“互聯(lián)網(wǎng)+”時代采購檔案管理工作探析

文/操天明 柳群英 郝敏

社會經(jīng)濟的快速發(fā)展在一定程度上推動了信息化發(fā)展進程。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景之下，檔案事業(yè)面臨較大的機遇和挑戰(zhàn)，尤其是采購檔案，隨著國家對采購領域的廉潔治理，采購檔案記錄了采購全過程，為采購活動中存在的貪污腐敗現(xiàn)象提供了重要的查找依據(jù)。采購檔案管理工作的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型，能夠使采購檔案管理工作更具個性化和智慧化。檔案管理人員在檔案信息資源整合過程當中可以借助現(xiàn)代化的設備，創(chuàng)新管理理念，提高采購檔案利用率和查詢效率，促使采購檔案管理逐步邁向數(shù)字化、網(wǎng)絡化和集合化。

一、新時代背景下采購檔案管理存在的問題

1.重視程度不夠，發(fā)展速度緩慢

采購檔案是指在采購過程中形成的具有保存價值的各種形式或載體的記錄材料，是全社會重要的不可或缺的信息資源，但是在很多單位采購檔案管理工作并未得到重視，檔案管理還是停留在紙質(zhì)檔案管理的模式，發(fā)展比較緩慢，采購檔案管理水平也難以提高。由于政府采購檔案管理缺乏專門的法律法規(guī)，很多高校并未制定采購檔案管理制度[1]。由于采購項目牽涉的部門繁多，檔案分散在不同的部門，收集檔案工作一般比較滯后。另外高校一般重采購，輕檔案管理，導致采購檔案丟失情況屢有發(fā)生。近些年，隨著高校的快速發(fā)展，很多高校在檔案管理方面的人力、物力、財力等方面的投入未能跟上時代發(fā)展步伐，導致檔案管理工作缺乏動力。

2.存儲形式單一，空間占用嚴重

采購活動中形成大量過程材料，包括采購公告、采購文件、供應商購買采購文件記錄、供應商登記表、投標響應文件、專家登記表、評審報告、中標（成交）通知書等，這些材料以紙質(zhì)文件為主。很多采用公開招標、邀請招標、競爭性磋商、競爭性談判等采購方式的采購項目歸檔資料都是很厚的幾本，非常占用庫房空間，而擴建檔案庫房的經(jīng)濟成本巨大?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代，未來采購過程管理必然以電子化為主，電子化檔案必然會逐步取代紙質(zhì)檔案，目前，高校的采購檔案電子化管理未能跟上信息發(fā)展的需要。

3.檔案信息化建設遲緩，共享水平差

檔案信息化建設需要投入大量的資金，對紙質(zhì)檔案進行掃描、識別、錄入、關(guān)聯(lián)等一系列加工處理，而且檔案信息化建設是一個見效慢、周期長的系統(tǒng)性工程，導致信息化速度遲緩。一方面，高校普遍對檔案管理方面的基礎建設不夠重視，投入不足，不能跟上現(xiàn)代化發(fā)展的需要[2]。另一方面，由于各部門之間信息化工作各自為政，信息之間沒有共通性，檔案信息化工作缺乏統(tǒng)一的標準，每個單位的信息化數(shù)據(jù)也僅限本單位內(nèi)部查閱，共享水平較差。

4.人員流動性較大，水平參差不齊

檔案管理工作對檔案的分類、整理、立卷等都要具備相應的專業(yè)知識，很多高校采購檔案管理人員由采購人員兼職，由于采購工作事務繁雜，采購人員一般主要精力都在關(guān)注采購項目，對采購檔案工作的重要性認識不足。采購部門作為高校的廉政風險易發(fā)和多發(fā)的領域，采購人員經(jīng)常會被要求輪崗。另外，高校配備的檔案管理人員其中有很大一部分不是科班出身，缺乏基本的理論知識和現(xiàn)代化管理意識，如若有崗位調(diào)離的機會，他們就會抓住機會轉(zhuǎn)到其他崗位工作[3]。因此，采購檔案管理水平很難得到提高。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代采購檔案管理的特征

1. 電子采購檔案易于保存

檔案保存以紙質(zhì)文件為主，管理主要是通過人工方式整理歸檔，按案卷方式或一文一件方式進行歸檔，這種方式不僅費時費力，利用的時候查找效率也不高[4]。隨著電子化招標的發(fā)展，很多采購項目實現(xiàn)了無紙化，若是為了歸檔再重新打印相關(guān)資料，不僅浪費，同時增加了供應商的成本。高?？梢酝ㄟ^建立電子檔案庫，將互聯(lián)網(wǎng)與采購檔案管理融合在一起，整合各類信息資源，利用網(wǎng)絡技術(shù)將采購過程中形成的電子文件整合到電子數(shù)據(jù)庫中，并建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，直接傳輸進檔案管理系統(tǒng)經(jīng)加工整理后以電子形式歸檔。

