè)內(nèi)部檔案資源進(jìn)行開發(fā)、組織，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)檔案的知識(shí)管理，主動(dòng)為利用者提供相似資源，有效地提高了檔案利用服務(wù)的智能化水平。當(dāng)前，企業(yè)檔案利用服務(wù)水平大多停留在第二階段，企業(yè)要積極推進(jìn)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，努力提高檔案利用服務(wù)的智能化水平，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)資產(chǎn)價(jià)值，為企業(yè)服務(wù)[4]。

（三）完善檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管控模式的數(shù)字化

信息時(shí)代的企業(yè)檔案工作如果繼續(xù)延續(xù)傳統(tǒng)的手工管理模式，就會(huì)存在許多困難和不足，影響檔案工作效用地發(fā)揮，如檔案原件多而雜，在調(diào)用查詢過程中易被損毀；檔案查詢利用的速度慢、效率低；多個(gè)人無法同時(shí)查閱一份檔案原件，檔案信息無法及時(shí)共享等，這顯然不利于企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理和企業(yè)檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，在企業(yè)檔案工作中引入電子檔案管理系統(tǒng)，提高檔案工作對信息社會(huì)的適應(yīng)性十分必要。

企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建立需要根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況來選擇。一般來說，檔案管理系統(tǒng)主要包括兩大模塊，一個(gè)是檔案管理模塊，一個(gè)是系統(tǒng)管理模塊。檔案管理模塊主要是對檔案進(jìn)行管理，如創(chuàng)建檔案信息、對檔案進(jìn)行著錄統(tǒng)計(jì)、長期保存檔案信息、提供檔案借閱利用服務(wù)等；系統(tǒng)管理模塊主要是對檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)參數(shù)進(jìn)行設(shè)置。功能完善的檔案管理系統(tǒng)可以提高檔案管理的水平，檔案工作人員可以依托檔案管理系統(tǒng)建立起安全管控平臺(tái)、質(zhì)量管控平臺(tái)、檔案工作管控平臺(tái)等平臺(tái)，并根據(jù)需要制定完善的管控指標(biāo)體系，促進(jìn)檔案管控?cái)?shù)字化的實(shí)現(xiàn)。

檔案管理系統(tǒng)的功能應(yīng)根據(jù)需要逐步完善，在系統(tǒng)中依據(jù)檔案管控指標(biāo)體系對具體環(huán)節(jié)的管控要求進(jìn)行設(shè)置，同時(shí)還要根據(jù)管控過程中的數(shù)據(jù)匯集及分析結(jié)果及時(shí)改進(jìn)相關(guān)工作，真正實(shí)現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化管控。

（四）組建企業(yè)檔案工作高素質(zhì)人才團(tuán)隊(duì)

企業(yè)檔案工作者應(yīng)該具備專業(yè)的檔案知識(shí)和檔案素養(yǎng)。檔案管理工作包括檔案的收集、整理、價(jià)值鑒定、長期保存、編研開發(fā)、提供利用，是一項(xiàng)對檔案工作者專業(yè)要求很高的工作，而目前在很多企業(yè)檔案部門卻成為員工家屬、離退休人員的安排處，這就造成了檔案工作者專業(yè)不對口、工作開展隨心所欲缺乏專業(yè)性和系統(tǒng)性的狀況。俗話說“專業(yè)的人做專業(yè)的事”，如今很多高校都開設(shè)了檔案學(xué)專業(yè)，致力于為檔案工作培養(yǎng)專業(yè)人才，企業(yè)在招聘工作中應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注這類人員。很多企業(yè)都會(huì)出現(xiàn)留不住檔案專業(yè)人才的現(xiàn)象，這不僅僅是因?yàn)槠髽I(yè)管理者對檔案工作重要性的忽視，還因?yàn)闄n案工作人員沒有競爭性的薪酬福利待遇，企業(yè)在把人員招聘進(jìn)企業(yè)后還要注意員工的后續(xù)發(fā)展，只有擁有專業(yè)的檔案工作人員，企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的后續(xù)順利展開才有保障。除此之外，企業(yè)還要定期對檔案工作人員進(jìn)行檔案知識(shí)和技能培訓(xùn)。

企業(yè)檔案工作者應(yīng)具備與時(shí)俱進(jìn)的檔案工作理念。人們對檔案的認(rèn)識(shí)經(jīng)歷了記錄、信息、知識(shí)、數(shù)據(jù)資產(chǎn)幾個(gè)不同的階段，目前，檔案的數(shù)據(jù)資產(chǎn)屬性已經(jīng)被逐步接受和認(rèn)可。企業(yè)檔案作為企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，蘊(yùn)含著豐富的知識(shí)，具有很高的價(jià)值。檔案工作者應(yīng)承認(rèn)檔案的資產(chǎn)價(jià)值，通過科學(xué)管理檔案資源，為企業(yè)生產(chǎn)決策服務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)利益。

五、結(jié)語

新形勢下國有企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新必須加強(qiáng)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，這是檔案工作在國有企業(yè)整體數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下繼續(xù)為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)的必然要求，同時(shí)也是檔案事業(yè)長久發(fā)展的必由之路。企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個(gè)系統(tǒng)、復(fù)雜的工程，涉及檔案工作的方方面面，內(nèi)容多、耗費(fèi)時(shí)間長，需要企業(yè)投入人力、物力、財(cái)力支持。目前，很多企業(yè)都在嘗試進(jìn)行檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，不同企業(yè)需根據(jù)自身的實(shí)際情況，評估企業(yè)當(dāng)前處于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的哪個(gè)階段，有針對性地采取數(shù)字化轉(zhuǎn)型措施。