2.電子采購檔案易于查檔

擁有豐富的電子化檔案信息是保證有效利用檔案信息的根本前提和必要基礎。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代就是充分運用數(shù)字網(wǎng)絡的優(yōu)勢，開發(fā)各種網(wǎng)絡利用平臺，可以通過APP、網(wǎng)頁、微信公眾號等方式進行業(yè)務辦理，通過網(wǎng)絡把檔案數(shù)據(jù)直接推送給用戶，大大提高效率，方便用戶。同時，通過互聯(lián)網(wǎng)服務用戶，也可以及時和用戶進行溝通反饋，及時了解到查檔人員的需求，根據(jù)經(jīng)常性被查詢到的檔案內(nèi)容，針對性地調(diào)整服務方式，提升采購檔案服務水平。

3.采購檔案來源多樣化

高校檔案管理涉及多個領域，采購項目品目繁多，采購活動現(xiàn)階段主要以委托采購代理機構(gòu)組織實施為主，雖然多數(shù)采購代理機構(gòu)實施采購過程形成的依然是紙質(zhì)文件，但是隨著電子招標的不斷發(fā)展，市場上出現(xiàn)了多種電子招標管理系統(tǒng)，各家標準不統(tǒng)一。采購過程中形成的文檔不統(tǒng)一，為后續(xù)采購檔案的管理帶來了一定的挑戰(zhàn)。采購檔案形成的渠道多樣性豐富了檔案內(nèi)容，做好各系統(tǒng)數(shù)據(jù)之間的對接，直接整理歸檔有利于提升歸檔效率。

4.促進信息共享

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，行業(yè)間的融合變得逐漸容易，采取合作方式提供檔案利用服務是一種新潮流，也是一種共贏。檔案信息資源共享是大勢所趨，通過建立資源共享平臺，檔案信息資源會呈現(xiàn)翻倍的增長，檔案管理部門間通過協(xié)作配合、交叉作業(yè)的頻次也會空前加劇。同時，檔案信息的類型也會多樣化、多元化，不僅有紙質(zhì)文字，也有視頻、聲頻、實物等載體，檔案信息資源的收集、數(shù)據(jù)存儲、使用等方面也會變得方便、快捷、高效，為以后用戶的使用提供了極大的便利[5]。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下提升采購檔案管理的主要措施

1.依據(jù)校情，制定適宜的采購檔案管理制度

規(guī)范管理，制度先行。健全的采購檔案管理制度是保障管理效果的前提，高校應結(jié)合學校工作實際，制定符合時代發(fā)展的采購檔案管理制度?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代，數(shù)字化檔案是時代發(fā)展的必然趨勢。采購工作正逐步向電子化發(fā)展，雖然現(xiàn)階段還是以紙質(zhì)文件為主，隨著電子化招標的不斷推進，電子招投標也是必然趨勢。高校應緊跟時代發(fā)展的步伐，未雨綢繆，盡早制定紙質(zhì)檔案和電子化采購檔案管理規(guī)范，做到采購檔案的歸檔工作有章可循。

2.做好頂層設計，促進檔案管理水平

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的采購檔案管理要想提高，必須要構(gòu)建一個完整的、符合檔案管理、采購管理相關(guān)法律法規(guī)的檔案管理體系。檔案管理要有針對性，不同類別的檔案可以分類管理，建立科學合理的管理模式。通過現(xiàn)代化管理理念，順應時代發(fā)展，理順檔案管理與其他業(yè)務部門之間的關(guān)系，將各業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)資源共享。充分利用檔案資源，提升檔案開發(fā)利用水平，更好地服務教學、科研。

3.轉(zhuǎn)變管理思維，創(chuàng)新檔案管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理受“白紙黑字、立據(jù)為證”的觀念影響，檔案歸檔材料主要是紙質(zhì)文件。隨著高校信息化建設的發(fā)展，管理過程很多實現(xiàn)了網(wǎng)上管理，但在歸檔的過程中，經(jīng)常是被要求打印紙質(zhì)文檔加蓋相關(guān)公章后以紙質(zhì)文件形式歸檔。現(xiàn)階段，雖然紙質(zhì)作為主要載體依然普遍，但是隨著現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，需要檔案管理人員轉(zhuǎn)變管理思維，提升信息化思維，適應互聯(lián)網(wǎng)時代的管理特點，建立良好的電子化檔案管理流程和使用規(guī)范。

4.加強從業(yè)人員培訓，引進復合型技術(shù)人才

檔案從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)對檔案工作的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案從業(yè)人員不僅要懂得檔案管理的相關(guān)知識，還要懂得信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等相關(guān)知識。在檔案的日常工作中，要加強對檔案從業(yè)人員的培訓，開展包括檔案管理、計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等相關(guān)知識的培訓，積極培養(yǎng)綜合性人才。同時要加大引進信息化人才的力度，讓新的工作理念和工作方式為行業(yè)發(fā)展注入新的活力，促進檔案管理信息化的提升。

結(jié)語

隨著社會生產(chǎn)力和信息技術(shù)的不斷進步，“互聯(lián)網(wǎng)+”已成為發(fā)展趨勢，成為各行各業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的主要內(nèi)容。在檔案管理的過程中，充分借助于現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)檔案資源建設與“互聯(lián)網(wǎng)+”相融合，既有利于提升檔案管理水平，也有利于更好地提升檔案資源的開發(fā)利用。因此，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理人員應緊跟時代發(fā)展的步伐，創(chuàng)新思維，不斷改進管理模式，更好地服務廣大師生和社會大眾。